發(fā)布時間：2023-07-09 08:55:02
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案合規(guī)管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、公文制發(fā)是推進檔案管理工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文制發(fā)的質(zhì)量，影響和決定著檔案管理工作規(guī)范化、標準化的進程。因此，在公文制發(fā)中必須要打好規(guī)范化、標準化工作基礎(chǔ)，以提高檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理工作實行規(guī)范化、標準化做好前期工作。首先，公文在用紙規(guī)格上要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化工作打下堅實的基礎(chǔ)。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標，就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
三、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證
【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法
人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務，以及各自應負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
一、合同檔案建立的必要性
著名法學家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進行記載和規(guī)范，當運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進建議
（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼耍炞趾蜕w章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作?；蛘邔嵭薪y(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關(guān)理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統(tǒng)化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻】
[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務,2011(S1):104.
[關(guān)鍵詞] 會計檔案；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02
檔案管理是新農(nóng)合的基礎(chǔ)工作，是新農(nóng)合基金支付和參合農(nóng)民費用報銷補償?shù)闹匾罁?jù)和憑證，做好新農(nóng)合檔案管理工作是保障新農(nóng)合基金安全和健康發(fā)展的重要保障，也是落實科學發(fā)展觀，關(guān)注民生，加強社會主義新農(nóng)村建設和構(gòu)建和諧社會的具體體現(xiàn)，因此必須加強對會計檔案管理工作的認識，認真研判其發(fā)展趨勢及問題，推動會計檔案管理走上規(guī)范化、科學化道路。
1 會計檔案的收集與整理
會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等4個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。
1.1 會計憑證
它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應行存款余額調(diào)節(jié)表等。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。
1.2 會計賬簿
它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內(nèi)容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。
1.3 會計報表
分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。
1.4 其他會計核算資料
屬于財務業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
2 會計檔案形成與保管
（1）上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內(nèi)容。這些的會計檔案收集整理應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
（2）當年形成的會計檔案，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。
（3）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。
（4）保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派人到指定地點監(jiān)銷。
3 會計檔案管理中存在的問題
3.1 會計檔案立卷不規(guī)范
有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
3.2 會計檔案保管不規(guī)范
有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
3.3 會計檔案監(jiān)督機制不完善
一是會計信息披露進程中的政府監(jiān)管不足，準則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率；會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善，一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，又要收取審計費用，對被審計單位依賴性強；另一方面注冊會計師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機制，部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差。
3.4 計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡安全及會計軟件存在隱患
首先，計算機系統(tǒng)由許多部分組成，每個部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統(tǒng)的自身安全和保護功能非常薄弱，網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運行并發(fā)揮作用，會計軟件對經(jīng)濟業(yè)務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。
4 會計檔案管理存在問題的解決措施
4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制
由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
4.2 規(guī)范會計檔案立卷
裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表” 。
4.3 規(guī)范會計檔案保管
已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。
4.4 規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理
各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導。
4.5 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
4.6 完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)
實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據(jù)《會計檔案管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
4.7 加大會計檔案的監(jiān)管力度
【關(guān)鍵詞】財務檔案；管理工作；高校
高校檔案管理作為高校內(nèi)部反映經(jīng)濟業(yè)務最為重要的參考資料，同時也是保存高校歷史發(fā)展以及記錄高校實際經(jīng)濟情況的重要證據(jù)，是整個高校檔案重要的組成部分之一。對于高校而言，其檔案的全面性、真實性以及準確性直接左右這高校教育事業(yè)前進的步伐，隨著二十一世紀我國經(jīng)濟社會的逐步發(fā)展，高校的財務檔案管理工作也逐漸成為了高校檔案管理中的一大重點。如何才能完善高校財務管理，并且有效提高相應的管理效率，是目前所有高校面臨的一大重點問題。
一、高校財務方面檔案管理工作的具體內(nèi)容
我國財務管理的會計檔案主要包括了以下幾大常規(guī)類別：a、會計憑證類；b、會計賬薄類；c、財務報告類；d、其他類；e、電算方面會計檔案；同時還包括了一些非常規(guī)類檔案，分別是：a、在每年都會做出一份數(shù)據(jù)庫的備份資料；b、在進行財務管理軟件（系統(tǒng)）升級時所留下的老數(shù)據(jù)庫備份資料；c、由財會系統(tǒng)管理員做出的系統(tǒng)管理維護方面的記錄信息；d、其他被存檔的相關(guān)數(shù)據(jù)資料以及有關(guān)數(shù)據(jù)信息。
二、就目前財務檔案管理中所出現(xiàn)的問題分析
（1）對于財務檔案管理方面的意思還有待加強
前文中曾經(jīng)提及財務管理工作的具體意義就在于為現(xiàn)實服務，為歷史記錄，但是由于目前高校財務管理相關(guān)的工作人員數(shù)量較少，同時所需要負責的任務量相當繁重，當進行財務檔案有關(guān)資料的手機或是整理時，常常得不到應有的重視，高校對于財務管理工作重要性的認識還極為低下，工作意識還有很大的上升空間，所以導致一部分的檔案被無故損毀或是缺失。
（2）財務檔案管理方面的工作人員業(yè)務水平較低，達不到具體工作要求
就目前而言，各高?；旧蠜]有財務檔案管理工作的專業(yè)性人才，基本上是由會計人員進行兼任，他們沒有受過檔案相關(guān)的業(yè)務知識培訓，同時在經(jīng)驗上，也有極大的缺乏，這些根本原因?qū)е滤麄冊谶M行財務檔案管理工作時對于檔案相關(guān)工作標準以及要求不清楚，更不懂得檔案有關(guān)的操作規(guī)程，經(jīng)過整理得出的檔案案卷整體質(zhì)量低下、分類不具備科學性以及不具備復查的意義。這樣不但使得財務檔案在以后的尋找中極為不方便，同時也使得這些資料在以后可能會隨其他資料而被無故處理。
（3）財務檔案相關(guān)機構(gòu)設置不夠嚴謹，不具備基本的規(guī)范性
所謂的財務檔案方面的管理機構(gòu)，其意義在于：是對整個檔案管理工作的有效保證，同時也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市場而言，許多學校在實際工作中并沒有對此機構(gòu)進行詳細有效地設置，在對于類似工作的同時，仍然是由其他部門的人員兼任處理。由于財務檔案管理工作中的不具體，機構(gòu)設置方面的不規(guī)范，使得財務檔案方面的管理工作受到極大地影響。
三、相應的解決辦法概述
（1）對高校進行檔案管理方面的教育，使其認識檔案管理的基本性質(zhì)以及重要性
對于財務檔案相關(guān)的領(lǐng)導階層而言，必須使其提高對財務檔案的認識，并且對財務檔案管理的有關(guān)工作提高重視程度，積極著手與建立完善、健全的財務檔案管理系統(tǒng)。同時必須依照本高校的實際規(guī)模對高校檔案管理機構(gòu)進行一定詳細的設置。并且制定出詳細有效地管理目標，明確各部分間的具體責任內(nèi)容，處理好檔案管理工作的大事小事。
（2）提高相應的管理人員綜合素質(zhì)
對高校財務檔案管理相關(guān)工作人員而言，其必須具備一定的素質(zhì)涵養(yǎng)以及工作能力，同時還必須具備一定程度的法律意識以及法律認識。在對于相關(guān)工作人員的選擇上，必須選擇綜合素質(zhì)突出、個人工作能力極強的人員來進行相關(guān)的檔案管理工作。對已有工作人員，進行一定的財務檔案管理方面的教育培訓，提升工作水平，增強他們的檔案管理保密意識以及責任意識。
（3）必須設立針對性較強的財務檔案方面的管理機構(gòu)
如果擁有了高素質(zhì)以及高能力的管理人員之后，就必須建立一套具備一定規(guī)范性以及針對性的財務檔案方面的管理機構(gòu)，合理實施管理目標責任制，并且將相關(guān)的管理標準歸納到對工作人員的年度考核標準之中。通過一系列的賞善罰惡的獎懲措施來提高工作人員的積極性。
（4）建立專門的資料保管庫房
對于財務檔案的存儲，必須按照國家有關(guān)規(guī)定建立專門的庫房進行儲存工作，如果某些高校不具備單獨興建庫房的能力，那么也必須將庫房與辦公室、閱覽室有效的區(qū)分開來。同時加強對檔案管理相關(guān)的硬件設施，進行庫房建設的同時，必須保證建成后具備一定的防范措施：防火、防盜、防塵、防霉等具體防范內(nèi)容。并且制定出相關(guān)的庫房管理政策，禁止與相關(guān)管理工作無關(guān)的人進入其中，有效的保證庫房內(nèi)檔案的安全，同時對財務檔案可能受到的自然損害進行防范，以保證資料的完整性。
（5）建立一定完整的信息化管理系統(tǒng)
隨著時展，必須將信息化與與財務檔案方面的管理工作有機的結(jié)合在一起，必須將財務檔案方面的管理工作重心逐漸向信息化靠攏，建立一套具備一定獨立性以及精確程度的信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)財務檔案相關(guān)信息有網(wǎng)可查、有網(wǎng)可存，這樣即方便了對于檔案的歸類、儲存，同時對于日后的查找也帶來的極大程度的方便性。
四、小結(jié)
總而言之，為了順應二十一世紀高速發(fā)展的市場經(jīng)濟，各高校必須對自身財務檔案管理工作進行一定程度的強化，對相應的管理辦法、手段進行一定的優(yōu)化，努力培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)、高能力的財務管理人才，提升本校整體的財務檔案方面的管理水平，增強相關(guān)的憂患意識，對財務檔案的潛在左右以及具體內(nèi)容進行充分的發(fā)揮，使其可以更好的為高校服務。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：技改技措檔案 完整規(guī)范 管理
隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應不了企業(yè)發(fā)展的需要。為了解決這個問題，企業(yè)只有對現(xiàn)有設施進行技術(shù)改造，通過采用新技術(shù)、新工藝、新設備、新材料努力提高產(chǎn)品質(zhì)量，促進產(chǎn)品升級換代，降低能耗和原材料消耗，加強資源綜合綜合利用和治理污染等，提高社會綜合經(jīng)濟效益和實現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴大再生產(chǎn)。 這個生產(chǎn)建設活動過程中產(chǎn)生的檔案便是技改技措檔案。
技改技措檔案管理是指國家對企業(yè)投資的基礎(chǔ)能力建設項目、研保條件建設項目和批生產(chǎn)能力建設項目等專項技改項目以及本企業(yè)自籌資金建設的技改技措項目從立項到國家以及本企業(yè)驗收過程中所形成檔案的全過程管理。企業(yè)技改技措項目檔案是企業(yè)技改技措工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強技改工程質(zhì)量控制，以及工程日后維修、改建、擴建等具有重要作用。
技改技措項目檔案由于投資大、建設工期長、工種多，檔案資料多種多樣，管理難度很大。如何確保技改技措檔案管理的規(guī)范、完整，筆者認為只有明確部門和人員的職責范圍，制定嚴格的管理規(guī)章制度，加強檔案收集歸檔、整理組卷等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規(guī)范。
一 、 技改技措項目檔案工作的基本原則
企業(yè)的技改技措工程是一項復雜的企業(yè)生產(chǎn)建設活動，它所產(chǎn)生的項目論證、立項、報批、批復等文件；各項設備儀器的招標采購，調(diào)試運行維修等文件；工程建設審批，勘察設計、實施到竣工驗收過程中形成的文件；以及以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業(yè)內(nèi)部計劃部門、設備部門、儀器部門、基建部門、 科技信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，筆者認為最重要的就是要有一個牽頭單位實行自上而下的責任保證體系和監(jiān)督管理體系，這就是企業(yè)技改技措檔案工作的基本原則。
企業(yè)的技改技措項目檔案管理應該實行集中與分散管理相結(jié)合的管理體制。技改技措項目檔案包括科研檔案、設備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作要納入到企業(yè)計劃部門所牽頭的技改技措項目檢查、協(xié)調(diào)、考核、組織驗收等全過程的管理工作。企業(yè)檔案部門應對其它部門的檔案管理工作進行督促和指導。
為確保技改技措項目檔案歸檔工作的及時有序，企業(yè)計劃部門應在下達技改技措項目計劃的同時，向各有關(guān)檔案管理部門通知相關(guān)內(nèi)容，比如此次技改技措項目所牽涉的設備儀器的名稱、數(shù)目，基本建設工程的內(nèi)容等，檔案人員心中有數(shù)，檔案管理從收集開始就有序進行，切實做到檔案管理與項目建設同時起步。
技改技措項目檔案的驗收工作是工程驗收中很重要的一項內(nèi)容。計劃部門通知各部門驗收時間后，各相關(guān)部門的檔案管理人員應按時間節(jié)點對其管理的檔案進行整理、統(tǒng)計，然后向企業(yè)檔案部門提交報告，檔案部門進行匯總后，向計劃部門提交本次技改技措項目檔案管理總結(jié)報告，各相關(guān)單位檔案管理人員接受審查組對技改技措項目檔案的現(xiàn)場驗收。
二 、確保企業(yè)技改技措項目檔案規(guī)范管理的對策
1． 建立完善的歸檔制度。技改技措項目檔案中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實施期間所歸檔案不夠完整規(guī)范。比如在設備儀器檔案的管理中，由于相關(guān)技術(shù)人員的不重視，經(jīng)常會出現(xiàn)前期招標文件、合同以及后期檢測運行維修過程中技術(shù)報告的丟失和遺漏等，都是檔案歸檔的不夠完整規(guī)范的具體表現(xiàn)。
針對這個問題，企業(yè)應根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況制定切實可行的技改技措項目檔案管理制度，作為指導監(jiān)督技改技措項目檔案管理的執(zhí)法依據(jù)。使相關(guān)技術(shù)人員在工程管理的每一個環(huán)節(jié)中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推委扯皮，從而保證技改技措檔案歸檔的完整規(guī)范。 其次，結(jié)合工程項目施工進程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關(guān)單位人員的職責范圍、工作標準及考核措施，加強對相關(guān)技術(shù)人員的考核，將檔案管理納入每一位員工的績效考核范圍，增強工作責任心，也便于監(jiān)督、檢查和管理。
2．加強企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的檔案管理培訓。由于企業(yè)技改技措工程量大、施工時間長、所涉及的部門和人員多等特點，如果技術(shù)人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業(yè)關(guān)于技改技措工程檔案的相關(guān)要求了解不深，就會直接影響技改技措檔案的規(guī)范管理。要解決這一問題，企業(yè)的檔案部門應該組織本企業(yè)與技改技措工程相關(guān)的專、兼職檔案員以及設備、基建、科技部門相關(guān)技術(shù)人員參加技改技措項目檔案管理培訓，使相關(guān)人員進一步理順技改技措項目檔案管理的工作思路和方式方法，對于與技改技措工程檔案相關(guān)的管理規(guī)定、編制規(guī)范等技改技措項目檔案管理標準有進一步的理解和認識，提高全員的檔案意識，為技改技措項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎(chǔ)。
3．加強各基層單位檔案管理人員對技改技措項目檔案認識，強化管理，加強工作責任感。技改技措項目檔案在企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著非常重要的作用，檔案管理人員在項目建立之初，就要重視檔案的收集歸檔工作，認真學習有關(guān)企業(yè)技改技措項目制度，對工程管理的每一個環(huán)節(jié)進行認識和了解，這樣才會在檔案收集方面變被動為主動，為檔案的完整規(guī)范打下基礎(chǔ)。其次，在檔案整理方面嚴格按照技改技措項目檔案管理制度執(zhí)行，比如整理組卷時封面、標簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規(guī)格，目錄的制作等，按照統(tǒng)一的標準執(zhí)行，切實做到技改技措項目檔案的齊全、完整、規(guī)范。
三、結(jié)語
總之，技改技措項目檔案作為近年企業(yè)檔案重要的組成部分，如何加強規(guī)范管理，直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和再生產(chǎn)。只有制定嚴格的管理規(guī)章制度，明確企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和人員的職責范圍，加強檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規(guī)范，使技改技措項目檔案在企業(yè)的現(xiàn)代化建設中發(fā)揮其應有的作用。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：教學評估；教學檔案；規(guī)范化管理
教育部對普通高等學校實施本科教學工作水平評估目的在于重點檢查被檢高校教育教學質(zhì)量和整體運行情況，督促各級政府加大對高等學校的投入，推動高校深化改革，真正達到“以評促建、以評促改、評建結(jié)合、重在建設”的目的。
《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》對高校本科教學工作的評估指標體系做出了明確的界定，所有這些指標體系的支撐材料例如學校的辦學條件、管理水平、教學質(zhì)量、辦學效益等方面材料都集中體現(xiàn)在高等學校的教學檔案材料之中，在教學評估中，通過實地考察，通過對辦學指導思想、師資隊伍、教學條件及利用，教學建設與改革、教學管理、學風、教學效果等各類教學檔案材料的查看，對各項指標進行定量分析，不僅可以為評估提供最有說服力的證據(jù)，而且可以把學校圍繞教學中心工作所取得的成績系統(tǒng)而準確地再現(xiàn)出來，把學校教學工作中的一個個閃光點和特色展示出來，以便專家組更好地、全面準確地了解學校的辦學過程，對學校的辦學情況做出全面客觀的評價。完整、充實、豐富的教學檔案資料在教學評估中的作用是其它任何資料都不可替代的.教學檔案材料是否完整、充實，不僅反映了學校的整體辦學和管理水平，而且可能直接影響著教學評估的結(jié)果。所以我們說教學檔案的規(guī)范化管理是教育評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，教育評估即依賴于教學檔案，又能促進加強教學檔案的規(guī)范化管理建設，提高教學檔案的管理水平。
我們?nèi)绾伟盐战虒W評估的契機，進一步加強教學檔案的規(guī)范化管理呢？
1 應轉(zhuǎn)變觀念，深入強化檔案意識
教學檔案是高校檔案管理和建設的重要組成部分，是反映一所學校當時的教育教學秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價值和保存價值，學校各級領(lǐng)導必須引起足夠的重視并采取必要的措施加大管理和建設力度。要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，要以唯物辯證法等科學方法論為指導，注意綜合運用科學合理的行政管理方法、思想教育方法以及必要的經(jīng)濟管理手段來對教學檔案進行管理；要依據(jù)教學檔案工作中的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的活動，努力培養(yǎng)廣大師生員工的檔案意識，特別是要強化主管教學工作和教學管理部門的領(lǐng)導的檔案意識。重點宣傳檔案法制思想，有效貫徹《檔案法》和有關(guān)學校檔案管理制度，使依法治檔的觀念深入到師生員工的腦海意識中去，為實現(xiàn)教學檔案規(guī)范化管理打下良好的思想意識基礎(chǔ)。
2 應加強組織領(lǐng)導，建立各級責任制，協(xié)調(diào)理順工作關(guān)系
應建立起必要的組織機構(gòu)和教學檔案管理和建設制度，明確各級各類檔案管理人員的任務和職責，確定各類教學檔案的內(nèi)容、保存的范圍和時限；必須明確學校主管領(lǐng)導是教學檔案管理的一級責任人，教務處和各教學單位負責人是二級責任人，教學秘書是第一層次的執(zhí)行人，各科室及教研室主管人員是第二層次執(zhí)行人的制度。實施必要的定期檢查驗收制度和獎懲制度，把教學檔案的管理和建設納入各級領(lǐng)導目標責任管理之中。
教學檔案前期工作大都由教務管理人員兼職承擔，負責教學檔案的工作人員能否正確處理好教學管理和檔案管理的工作關(guān)系，直接影響到教學檔案規(guī)范化管理的效果。教學管理與檔案工作相輔相成，聯(lián)系十分密切，因此負責檔案工作的教學管理人員必須兼顧兩方面的工作，理順工作關(guān)系，通過科學規(guī)范化的工作程序和處理方法，及時有效地完成職責范圍內(nèi)的各項工作任務。
3 應積極應用現(xiàn)代辦公技術(shù)，推行教學檔案管理的現(xiàn)代化
當今人類社會正步入一個利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)數(shù)字化的全新時代，作為原生信息的檔案，與時俱進，實行現(xiàn)代化管理勢在必行，但從具體的高校本科評估實踐看，大部分高校的檔案管理方式還停留在運用傳統(tǒng)的檔案管理方式上，信息化管理手段明顯滯后。教學檔案的規(guī)范化管理還必須依賴于工作方法的改進和現(xiàn)代辦公技術(shù)的應用。隨著高校擴招和高校教育體制改革的深入，教學管理人員工作量不斷增多，仍依靠長期沿襲的人抄手寫的方式去處理日常教務工作和管理教學檔案，就不可能從繁雜的事務中解脫出來。因此，積極應用現(xiàn)代辦公技術(shù)和設備，依托計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)教務檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高教學檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與教學檔案管理相結(jié)合，是實現(xiàn)教學檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。
學校應在教學事業(yè)經(jīng)費中撥出?？钣糜诮虒W檔案管理的現(xiàn)代化建設，投入必要的物質(zhì)條件，不斷更新管理手段，積極應用現(xiàn)代化的管理手段，高校教學檔案管理和建設納入規(guī)范化、科學化、制度化管理軌道。
4 應努力提高教學檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)
要加強校內(nèi)管理人員政治思想學習和業(yè)務知識培訓，強化責任人對執(zhí)行人的有效監(jiān)督管理，密切同其他院校的業(yè)務交流和學習等。分管教學檔案的教務工作人員及其他教學單位相關(guān)人員應當努力提高自身的檔案業(yè)務素質(zhì)，利用各種培訓機會，學習檔案專業(yè)知識，學習檔案法規(guī)標準，認認真真地將教學檔案管理好，并采取有效的措施，圍繞教學改革和管理的任務要求，大力開發(fā)教學檔案信息資源，主動為廣大師生員工做好檔案信息服務，不斷提高自身工作水平和工作能力。
5 應依照國家檔案法規(guī)科學整理檔案
學生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，有著其他檔案不可比擬的地位和價值。隨著學生檔案工作的不斷演變，學生檔案已不僅僅是高等學校在招收學生、錄取登記、學籍管理等活動中直接形成的記載性材料，更是反映高校學生在校期間參與社會實踐活動、建立黨團組織關(guān)系及就業(yè)分配等情況的重要信息資源。加強學生檔案信息的利用和管理，對于促進教育教學改革、幫助學生就業(yè)以及實現(xiàn)學校整體管理目標都有著極其重要的意義。尤其從學生角度來看，高校對學生檔案管理工作的重視為莘莘學子對其檔案的查詢與利用提供了廣泛的途徑。而從當前檔案管藏的整體現(xiàn)狀及未來長久的管理目標來看，加強和改進高校學生檔案的管理既符合當前“以人為本”、“重視民生檔案”的價值理念，也有利于實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理，同時更是實現(xiàn)高校學生檔案管理體制科學化、規(guī)范化的重要途徑和保障。
二、高校學生檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題
作為新時期指導我國高校檔案工作管理的規(guī)范性文件――《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱辦法）終于在2008年8月由教育部以27號令形式出臺了，這對于全面提升高校檔案工作管理有著至關(guān)重要的意義。
以往的高校檔案比較注重黨群關(guān)系、行政人事關(guān)系、社科關(guān)系及財會類檔案材料的規(guī)范與管理，但對于作為高校的最廣泛主體的學生檔案的立檔、存檔工作卻沒有引起足夠的重視。新頒布的《辦法》在歸檔屬類中增設了“學生類”檔案，并詮釋了其主要內(nèi)容。這是我國第一次將學生檔案作為獨立的基本類別向世人展示，此舉既適應了我國人事制度改革的需要，更是對傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理模式的突破和挑戰(zhàn)。
縱觀各高校學生檔案管理的現(xiàn)狀，盡管新《辦法》已實施了六年多，但依然存在墨守成規(guī)、置之不問的現(xiàn)象，甚至有些地方在管理上還處于比較混亂的狀態(tài)?，F(xiàn)就高校學生檔案管理所面臨的諸多問題簡單的進行一下陳述。
（一）高校學生檔案管理無序，歸檔材料不齊
盡管新《辦法》已明確將學生檔案納入高校檔案工作的一部分，但到目前為止，國家相關(guān)部門并未提供可操作性的規(guī)定，致使各大高校在檔案管理部門和管理人員的分配上出現(xiàn)無序和缺乏。如有的高校將學生檔案歸招生辦或就業(yè)辦管理，有的將檔案歸各院校、系部自己管理，甚至有的直接將其放入檔案管理室即可。有時候即使檔管部門確定了，檔管人員也會由于其身兼數(shù)職的特殊身份，而缺乏相關(guān)培訓經(jīng)歷與專業(yè)檔管技能。孰不知在這種不受重視的高校檔案管理體制下，又豈能形成一套科學化、規(guī)范化的檔案管理制度和工作流程呢？不僅如此，高校在學生檔案的收集、整理方面也沒有統(tǒng)一的要求和標準，這勢必會造成歸檔材料的可用度不高和殘缺不齊的惡狀。
（二）高校學生檔案管理手段滯后、利用率低下
目前，大多數(shù)高校學生檔案屬于手工操作，管理模式尚未脫離原始狀態(tài)，檔管內(nèi)容也多以紙質(zhì)材料為載體，不但工作效率低下，手段滯后，同時也給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大障礙。比如在招生錄取階段，許多高校新生檔案的收集整理工作需要投入眾多人力物力，工作量大且繁瑣，極易出現(xiàn)錯誤。尤其在畢業(yè)前后，正是高校生檔案轉(zhuǎn)遞、查詢的高峰階段，由于許多地區(qū)的高校尚無專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，校方無法為用人單位提供全面的學生檔案信息，甚至沒有明確的檔案查詢途徑，以致學生檔案的利用率極為低下。近年來，隨著網(wǎng)絡招生錄取工作的廣泛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案，大大提高了學生檔案的管理水平及操作使用價值，于此同時也節(jié)約了大量的人力物力財力，實現(xiàn)了校方、企方與學生三者間的“互利共贏”。所以加速學生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐成為了高校擴招特別是實現(xiàn)就業(yè)渠道多元化的必經(jīng)之路。
（三）高校和師生對學生檔案管理均不夠重視
在現(xiàn)代教育體制下，一方面高校領(lǐng)導和教育工作者更注重的是教育教學及人才培養(yǎng)工作，對學生檔案管理體系建設的投入嚴重不足，而對于學生檔案的管理現(xiàn)狀也沒有引起足夠的認識，使整個高校的檔案管理工作處于無“專人”管理甚至“放任自流”的狀態(tài)。需要特別強調(diào)的是，目前仍存在“非專業(yè)”學生檔案管理人員在“非專業(yè)”的管理技術(shù)和環(huán)境下從事著“非專業(yè)”的管理行為，使得檔管工作處于淡漠輕視、消極被動、得過且過的惡性循環(huán)之中。另一方面，高校學生自身檔案意識淡薄，對個人的檔案不聞不問，甚至多年后都不知道其檔案置在何處，直到考研或參加工作后對方要求提供時才記起打電話查詢檔案去向。由于檔案自身的私密性、機要性和時間限制性，轉(zhuǎn)遞查詢?nèi)舫较拗茥l件就會導致檔案資料查詢失效甚至遺失。故長期以來，高校學生檔案便經(jīng)歷了由最初的“亂檔”再到“死檔”，最終被淪為“空檔”的悲苦命運，而且這一現(xiàn)象還有進一步擴大的趨勢。
三、當前解決高校學生檔案管理工作的途徑和要求
針對當前我國高校學生檔案管理體制與制度混亂、專業(yè)管理人員缺乏、管理方式落后以及檔案不受重視的現(xiàn)狀，并達到學生檔案“檔如其人”的管理目標，就必須通過以下方式實現(xiàn)高校學生檔案管理工作的科學化、規(guī)范化。
（一）重視學生檔案管理，提高學生檔案意識
高校學生檔案管理是一項繁瑣而細致的工作，它是體現(xiàn)學生個人信息材料真實性、延續(xù)性、完整性的重要保證。所以要實現(xiàn)學生檔案工作的科學化、規(guī)范化管理，就必須先從思想上和制度上加以重視。國家相關(guān)部門應在《檔案法》指導之下，從學生檔管工作的現(xiàn)狀出發(fā)，進一步制定相關(guān)的實施細則，確保學生檔案管理工作有據(jù)可依。另外，高校應對全體師生進行《檔案法》相關(guān)內(nèi)容的教育和培訓，多開展講座活動，加強個人檔案知識的宣傳力度，讓檔案管理人員和師生全面提高檔案意識，認真填寫、變更和備份關(guān)于檔案的每一項內(nèi)容。而且，校方還要加強檔案管理部門與各系部之間的聯(lián)系，認真收集學生信息、拓寬材料范圍、充實檔案內(nèi)容，杜絕歸檔材料泄漏，以保證檔案信息及相關(guān)材料的真實性、完整性、規(guī)范性。
（二）豐富檔管人員的管理知識、提高其管理技能
高校學生檔案的管理離不開檔案職能部門的科學化、規(guī)范化的管理機制與服務理念，更離不開檔案管理人員堅實的業(yè)務知識和專業(yè)技能。只有專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務知識過硬、管理能力較強的管理隊伍，才能滿足學生檔案逐步社會化與信息化發(fā)展的要求。故此，高校應設立特別崗位聘用專職人員來管理學生檔案，加強對專職檔管人員的培訓，通過業(yè)務交流、進修等方式，積極為檔管人員提供學習和進修的機會，豐富其檔管理論基礎(chǔ)知識，熟練使用計算機等現(xiàn)代化檔案管理設備，以提高其管理學生檔案的整體水平和業(yè)務技能，為日后檔案的信息化、科學化管理提供扎實的技術(shù)支持。
（三）加強高校學生檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的建設
【關(guān)鍵詞】勝任力 城市建設檔案管理企業(yè) 績效考核
勝任力是現(xiàn)代人力資源管理績效考核的主要依據(jù)和實施前提，它關(guān)注影響員工績效的潛在的深層次特征，能將績效優(yōu)異者和績效一般者區(qū)分開來，甚至可以預測員工未來的工作績效。城市建設檔案管理企業(yè)作為城市建設的重要組成部分，其績效考核研究對于規(guī)范企業(yè)運行、提高企業(yè)整體人力資源隊伍素質(zhì)以及企業(yè)經(jīng)濟效益等有著重要作用和意義。為此，本研究從新興的勝任力研究出發(fā)，以期為城市建設檔案管理企業(yè)績效考核提供新的方法。
一、勝任力的內(nèi)涵及與績效的關(guān)系
勝任力的概念最先是由美國心理學家戴維·麥克利蘭于1973 年在《測試勝任力而非智力》一文中提出的。他認為組織在人員選拔和甄選中采用的傳統(tǒng)智力測驗、性向測驗、學術(shù)測驗以及等級分數(shù)等測試手段，不能預測其從事復雜工作和高層次職位工作的績效，以及在生活中能否取得成功；同時這種測試手段對某些特定人群也不盡公平。他認為勝任力是個人的一些潛在特點，它包括動機、個性特點、自我形象、價值觀、知識和技能，這些潛在的特點促成了個人有效或卓越的工作績效。
勝任力具有以下三個重要特征：績效關(guān)聯(lián)性，與員工未來的工作績效緊密聯(lián)系；動態(tài)性，與工作情景聯(lián)動；可區(qū)分性，能夠區(qū)分優(yōu)秀業(yè)績者與普通業(yè)績者。由此可見，勝任力概念從一出現(xiàn)就和工作績效之間存在著必然的聯(lián)系，將勝任力導入城市建設檔案管理企業(yè)績效考核管理中，更能從深層次探討個人特質(zhì)對其業(yè)績的影響。
二、城市建設檔案管理企業(yè)績效考核存在的問題
由于城市建設檔案管理企業(yè)出現(xiàn)得比較晚，人員考評體制相對滯后，員工素質(zhì)參差不齊，同時由于該類起企業(yè)往往依附于城市建設的相關(guān)單位，因此使得貴陽市城市建設檔案管理企業(yè)的績效考核和指標體系都到受多種體制性因素和客觀性因素的影響，歸納總結(jié)起來我國城市建設檔案管理企業(yè)員工績效考核存在的問題主要有以下幾個方面。
（一）崗位職責不明確
由于貴陽市城市建設檔案管理企業(yè)成立較晚，因此很多企業(yè)的崗位說明書不配套，崗位職責不清，不能科學判斷員工和崗位的匹配程度，從而對員工進行績效考核時，缺乏依據(jù)。
（二）績效考核方式不科學
目前城市建設檔案管理企業(yè)對員工績效考核時由于部門之間溝通少，員工之間相互不熟悉，很難做到公正、客觀；受中國人的中庸思想和內(nèi)斂的作風，怕矛盾、怕沖突，給對方考評時追求無差別趨同，普遍給高分，使得考核失去意義。
（三）績效管理缺乏相應的支撐
由于缺乏對績效管理重要性和系統(tǒng)性認識，城市建設檔案管理企業(yè)績效考核一般沒有專門的考核部門。員工間進行評價時， 只要根據(jù)主觀印象打分，草率了事，這樣造成的結(jié)果是各部門都不積極配合，使得企業(yè)績效考核工作更加困難。
三、基于勝任力的城市建設檔案管理企業(yè)績效考核建議及對策
在分析目前城市建設檔案管理企業(yè)績效考核存在的問題基礎(chǔ)上，參考相關(guān)勝任力和人力資源管理理論以及借鑒國外城市建設檔案管理企業(yè)和其他公司基于勝任力的績效考核方案規(guī)劃的成功經(jīng)驗和模式，從以下幾個方面提出了加強和改善目前城市建設檔案管理企業(yè)勝任力績效考核規(guī)劃方案質(zhì)量的建議和對策。
（一）確立勝任力導向在企業(yè)績效考核體系中的戰(zhàn)略地位
從城市建設檔案管理企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的實施要求和業(yè)務職能核心競爭力提升的角度出發(fā)，并采取相關(guān)的輔措施和配套方案，確保該項戰(zhàn)略能夠得到有效的貫徹和實施，以提升其對于城市建設檔案管理企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略和服務戰(zhàn)略的支撐能力。例如將勝任力與員工的薪酬及職位晉升方案掛鉤，將效益機制和效率機制引入到內(nèi)部考核之中，根據(jù)員工的價值創(chuàng)造進行比例性分配，從而激活企業(yè)內(nèi)部人力資源管理的活力和創(chuàng)新機能。
（二）提高對于城市建設檔案管理企業(yè)崗位職責和價值創(chuàng)造細分和評價的質(zhì)量
結(jié)合城市建設檔案管理企業(yè)工作崗位技術(shù)性強、業(yè)務綜合優(yōu)化需求高以及安全性要求高等特點，根據(jù)其業(yè)務運作流程和機制確定崗位的價值創(chuàng)造流程，以提高服務滿意度為導向細化崗位職責，從而為崗位勝任力的績效考核系統(tǒng)的制定準備堅實的基礎(chǔ)業(yè)務數(shù)據(jù)支持?，F(xiàn)代城市建設檔案管理企業(yè)的布局優(yōu)化和輸送策略等等業(yè)務崗位對于員工素質(zhì)的要求非常高，技能也比較綜合化，不同崗位之間的價值貢獻也不相同，因此要對這些崗位業(yè)務體系做出相應的定量化考核方案。
（三）根據(jù)職位要求確定一般勝任力和特殊勝任力績效標準
基于勝任力冰山模型外顯和內(nèi)隱部分的勝任力內(nèi)容制定績效標準，首先。一般勝任力績效標準包括職位必須的各種知識、技能，這些標準隨著個體從事不同工作性質(zhì)的變化而變化，是完成績效目標的最基本要求，可以通過專業(yè)、學歷等確定；其次，特殊勝任力績效標準主要是達到優(yōu)秀績效目標所具備的價值觀、態(tài)度、個性等個體的內(nèi)在期望和動力，這些標準不應隨工作性質(zhì)的變化而變化。這些標準的確定可以通過行為事件訪談法，制訂完成績效目標的高績效者的特殊勝任力特征。
