發(fā)布時(shí)間：2023-07-04 16:26:29
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的價(jià)值樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案；管理；優(yōu)化措施
我國(guó)的人事檔案工作源于延安時(shí)期，建國(guó)之后，包括高校在內(nèi)的一些企業(yè)和事業(yè)單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個(gè)人的學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技術(shù)水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過(guò)有效的人事檔案管理，高?？梢匀媪私馊瞬判畔⒉⒆鳛槿耸?a href="http://ymbev.com/haowen/41605.html" target="_blank">管理的基礎(chǔ)。
一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應(yīng)用
（一）大數(shù)據(jù)概念綜述
早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過(guò)傳統(tǒng)的技術(shù)手段很難對(duì)其進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和處理[1]?？梢哉f(shuō)，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類型繁多、價(jià)值密度低、處理速度快等特點(diǎn)。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于社會(huì)的很多行業(yè)，并帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。
（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用
一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用十分不方便。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可對(duì)高校人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的分類、存儲(chǔ)，為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)、云存儲(chǔ)等技術(shù)提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過(guò)大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，使得其在使用過(guò)程中直接通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
（一）信息化管理意識(shí)較弱，管理方式單一
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校對(duì)人事檔案管理意識(shí)較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項(xiàng)輔工作，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認(rèn)為人事檔案僅僅是政治時(shí)代個(gè)人功過(guò)是非的記錄，沒(méi)有太大的現(xiàn)實(shí)意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過(guò)人工方式進(jìn)行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后
受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對(duì)人事檔案信息化管理投入的資金有限，導(dǎo)致其信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了硬件設(shè)備落后、軟件開發(fā)滯后的問(wèn)題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應(yīng)用。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低
大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無(wú)法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請(qǐng)檔案管理人員，在工作中缺乏責(zé)任心，無(wú)法認(rèn)真對(duì)待人事檔案的管理工作。
（四）缺乏健全、完善的管理制度
目前，我國(guó)高校仍缺乏一個(gè)健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過(guò)程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對(duì)策
（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度
大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢(shì)所趨。在這種形勢(shì)下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)繁雜的檔案進(jìn)行收集、分類、存儲(chǔ)和利用，并在此基礎(chǔ)上制定出符合高校實(shí)際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對(duì)目前人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行修正，明確檔案管理人員的職責(zé)和管理細(xì)則，使其在管理工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案的信息化管理。
（二）加大資金投入，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)
在更新人事檔案信息化管理理念的基礎(chǔ)上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)。當(dāng)人事檔案管理的硬件和軟件完全達(dá)標(biāo)之后，即可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。在具體構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的過(guò)程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行辨別。同時(shí)，建立以部門為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將每一份人事檔案的編號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學(xué)歷信息等相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類處理，以便日后進(jìn)行查閱。最后，在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中，還應(yīng)將人事檔案與其相關(guān)的職能部門進(jìn)行鏈接，以便日后信息能夠及時(shí)更新。
（三）構(gòu)建“大檔案”思維
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構(gòu)建“大檔案”，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全方位、多維度的收集、儲(chǔ)存和管理。在具體構(gòu)建“大檔案”的過(guò)程中，要以制定的端口為基點(diǎn)，準(zhǔn)確、快速地將檔案信息資料進(jìn)行全方位檢測(cè)，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時(shí)要重視檔案信息的安全問(wèn)題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被侵害。
（四）組建“大檔案”團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理
“大檔案”體系屬于一個(gè)規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫(kù)。因此，在具體的管理中要準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關(guān)聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價(jià)值。
（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
在高校人事檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)也是一項(xiàng)非常重要的因素。在具體的管理過(guò)程中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，還要具有較高現(xiàn)代信息技術(shù)水平，同時(shí)還要具備較高的思想道德覺(jué)悟和一定的責(zé)任心。因此，高校在加強(qiáng)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，要通過(guò)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想道德素質(zhì)，同時(shí)還可以引進(jìn)一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計(jì)算機(jī)信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動(dòng)了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要針對(duì)目前高校人事檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題采取積極有效的措施，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。
參考文獻(xiàn)：
1.企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料對(duì)于檔案資源的開發(fā)具有重要的參考價(jià)值，是制定檔案發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)和參考資料。然而，目前企業(yè)管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對(duì)較少，檔案部門工作人員的檔案意識(shí)薄弱，不能保證企業(yè)檔案資料的真實(shí)性和完整性，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好地實(shí)施。
1.2 企業(yè)檔案管理方式落后
當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)管理方式，沒(méi)有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進(jìn)去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢(shì)的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在査找過(guò)程中非常不方便，降低了工作效率不說(shuō)，還很難配合其他部門開展工作。
1.3 相關(guān)制度體系不夠完善
從目前的情況來(lái)看，由于思想認(rèn)知上的誤區(qū)以及對(duì)檔案管理的不重視，很多企業(yè)都沒(méi)有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒(méi)有配備專門的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問(wèn)題普遍存在。因此，要想切實(shí)提高企業(yè)檔案管理水平，必須要對(duì)相關(guān)的制度體系進(jìn)行完善，為檔案管理工作的規(guī)范有序開展提供依據(jù)。
1.4 檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后
擋案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無(wú)法再利用。同時(shí)管理人員的安全意識(shí)不足，將檔案資料與一些危險(xiǎn)物品放置在一起，加上缺乏完善的保護(hù)設(shè)施，對(duì)檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒(méi)有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開展。
2.完善企業(yè)檔案管理的對(duì)策
2.1 樹立正確的檔案管理觀念
充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價(jià)值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會(huì)帶來(lái)效益，為管理者提供強(qiáng)大的助力，所以，要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，盡力開發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會(huì)提供更有價(jià)值的服務(wù)。
2.2 建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式
要想真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務(wù)就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。我們使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理就必須要建立一個(gè)專門的系統(tǒng)進(jìn)行操作，在這個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)上我們可以進(jìn)行信息的錄入、分類、歸檔、整理、保存、搜索等，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個(gè)完善的信息資源庫(kù)，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準(zhǔn)確、可靠。我們知道無(wú)論是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還是計(jì)算機(jī)軟件都需要定期的升級(jí)優(yōu)化，只有這樣我們才能保證使用功能越來(lái)越方便、快捷、高效。因此，對(duì)于檔案管理信息化系統(tǒng)需要有專業(yè)的工作人員進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，為檔案管理工作提高可靠的技術(shù)支持。
2.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)
首先，企業(yè)要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門的職責(zé)，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個(gè)流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴(yán)格落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的行為和人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。
2.4 增加硬件投入，加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)
電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還都不完善，影響了企業(yè)檔案管理效果的發(fā)揮。如果硬件投資到位，將會(huì)把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來(lái)，這樣既解放了勞動(dòng)資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。
3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性
3.1 能夠?yàn)槠髽I(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)
檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)工作的開展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展服務(wù)。比如企業(yè)過(guò)去的科研活動(dòng)、文化體育活動(dòng)都可以為當(dāng)前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。
3.2 有利于檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用
企業(yè)檔案是在企業(yè)日常科研、外事以及行政管理等活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值和保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料，對(duì)企業(yè)的評(píng)價(jià)、考核、研究以及總結(jié)工作具有重要的作用。在我國(guó)體制改革不斷深入的現(xiàn)如今，企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用，因此必須進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，深度開發(fā)檔案資源的利用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。
3.3 是時(shí)展的內(nèi)在要求
當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)資產(chǎn)作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，開始在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中顯示出重要的地位。檔案是知識(shí)資產(chǎn)的一部分，真實(shí)記錄著企業(yè)不同時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)，在新時(shí)期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)展需求的內(nèi)在要求。
4.結(jié)語(yǔ)
美國(guó)的檔案學(xué)者莫斯曾經(jīng)指出在檔案的整個(gè)系列的工作中，檔案鑒定是第一關(guān)鍵性決定。鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中檔案價(jià)值鑒定有著舉足輕重的作用。從整體上來(lái)講，檔案是對(duì)各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財(cái)富。但是具體到每一份文件、每一份案卷時(shí)，則不是所有的檔案都具有參考價(jià)值。有的參考價(jià)值大一點(diǎn)，有的參考價(jià)值小一點(diǎn)，有的是曾經(jīng)具有參考價(jià)值，現(xiàn)在不具備參考價(jià)值。檔案價(jià)值鑒定的工作就是對(duì)每一份檔案所具有的價(jià)值進(jìn)行甄別。檔案價(jià)值的鑒定將會(huì)直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價(jià)值鑒定判定檔案已經(jīng)沒(méi)有保村存的價(jià)值的時(shí)候，檔案就會(huì)被銷毀。所有在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的時(shí)候需要慎重。通過(guò)檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價(jià)值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。現(xiàn)在檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對(duì)于紙質(zhì)的檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會(huì)導(dǎo)致庫(kù)房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費(fèi)不足等一系列的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，有利于檔案庫(kù)房、設(shè)備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平,實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價(jià)值鑒定存在的問(wèn)題
雖然從客觀上講，我國(guó)的檔案鑒定工作受到國(guó)家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國(guó)檔案管理工作中檔案價(jià)值鑒定存在著許多的問(wèn)題。
（一）檔案價(jià)值鑒定理論研究混亂
在我國(guó)幾乎是沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的定義。在一些教科書中雖然對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行了描述，但是描述的內(nèi)容只是與歸檔文件產(chǎn)生的歷史背景、條件、內(nèi)容的重要程度等因素進(jìn)行價(jià)值鑒定的方法和原則，而沒(méi)有涉及到對(duì)檔案價(jià)值鑒定的明確定義。這就使得在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定理論研究時(shí)出現(xiàn)判斷性的失誤，最終使得檔案價(jià)值鑒定的理論研究出現(xiàn)混亂。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個(gè)概念相混淆；有的弄不清檔案價(jià)值鑒定的起始點(diǎn)和終止點(diǎn)；也有的將檔案價(jià)值與檔案價(jià)值鑒定混為一談。
（二）檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)急需改善
我國(guó)的檔案工作隊(duì)伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價(jià)值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價(jià)值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價(jià)值得不到有效的判定，從而對(duì)檔案管理的后期工作形成了障礙。此外對(duì)于現(xiàn)有的檔案價(jià)值鑒定人員也存在著各種各樣的問(wèn)題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點(diǎn)：（1）檔案價(jià)值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價(jià)值鑒定工作無(wú)法有效的開展；（2）檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的可操作性不強(qiáng)，為檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍的建設(shè)帶來(lái)了許多困難；（3）檔案鑒定人員缺乏相應(yīng)的理論知識(shí)，對(duì)檔案鑒定的重要性和復(fù)雜性缺乏認(rèn)識(shí)。
（三）檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意
隨著時(shí)間的推移與社會(huì)的變化，檔案的價(jià)值也會(huì)進(jìn)行改變。在著一些列的變化中，檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)也會(huì)進(jìn)行變化。但是由于各種各樣的原因，很難準(zhǔn)確的對(duì)檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。檔案價(jià)值鑒定工作缺乏重點(diǎn)，其很明顯的后果就是工作的質(zhì)量也不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價(jià)值檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價(jià)值鑒定工作不到位。
三、加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定的措施
有問(wèn)題不可怕，可怕的是知道問(wèn)題卻不知道進(jìn)行改正。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作也是如此。為此，針對(duì)上述問(wèn)題，個(gè)人提出以下幾個(gè)改善當(dāng)前檔案價(jià)值鑒定工作的意見(jiàn)。
（一）加強(qiáng)理論研究
做任何事想要成功都必須要考理論來(lái)進(jìn)行支持。對(duì)于檔案鑒定工作首先要做的就是加強(qiáng)理論研究工作。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個(gè)完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進(jìn)行攻關(guān)。既然我們國(guó)內(nèi)的檔案價(jià)值鑒定還沒(méi)有形成一個(gè)完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國(guó)外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國(guó)特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實(shí)踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價(jià)值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，為檔案價(jià)值鑒定理論的研究提供豐富的實(shí)際材料；另一個(gè)方面是理論研究人員要深入實(shí)際，在調(diào)查研究、收集和掌握檔案價(jià)值鑒定的豐富材料的基礎(chǔ)上，進(jìn)行理論研究，并將研究成果應(yīng)用到實(shí)際的工作實(shí)踐中來(lái)，從實(shí)踐中完善理論體系。
（二）完善檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價(jià)值鑒定人才，然后是各級(jí)檔案局、館根據(jù)實(shí)際情況建立起專門的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)。檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價(jià)值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
關(guān)鍵詞：檔案 管理 價(jià)值
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案查考利用方式、范圍發(fā)生了很大變化，檔案的價(jià)值越來(lái)越引起人們的高度重視，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，檔案的利用發(fā)揮了不可替代的重要作用, 檔案之生命力的根基在于檔案自身所特有的價(jià)值，就此話題，本人談?wù)剬?duì)檔案價(jià)值的一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、對(duì)檔案價(jià)值內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)
關(guān)于檔案價(jià)值的內(nèi)涵，在檔案學(xué)界有三種觀點(diǎn)：一是利用價(jià)值論從實(shí)用主義角度出發(fā)研究檔案價(jià)值，認(rèn)為檔案價(jià)值是指檔案的利用價(jià)值、使用價(jià)值，也就是檔案對(duì)人們的有用性，即我們通常所說(shuō)的檔案的作用。二是勞動(dòng)價(jià)值論從政治經(jīng)濟(jì)學(xué)的商品價(jià)值論角度出發(fā)研究檔案價(jià)值，認(rèn)為檔案價(jià)值是指文件管理人員（文書工作者）和檔案工作人員在制作、處理、管理文件和檔案等活動(dòng)中，所付出一切辛勞努力等有效的社會(huì)勞動(dòng)凝結(jié)。三是主客體關(guān)系論從哲學(xué)角度出發(fā)研究檔案價(jià)值，認(rèn)為檔案價(jià)值屬于主客體關(guān)系范疇，是檔案客體屬性對(duì)社會(huì)主體需要的滿足，是社會(huì)主體需要對(duì)檔案客體屬性的某種肯定。
二、對(duì)檔案價(jià)值構(gòu)成的認(rèn)識(shí)
檔案的價(jià)值主要表現(xiàn)在證據(jù)性價(jià)值和情報(bào)性價(jià)值兩個(gè)方面，是由美國(guó)的謝倫伯格首先提出的。他所指的證據(jù)性價(jià)值，是指由被證明事物即文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的組織和職能的重要性所決定的價(jià)值。情報(bào)性價(jià)值指公共文件由于含有對(duì)各種研究有用的情報(bào)資料而固有的價(jià)值。檔案價(jià)值是檔案這一客體對(duì)從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和參考意義。
檔案的情報(bào)價(jià)值也稱之為參考價(jià)值。檔案不僅歷史地反映了客觀事物和思維發(fā)展的縱向深度，而且廣泛地反映了事物領(lǐng)域和實(shí)踐活動(dòng)的廣度。檔案以知識(shí)原載體的形式，凝結(jié)了生產(chǎn)實(shí)踐、改革社會(huì)、創(chuàng)造科學(xué)文化等各種實(shí)踐活動(dòng)的狀況、創(chuàng)造成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為人們今后處理社會(huì)與自然界的關(guān)系，處理社會(huì)內(nèi)部人與人的關(guān)系，以及與此相聯(lián)系的探索性和準(zhǔn)備性活動(dòng)等各方面，提供借鑒。因此，檔案對(duì)于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律具有廣泛的參考價(jià)值。
三、對(duì)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的認(rèn)識(shí)
一般來(lái)說(shuō)，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，可分為兩個(gè)階段。第一階段是從文件材料到檔案，這是檔案價(jià)值的生成階段。在這個(gè)階段中，檔案工作者可以根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)和檔案管理素養(yǎng)，根據(jù)對(duì)利用者的預(yù)測(cè)和估計(jì)，對(duì)具有特殊意義的文件、材料收集、整理、鑒定、保管等工作，把日常工作中形成的文件、材料變成有一定價(jià)值的檔案。第二階段，是從檔案被利用到產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)階段，檔案工作者勞動(dòng)的目的就是為滿足社會(huì)的需要，也只有在檔案工作的勞動(dòng)成果與社會(huì)需要相結(jié)合的時(shí)候，這種勞動(dòng)才能得到社會(huì)的承認(rèn)，檔案也只有被完全利用，才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，從而轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
企業(yè)檔案價(jià)值最終要實(shí)現(xiàn)所經(jīng)歷的過(guò)程，事實(shí)上已經(jīng)涉及到檔案工作的各個(gè)方面。影響檔案價(jià)值能否實(shí)現(xiàn)、實(shí)現(xiàn)程度如何，有四個(gè)方面：一是檔案的利用實(shí)踐。檔案價(jià)值是客觀存在的，但檔案處于靜態(tài)保管時(shí)，它的價(jià)值只是潛在的。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，必須通過(guò)利用檔案實(shí)踐，滿足對(duì)人們的需要。二是檔案意識(shí)。檔案意識(shí)就是個(gè)人對(duì)檔案和檔案工作的整體認(rèn)識(shí)，檔案意識(shí)強(qiáng)弱，首先影響到檔案的保存和積累，檔案意識(shí)強(qiáng)，檔案保存完整，積累豐富，就會(huì)“有檔可用，有案可查”，否則就失去檔案的價(jià)值，其次影響到人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，檔案意識(shí)強(qiáng)，重視檔案的作用，在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，人們就會(huì)自覺(jué)地利用檔案，否則，就會(huì)“有檔不用，有案不查”。三是企業(yè)檔案管理水平。由于檔案數(shù)量大而信息分散，影響利用檔案的效率，而檔案利用者利用檔案時(shí)都有求快、求便、求準(zhǔn)、求全的心理，這就要求檔案工作者有較高檔案管理水平和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，使利用者能以最快的速度，最方便的途徑獲得最想要的，最準(zhǔn)確、最系統(tǒng)的信息。四是社會(huì)發(fā)展水平。不同的社會(huì)發(fā)展和發(fā)展水平，對(duì)于檔案利用的需要和可提供檔案利用的程度，受到很大的制約，應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)檔案開放，使普通社會(huì)公眾獲得利用檔案的權(quán)利，檔案的價(jià)值才獲得更充分的實(shí)現(xiàn)。
四、如何在企業(yè)實(shí)際工作中提高檔案的利用價(jià)值
企業(yè)檔案有價(jià)值，最終要產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，利用檔案可以減少勞動(dòng)消耗，節(jié)約勞動(dòng)時(shí)間，節(jié)省生產(chǎn)費(fèi)用，降低產(chǎn)品成本，利用檔案為技術(shù)改造，科研設(shè)計(jì)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，可以提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，利用檔案避免重復(fù)勞動(dòng)，減少損失或支出費(fèi)用，這些結(jié)果之所以成為現(xiàn)實(shí)，必然要經(jīng)歷檔案價(jià)值生成利用的過(guò)程，因此有效地把握這一過(guò)程，檔案價(jià)值就可能得到實(shí)現(xiàn)，從而產(chǎn)生最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，否則檔案價(jià)值就可能耗散。
根據(jù)以上所述，現(xiàn)以企業(yè)貫徹ISO9000國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（以下簡(jiǎn)稱貫標(biāo)）為例，在實(shí)際工作中如何提高檔案的利用價(jià)值談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：
1.企業(yè)貫標(biāo)作為提高質(zhì)量管理和質(zhì)量保證水平乃至企業(yè)管理水平的一個(gè)重要手段，而檔案管理作為基礎(chǔ)性管理工作的一個(gè)組成部分，提高檔案利用價(jià)值，應(yīng)做好基礎(chǔ)工作。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量體系中，文件資料和質(zhì)量記錄是質(zhì)量管理活動(dòng)的載體，也是外部認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核貫標(biāo)企業(yè)是否符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)之一。檔案管理應(yīng)把貫標(biāo)文件和資料作為管理和控制的組成部分，同時(shí)應(yīng)形成比較嚴(yán)格的管理規(guī)范和收集、分類、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的工作細(xì)則，對(duì)具有考查利用價(jià)值的貫標(biāo)文件、資料、記錄應(yīng)作為歸檔處理。
2.企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)整體的反映和記錄，貫標(biāo)文檔是企業(yè)質(zhì)量活動(dòng)的反映和記錄，具體表現(xiàn)在黨政群工作檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)管理檔案、科技工作檔案三部分。它是企業(yè)各類活動(dòng)的綜合產(chǎn)物，從縱向發(fā)展來(lái)看，它記錄了企業(yè)過(guò)去與現(xiàn)在的歷程，是企業(yè)歷史的縮影，同時(shí)也預(yù)示著企業(yè)的未來(lái)；從橫向的活動(dòng)來(lái)看，企業(yè)檔案是企業(yè)黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器管理、財(cái)務(wù)和干部管理各種職能活動(dòng)。在實(shí)現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)活動(dòng)中，形成有價(jià)值的文件材料整體，也是按照ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求必須具備的相關(guān)文件資料和記錄，從而確保質(zhì)量體系有效運(yùn)行。
[關(guān)鍵詞] 檔案信息化；醫(yī)院檔案；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 116
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）05- 0242- 02
檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，是體現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)與管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。檔案可以作為醫(yī)院的成長(zhǎng)歷程，而且也為后期發(fā)展提供借鑒作用。醫(yī)療事業(yè)是非常具有實(shí)際價(jià)值的工作，而檔案則成為了醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中收集的寶貴資源，是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展與提高專業(yè)水平的關(guān)鍵要素。
1 檔案信息化建設(shè)的必然性
檔案信息化建設(shè)使傳統(tǒng)檔案管理措施發(fā)生了很大改變，也改善了日漸復(fù)雜的醫(yī)患關(guān)系。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)化檔案管理工作，不僅會(huì)增強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的交流與溝通，也會(huì)增強(qiáng)患者與醫(yī)生的交流，對(duì)減少管理成本、優(yōu)化工作流程、提高工作效率起到了關(guān)鍵性作用。通過(guò)信息化檔案管理模式，為醫(yī)院信息資料提供了更加安全的環(huán)境，也提高了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)樹立醫(yī)院形象有很大幫助?，F(xiàn)代化信息建設(shè)基于電子計(jì)算機(jī)，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，建立符合新時(shí)代的管理與查詢方法，在第一時(shí)間內(nèi)收集所需的檔案資源，使信息化檔案管理得以實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際效益。
1.1 社會(huì)進(jìn)步的客觀要求
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)生產(chǎn)力進(jìn)步過(guò)程中產(chǎn)生的新要求，也是現(xiàn)代化醫(yī)院改革必然要做出的選擇，信息化檔案系統(tǒng)不僅需要滿足社會(huì)服務(wù)與管理的要求，也需要滿足新時(shí)期下醫(yī)院的管理要求，是直接體現(xiàn)出社會(huì)生產(chǎn)力進(jìn)步的客觀要求。醫(yī)院通過(guò)檔案信息化建設(shè)，充分利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的快速信息交互存儲(chǔ)功能，將需要大量人工操作的化驗(yàn)、繳費(fèi)、掛號(hào)、處方等工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞與共享得以實(shí)現(xiàn)，不僅節(jié)約了人力、物力，而且也實(shí)現(xiàn)了部門之間的有機(jī)結(jié)合，為醫(yī)院提高經(jīng)濟(jì)效益做出很大貢獻(xiàn)。通過(guò)信息化檔案系統(tǒng)，不僅使醫(yī)生處理相關(guān)問(wèn)題更加方便，也使病患的治療過(guò)程更加方便，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展提供支持。
1.2 提高醫(yī)院管理水平的內(nèi)在要求
社會(huì)正在逐漸步入信息化發(fā)展階段，各類規(guī)章制度不斷成熟，而檔案管理信息化水平也在不斷提高。目前我國(guó)的各大醫(yī)院都在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)造出新的醫(yī)療管理模式，使醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量與工作效率得到了很大的提高，全面改進(jìn)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理水平與服務(wù)能力。日漸成熟的圖像處理技術(shù)為建立醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)提供了技術(shù)支持，而信息化技術(shù)則使成本更加合理，將護(hù)理流程、臨床管理、經(jīng)濟(jì)核算、經(jīng)濟(jì)分析等管理內(nèi)容，完全進(jìn)行整合，幫助醫(yī)院建立完善的全面質(zhì)量管理平臺(tái)，滿足患者與領(lǐng)導(dǎo)層的需求。信息化醫(yī)院結(jié)構(gòu)改革使多種傳統(tǒng)管理方法發(fā)生了極大的改變，醫(yī)療體系信息化改革是加強(qiáng)管理衛(wèi)生工作、深化改革的基本點(diǎn)，而檔案信息化建設(shè)則提高了整體醫(yī)院管理水平，對(duì)優(yōu)化醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)，提高工作效率起到了關(guān)鍵作用。通過(guò)信息化的改革，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平得以提升，也為社會(huì)和患者帶來(lái)更好的服務(wù)。隨著管理人員的專業(yè)素質(zhì)不斷成熟，檔案管理工作將發(fā)揮出更大的工作效果，對(duì)醫(yī)院提高管理水平也起到了促進(jìn)作用。
2 檔案信息化建設(shè)思路
檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化醫(yī)院信息管理工作的重點(diǎn)，必須根據(jù)實(shí)際檔案情況制訂合理的信息化建設(shè)措施。
2.1 多樣化載體
在建設(shè)信息化檔案時(shí)，不能將其理解成電子信息，而且也不要完全拋棄傳統(tǒng)檔案管理方案的優(yōu)點(diǎn)，需要將兩者有機(jī)結(jié)合，使檔案管理更加多元化。例如，在管理重癥住院患者的檔案時(shí)，需要在信息管理系統(tǒng)中建立完善的病患病情資料，在準(zhǔn)備手術(shù)進(jìn)行、使用特殊藥品時(shí)，如果可能出現(xiàn)不良后果，必須使用紙質(zhì)材料，保證醫(yī)療事故或糾紛不會(huì)出現(xiàn)。而且切片、X光片、圖標(biāo)等物體，都可以成為檔案資料的載體，必須靈活進(jìn)行控制與管理。
2.2 信息豐富化
醫(yī)院需要處理的信息十分龐大，醫(yī)院系統(tǒng)每天都需要收集大量資料，所以檔案資料不能過(guò)度關(guān)注重點(diǎn)檔案，而是要從細(xì)節(jié)出發(fā)，控制醫(yī)院整體檔案系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)部門與領(lǐng)域之間存在的聯(lián)系，優(yōu)化檔案管理儲(chǔ)存體系，使檔案查詢和借閱更加方便。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須掌握全部的基礎(chǔ)資料，且病患個(gè)人資料是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，必須為病人嚴(yán)格保密檔案資料的具體情況，除非在與當(dāng)事人協(xié)商后，可以根據(jù)情況作為法律與科研方面的需求進(jìn)行使用。在控制好重點(diǎn)檔案后，也需要管理其他檔案，通過(guò)信息化檔案系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)等活動(dòng)，從多個(gè)方向保證檔案信息豐富化。
2.3 專業(yè)化管理
檔案信息化建設(shè)完成后，需要安排專業(yè)管理人員進(jìn)行管理，管理人員必須具有較強(qiáng)的管理知識(shí)，并且需要了解電子信息系統(tǒng)與各部門的特點(diǎn)。例如，在發(fā)生停電問(wèn)題或自然災(zāi)害的情況下，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行處理，找出停電問(wèn)題及災(zāi)害發(fā)生的事故原因，并且根據(jù)應(yīng)急處理措施，保證醫(yī)院可以正常運(yùn)行。
2.4 科學(xué)化管理
在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須選擇科學(xué)的管理方法，需要遵循真實(shí)、保密的管理原則，并且根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展需求，對(duì)人力資源、病人信息、文化建設(shè)方面的信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理工作。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并將其數(shù)據(jù)化，為院領(lǐng)導(dǎo)提供更加直觀的數(shù)據(jù)信息，方便領(lǐng)導(dǎo)層制訂相關(guān)決策，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展問(wèn)題制訂解決措施，為醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供支持。
3 結(jié) 語(yǔ)
建立完善的檔案管理信息體系，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院體系發(fā)展的必須要求，也是建立科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理體系中必不可少的環(huán)節(jié)。必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，完善檔案管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)的一體化管理體系，通過(guò)多種途徑獲得檔案信息資源。健全的檔案管理系統(tǒng)，可以使醫(yī)療、科研、教學(xué)工作更加順利地展開，也可以通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全醫(yī)院的信息交通，醫(yī)生可以在辦公室內(nèi)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，為醫(yī)院提供更好的服務(wù)，使醫(yī)院發(fā)展水平得到根本性提升。
主要參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校 檔案管理 措施
中圖分類號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： C 文章編號(hào)：1672-1578（2012)06-0249-01
學(xué)校檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，是學(xué)校各項(xiàng)工作及全體師生員工德、能、勤、績(jī)等的真實(shí)、全面的反映。隨著社會(huì)的發(fā)展、教育體制的改革，中等職業(yè)學(xué)校的發(fā)展遇到前所未有的機(jī)遇，這就要求檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不斷更新和完善。發(fā)揮出其重要作用。為了使學(xué)校檔案管理工作為學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮出其特有的功效和作用，應(yīng)該著重從以下幾方面加強(qiáng)工作。
1 要高度重視，加強(qiáng)管理
中等職業(yè)學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價(jià)值觀念、學(xué)校精神等的重要載體，一方面，可以為新時(shí)期中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，另一方面，也是學(xué)校自我形象和價(jià)值建設(shè)工作的重要組成部分，這就要求高度重視檔案管理工作，不要認(rèn)為學(xué)校工作主要是以教學(xué)為主，輕視檔案管理工作的錯(cuò)誤思想，這就要求學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視并采取有效措施加強(qiáng)檔案管理工作，在思想上要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和重要性，在行動(dòng)中要加大檔案管理方面的人員、資金投入和管理力度，并把檔案工作納入到學(xué)校發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制之中，努力讓全體教職員工增強(qiáng)建檔意思，形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。
2 制定和完善各種制度，使檔案管理工作有章可循
結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定和完善檔案管理制度，從學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié)，以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，認(rèn)真制定和落實(shí)各項(xiàng)制度，包括：《檔案室管理制度》、《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案資料收集員工作職責(zé)》、《檔案利用制度》等等，并責(zé)成專職檔案管理人員具體負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時(shí)要求學(xué)校各科室檔案資料收集員負(fù)責(zé)本科室檔案資料收集，做到職責(zé)明確、整理有序、歸檔及時(shí)，確保學(xué)校檔案管理工作的順利開展。
3 加強(qiáng)檔案管理的軟、硬件建設(shè)
軟件建設(shè)主要是指：一是人員配備上，學(xué)校要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識(shí)廣、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，工作作風(fēng)正的檔案管理人員，而且要求他們忠于職實(shí)、遵紀(jì)守法、確保檔案的絕對(duì)安全，由此可見(jiàn)學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合質(zhì)素的提高。學(xué)校要至少配備一名專職檔案管理人員，各科室要至少配備一名專職（或兼職）檔案資料收集員，只有這樣，通過(guò)團(tuán)結(jié)協(xié)作、齊抓共管，才能使各種檔案資料整理的齊全、完整和及時(shí)。二是檔案的收集、整理和歸檔立卷。學(xué)校的檔案種類繁多,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案等，這就要求工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)各種檔案要認(rèn)真對(duì)待，對(duì)所使用紙質(zhì)、幅面、尺寸規(guī)格等要按有關(guān)規(guī)定必須統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。特別是對(duì)上級(jí)下發(fā)的公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無(wú)日期等一定要認(rèn)真、仔細(xì)的檢查和核對(duì)。同時(shí)要求公文字跡要牢固清晰。各種記錄、簽字、批注等都應(yīng)使用規(guī)定的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下,電子文件也屬于檔案的一部分,由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別,電子文件通常以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是光盤保存。在使用光盤保存時(shí)，一定要選正規(guī)廠家生產(chǎn)并且質(zhì)量好的
硬件建設(shè)主要是指：存放檔案必須有專門庫(kù)房,并設(shè)有專柜便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生,庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光,以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。對(duì)于電子文檔在保存方面,要求光盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。因?yàn)槌睗駮?huì)使光盤片基霉變,所以環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)該控制在40%～65%,溫度應(yīng)該控制在14～24℃。此外，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)施已是當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作中必備的工作工具。
4 建立和健全檔案資料的借閱制度
企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分，它在多個(gè)方面有著不可忽視的重要性。
一、企業(yè)人事檔案對(duì)單位人力資源工作的重要性
企業(yè)人事檔案對(duì)單位人力資源工作的重要性主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
一是為企業(yè)的一些重大人事決策提供了必要的依據(jù)。通過(guò)充分閱研人事檔案，能夠詳盡了解每一位員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等，進(jìn)行綜合分析規(guī)劃，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，從而保證人力資源決策科學(xué)化、合理化。
二是提高人力資源使用效率和使用價(jià)值，合理進(jìn)行人力資源配置。隨著時(shí)間的推移，出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化等情況，人事檔案會(huì)隨著人員的流動(dòng)而不斷傳遞，檔隨人走是人事檔案的動(dòng)態(tài)特征，企業(yè)人員流動(dòng)相對(duì)較快，要謹(jǐn)防發(fā)生有檔無(wú)人或有人無(wú)檔的現(xiàn)象。人檔統(tǒng)一才能使人力資源得到最佳的配置，使人才在企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)崗位之間合理流動(dòng)。
三是能夠做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)谒瞄L(zhǎng)崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過(guò)查閱人事檔案進(jìn)行全面了解，主要內(nèi)容包括：道德品質(zhì)，工作經(jīng)歷，特長(zhǎng)、成績(jī)與貢獻(xiàn)等等，從而為企業(yè)進(jìn)行干部考察、任免、調(diào)配提供真實(shí)可靠有效的資料。
二、企業(yè)人事檔案對(duì)員工本人的重要性
有些員工認(rèn)為檔案存在單位，平時(shí)根本不接觸，對(duì)自己的意義不是很大，甚至個(gè)別職工認(rèn)為檔案可有可無(wú)，那事實(shí)真的如此嗎？
企業(yè)人事檔案對(duì)職工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如認(rèn)證身份、計(jì)算連續(xù)工齡、申報(bào)職稱、政治審查等等，在按規(guī)定出具有關(guān)證明（包括存檔證明、婚姻證明、學(xué)歷證明、家庭成員證明、出國(guó)證明），辦理退休等，都需要以人事檔案為依據(jù)。
三、企業(yè)人事檔案對(duì)社會(huì)信用體系建設(shè)的重要性
人是社會(huì)的基本單位，也是信用的提供者和接受者，因此個(gè)人信用體系是社會(huì)信用體系的必不可少的組成部分。人事檔案是個(gè)人信用信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況，可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評(píng)定職稱、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和退休手續(xù)、提供出國(guó)政審和涉外公證材料等，從而形成完整的個(gè)人信用基礎(chǔ)信息。
綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)人事檔案的作用并沒(méi)有在時(shí)展的背景下被逐漸弱化，相反，隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)和企業(yè)正在重新認(rèn)識(shí)企業(yè)人事檔案的重要性，從而對(duì)企業(yè)人事檔案的管理提出了更高的要求。
如何加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案管理，通過(guò)理論學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面著手：
一是啟動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。青島市政府在“十三五”規(guī)劃中明確提出要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化工作，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，在人事檔案管理中，也同樣需要加強(qiáng)制度的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全，檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
二是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)。人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員，由于企業(yè)的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。我們可以利用信息化手段，根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。
三是提高人事檔案管理重視程度，重視人才引進(jìn)、人員培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
四是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供人事信息服務(wù)。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】困難職工檔案；管理；思考
困難職工幫扶工作是縣市工會(huì)工作重要組成部分。困難職工檔案是指各級(jí)工會(huì)組織在對(duì)困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會(huì)工作檔案的重要內(nèi)容，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對(duì)于服務(wù)社會(huì)民生，對(duì)于工會(huì)依法維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定具有十分重要的意義。然而由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動(dòng)態(tài)性、替代性等特點(diǎn)，導(dǎo)致一些單位幫扶工作不精準(zhǔn)，影響了困難職工幫扶工作的開展，本文擬對(duì)縣市工會(huì)困難職工檔案工作管理，作幾點(diǎn)思考。
一、深刻認(rèn)識(shí)困難職工檔案工作的重要意義
困難職工檔案是工會(huì)組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會(huì)開展送溫暖和幫扶救助工作，向黨委政府反映困難職工的情況和推動(dòng)解決困難職工相關(guān)問(wèn)題的重要依據(jù)。建立和完善困難職工檔案工作，對(duì)于推進(jìn)工會(huì)維權(quán)職責(zé)，落實(shí)中央關(guān)于“十三五”期間有關(guān)改善民生問(wèn)題具有十分重要的意義。
（一）工會(huì)困難職工檔案工作是我國(guó)民生檔案工作的重要組成部分。民生檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、社會(huì)管理等涉民檔案。是社會(huì)管理活動(dòng)的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。當(dāng)前，我國(guó)正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，各種矛盾突出，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，社會(huì)貧富差距進(jìn)一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學(xué)致貧等現(xiàn)象比較突出，已成為工會(huì)維護(hù)職工合法權(quán)益工作的重要內(nèi)容，也是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)民生最突出的問(wèn)題之一。因此，工會(huì)在困難職工幫扶工作中形成的檔案材料，同樣是我國(guó)民生檔案的重要組成部分。
（二）困難職工檔案是工會(huì)精準(zhǔn)幫扶的重要保證。指出：“‘十三五’時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要努力在保障和改善民生、推進(jìn)扶貧開發(fā)等方面取得明顯突破”，這就提出了保障和改善民生效益問(wèn)題，如何提高效益，對(duì)于困難職工幫扶工作來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵是要做到精準(zhǔn)。精準(zhǔn)幫扶，是指通過(guò)對(duì)困難職工精準(zhǔn)識(shí)別，精準(zhǔn)幫扶，精準(zhǔn)管理，并建立其長(zhǎng)效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)幫扶成效的最大化。而要做到精準(zhǔn)幫扶，關(guān)鍵在于困難職工檔案的建立是否精準(zhǔn)、完整。
（三）困難職工檔案是工會(huì)制訂困難職工幫扶政策的重要依據(jù)。多年來(lái)，通過(guò)各級(jí)工會(huì)組織的不斷努力，困難職工數(shù)量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上，以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達(dá)470戶，尤其是新?tīng)顟B(tài)下困難職工呈現(xiàn)上升勢(shì)態(tài)，臨時(shí)救助戶也不斷增多。建立困難職工檔案，能準(zhǔn)確掌握困難職工底數(shù)，推動(dòng)職工最低保障制度，普惠困難職工，推動(dòng)職工幫扶工作制度化、規(guī)范化。如何制訂困難職工幫扶政策，幫扶計(jì)劃，幫扶措施，如何使政策更具科學(xué)性、實(shí)效性、針對(duì)性，最好的方法，就是根據(jù)困難職工檔案，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，尋求政策的最佳方案。因此，困難職工檔案是工會(huì)組織制訂幫扶政策的重要依。
（四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對(duì)困難職工的重視和關(guān)懷。工會(huì)是黨領(lǐng)導(dǎo)下職工自愿結(jié)合的工人階級(jí)群眾組織，是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會(huì)，實(shí)質(zhì)上工會(huì)是代表黨和政府關(guān)愛(ài)職工，幫扶職工。歷年來(lái)的困難職工檔案表明，工會(huì)做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對(duì)困難職工的關(guān)愛(ài)。
二、當(dāng)前困難職工檔案管理存在的問(wèn)題
困難職工檔案是近年來(lái)工會(huì)組織履行基本職責(zé)，開展幫困扶貧，提高幫扶效益，而新形成的檔案材料，時(shí)間短，還未納入工會(huì)和檔案部門統(tǒng)一規(guī)范，工會(huì)組織雖然出臺(tái)了一些管理文件，但僅限于作為幫扶依據(jù)的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關(guān)要求有一定的距離。
（一）檔案缺乏系統(tǒng)性。困難職工檔案，一般由困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔案材料；綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案，是指幫扶工作綜合統(tǒng)計(jì)檔案，包括困難職工戶數(shù)，家庭平均收入，致貧分析數(shù)據(jù)、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價(jià)值的材料，如黨政、工會(huì)出臺(tái)的困難職工幫扶政策文件，幫扶制度，各類幫扶會(huì)議，工會(huì)開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學(xué)、冬送溫暖”活動(dòng)等。三類檔案材料構(gòu)成了一個(gè)完整的綜合體系，缺少任何一項(xiàng)，就會(huì)導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性。而實(shí)際在建立困難職工檔案中，后二類材料或是缺乏，或是保存在工會(huì)其它文書檔案中，導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性，難以充分體現(xiàn)工會(huì)的幫扶工作狀況。
（二）原始檔案缺乏完整性。困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對(duì)象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息，收入狀況，困難程度，造成貧困原因，如下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等因素，還包含各類原始證件、單據(jù)等證明材料，如職工住院證明，醫(yī)藥支出發(fā)票、子女就學(xué)證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎(chǔ)，也是制訂幫扶政策，開展幫扶工作的主要依據(jù)。但由于基層工會(huì)對(duì)困難職工幫扶工作重要性認(rèn)識(shí)不足，在信息采集時(shí)不認(rèn)真，不仔細(xì)，導(dǎo)致部分項(xiàng)目信息不實(shí)，如家庭成員及其收入狀況，致貧原因等，收入狀況和困難描述不符邏輯性等，致使原始檔案缺乏真實(shí)性和完整性。 （下轉(zhuǎn)第119頁(yè)）（上接第107頁(yè)）
（三）歸檔缺乏規(guī)范性。困難職工立卷歸檔缺乏統(tǒng)一操作規(guī)范，許多縣市工會(huì)，困難職工原始檔案沒(méi)有按檔案的要求統(tǒng)一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒(méi)有按年度整理，沒(méi)有注明保管年限，沒(méi)有納入工會(huì)綜合檔案室管理和總工會(huì)全宗目錄。檔案往往由職工服務(wù)中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國(guó)總工會(huì)建立“全國(guó)工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”，各縣市有統(tǒng)一的困難職工服務(wù)電子信息平臺(tái)，但平臺(tái)只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會(huì)困難職工幫扶狀況，比較困難。
（四）歸檔立卷重復(fù)性。當(dāng)前縣市域不同困難群體的幫扶工作，由不同部門管理。困難職工由工會(huì)管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯(lián)管理，普通困難群眾由民政部門管理?；鶎訂挝话ㄉ鐓^(qū)、村，在年度上報(bào)困難群體信息時(shí)，缺乏統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，造成多頭上報(bào)，導(dǎo)致多頭存檔，重復(fù)存檔，重復(fù)幫扶，影響了幫扶工作的嚴(yán)肅性。
三、加強(qiáng)困難職工檔案工作管理的對(duì)策
（一）進(jìn)一步提升工會(huì)系統(tǒng)檔案意識(shí)，營(yíng)造困難職工檔案工作的良好氛圍。一是要在工會(huì)系統(tǒng)內(nèi)部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學(xué)習(xí)黨委政府關(guān)于加強(qiáng)困難群體幫扶工作的意見(jiàn)，增強(qiáng)做好困難職工檔案工作的自覺(jué)性。二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，提高困難職工建檔工作的業(yè)務(wù)水平。三是把困難職工檔案作納入工會(huì)重要工作內(nèi)容，并列入年度考核。
（二）建立健全困難職工檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，提高困難職工原始信息準(zhǔn)確性。一是明確縣市職工服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站和基層職工服務(wù)點(diǎn)為工會(huì)困難職工檔案管理的責(zé)任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)。二是明確各中心、站、點(diǎn)的工作職責(zé)，基層職工服務(wù)點(diǎn)的職責(zé)以采集困難職工原始信息檔案為主，按實(shí)填寫困難職工家庭申請(qǐng)表，并收集相關(guān)證明材料，并上報(bào)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站的職責(zé)以審核為主，對(duì)服務(wù)點(diǎn)上報(bào)的材料進(jìn)行審核，材料是否真實(shí)有效，材料是否符合邏輯，困難條件是否符合等，并上報(bào)縣市職工服務(wù)中心；縣市職工服務(wù)中心以復(fù)核、數(shù)據(jù)錄入，歸檔立卷為主。三是各中心、站、點(diǎn)明確一名工作人員，具體負(fù)責(zé)抓好檔案工作。
（三）規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質(zhì)量。一是制訂各類規(guī)章制度，制訂《困難職工檔案歸檔范圍》《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規(guī)定》《困難職工檔案年度更新與保存制度》等。二是把困難職工檔案納入工會(huì)檔案管理范疇，確定與工會(huì)檔案相應(yīng)的保管期限，處理好困難職工檔案相對(duì)獨(dú)立性與工會(huì)檔案綜合性的融合問(wèn)題。三是加強(qiáng)與有關(guān)困難群體幫扶部門的溝通和協(xié)調(diào)，在檔案數(shù)據(jù)錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)行資源共享，對(duì)重復(fù)建檔的困難職工，及時(shí)調(diào)整處理，避免檔案重復(fù)性。四是加強(qiáng)對(duì)困難職工的動(dòng)態(tài)管理，以年度為界限，對(duì)在檔困難職工情況進(jìn)行一次了解，對(duì)已脫貧、不符合困難職工條件的，退出困難職工檔案管理系統(tǒng)，其紙質(zhì)檔案按規(guī)定歸檔。
（四）加強(qiáng)困難職工檔案信息化建設(shè)，建立三個(gè)檔案載體。一是傳統(tǒng)檔案載體。即按常規(guī)檔案管理規(guī)定，按困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三類進(jìn)行歸檔，按年度納入工會(huì)檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)困難職工檔案進(jìn)行掃描作數(shù)字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲(chǔ)存在縣市虛擬檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以通過(guò)鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數(shù)據(jù)焱絡(luò)體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國(guó)工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國(guó)總工會(huì)的“全國(guó)工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況，工作單位或入學(xué)學(xué)校，工資收入，家庭成員平均收入，健康狀況，致貧原因等，能快速查閱當(dāng)年度困難職工個(gè)人基本情況，還可通過(guò)數(shù)據(jù)處理，分析了解當(dāng)年度困難職工分布情況、家庭結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、收入結(jié)構(gòu)、就業(yè)結(jié)構(gòu)、致貧主要因素等，為工會(huì)制訂幫扶政策，開展幫扶活動(dòng)提供依據(jù)。
總之，困難職工檔案既是工會(huì)工作檔案的重要組成部分，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分，做好困難職工檔案工作，對(duì)于工會(huì)精準(zhǔn)幫扶，依法幫扶，維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，具有十分重要的意義。
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