發(fā)布時(shí)間：2023-06-14 16:20:45
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)；工程檔案；檔案管理
Abstract:Real estate development enterprises in the project file has the general engineering archives in common, but also have their own characteristics, fully understand and master these characteristics and management requirements, to strengthen the real estate development enterprises project archives management and fully play its role, has very important significance. This article through to the real estate development enterprise group Rongqiao group of field investigation, combined with the current Chinese real estate enterprise engineering archives work status, real estate development enterprise engineering characteristics, real estate development enterprise project the role of archives, as well as enterprises engaged in real estate development project archives management in several key link, talks about a bit shallow understanding
Abstract:Key words: real estate development enterprise; project archives; archives management
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
中國房地產(chǎn)業(yè)作為新興的朝陽產(chǎn)業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè),在新一輪發(fā)展周期中,呈現(xiàn)出一片繁榮景象。隨著房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)隊(duì)伍不斷壯大，作為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作——房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的管理工作，亦逐步引起包括企業(yè)自身在內(nèi)的社會(huì)各界的廣泛重視。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案除具有一般工程檔案共性外，還有其自身的特點(diǎn)，充分認(rèn)識(shí)和掌握這些特點(diǎn)及其管理要求，對(duì)加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理并充分發(fā)揮其作用，具有十分重要的意義。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的特點(diǎn)及其管理要求
房地產(chǎn)建設(shè)是一種融設(shè)計(jì)和制造為一體的生產(chǎn)過程。房地產(chǎn)工程檔案資料有其固有的特點(diǎn)，它所記載的事物，具有非常直接的實(shí)踐指導(dǎo)作用，并具有很強(qiáng)的憑證性、考查性、說明性以及工具性?；üこ痰膹?fù)雜性決定了房地產(chǎn)工程檔案必須具備真實(shí)性、完整性、成套性和原始性的特點(diǎn)。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案除具有一般工程檔案的共性外，還有其自身的特點(diǎn)。
形成周期短，歸檔時(shí)間快
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)因事設(shè)崗，其基建管理人員一般是動(dòng)態(tài)的，處于經(jīng)常的變動(dòng)之中，且公司在各方面都需要投入大量精力和費(fèi)用，因此特別講究效率，要求盡快出效益。企業(yè)開發(fā)的工程進(jìn)度快，時(shí)間跨度一般較短，由此相關(guān)的技術(shù)文件形成周期短，歸檔時(shí)間也就相應(yīng)加快。這就要求公司檔案工作人員在工程開工時(shí)即要開始進(jìn)入文件材料的階段性積累和整理工作，避免匆匆忙忙的后補(bǔ)甚至人為的制造。
設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充多
工程技術(shù)材料既反映工程建設(shè)活動(dòng)的現(xiàn)實(shí)狀況，又反映工程建設(shè)過程中變更修改的歷史狀況。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益和工程建筑使用功能的要求，加上基建工程設(shè)計(jì)本身不可避免地會(huì)存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)，以及物質(zhì)供應(yīng)的變化可能改變?cè)O(shè)備材料的使用等不可預(yù)見的意外情況，房地產(chǎn)企業(yè)在工程建設(shè)過程中會(huì)經(jīng)常產(chǎn)生設(shè)計(jì)更改、補(bǔ)充圖紙和修改文字的現(xiàn)象。有時(shí)有的圖紙需要多次地修改、補(bǔ)充，部分圖紙甚至成套作廢，需重新設(shè)計(jì)換版。除圖紙一直處于變更補(bǔ)充外，由此產(chǎn)生的技術(shù)聯(lián)系單、設(shè)計(jì)更改通知單等數(shù)量也特別龐大。
圖紙的頻繁變更與修改是不可避免的，也是必要和允許的，但又是嚴(yán)格的。對(duì)于工程檔案的這個(gè)特點(diǎn)，工程檔案工作者要隨時(shí)了解圖紙變更的情況，做好變更材料與該工程技術(shù)文件材料的配套管理，避免對(duì)外提供已經(jīng)作廢的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙。同時(shí)還要嚴(yán)格審批手續(xù)，建立健全修改制度，明確修改責(zé)任，及時(shí)、準(zhǔn)確地做好施工現(xiàn)場(chǎng)和庫存藍(lán)圖的修改、換版和作廢圖紙的回收、作廢工作，確保底圖與藍(lán)圖的一致性、圖紙與施工安裝現(xiàn)場(chǎng)的一致性。
內(nèi)容涉及范圍廣
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)因其性質(zhì)有別于其它企業(yè)，所以形成的工程檔案涉及范圍和內(nèi)容相對(duì)其它工程檔案更為廣泛。如融僑地產(chǎn)公司在工程的立項(xiàng)、開發(fā)與建設(shè)過程中，不僅要與政府各部門、各專業(yè)管理部門，相關(guān)企業(yè)發(fā)生審理與往來關(guān)系，還要與政府的外資管理部門、專業(yè)銀行等部門發(fā)生更為直接的聯(lián)系和往來。另外，房地產(chǎn)開發(fā)公司的工程檔案，特別是外資房地產(chǎn)企業(yè)，文字記錄雖然主要為中文，但不少是外文，尤其是成品半成品的證明書，大多為外文。這就要求我們不僅要做好工程檔案的收集保管工作，還要做好各方面信息的配套保存。為了適應(yīng)這種實(shí)際需要，可以把公司的相關(guān)信息如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性報(bào)告等進(jìn)行匯集、編排、貯存、應(yīng)用，并納入工程檔案管理的范疇。
檔案保管年限長(zhǎng)
房地產(chǎn)企業(yè)由于涉及多方，其開發(fā)的工程項(xiàng)目一旦產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛、追加工程投資、設(shè)備材料購置索賠等情況，處理不妥，會(huì)產(chǎn)生極為嚴(yán)重的影響。同時(shí)房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式方法等有別于其他企業(yè)，工程檔案中的工程檢驗(yàn)評(píng)定檔案作為工程建設(shè)結(jié)果的總結(jié)，在交付使用后的很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都將發(fā)揮重要作用。因此，對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案及其相關(guān)文件須保管較長(zhǎng)的年限，以備查考。
提供利用效率好
[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案 規(guī)范化管理 管理措施
中圖分類號(hào)：F293.3；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房產(chǎn)檔案的范圍與特殊性
1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍
房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項(xiàng)目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)過程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過程中形成的。
2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性
首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展?fàn)顩r，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對(duì)統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語較多，如土地界限認(rèn)定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測(cè)繪等，專業(yè)性十分明顯。
其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開發(fā)到經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)，每一項(xiàng)活動(dòng)的開展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作離開各種合同就不可能得以完成和推進(jìn)。通過這一系列的合同，將各個(gè)相關(guān)的部門和單位聯(lián)系起來，共同推進(jìn)和完成一個(gè)項(xiàng)目。據(jù)統(tǒng)計(jì)，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達(dá)百分之五十以上。因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時(shí)，必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。
最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
二、地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的必然性
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是時(shí)展的必然要求。隨著改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時(shí)代的深入，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是其必由之路。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管理了。
三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為
加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、崗位責(zé)任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行。同時(shí)，要隨著時(shí)間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時(shí)修改、補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)
流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、信息化管理要解決的重點(diǎn)問題、可能的解決方式、完成程度、實(shí)現(xiàn)深度等。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對(duì)、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時(shí)糾正。
3.明確職責(zé)和分工，保證工作質(zhì)量
所謂崗位職責(zé)是指一個(gè)崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。明確崗位職責(zé)可以最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責(zé)可以分為三個(gè)層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊(duì)伍素質(zhì)
加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案專業(yè)隊(duì)伍，同時(shí)還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的培訓(xùn)，既要培訓(xùn)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，還要使其了解企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動(dòng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識(shí)。因?yàn)闊o論是哪個(gè)部門或個(gè)人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，都會(huì)形成一定的活動(dòng)記錄，而這些記錄的一部分會(huì)對(duì)以后的活動(dòng)具有查考價(jià)值，需要?dú)w檔保存。為了保證檔案收集的及時(shí)、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評(píng)估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個(gè)重要循環(huán)，那就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個(gè)螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對(duì)管理的評(píng)估和檢查，離不開對(duì)檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作的意見反饋，及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
總之，房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實(shí)。不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，還需要企業(yè)全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。
參考文獻(xiàn)
1.1安全性
“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用雖然給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來了極大的方便，在在運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)的時(shí)候，首先需要遵循的就是安全性的原則。由于房地產(chǎn)檔案往往具有極高的商業(yè)價(jià)值，這樣導(dǎo)致了一旦檔案信息流失將會(huì)給房地產(chǎn)業(yè)造成無法估量的損失。因此在實(shí)際的管理過程中，檔案管理人員需要注重對(duì)檔案信息的安全性管理，并定期的對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行升級(jí)，從而使得房地產(chǎn)檔案信息能夠得以長(zhǎng)時(shí)間的保存。
1.2真實(shí)性
對(duì)于在房地產(chǎn)檔案管理過程中，在使用數(shù)字化技術(shù)的時(shí)候，還需要注重檔案信息的真實(shí)性。嚴(yán)禁相應(yīng)的管理人員在實(shí)施管理的過程中篡改相應(yīng)的檔案信息，并且對(duì)于檔案信息的記錄和保存需要進(jìn)行嚴(yán)格地核對(duì)，以保證所儲(chǔ)存的檔案信息的真實(shí)可靠。
1.3簡(jiǎn)便性
在進(jìn)行檔案管理的過程中，之所以需要使用到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，主要是為了方便人們更好地進(jìn)行房地產(chǎn)檔案的管理和查閱。因此，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，還需要保證檔案信息管理的簡(jiǎn)便性。這樣當(dāng)相關(guān)人員需要查閱檔案信息的時(shí)候，能夠一改以往的查閱方法，可以使其在不同的時(shí)間、不同的地點(diǎn)都能對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行快速的讀取，更為重要的是還能更改以往一份檔案在同一時(shí)間只能一人讀取的缺點(diǎn)，最終更好地為房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
1.4可讀性
可讀性是指在對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行保存、壓縮和傳送之后，相關(guān)的使用者能夠真實(shí)準(zhǔn)確的對(duì)所接收的檔案信息進(jìn)行閱讀?？勺x性的應(yīng)用原則，其一是需要保證檔案信息處理之后的真實(shí)準(zhǔn)確性，其二是對(duì)于使用者來說能夠進(jìn)行仔細(xì)地閱讀。如果對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，喪失了可讀性這一特性，那么在房地產(chǎn)檔案管理的過程中對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用將會(huì)變得徒勞無功。
2.互聯(lián)網(wǎng)在房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)用中存在的問題
2.1房地產(chǎn)存量檔案數(shù)字化問題
對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息，人們一直使用傳統(tǒng)的手工信息加工方式，所耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，一旦發(fā)生意外難以彌補(bǔ)。更重要的是傳統(tǒng)方式形成與保存的房地產(chǎn)檔案無法在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中無法使用。
2.2房地產(chǎn)電子文件的檔案屬性認(rèn)定問題
房地產(chǎn)檔案是指房產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、表冊(cè)、卡片以及聲像、電子文件等材料。盡管在房地產(chǎn)檔案定義中已將電子文件列人其中，但是在實(shí)踐中，每當(dāng)要求提供憑證時(shí)，仍然要求提供紙質(zhì)原件或復(fù)印件。網(wǎng)絡(luò)上可以傳輸?shù)碾娮游募畔⑷匀徊荒茏鳛閼{證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認(rèn)可。
2.3信息標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一
房地產(chǎn)檔案信息來源、形式、格式多樣化，程序軟件無統(tǒng)一，入內(nèi)容也無法保持相同。雖然國家頒布了電子文件相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理則無相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，兼容性較差。
2.4信息安全性較低
“互聯(lián)網(wǎng)+’，背景下房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案為各企業(yè)、監(jiān)管部門及社會(huì)大眾提供了極大便利，然而其安全性卻令人擔(dān)憂。房地產(chǎn)檔案管理的硬件設(shè)備配備落后，如電源ups系統(tǒng)缺失、硬盤備份不及時(shí)、網(wǎng)絡(luò)傳輸通道紊亂、密鑰準(zhǔn)入制度不健全等，這些都是檔案管理過程中存在的安全隱患。
2.5制度有待完善
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)房地產(chǎn)檔案管理更加嚴(yán)格，科學(xué)合理的制度是重要保證。很多房地產(chǎn)企業(yè)并沒有重視檔案管理的制度建設(shè)，導(dǎo)致很多制度缺失，如檔案信息安全防范制度、信息安全追責(zé)制度、檔案信息共享制度等。制度上的缺失使得檔案管理存在極大的不安全性，人的不安全行為及物的不安全狀態(tài)均沒有得到有效制約，使得檔案管理工作更加嚴(yán)峻。
2.6信息真實(shí)性與唯一性的確認(rèn)問題
在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲(chǔ)，難免出現(xiàn)涉及同一項(xiàng)目、同一人等的房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息不一致的情況，這樣就會(huì)有一個(gè)在出現(xiàn)這類情況時(shí)，由誰，如何判定其真實(shí)性與唯一性的問題。
3.基于互聯(lián)網(wǎng)的房地產(chǎn)檔案管理問題的解決辦法
3.1提升管理人員水平
房地產(chǎn)檔案管理人員水平直接影響信息準(zhǔn)確及安全，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技能培訓(xùn)，特別是管理技術(shù)、應(yīng)急能力、安全防范及責(zé)任心等方面。有條件的企業(yè)可為相關(guān)人員提供學(xué)習(xí)平臺(tái)，與其他企業(yè)進(jìn)行而對(duì)而交流，不斷汲取別人長(zhǎng)處。房地產(chǎn)企業(yè)要構(gòu)建年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案管理人才梯隊(duì)，通過引入高素質(zhì)的大學(xué)生充實(shí)管理隊(duì)伍，也可對(duì)企業(yè)自身的專業(yè)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，從而提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.2加快房地產(chǎn)檔案數(shù)字化進(jìn)度
互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展是迅速的，房地產(chǎn)檔案管理可以借其發(fā)展趨勢(shì)完成數(shù)字化。建立電子檔案，并保持電子檔案和紙質(zhì)檔案保持一致性。
3.3強(qiáng)化檔案資源標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)理正規(guī)體系
對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息的管理工作，需要有強(qiáng)有力的監(jiān)督管理體系，這樣能夠使得檔案信息更加的完整和標(biāo)準(zhǔn)，這樣對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用才能更加得心應(yīng)手。
3.4明確數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的認(rèn)定屬性
目前電子檔案的作用比較有限，一般不會(huì)作為有效的證明材料，缺乏法律屬性。主要是目前的證明材料還是以紙質(zhì)檔案為主。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及人們對(duì)檔案信息調(diào)用的方便性要求越來越高，人們對(duì)電子檔案的使用范圍會(huì)越來越大。
3.5檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化管理
房地產(chǎn)數(shù)據(jù)因主客觀因素時(shí)常變動(dòng)不可避免，如房屋坍塌、繼承、租賃、買賣等，房地產(chǎn)企業(yè)要及時(shí)更新數(shù)據(jù)，以確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。特別是我國基礎(chǔ)建設(shè)加快，街道、地名等變化較快，房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)要實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理及時(shí)修正，避免數(shù)據(jù)遲滯性。因此，房地產(chǎn)各相關(guān)單位要與檔案管理部門或機(jī)構(gòu)溝通保持暢通，使檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化管理成為常態(tài)。
一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)原理以及要點(diǎn)
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)就是對(duì)房屋的檔案采用數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，但是很多的情況是房地產(chǎn)檔案管理脫離的數(shù)字化的改革，或者大量的戶主的名字存在造假，這樣對(duì)我國的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的目標(biāo)提供了很大的阻礙，但是由于各方的利益的緣故，我國房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)一直處于這樣曲折發(fā)展的情況。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)的發(fā)展主要面臨以下幾個(gè)問題：
（一）房地產(chǎn)企業(yè)不配合工作。有些人認(rèn)為一個(gè)人擁有什么應(yīng)該受到隱私權(quán)保護(hù)，但是我國推行了不動(dòng)產(chǎn)登記制度，其目的在于方式商人炒房，讓我國的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)逐步回歸到一個(gè)正常的水平線上來，對(duì)投機(jī)者起到警示作用。同時(shí)是實(shí)現(xiàn)我國共同富裕的一個(gè)重要的手段。但是房地產(chǎn)企業(yè)手里握著大量的住戶資料卻不愿意配合我國的行政人員的工作，導(dǎo)致工作難以展開。
（二）檔案填寫不規(guī)范，重要信息全無。檔案信息的不規(guī)范是一個(gè)重要的問題，首先檔案信息因?yàn)槭欠康禺a(chǎn)企業(yè)進(jìn)行對(duì)內(nèi)部資料的轉(zhuǎn)錄所以難免有著很多的漏洞和信息，有些檔案戶主只有一個(gè)姓名，身份證號(hào)碼以及其他信息都沒有。所以不能用于不動(dòng)產(chǎn)登記以及其他的用途，檔案形同虛設(shè)，同時(shí)在檔案中還存在很多檔案的填寫不全的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時(shí)處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動(dòng)態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作
（三）缺乏人才的管理培養(yǎng)。人才的培養(yǎng)是一個(gè)重點(diǎn)的項(xiàng)目，在人才的管理上，我國房地產(chǎn)檔案自動(dòng)化發(fā)展有著很多問題，其中最大的問題在于不同形式的檔案文件需要一個(gè)統(tǒng)一的制式進(jìn)行資料的整理的分析，在檔案的處理過程中，人員素質(zhì)低就會(huì)造成檔案的管理工作進(jìn)展很慢，在施工的過程中，檔案整理的進(jìn)程慢直接影響了下一步不動(dòng)產(chǎn)登記的進(jìn)度。但是想要處理這些資料就必須具備多種信息的處理的能力，不僅對(duì)常見的計(jì)算機(jī)軟件操作熟悉，對(duì)于一些冷門的軟件知識(shí)也要熟練掌握。
二、房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略
（一）建立健全的管理制度。在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲(chǔ)的數(shù)字檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行密級(jí)分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲(chǔ)于一個(gè)安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時(shí)組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實(shí)處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實(shí)性。
（二）規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料。在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲(chǔ)存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時(shí)還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動(dòng)態(tài)化。
（三）建立數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和內(nèi)部的平臺(tái)。房地產(chǎn)信息有關(guān)個(gè)人的重要的財(cái)產(chǎn)信息，按照現(xiàn)在中國人消費(fèi)模式，房產(chǎn)是最大的支出之一房地產(chǎn)檔案所以可以側(cè)面的體現(xiàn)一個(gè)人的資本情況，所以這是重要私人的信息，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理過程中，要注意的方面就是建立良好的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫的管理提高房地產(chǎn)管理方式，同時(shí)要建立可靠的數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)，在很多的時(shí)候在數(shù)據(jù)的傳輸模式是按照數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定的，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理上通過平臺(tái)與管理方式，要確保平臺(tái)的安全性和傳輸高速性。在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中，還需注意以下兩點(diǎn)：一是組建數(shù)據(jù)庫?？赏ㄟ^掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫的形式，降低人工錄入出錯(cuò)率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺(tái)。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過程中，需以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫。但是在建立傳輸平臺(tái)的過程中，需確保傳輸平臺(tái)安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸過程中丟失，或者人為竊取
1.1涉及面廣內(nèi)容豐富
開發(fā)建設(shè)一個(gè)項(xiàng)目從前期調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、營(yíng)銷、銷售、物業(yè)管理等方面涉及多個(gè)領(lǐng)域和部門。有企業(yè)外部也有企業(yè)內(nèi)部：企業(yè)外部有發(fā)改、土地、規(guī)劃、住建、市政公用事業(yè)等多個(gè)政府管理部門和銀行等金融投資企業(yè)；企業(yè)內(nèi)部有各個(gè)部門和相應(yīng)的下屬企業(yè)、合作單位等。從內(nèi)容看，有記錄企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展的企業(yè)管理、人事、財(cái)務(wù)、聲像等檔案；有企業(yè)主要業(yè)務(wù)檔案如：拆遷、投標(biāo)、開發(fā)項(xiàng)目工程檔案；房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、項(xiàng)目營(yíng)銷檔案和物業(yè)管理檔案等。所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)形成的檔案具有涉及部門多、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。
1.2形成時(shí)間跨度大
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案以工程項(xiàng)目檔案為主。一個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)，從調(diào)研、立項(xiàng)、決策等前期工作到設(shè)計(jì)、施工、竣工、銷售及交付入住，至少要經(jīng)過三至四年時(shí)間，分期開發(fā)的綜合項(xiàng)目時(shí)間需要更長(zhǎng)。每個(gè)項(xiàng)目的檔案資料，在項(xiàng)目未竣工前都分散在各部門及參建單位。只有項(xiàng)目結(jié)束竣工驗(yàn)收后，各部門及參建單位才會(huì)將材料預(yù)整理后交給企業(yè)綜合部門。所以檔案形成時(shí)間跨度大、周期長(zhǎng)是房地產(chǎn)檔案的另一個(gè)特點(diǎn)。
1.3專業(yè)性強(qiáng)機(jī)密度高
從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)部門形成的檔案主要包括征地拆遷、土地轉(zhuǎn)出讓、房產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)、房產(chǎn)營(yíng)銷出售、出租、房地產(chǎn)抵押等內(nèi)容。作為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)保障的法務(wù)部要產(chǎn)生大量談判、協(xié)調(diào)、籌劃等合同文本以及法律事務(wù)文件等，所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性，這也是檔案不能及時(shí)收集歸檔，分散在經(jīng)辦部門經(jīng)辦人中手中的主要原因。
二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案工作存在的問題
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理層對(duì)檔案工作的關(guān)注度不高
目前房企的關(guān)注點(diǎn)多集中在項(xiàng)目開發(fā)、房屋銷售和土地儲(chǔ)備上，注重經(jīng)濟(jì)效益、市場(chǎng)份額、消費(fèi)者認(rèn)可度等。一些部門管理人員對(duì)檔案工作了解不多，往往不夠支持和配合，存在檔案資料收集不齊全完整、歸檔不及時(shí)等問題。尤其是涉及到投資的前期調(diào)研、投資合同等是高度的商業(yè)秘密，往往一直由經(jīng)辦人員保管，致使企業(yè)檔案管理不集中統(tǒng)一，檔案資料不完整，影響開發(fā)利用。
2.傳統(tǒng)的管理手段方法與企業(yè)自身快速發(fā)展不協(xié)調(diào)
早期的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)業(yè)務(wù)單一，主要是建房賣房。前期工作主要與政府機(jī)關(guān)打交道，這一階段產(chǎn)生的主要是文書檔案，后期產(chǎn)生的是工程、拆遷、銷售等檔案。雖然門類多，數(shù)量龐大，但是對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)熟悉的檔案人員憑自身的工作經(jīng)驗(yàn)還是可以把控和勝任的。現(xiàn)在房地產(chǎn)進(jìn)入了新常態(tài)，許多房開企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級(jí)。如我公司除在城市開發(fā)樓盤外，還布局小鎮(zhèn)建設(shè)，開拓美國西雅圖等海外市場(chǎng)，積極對(duì)外多元投資，包括互聯(lián)網(wǎng)+、生物醫(yī)藥、新能源及工業(yè)4.0等，全面開啟了多元發(fā)展的新藍(lán)圖。對(duì)這些工作產(chǎn)生的檔案如何全方位地納入公司的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理？目前還沒有很好的經(jīng)驗(yàn)可借鑒參考。
3.檔案的挖掘利用與企業(yè)品牌文化建設(shè)的需求不適應(yīng)
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)有它自身的發(fā)展規(guī)律，往往有三個(gè)階段：創(chuàng)業(yè)伊始、站穩(wěn)腳跟；品牌醞釀、提升品質(zhì)；做強(qiáng)做大、多元發(fā)展等階段。如我公司創(chuàng)建之初，開發(fā)產(chǎn)品立足于百姓安居樂業(yè)的基本需求，考慮最多的是建造接地氣的房子。第二階段，企業(yè)更注重標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，提升品質(zhì)，注重品牌形象的塑造。第三階段在加強(qiáng)主業(yè)，布局全國的同時(shí)，注重多元發(fā)展。當(dāng)企業(yè)躍過了第一階段發(fā)展到第二第三階段，就需要不斷提高社會(huì)的認(rèn)可度、行業(yè)的影響力、業(yè)主的美譽(yù)度。通過挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)藏的人文歷史，開發(fā)利用其中蘊(yùn)含的文化價(jià)值，可以展示企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，塑造社會(huì)信賴的房地產(chǎn)品牌。但是目前大部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案人員只能是在日常的基礎(chǔ)工作上進(jìn)行重復(fù)性的勞動(dòng)，在檔案的開發(fā)利用展示企業(yè)文化方面作為甚少。
三、新時(shí)期加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的對(duì)策及措施
1.提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步
以我公司為例，從1992開始的10年，是“走小步，不停步，年年有進(jìn)步”。2001-2010年，公司發(fā)展是“走小步，不停步，抓住機(jī)會(huì)邁大步”。2010-至今，集團(tuán)公司是“走穩(wěn)步，不停步，抓住機(jī)會(huì)就跑步”。在做強(qiáng)做優(yōu)主業(yè)的同時(shí)，開始商業(yè)代建，開拓新盈利模式，成立普特投資，駛向資本市場(chǎng)。集?F未來的工作重點(diǎn)已經(jīng)發(fā)生了變化，公司高層領(lǐng)導(dǎo)要求我們檔案管理模式和理念及時(shí)更新調(diào)整，以適應(yīng)公司發(fā)展的節(jié)奏和需要。
2.理順管理體制，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的條件
為了適應(yīng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)展的新常態(tài)需要，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就必須站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光，采用科學(xué)、有效的管理體制手段，依法開展企業(yè)檔案工作。要把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，單位的工作日程。要對(duì)管理企業(yè)資產(chǎn)一樣對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使之能適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要。增加檔案人員的配備，加大檔案管理的資金投入力度、改善檔案的保管條件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的保護(hù)環(huán)境，保證企業(yè)檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)管理；管理部門；檔案工作
中圖分類號(hào)：F293文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
房地產(chǎn)檔案工作是房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理工作的重要業(yè)務(wù)內(nèi)容，是房地產(chǎn)檔案工作不可缺少的環(huán)節(jié)和重要組成部分。房地產(chǎn)檔案管理部門必須充分認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)檔案的重要性，認(rèn)清房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，并有針對(duì)性地落實(shí)解決對(duì)策，以不斷完善房地產(chǎn)檔案管理工作，使房地產(chǎn)檔案更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市現(xiàn)代化建設(shè)。
一、房地產(chǎn)檔案的重要性
1.可以為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策提供重要參考
房地產(chǎn)管理部門要更好地行使監(jiān)管職能，往往離不開科學(xué)獨(dú)到的決策，而要做到?jīng)Q策準(zhǔn)確、科學(xué)，需要大量的信息作基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案是一種不斷積累、永續(xù)不絕的信息庫，其中蘊(yùn)藏著極為豐富的原始信息，是領(lǐng)導(dǎo)決策必不可少的參考材料。有了它，領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策就有了保證。
2.可以為房地產(chǎn)工作開展提供重要依據(jù)
房地產(chǎn)檔案記錄和反映了房地產(chǎn)權(quán)屬情況及其變化情況，它既是房地產(chǎn)管理部門工作活動(dòng)形成的真實(shí)記錄，也是房地產(chǎn)管理部門進(jìn)行房地產(chǎn)權(quán)管理的必要依據(jù)。如進(jìn)行房地產(chǎn)權(quán)確認(rèn)、調(diào)處產(chǎn)權(quán)糾紛、定期進(jìn)行驗(yàn)證、查處違章建筑和違章用地等，都要依靠房地產(chǎn)檔案，如果房地產(chǎn)檔案管理跟不上，必然會(huì)影響房地產(chǎn)管理工作的開展
3.可以為廣大房地產(chǎn)業(yè)主提供直接服務(wù)
房地產(chǎn)檔案是民生檔案的重要組成部分，能夠?yàn)閺V大人民群眾提供最有效的服務(wù)，直接幫助老百姓排憂解難。房地產(chǎn)檔案工作是一項(xiàng)窗口性的工作，透過這個(gè)窗口，廣大房地產(chǎn)業(yè)主可以看到房地產(chǎn)管理部門的工作作風(fēng)和工作效率?？梢哉f，房地產(chǎn)檔案工作做得好壞，會(huì)直接影響房地產(chǎn)管理部門的社會(huì)形象。在某些特定情況下，檔案部門提供的檔案，對(duì)決定某項(xiàng)事情也能起決定性的作用。例如，房地產(chǎn)的查封、拍賣、鑒別房地產(chǎn)權(quán)證的真?zhèn)?，城市建設(shè)、管理、規(guī)劃，往往依賴房地產(chǎn)檔案部門提供的檔案來解決問題。這樣事例是很多的。
二、房地產(chǎn)管理部門檔案管理現(xiàn)狀
1.檔案管理現(xiàn)代規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)亟待建立
沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理水平就是一句空話，各自為政，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，已然遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于事業(yè)發(fā)展，建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，就需要完善相關(guān)法規(guī)，重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，加大海量信息的獲取速度。信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)檔案信息已不再屬于一個(gè)部門，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。正因?yàn)槿绱耍瑱n案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則對(duì)檔案管理中的各類基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照我國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。
2.管理人員相關(guān)素質(zhì)有關(guān)提高。
1)政治素質(zhì)
提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，第一要認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，要在檔案管理工作中講政治，把政治理論學(xué)習(xí)與檔案工作實(shí)際結(jié)合起來，要努力解決好世界觀、人生觀、價(jià)值觀問題，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的政治理論基礎(chǔ)，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
2)職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德是任何一個(gè)行業(yè)從業(yè)人員的基本道德準(zhǔn)則，檔案管理人員必須具有較高的職業(yè)道德，要牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員必須對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)檔案負(fù)責(zé)；堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔；必須忠于職守，嚴(yán)格保密，以確保檔案在政治上的安全。
3)專業(yè)素質(zhì)
必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向信息化管理的轉(zhuǎn)變。
3.服務(wù)手段、方式亟待轉(zhuǎn)變
我們正處于信息化時(shí)代，檔案工作的服務(wù)手段、內(nèi)容、態(tài)度，與傳統(tǒng)檔案管理相比，有了巨大的變化，這一工作為我們展示了一個(gè)前所未有的發(fā)展空間。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)的深人、廣泛的應(yīng)用，形成了海量的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案管理人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。在服務(wù)方式上，首先要充分考慮用戶對(duì)信息的需求，提供面向用戶的信息平臺(tái)。其次，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成易用載體，比如光盤，形成信息產(chǎn)品，為相關(guān)企業(yè)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。再次，是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。
三、房地產(chǎn)管理部門檔案工作的具體管理措施
1.立足管理手段現(xiàn)代化
先進(jìn)的房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，首先要建立一個(gè)在房屋普查基礎(chǔ)上的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)。它能全面反映職工家庭、單位、以及轄區(qū)等房地產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)情況，能提供有效的數(shù)據(jù)處理和分析工具，能為開放住房二級(jí)市場(chǎng)和建立新的住房供應(yīng)體系提供服務(wù)。房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)主要包括建立檔案、檔案管理、交易審批、綜合查詢、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊。該系統(tǒng)應(yīng)該能夠跟蹤房屋變更信息，能夠全面反映房地產(chǎn)的多種統(tǒng)計(jì)信息，并且能夠及時(shí)收集綜合各類住房檔案數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)出多種版本，實(shí)現(xiàn)全方位的房地產(chǎn)信息交換。因此，為了實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化，我們需要建設(shè)本地域內(nèi)高效的區(qū)域網(wǎng)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，開發(fā)一個(gè)房地產(chǎn)交易登記系統(tǒng)及完成有關(guān)業(yè)務(wù)的應(yīng)用軟件，做到所有資料能統(tǒng)存統(tǒng)取，隨查隨閱。
2.要加強(qiáng)對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理的作用意識(shí)
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案在房屋產(chǎn)權(quán)全屬信息中占有重要的位置，是房地產(chǎn)的有關(guān)行政部門在對(duì)房地產(chǎn)權(quán)進(jìn)行建立、轉(zhuǎn)換、變化、消失等程序中漸漸發(fā)展起來的，這些文字資料都有十分重要的意義，也是現(xiàn)在城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記工作中最重要的數(shù)據(jù)資料。不斷的加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理對(duì)于保護(hù)人民群眾財(cái)產(chǎn)利益，保證房地產(chǎn)行政管理工作正常開展，促進(jìn)城市建設(shè)發(fā)展，協(xié)助公檢部門辦案，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定有著重要的意義。各級(jí)政府要高度重視房地產(chǎn)檔案管理工作，在經(jīng)費(fèi)來源、人員配備上給予大力支持，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)高效、靈活、直觀的電子檔案利用途徑，有效發(fā)揮房地產(chǎn)檔案利用價(jià)值。
3.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
要設(shè)立一個(gè)不但知道檔案管理，還懂得房地產(chǎn)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，從而更好的實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的檔案管理。當(dāng)然，隨著房地產(chǎn)檔案的不斷更新，信息技術(shù)的大量使用，如果只是依靠簡(jiǎn)單的知識(shí)構(gòu)架不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這就需要檔案人員要著重加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高計(jì)算機(jī)操作能力和信息開發(fā)水平，強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案專業(yè)理論知識(shí)，使檔案管理人員全面、系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)及相應(yīng)的政策法規(guī)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，從根本上提高房地產(chǎn)檔案服務(wù)社會(huì)及百姓的功能。
4.保證房地產(chǎn)檔案信息的完整和數(shù)據(jù)庫的完善
房地產(chǎn)檔案資源的建設(shè)完善是開展房地產(chǎn)檔案管理工作的先決條件。加之房地產(chǎn)檔案強(qiáng)烈的動(dòng)態(tài)性和專業(yè)性，在房地產(chǎn)檔案工作中必須采取專門措施做好收集和鑒定工作，保證房地產(chǎn)檔案資源體系的完整。具體的說，根據(jù)房地產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)性的特征，在收集中應(yīng)該將定時(shí)歸檔和實(shí)時(shí)歸檔相結(jié)合，保證有價(jià)檔案材料及時(shí)歸檔不遺漏；綜合收集各種載體和各種門類的房地產(chǎn)檔案材料，包括產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測(cè)繪工作的圖紙、報(bào)告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的結(jié)構(gòu)優(yōu)化；在鑒定中要把握房地產(chǎn)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，有選擇有針對(duì)性地進(jìn)行鑒別，做到既不浪費(fèi)管理資源，又不影響社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的利用。
綜上所述，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案行政管理部門和檔案業(yè)務(wù)部門都要加強(qiáng)對(duì)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的重視力度，從而建立更加完善和科學(xué)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理體系，積極開發(fā)檔案信息，為人們提供更加及時(shí)和準(zhǔn)確的信息資料，從而促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)的快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案；信息化管理；應(yīng)用分析
中圖分類號(hào)：F293文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，社會(huì)各層面對(duì)于服務(wù)要求也越來越高，更全面、便捷、自主的服務(wù)才能更好的適應(yīng)和滿足社會(huì)各層面的服務(wù)要求。房地產(chǎn)檔案信息化管理就是基于這一背景下而形成的，旨在為社會(huì)各層面提供更為便捷、全面、自主的房地產(chǎn)市場(chǎng)信息服務(wù)。社會(huì)各層面通過房地產(chǎn)市場(chǎng)信息管理系統(tǒng)獲取自身所需的房地產(chǎn)政策指導(dǎo)和房地產(chǎn)咨詢服務(wù)，因此，必須加強(qiáng)創(chuàng)新并突出服務(wù)理念，積極主動(dòng)的轉(zhuǎn)變管理服務(wù)職能，緊跟社會(huì)發(fā)展?jié)M足群眾需求。
1.房地產(chǎn)檔案概述
1.1房地產(chǎn)檔案特點(diǎn)
房地產(chǎn)檔案特點(diǎn)主要有下列幾方面：第一，法律憑據(jù)性。房地產(chǎn)檔案是一份證明房地產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)權(quán)益的，具有法律憑據(jù)的文件。其是基于當(dāng)前國家實(shí)際國情及相關(guān)法律法規(guī)下而形成的，并由政府相關(guān)職能部門對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)登記、確認(rèn)和規(guī)范，是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的物質(zhì)體現(xiàn)，房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)權(quán)力人與房地產(chǎn)權(quán)力之間的關(guān)系提供重要的、最原始的憑證，進(jìn)而為房地產(chǎn)權(quán)管理與保障提供合法、可靠的法律憑據(jù)。第二，動(dòng)態(tài)性。房地產(chǎn)的動(dòng)態(tài)性主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面是房地產(chǎn)自身出現(xiàn)了變化，例如城市規(guī)劃、舊屋拆除、舊屋翻修導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)滅失等；另外一方面則是房地產(chǎn)受外部條件影響而發(fā)生的變化，例如房屋買賣、饋贈(zèng)、繼承、轉(zhuǎn)讓等原因?qū)е路康禺a(chǎn)權(quán)屬發(fā)生變更。為了確保房地產(chǎn)權(quán)利的現(xiàn)勢(shì)性與一致性，就必須對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。第三，區(qū)域性。我國法律明確規(guī)定在一個(gè)行政區(qū)內(nèi)只能有一家房地產(chǎn)發(fā)證機(jī)關(guān)。屬地管理是房地產(chǎn)檔案管理的基本原則，每一處房地產(chǎn)權(quán)屬的記錄與管理在一個(gè)行政區(qū)內(nèi)都是唯一的，因而房地產(chǎn)檔案管理是否具有科學(xué)性、合理性，將對(duì)該行政區(qū)的房地產(chǎn)管理秩序與進(jìn)程產(chǎn)生直接的影響。
1.2房地產(chǎn)檔案作用
一是具有法律效應(yīng)的房地產(chǎn)檔案能有效解決群眾糾紛。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的不斷加深，房地產(chǎn)糾紛問題也在不斷增加。而房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)糾紛問題提供重要的原始憑據(jù)，從而有效解決房地產(chǎn)糾紛。
二是房地產(chǎn)檔案能為城區(qū)改建項(xiàng)目工程及房地產(chǎn)企業(yè)的投資決策提供可靠的依據(jù)。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的不斷加深，大量的棚戶區(qū)得到大規(guī)模改建，但是在棚戶區(qū)改建拆遷過程中，仍存在較多急需解決的問題，例如拆遷的房屋是否具備合法的權(quán)屬、拆遷的面積大小、拆遷范圍內(nèi)的人口多少等等。而房地產(chǎn)檔案能為這些問題提供最為原始的依據(jù)，通過仔細(xì)核實(shí)，從而有效解決這些問題。
三是房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)權(quán)屬仲裁提供重要依據(jù)，并為房地產(chǎn)交易提供重要的信息服務(wù)。隨著當(dāng)前房地產(chǎn)市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，二手房的交易情況也在逐漸增多，由于購房者對(duì)于所購房產(chǎn)信息沒有一個(gè)全面仔細(xì)的了解，導(dǎo)致出現(xiàn)民事糾紛，這類情況也在逐漸增加。房地產(chǎn)檔案能為購房者提供所購房屋的原始信息，幫助購房者進(jìn)一步了解所購房屋的具體情況，核實(shí)產(chǎn)權(quán)證真假，從而避免民事糾紛的出現(xiàn)[1]。
2.房地產(chǎn)檔案信息化管理原則
一是安全性。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也逐漸向信息化方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，就是房地產(chǎn)檔案管理信息化的重要體現(xiàn)，房地產(chǎn)檔案信息化管理有助于提高檔案管理工作效率，但同時(shí)也對(duì)檔案管理的安全性提出了更高的要求。因此，房地產(chǎn)檔案信息化管理必須遵守安全管理原則，在合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的同時(shí)采取有效的措施，以此加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，防止數(shù)據(jù)信息丟失，從而進(jìn)一步促進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。
二是系統(tǒng)性。房地產(chǎn)管理部門的職能主要就是對(duì)房地產(chǎn)檔案及房地產(chǎn)權(quán)屬進(jìn)行有效管理，將兩者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，促使管理工作更系統(tǒng)，以此提高工作效率，這是房地產(chǎn)管理部門行駛自身職能中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)遵循系統(tǒng)性原則，以此幫助房地產(chǎn)管理部門提高工作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理。
三是便捷性。隨著當(dāng)前房地產(chǎn)市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，房地產(chǎn)交易量日益增加，人們對(duì)房地產(chǎn)檔案的查閱量也是日益增多，所以房地產(chǎn)管理部門在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分考慮這一情況，力求所建立的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)很好的滿足人們對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的各種查閱要求，以此為廣大群眾的購房、賣房等交易提供便捷[2]。
四是規(guī)范性。房屋檔案管理部門應(yīng)制定統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并貫徹落實(shí)，從而為實(shí)際開展檔案管理工作提供指導(dǎo)作用。檔案信息化管理遵循規(guī)范性原則，對(duì)于今后檔案信息管理利用效率與準(zhǔn)確度有著決定性作用。
3.房地產(chǎn)檔案信息化管理應(yīng)用策略
3.1建設(shè)房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫
房地產(chǎn)檔案管理主要能分為檔案數(shù)據(jù)管理和檔案原件管理兩方面，其中檔案原件是房地產(chǎn)檔案原始資料具有無法代替作用，同時(shí)檔案原件還是檔案數(shù)據(jù)的來源。隨著現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，管理方式還是服務(wù)模式都逐漸向多元化、全方位的方向發(fā)展，因而，建立房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開創(chuàng)多元化服務(wù)手段，例如建立房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站等，以此作為一種新的紐帶與橋梁，利用這種多元化有效手段，為有需要者提供一個(gè)便捷的交流平臺(tái)。在建立的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站上無條件公布相關(guān)房地產(chǎn)建筑面積、位置、平面圖等，從而對(duì)有需要利用到這些資料的用戶提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；此外，還應(yīng)在網(wǎng)站上開設(shè)專欄，讓有需要并存在問題的人員將相關(guān)問題留在網(wǎng)頁的專欄上，房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站的管理人員應(yīng)時(shí)常關(guān)注和瀏覽該專欄，以便了解群眾的需求，幫助群眾解答問題，為群眾提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)服務(wù)[3]。
3.2加強(qiáng)房地產(chǎn)信息化管理體系的建設(shè)
房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)離不開政府和管理部門的大力支持，為了確保實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理，政府應(yīng)加大對(duì)建立信息化管理體系的投入，做到科學(xué)計(jì)劃、有序投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，改善檔案管理工作軟、硬件環(huán)境，例如增加新的檔案裝具、擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)室、庫房面積等硬件環(huán)境，建立安全性更高的檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案的安全性。
3.3加強(qiáng)人才培養(yǎng)
檔案管理人員作為連接檔案與檔案利用人員的特殊橋梁，其重要性不言而喻，而檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定著檔案管理工作的效率，檔案的利用效率以及房地產(chǎn)管理部門在社會(huì)的聲譽(yù)與形象。當(dāng)代社會(huì)的檔案管理工作，需要大量即具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，又具備其他知識(shí)的“全才”，例如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，這種人才才能滿足當(dāng)代檔案管理工作的需要。因此，房地產(chǎn)管理部門應(yīng)重視并加強(qiáng)人才培養(yǎng)，并努力創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，力求建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，從而為房地產(chǎn)檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。
4.結(jié)語
總之，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用進(jìn)行分析與探討，具有非常重要的意義。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，房地產(chǎn)檔案信息化管理建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理不僅能使房地產(chǎn)管理部門緊跟時(shí)展需要，滿足人民群眾需求，還有助于進(jìn)一步促進(jìn)我國房地產(chǎn)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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一、房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)中存在問題
（一）檔案信息資源管理分散，不利于開發(fā)利用。信息資源的豐富是開發(fā)利用的基礎(chǔ)，但實(shí)際上，業(yè)務(wù)和行政檔案沒有完全集中管理。在目前情況下，房地產(chǎn)檔案信息均分散在多個(gè)部門進(jìn)行保管存放，一些檔案室的建設(shè)并不是在檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃下進(jìn)行建立，這種分級(jí)管理模式常導(dǎo)致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室出現(xiàn)重復(fù)存檔以及爭(zhēng)奪檔案資源現(xiàn)象，甚至存有相關(guān)法律法規(guī)相互沖突，無法協(xié)調(diào)工作等問題，直接對(duì)檔案資源的充分開發(fā)利用造成一定程度的阻礙。
現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)行政、人力資源、財(cái)務(wù)、工程技術(shù)、銷售、物業(yè)管理等部門一應(yīng)俱全，在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件基本上由各部門分散管理，有的甚至保存在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人手里，在檔案管理工作中沒有做到集中統(tǒng)一管理。由于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)人員的流動(dòng)性相對(duì)較大，文件的分散保管使檔案容易散失；檔案保管的責(zé)任不清，工作出現(xiàn)問題時(shí)便互相推諉，使文件流失的幾率增大。這些情況必然影響到檔案的管理和利用，影響業(yè)務(wù)工作的開展，給工作造成困擾，嚴(yán)重的還會(huì)對(duì)企業(yè)的利益造成損失。
許多房地產(chǎn)企業(yè)存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執(zhí)行其應(yīng)有職責(zé)，監(jiān)督并且協(xié)調(diào)室藏檔案開發(fā)利用工作，但是這樣的管理制度，從根本上來說，部門對(duì)檔案室的監(jiān)督相當(dāng)于對(duì)自身的監(jiān)督，因此無法對(duì)開發(fā)利用檔案形成有效的督促檢查。
（二）檔案工作的重點(diǎn)仍舊停留在傳統(tǒng)手工整理階段，而對(duì)其內(nèi)容開發(fā)和提供利用還沒有提上日程。檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。只有經(jīng)過科學(xué)整理，檔案才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和科學(xué)化的管理和有效利用。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程建設(shè)文件在工程竣工驗(yàn)收后須向城建檔案館移交，工程文件整理的質(zhì)量直接影響著進(jìn)館工程檔案的質(zhì)量。分類和編目是檔案整理工作的重要內(nèi)容，雖然企業(yè)檔案有相關(guān)的工作規(guī)范，但由于沒有結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制的分類方案和整理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案的整理工作比較混亂。此外，在檔案的著錄和登記工作中，大部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)只是對(duì)檔案進(jìn)行了題名的登記或用Excel數(shù)據(jù)表對(duì)檔案信息做簡(jiǎn)單的著錄和排序，管理方法和技術(shù)都有待改進(jìn)。
（三）檔案開發(fā)利用服務(wù)觀念落后，對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足。首先，許多人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)僅局限于個(gè)人人事檔案，但具體涉及到保管、利用以及內(nèi)容卻均不清楚，甚至許多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作只是單純保管好檔案實(shí)體，無需開發(fā)利用。其次，檔案工作者自身素質(zhì)問題。多數(shù)檔案工作人員僅具備檔案文史知識(shí)，而熟悉精通計(jì)算機(jī)信息化、管理、法律等綜合知識(shí)人員稀少，單一知識(shí)結(jié)構(gòu)直接阻礙了檔案信息資源開發(fā)利用。
我國目前相關(guān)法律法規(guī)中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時(shí)開發(fā)利用，哪些不可以，而到期卻不適合開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應(yīng)的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對(duì)檔案信息開發(fā)利用具體尺度無法準(zhǔn)確把握，另外《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》中雖對(duì)公民隱私權(quán)做出保護(hù)，但是，相關(guān)檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護(hù)隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)與利用。
二、房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用的有效途徑
（一）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案統(tǒng)籌管理
第一，以維護(hù)與建立房屋樓盤表為中心，對(duì)各房管業(yè)務(wù)管理進(jìn)行梳理，以形成各類型房地產(chǎn)檔案關(guān)系結(jié)構(gòu)圖，以便對(duì)數(shù)字化房地產(chǎn)檔案更好進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復(fù)建設(shè)與建設(shè)不足等現(xiàn)象出現(xiàn)。
第二，對(duì)室藏紙質(zhì)檔案以掃描形式形成其數(shù)字化，并且建立起電子影像文件與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)連接通道，完成檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的清點(diǎn)核對(duì)工作，對(duì)各類數(shù)字檔案以及紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)配套管理，以減少冗余數(shù)據(jù)出現(xiàn)。這一步既可以由檔案室與業(yè)務(wù)部門共同完成，又可由業(yè)務(wù)部門單獨(dú)完成。
第三，對(duì)產(chǎn)生的檔案以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要進(jìn)行前置管理。即所謂在業(yè)務(wù)審核、受理等過程中，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)系直接建立起電子邏輯組織關(guān)系。電子數(shù)據(jù)以及文件需要直接歸檔，形成數(shù)字化檔案，盡可能做到避免重復(fù)勞動(dòng)，以提高歸檔質(zhì)量與歸檔效率。
（二）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，突破利用局限
房地產(chǎn)檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數(shù)據(jù)管理信息化。檔案原件就是原始文件，是數(shù)據(jù)源頭和房地產(chǎn)身份證明。電子檔案數(shù)據(jù)指原件數(shù)據(jù)化后的數(shù)字檔案，它從原件提取數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行各種操作。要建立高質(zhì)量的檔案信息系統(tǒng)，保障檔案輸入準(zhǔn)確性、完整性，在利用檔案的過程中不斷更新升級(jí)檔案信息系統(tǒng)。同時(shí)建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。
自從房產(chǎn)管理信息綜合系統(tǒng)實(shí)行以來，極大提高房地產(chǎn)事業(yè)工作效率。但是隨著房地產(chǎn)日益成熟，在業(yè)務(wù)辦理過程中逐漸暴露出局限性，開始制約信息化工程發(fā)展。據(jù)調(diào)查反映出兩個(gè)問題：第一是在前置業(yè)務(wù)已受理情況下，在下一步收件的時(shí)候進(jìn)行驗(yàn)收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無變化則與前置業(yè)務(wù)資料實(shí)現(xiàn)共享。第二，當(dāng)收件資料是前置業(yè)務(wù)成果時(shí)業(yè)務(wù)人員根據(jù)情況查詢前置業(yè)務(wù)辦理過程，以數(shù)據(jù)或掃描件等形式完成共享。為避免資料重復(fù)，需要統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)內(nèi)資料名稱，在統(tǒng)一業(yè)務(wù)資料基礎(chǔ)上再次調(diào)研，統(tǒng)一想法，制定計(jì)劃，進(jìn)行測(cè)試。資料共享系統(tǒng)情況穩(wěn)定，不僅實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎(chǔ)。
自從房屋權(quán)屬登記數(shù)字檔案利用以來，效果顯著：?jiǎn)挝徊闄n案不受地點(diǎn)、時(shí)間等客觀因素影響，根據(jù)新系統(tǒng)隨時(shí)查閱檔案資料。服務(wù)方式多樣化，加入網(wǎng)上預(yù)售備案系統(tǒng)與二手房合同網(wǎng)上交易系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房屋查封、抵押等信息網(wǎng)絡(luò)化查詢，并且提供自主信息查詢服務(wù)，以提高服務(wù)效率，并且建立起房產(chǎn)數(shù)據(jù)GIS整理系統(tǒng)，提高查全率，便于解決某些棘手事件。
