發(fā)布時間：2023-06-16 16:25:28
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理數(shù)字化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號：G270.7文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀(jì)是一個信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時代，信息技術(shù)在各個行業(yè)各個方面的運用已經(jīng)越來越普遍，并逐漸成為各個行業(yè)競爭的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進步和發(fā)展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰(zhàn)，正確的認識檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時、準(zhǔn)確和高速，從而實現(xiàn)對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現(xiàn)狀
我國檔案管理是以服務(wù)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進步和發(fā)展，對檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計算機技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進步，促進了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進一步實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。
數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過在外部進行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫形式。再則是實現(xiàn)智能處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉(zhuǎn)變，并運用自然語言進行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點及優(yōu)勢：
1、實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提高。
如今，社會經(jīng)濟得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節(jié)約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費和成本的增加。
2、實現(xiàn)辦公效率的提升
數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責(zé)性，員工調(diào)動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過計算機網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實現(xiàn)檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時隨地利用的信息處理中心。
3、實現(xiàn)檔案的高效利用
傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問題
數(shù)字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實踐過程中應(yīng)注意一下幾個方面的問題：
1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建
我們必須認識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計、開發(fā)、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運用計算機技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時更新保護系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接
與辦公系統(tǒng)的銜接將有助于企業(yè)對自身進行數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)管理、人事管理等的有效結(jié)合，提高檔案管理的效率。實行科學(xué)完善的管理規(guī)章制度，實現(xiàn)文檔一體化，電子檔案及紙質(zhì)檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數(shù)字檔案管理的有跡可循，提高數(shù)字檔案的可靠性。
1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹
房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)有機結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，實現(xiàn)資源共享。以便更好的實現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代中，實施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進計算機技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節(jié)省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會化。計算機設(shè)備既能實現(xiàn)文本存儲，還能實現(xiàn)圖像存儲，借助網(wǎng)絡(luò)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會化特點。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設(shè)備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細、合理分析，借此方式實現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長時間實現(xiàn)管理工作質(zhì)量優(yōu)化，促進管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會通過人工應(yīng)用計算機設(shè)備，檔案只是實現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準(zhǔn)確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識、提高工作人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺
構(gòu)建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準(zhǔn)確傳遞，同時，還能實現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產(chǎn)檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
一、數(shù)字化檔案管理工作的重要作用
數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）有助于檔案原件的保護。首先，當(dāng)紙質(zhì)檔案實現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運用現(xiàn)代技術(shù)進行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因為自然老化的原因而失真。
（二）有助于節(jié)省檔案存儲空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運用先進的數(shù)字化存儲技術(shù)來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險。
（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。
（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時空限制，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。
二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑
（一）構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構(gòu)建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實結(jié)合自身數(shù)字化檔案管理工作實情，從實際出發(fā)對現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構(gòu)建出一套更加科學(xué)合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現(xiàn)的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責(zé)任意識以及對制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。
（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對于數(shù)字化檔案的利用應(yīng)當(dāng)額外制定相關(guān)查、借閱利用制度，不能無原則，當(dāng)利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關(guān)規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級層次對借閱、利用人員進行相關(guān)規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對檔案內(nèi)容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過程中的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會不斷增加，從而給儲存設(shè)備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率來管理檔案數(shù)據(jù)，對各種數(shù)字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲成本。
（三）實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實際需求，嚴(yán)格評估和審核外包商的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)能力，選擇信譽好、業(yè)務(wù)能力強的服務(wù)商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患，與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。再次，檔案部門工作人員應(yīng)根據(jù)工作進度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標(biāo)形式將檔案數(shù)字化項目外包給云南蘭臺商貿(mào)有限公司，??館藏檔案進行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優(yōu)先對這些檔案進行全文數(shù)字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續(xù)做第三批。通過檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會提供高效便捷的服務(wù)，也標(biāo)志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)邁出了一大步。
（四）宏觀層面設(shè)計數(shù)字化檔案管理與保存方案。在全國各級檔案管理部門如火如荼開展數(shù)字化檔案管理工作的形勢背景下，各自為政的數(shù)字化檔案管理模式也潛藏著諸多風(fēng)險。而在各種計算機信息技術(shù)以及存儲設(shè)備層出不窮、日新月異的當(dāng)下，是否可以考慮利用新的技術(shù)對檔案數(shù)字化產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)進行管理與保存，以及各地各自為政的數(shù)字化檔案管理模式存在的種種弊端，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項目。比如云計算這種先進的數(shù)據(jù)管理與存儲方式目前已經(jīng)在許多行業(yè)獲得了廣泛的應(yīng)用，因此是否能夠考慮在一定的行政區(qū)域中利用云計算建立一個檔案數(shù)據(jù)管理中心，將各地分散投入、分散的數(shù)字化檔案整合在一起，再借助更先進的管理方式，更強大的技術(shù)力量，更優(yōu)越的設(shè)備條件，使得數(shù)字化檔案管理工作邁上一個新的臺階。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實；方法
檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢，是時代的進步和創(chuàng)新，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現(xiàn)實意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。
一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點
（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復(fù)雜的過程，如果信息過時還會嚴(yán)重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲存在計算機的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計算機的功能，同時也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級部門，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。
二、管理檔案數(shù)字化的方法
（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用
率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進行檔案數(shù)字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應(yīng)該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫，這是開展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，重質(zhì)量。要對檔案信息資料進行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯。因為檔案數(shù)據(jù)的對錯、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項系統(tǒng)的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數(shù)據(jù)庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個基層報表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數(shù)據(jù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級的使用情況和要求，及時、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個時代必須要將檔案工作實現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對現(xiàn)存的檔案資料進行數(shù)字化的開發(fā)，利用數(shù)字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過學(xué)習(xí)和時間來掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專業(yè)理論知識以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專業(yè)知識、多媒體知識和相關(guān)的學(xué)科知識，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強檔案管理者的隊伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因為數(shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環(huán)節(jié)都需要各個部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對其進行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業(yè)知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時間內(nèi)實現(xiàn)，所以可以先保證重點檔案的數(shù)字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對企業(yè)長遠發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。
檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會發(fā)展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。
參 考 文 獻
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【關(guān)鍵詞】 意義；檔案管理；數(shù)字化
檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等各個方面的歷史發(fā)展過程。為了完整地、系統(tǒng)地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領(lǐng)域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時，為了實現(xiàn)檔案的資政決策功能，特別是在各項重大經(jīng)濟建設(shè)決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統(tǒng)地對大量的信息進行分析、比較、篩選、甄別，以避免認識上的局限性，進而制定正確的政策，為科學(xué)的決策提供堅實的理論支撐。檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案管理數(shù)字化對優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、隊伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
一、優(yōu)化了管理者知識結(jié)構(gòu)和隊伍結(jié)構(gòu)
人類進入信息社會，信息技術(shù)向各個領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數(shù)字化在社會各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識，使專業(yè)知識和管理知識相互滲透，互為補充。如何使現(xiàn)有的管理人員適應(yīng)檔案數(shù)字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計算機信息管理等方面的技術(shù)技能。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計算機技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進行電子檔案基礎(chǔ)知識、計算機管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀， 優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)， 改善管理者隊伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。
二、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
三、有效保護了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長的社會發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如貝葉經(jīng)、敦煌寫經(jīng)等這樣古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計算機掃描技術(shù)對這些文獻作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。
另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化還能夠改善檔案在信息社會中的利用方式。檔案的數(shù)字化管理，可以使紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講，此時，利用者可以不用到檔案館來，通過任何一臺上網(wǎng)的計算機就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時上網(wǎng)利用檔案電子資源。
綜上，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認識到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強數(shù)字化建設(shè)。誠然，在檔案數(shù)字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化的進程。
參考文獻
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1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代的發(fā)展要求
隨著科技的進步以及信息時代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。
1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的需要
檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟價值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來越開始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應(yīng)社會發(fā)展的實際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時的為各個領(lǐng)域提供便利，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。
1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢
檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數(shù)字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們在建筑設(shè)計和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。
1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)
如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源的目的是為國家更好的服務(wù)，達到社會資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說是開發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因為數(shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用，為社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。
2.提高檔案數(shù)字化管理的對策
2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共亨
檔案電子化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達到資源共享的目的。
2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施
在技術(shù)上進行不斷改進和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進檔案數(shù)字化管理的順利進行。
2.3實現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理
針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。
2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理
由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
2.5加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)
數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動，促進網(wǎng)絡(luò)融合，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。
2.6建立檔案安全保障體系
隨著科技的發(fā)展，社會上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。
高校檔案管理創(chuàng)新數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化
一、檔案管理數(shù)字化的意義
檔案本質(zhì)上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長期以來重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為了必然選擇。首先，數(shù)字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網(wǎng)絡(luò)上填報自己的信息，經(jīng)過管理系統(tǒng)確認以后就能夠查詢自己權(quán)限內(nèi)的資料，不會受到時間和空間的限制，在任何時候、任何地點。只要有一臺計算機并且能夠聯(lián)網(wǎng)即可。我們已經(jīng)進入了信息時代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們獲取信息的途徑已經(jīng)異常豐富，對人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準(zhǔn)確信息的注意力。高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化就是為了解決人們?nèi)鄙俚淖⒁饬?，通過檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，幫助使用者準(zhǔn)確獲取信息。除此以外，檔案管理數(shù)字化以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，而管理信息系統(tǒng)的引入正在改變檔案管理工作的環(huán)境。以往的檔案管理工作的重點就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對文獻資料進行匯編等等，而引入信息管理系統(tǒng)以后，這些工作都可以交給系統(tǒng)完成，工作人員的注意力將集中在檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護，以及檔案開發(fā)利用上。其次，檔案管理數(shù)字化在減輕工作人員的工作量的同時也在提高工作效率，對于傳統(tǒng)和比較規(guī)范的工作都可以由系統(tǒng)完成。尤其是對于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現(xiàn)在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。
高校檔案管理數(shù)字化有著其現(xiàn)實意義，而且目前高校的很多網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經(jīng)開始利用計算機辦公，正在努力向辦公自動化方向發(fā)展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動化發(fā)展，這樣在日常工作中就會形成很多的電子信息，而紙質(zhì)版文件正在逐步退出舞臺，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語音、視頻、圖片等等，傳遞的介質(zhì)包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經(jīng)建成了各種網(wǎng)絡(luò)，包括校園網(wǎng)、中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)等等，而且這些網(wǎng)絡(luò)都可以與外網(wǎng)互聯(lián)，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為學(xué)校的各項管理工作以及教師和學(xué)生的工作生活提供了極大幫助。而且網(wǎng)絡(luò)的利用方便了教師和學(xué)生查看資料、學(xué)術(shù)交流，甚至是科研合作。計算機這一輔助工具已經(jīng)成為各項工作的必備條件。其次，檔案管理數(shù)字化設(shè)備也逐漸被應(yīng)用?，F(xiàn)代化的設(shè)備和智能化的硬件基礎(chǔ)是高校實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。經(jīng)過十幾年的建設(shè)，伴隨著學(xué)校辦公自動化的逐步實現(xiàn)，檔案管理設(shè)備也逐漸實現(xiàn)了自動化，而且正在努力實現(xiàn)智能化，已經(jīng)使用的現(xiàn)代化的設(shè)備為實現(xiàn)信息系統(tǒng)數(shù)字化管理提供了硬件保證。因此，實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)不再是可望不可即。
二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題
（一）檔案管理的理念和方法問題
從目前的形勢看，高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為必然，而且各項硬件設(shè)備也正在逐步到位，信息管理系統(tǒng)的開發(fā)也初步完成，一些學(xué)校已經(jīng)正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統(tǒng)的工作模式還主要依據(jù)傳統(tǒng)的手工工作流程，對計算機這一輔助工具的開發(fā)還不夠，工作方法沒有創(chuàng)新，檔案管理工作依然沒有擺脫重管理輕利用的局面，現(xiàn)有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識信息載體發(fā)生了變化，并沒有對傳統(tǒng)的檔案管理進行革新?，F(xiàn)代意義上的檔案管理數(shù)字化主要是依靠計算機實現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環(huán)境是在計算機上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負擔(dān)，反正增加了工作人員的勞動強度。在工作理念上沒有創(chuàng)新導(dǎo)致了工作模式的生硬轉(zhuǎn)變，而國外檔案管理已經(jīng)是一個專門的專業(yè)，有著極強的理論和實際操作性，針對不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國內(nèi)這些都還沒有實現(xiàn)?？傮w來說，目前高校檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備已經(jīng)基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統(tǒng)功能開發(fā)和管理理念以及工作模式都存在較大問題。
（二）檔案管理數(shù)字化缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化
高校檔案管理數(shù)字化的非標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和非統(tǒng)一化主要體現(xiàn)在這樣幾個方面：一是學(xué)校內(nèi)部管理體制問題，由于學(xué)校各部門的工作各自為政，各部門對于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質(zhì)所決定的，加上學(xué)校在統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化方面要求不高，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部檔案資料不能實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個問題主要是國家對于高校檔案管理沒有統(tǒng)一要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是高校檔案管理系統(tǒng)組成不同。包括系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件部分，硬件設(shè)備高校都是各自采購，相互之間存在差異，硬件的差異一定會造成系統(tǒng)功能的差異，導(dǎo)致系統(tǒng)的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯(lián)系就難以保證。這些問題與學(xué)校得到的經(jīng)費和學(xué)校的前期組織計劃有很大聯(lián)系，一些系統(tǒng)的建設(shè)勞民傷財，最終還是沒有實際的效果，造成重大損失?？傊咝n案管理數(shù)字化面臨的一大制約因素就是標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，離開了標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，檔案管理數(shù)字化就只是一種工作形式，改變不了當(dāng)前檔案管理面臨的困境。
（三）系統(tǒng)安全和經(jīng)費問題
目前高校的檔案管理系統(tǒng)都是外包設(shè)計的，系統(tǒng)一般都會接入校園網(wǎng)和其他網(wǎng)絡(luò)，而現(xiàn)在眾多的網(wǎng)絡(luò)病毒對系統(tǒng)的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒有信息安全意識，在日常工作中很可能引入病毒。系統(tǒng)安全的另一個方面就是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，目前高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫都是各自為政，缺乏整體性設(shè)計，數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，不便于維護，對病毒抵御能力差，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計，經(jīng)常造成重復(fù)建設(shè)。檔案信息關(guān)系到學(xué)校的正常工作，以及學(xué)校的機密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)常遇到經(jīng)費問題，除了一些名校之外，多數(shù)高校還是存在經(jīng)費問題，加上一些領(lǐng)導(dǎo)不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設(shè)以外，還需要對員工進行培訓(xùn)，需要系統(tǒng)的維護，或者聘請專業(yè)技術(shù)人員等等，這些都需要經(jīng)費支持。除了上邊提到的問題，還有一些比較傳統(tǒng)的問題，這里避免老生常談沒有提到，包括檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，檔案資料的開發(fā)利用問題等等。
三、高校檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的措施
一、數(shù)字化檔案管理概述
當(dāng)前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。國土資源管理系統(tǒng)通過引入數(shù)字化管理后，相關(guān)管理內(nèi)容能通過軟件進行歸類管理，將大量的紙質(zhì)文件變換成數(shù)據(jù)和數(shù)字形式的計算機管理，不僅有利于文件的長期保存，還有利于科學(xué)管理的實施。當(dāng)前國家的經(jīng)濟正在不斷的發(fā)展，國土資源的利用不斷的發(fā)生變化，國土資源檔案的調(diào)用使用的比較頻繁，通過數(shù)字化檔案管理，相關(guān)人員通過計算機的資源共享，能夠迅速的查閱了相關(guān)的軟件，減少了以往紙質(zhì)文件的調(diào)用時間，在檔案的更新和歸檔中也能夠通過計算機的錄入及時的實現(xiàn)，為國家的國土資源管理和國家的革新經(jīng)濟建設(shè)提供了方便，高效利用時間的同時也間接的促進了國家經(jīng)濟效益的提升。
二、數(shù)字化檔案管理在國土資源管理中的適應(yīng)性分析
1、數(shù)字化檔案管理符合國土資源多樣化管理要求。
國土資源檔案種類極多，包括了綜合類檔案、地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案以及礦產(chǎn)資源檔案，還有國土資源監(jiān)察檔案、測繪管理檔案、會計、聲像、科研、基建設(shè)備、實物和電子檔案等等。而且僅就地籍檔案來說，又分成集體土地地籍檔案和國有土地地籍檔案兩類。這充分體現(xiàn)了國土資源檔案的多樣化特征。根據(jù)數(shù)字化檔案管理特征來看，可以針對不同的檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而將這些資源統(tǒng)一納入到數(shù)據(jù)庫中，并利用智能化分析技術(shù)，實現(xiàn)對檔案的高效管理，從國土資源檔案多樣化特點上來看充分顯示了數(shù)字化檔案管理的高度適用性。
2、數(shù)字化管理能夠解決國土資源檔案復(fù)雜性特點
國土資源檔案管理的相關(guān)內(nèi)容比較復(fù)雜，其主要是對國土使用歷史的記錄，長期積累了較多的文件，在長時間的國家城市建設(shè)和規(guī)劃中，同一地點經(jīng)歷了不同的建設(shè)規(guī)劃，其用房的性質(zhì)，產(chǎn)權(quán)所有人等都發(fā)生了變動。因此，在同一地點，國土資源的使用情況不同，其檔案也就有多個文件記錄，檔案之間也存在著相互的聯(lián)系。面對我國眾多的地區(qū)和建設(shè)工程，可知國土資源檔案的復(fù)雜性。而數(shù)字化管理能夠通過智能軟件對復(fù)雜的工作內(nèi)容簡化記錄和保存，當(dāng)然并不是對內(nèi)容簡化，而是將其管理模式進行簡化，通過數(shù)字化模型的建立，將龐大的檔案文件相互間的關(guān)系進行智能的整理，相關(guān)人員在錄入和查找中只要輸入相關(guān)信息就可以實現(xiàn)檔案的綜合利用，實現(xiàn)了管理流程的數(shù)字化和科學(xué)化。
3、數(shù)字化管理能夠適用國土資源易變更性特點。國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國經(jīng)濟快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會出現(xiàn)改變。在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對國土資源信息容易變更的問題。
4、數(shù)字化管理能夠適用國土資源完整性特點。國土資源檔案是一個系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫完成，因此很容易輕松調(diào)用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。
三、推進國土資源檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用
數(shù)字化檔案管理的具體含義，即通過多媒體等信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或是相應(yīng)的錄音或視頻資料通過數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，使其成為統(tǒng)一整體的多媒體信息內(nèi)容，并將其依據(jù)相應(yīng)一致的數(shù)據(jù)格式儲存于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。進而利用強大的數(shù)據(jù)庫資源對國土資源信息進行統(tǒng)一的處理和管理，從而高效的提高對國土資源信息的利用及處理能力。
1、改變觀念充分認識數(shù)字化管理的重要作用
在推進國土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進行推動才能夠?qū)嵤?，因為國土資源本身的復(fù)雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識庫，從而實現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國土資源管理效率。
2、制定實施計劃分步實施
首先要明白國土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對傳統(tǒng)的國土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數(shù)字化前期的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作推進，并且在錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，需要對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行嚴(yán)格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。
3、搞好安全性建設(shè)
在其數(shù)字化管理的建設(shè)過程當(dāng)中，最大的隱患問題即為數(shù)據(jù)的安全性。當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，相應(yīng)的病毒入侵形式和程度也在不斷的加重，因而在對其進行數(shù)字化管理的實施過程中，相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)提高安全防范意識，加強防范措施，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)定期進行病毒查殺。加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，在資料錄入時必須要采取相應(yīng)的密碼設(shè)置，制定并完善相應(yīng)的安全防范制度，提升國土資源檔案管理的安全性。對數(shù)據(jù)的操作要通過技術(shù)手段實現(xiàn)安全認證、可溯源。
