發(fā)布時間：2022-01-31 15:29:04
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購部經理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
二、調查研究公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應渠道和市場變化情況，供需心中有數。指導并監(jiān)督下屬開展業(yè)務，不斷提高業(yè)務技能，確保公司物資的正常采購量。
三、審核年度各部呈報的采購計劃，統籌策劃和確定采購內容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應。
四、要熟悉和掌握公司所需各類物資的各稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產地。檢查購進物資是否符合質量要求，對公司的物資采購和質量要求負有領導責任。
五、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。
六、按計劃完成公司各類物資的采購任務，并在預算內盡量減少開支。
七、認真監(jiān)督檢查各采購員的采購進程及價格控制。
八、在部門經理例會上，定期匯報采購落實結果。
九、每月初將上月的全部采購任務完成及未完成情況逐項列出報表，呈公司總經理及財務部經理，以便于上級領導掌握全公司的采購項目。
關鍵詞:工程公司;材料管理;內部環(huán)境
中圖分類號:F540文獻標識碼:A
文章編號:1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工項目成本管理中的一個重要組成部分，材料管理水平的高低將直接影響到施工企業(yè)的成本、利潤。在企業(yè)管理科學化、規(guī)范化、經濟利益最大化的新形勢下，企業(yè)間競爭日趨激烈，對材料管理也提出了更高的要求，就優(yōu)化企業(yè)內部管理環(huán)境而言，必須根據實際需要，逐步完善購、運輸、驗收、保管、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié)，為材料的采購管理、供應商管理、材料的生產耗用管理過程中控制方法的有效運用提供一個良好的運行環(huán)境，為企業(yè)預定目標的實現奠定基礎。
一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購管理體系
1.完善材料管理制度。為適應市場變化的需要，工程公司應該頒布《材料管理辦法》、《材料招標采購辦法》、《現場材料管理辦法》等規(guī)章制度。強化材料的歸口管理，分類分級負責材料運作各個環(huán)節(jié)，使得各個部門有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采購預算規(guī)劃。工程公司的財務部門、工程技術部門以及工程實施部門應該合理溝通協調并及時傳達信息，制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進行科學的采購計劃提供數據;為合理地選擇供應商提供資料;為工程及時地對材料的生產耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據。
3.嚴格規(guī)范材料采購審批制度。一般來說，采購審批制度的完善對企業(yè)的業(yè)績有著積極的影響。工程公司對采購業(yè)務審核分以下幾步進行:
(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時，注明每種材料的名稱、供應商情況、購買含稅價及稅率等內容一起呈交技術部門和財務部門。財務部門根據所掌握的信息，對材料的價格、計劃采購量進行認真平衡比較;技術部門則對材料的性能、配比情況加以認定。然后兩個部門共同協作，采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報符合備選方案，則加蓋“審核”章。反之，提出改進方案或否定此采購計劃。最后報相關經理批準，審批后計劃方可執(zhí)行。
(2)貨到后的查驗。保管員負責核對材料采購計劃、合同、質量證明、票據等憑證。發(fā)現品名不對、質量不當、數量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時，有權拒收并匯報。對達不到質量要求的材料，按規(guī)定實行退貨或折價處理。該辦法防止了在計劃執(zhí)行過程中“質劣價高”問題的發(fā)生。
(3)票據結算前稽核。會計人員對入庫單和票進行審核登記，稽核無誤后加蓋財務章，并報相關經理簽字。
(4)要求企業(yè)每名采購員都要有業(yè)務記錄手冊，對自己經手的業(yè)務包括供貨單位名稱、材料名、價格、質量、付款方式等都應一一詳細記錄，一旦發(fā)現問題，便可以追溯責任到人。
4.加強材料采購機制的內部牽制。內部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關系，屬于企業(yè)內控制度的一個重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責任牽制。(1)體制牽制。組織機構控制是內部控制的基礎控制，是其他各項控制能否成功和有效的關鍵。(2)程序牽制。注重程序控制，其關鍵是注意內部牽制組織的設計，不相容職務的分離，以防止差錯，特別是舞弊的發(fā)生。(3)責任牽制，內部控制承擔的相應責任。加強材料采購機制的內部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責任牽制這三方面明確各級各人員的權限與義務，杜絕各種暗箱操作。
5.結合市場情況采用科學合理的采購管理方式。工程公司在實施采購過程中應該實行雙采購員采購制度。質量責任制度與采購核查制度相分離，采購與定價制度相分離。形成符合本企業(yè)特點的追求效益最大化的價格自控、聯合和監(jiān)控機制。
二、實施適應市場施工特點的材料計劃管理方式
工程公司各施工項目單位應該根據計劃工程進度提出各個施工階段的總體用料計劃申請表。實施要以年度、半年度計劃為預測，季度、月份計劃為依據，遇有設計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性計劃管理方式。同時，為適應施工生產多變的形勢，現行材料計劃可縮短編制周期，增加編制次數，實施動態(tài)管理。為提高計劃的準確性，要求計劃人員注意收集各方面信息，分析、預測材料市場情況，提高企業(yè)的調控能力、快速反映能力，密切部門協作。材料計劃的編制實施是財務部門、技術部門、計劃部門、工程實施部門協同配合的結果。因此，要實現材料計劃的全面性、準確性、及時性和預見性，工程實施部門應加強與技術、計劃部門、財務部門之間的協作。材料計劃要以施工計劃為基礎，以施工技術部門提供的備料計劃為依據，及時掌握施工進度和工程信息，及時變更調整材料計劃，同時計劃部應對工程材料計劃的及時性和準確性負責。各部門之間相互協作各負其責，共同提高材料計劃的實用性。
三、完善材料質量控制體系
工程公司要認真貫徹落實質量責任制，加強質量管理基礎工作，健全質量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購工作程序，并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購標準化、程序化管理要求，重點落實材料驗收制度和可追溯性制度;在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環(huán)節(jié)，把質量體系標準落實到崗位和責任人，做到工作有記錄、考核有依據。加強質量信息資料管理及項目部的各項基礎工作，確保工程材料采購質量。
四、建立完善的材料供應商檔案
1.合理地選擇供應商。為了確保供應商選擇的合理性，應該建立供應商具體情況的檔案。檔案內容應該包括以下一些內容:供應商的地理位置、經營能力、財務能力、設備與技術能力、準時交貨能力、產品質量、行業(yè)聲譽與地位、服務水平等。然后，根據建立的檔案，合理地對已有的信息進行運用，建立起適合本企業(yè)的指標體系，對供應商進行科學地、綜合地評價。由于這些指標的重要性，企業(yè)平時要注意合理地維護供應商檔案，定期地對供應商檔案進行更新。
2.采用ABC分類方法，對供應商進行合理的管理。建立供應商檔案后，工程公司可根據供應商與本企業(yè)進行業(yè)務往來的資金額度和相關資料，對供應商進行分類。對不同類型的供應商采用不同的管理方法，這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財力。
3.優(yōu)化本企業(yè)供應商的結構。不斷優(yōu)化工程公司的供應商體系，實行對A類供應商建立長期合作、互榮互利的關系;對B、C類供應商，采用適當引進新的供應商，保持適度的競爭、優(yōu)勝劣汰。這樣，有利于把握到市場的動態(tài)，保證材料優(yōu)質優(yōu)價的供應。
五、建立價格信息資料庫
首先，工程公司應該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息，并及時向工程公司下屬的項目部信息，從而使企業(yè)的資源得到共享。其次，各項目部也要在當地進行廣泛深入、細致的資源調查，摸清當地的材料供給能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節(jié)性變化對供給能力的影響及價格浮動規(guī)律。再次，可通過網絡信息、刊物及其他媒介收集信息，以充實采購部門的信息中心資料庫;還可以由本企業(yè)派駐人員到重點項目施工地，反饋施工地區(qū)的價格變動信息和有關優(yōu)惠政策。經多方采集的信息資料匯入資料庫，提供給價格論證小組，經篩選論證和綜合平衡確定出當期的采購價格，供各項目采購人員和相關部門使用。這樣采購供應工作就能在占有可靠消息的基礎上避免盲目采購，也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎。
六、建立計算機管理系統
運用現代化的計算機管理系統加強材料管理，通過兩個系統來實現，一個是材料價格系統，另一個是現場材料管理系統。材料管理系統包括三大部分:材料價格采集、分析和查詢。采集系統是根據工程行業(yè)特點，制定多材料價格統計方法，通過市場調查，實地采購方式收集各種材料的信息，保存各種信息記錄。分析系統是將收藏的材料價格按分公司制定的方法，將統計分析得出材料的加權平均價格(或市場價格)，并可提供各種材料進行分類管理，為企業(yè)有關人員提供可靠、準確的價格信息。查詢系統，實現材料數據的遠程檢索，并增加了一些輔助功能。其中包括材料價格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
現場材料管理系統包括數據采集、查詢、統計等功能。采集系統主要完成材料管理各項數據的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫單、出庫單、材料價值單，錄入盤點數。查詢系統主要完成全年各項數據的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數)、查價格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。
七、建立考核與激勵機制
在工程公司的材料管理過程中，應建立嚴格的考核機制和激勵機制，定期進行總結考核。根據材料管理各個環(huán)節(jié)中易出現的問題，制訂材料管理考核辦法和考核標準，主要包括材料基礎管理、材料計劃管理、材料領用、材料現場管理、回收復用修舊利廢、指標完成、管理創(chuàng)新等七個方面，實行百分制，可按考核側重點不同賦予不同的權重?？己藢嵭性驴己藘冬F制度，定期考核后兌現獎勵或處罰，對發(fā)現的違規(guī)違紀行為要嚴肅處理。每月末根據對各單位材料考核得分情況并對照獎懲標準進行考核兌現，與基層管理技術人員浮動工資掛鉤、與機關材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤，進一步增強全體員工的節(jié)約意識;實行基層單位材料與工資的捆綁結算，全額互補，進一步促進了大家養(yǎng)成“節(jié)約材料就是增加工資、浪費材料就是降低工資”的觀念。
參考文獻
[1]路仲希.路基工程施工[M].北京:中國鐵路出版社，2005.
[2]鄭連慶.建筑工程經濟與管理[M].廣州:華南理工大學出版社，2007.
一、國企財務管理及內部控制體系建設的必要性
（一）有效提升管理的質量及水平
在國有企業(yè)發(fā)展的過程中，財務管理以及內部控制體系的關聯性較為緊密，但是也存在的問題較多，所以，在財務管理工作以及內部控制工作建立的過程中，會出現一些不均等的現象。但是，在制度實踐時，可以有效的提升企業(yè)的管理質量，從而為企業(yè)的經濟化發(fā)展起到促進性的作用。
（二）有效強化企業(yè)外部抗風險能力
國有企業(yè)在建立及運營的過程中，企業(yè)內部管理質量的優(yōu)劣性，與企業(yè)外部風險的控制有著直接性的聯系。尤其是在新時期國有企業(yè)制度深化的過程中，通過財務管理制度以及內部控制體系的建立，可以充分發(fā)揮制度管理的關聯性。因此，可以發(fā)現，通過內部管理制度的優(yōu)化可以為外部抗風險能力的優(yōu)化奠定良好的基礎。
二、國有企業(yè)財務管理及內部控制的發(fā)展現狀
（一）管理者的管理意識較為薄弱
國有企業(yè)在發(fā)展的過程中，存在著一種普遍性的現象，就是管理者的意識較為薄弱，對制度實施重視度不夠，產生這些現象的主要原因可以分為以下幾點：首先，國有企業(yè)中的管理層人員對于內部控制理念的認識不全面，而且對自身經營目標的建立也存在著不理解的現象，從而導致在內部控制理念建立的過程中出現體系不全面的現象。其次，國有企業(yè)中各級員工，對于財務管理制度沒有進行有效性的分析，導致財務管理制度成了擺設。這也就是造成企業(yè)管理內容出現停滯現象的核心原因。
（二）財務管理與內部控制存在脫節(jié)現象
隨著社會經濟的不斷發(fā)展，一些國有企業(yè)已經認識到財務管理以及內部控制制度的關聯性，以及在企業(yè)發(fā)展中的重要意義。但是，在內部控制理念建立的過程中，卻很少分析企業(yè)發(fā)展的實際情況，只是一味的沿用傳統的財務管理理念，這種現象的出現就為企業(yè)內部管理及財務控制理念的建立造成了一定的影響。與此同時，在一些國有企業(yè)管理中，財務管理以及內部控制模式會出現矛盾沖突，從而嚴重的影響了監(jiān)督管理機制的建立，使財務管理與內部控制出現脫節(jié)的現象。
（三）存在制度執(zhí)行能力差的現象
國有企業(yè)在發(fā)展的過程中，責任及權利不統一會導致執(zhí)行能力出現一定的偏差性。在實踐的過程中，企業(yè)的內部控制制度與企業(yè)人員的執(zhí)行能力存在不相符的現象，這種現象的出現也是導致責權不統一的主要原因。而在經濟發(fā)展的過程中，很多國有企業(yè)已經認識到存在的因素，但是，在制度調整的過程中，會受到改革管理理念的制約。
三、國企財務管理與內部控制體系的建構路徑
（一）建立長效性的企業(yè)內部控制體系
國有企業(yè)要想在社會發(fā)展的過程中，及時順應時代的發(fā)展，就應建立有效性的企業(yè)內部控制制度。
首先，應該優(yōu)化內部控制的流程，通過對國家法律規(guī)定內容的分析，結合企業(yè)的實際情況，優(yōu)化企業(yè)內部的風險控制以及提高風險管理部門核心理念，形成一套完善性的企業(yè)內部控制流程，明確人員的基本職責，按照制度實施財務管理以及內部控制，從而減少人為因素為企業(yè)發(fā)展帶來的風險，提高工作效率。
其次，要逐漸完善企業(yè)內部控制的制約性機制，在優(yōu)化企業(yè)北部控制措施的過程中，不能僅分析某一特定的事件，而是應該根據企業(yè)的發(fā)展現狀，建立連貫性的控制措施理念，從而與企業(yè)的經營及管理理念進行有效性的結合，實現科學化的監(jiān)督管理經營理念，為企業(yè)經營活動的建立營造良好的發(fā)展空間。
（二）強化企業(yè)內部控制的審計監(jiān)控制度
在國有企業(yè)的發(fā)展過程中，為了逐漸優(yōu)化國有財務管理與內部控制體系的構建，就應該強化企業(yè)審計工作的建立。
首先，優(yōu)化企業(yè)內部審計工作的控制。國有企業(yè)在建立及發(fā)展的過程中，內部審計工作的建立是保證企業(yè)科學化發(fā)展的重要手段之一，同時也是企業(yè)內部控制理念建立中核心性的內容，在審計工作建立的過程中，能夠逐漸強化會計監(jiān)督管理機制的建立。在這些制度理念實施時，可以保證企業(yè)內部審計工作的獨立性運行，而且，在實施的過程中，也制定了定期審計以及專項業(yè)務的審計理念，可以及時發(fā)現企業(yè)財務管理及內部運營中發(fā)生的變化，從而在根本意義上保證企業(yè)經濟發(fā)展的安全性、完整性。與此同時，在審計工作建立的過程中，其原有的審計重點發(fā)生的變化，通過工作時間的分析可以發(fā)現，轉變?yōu)槭轮袑徲嬕约笆虑皩徲?；而在工作內容上分析，將核心性的內容轉變?yōu)閮炔靠刂茍?zhí)行審計。從而為國有企業(yè)內部審計的管理提供有效性的工具。
其次，促進外部審計監(jiān)督工作的建立。國有企業(yè)在強化內部設計工作的過程中，也應該通過政府的力量保證內部控制制度的有效性執(zhí)行。企業(yè)應該通過內部控制完成自我評估，出示對外的相關報告，主要包括無重大問題報告以及有重大問題報告等內容，然后，再通過外部的中介審計部門對企業(yè)內部控制進行系統性的審計，制定出評估報告，從而使企業(yè)對自身的發(fā)展建立其科學性的發(fā)展理念，逐漸優(yōu)化內部控制系統的建立。對于注冊會計師而言，在企業(yè)運營的過程中也會降低自身的風險，強化企業(yè)的內部控制，從而為企業(yè)發(fā)展建立的風險出現的因素，并提高企也運行的相關效率，為國有企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎。
（三）運用現代化財務管理制度完善內部控制體系
在企業(yè)經濟化發(fā)展的過程中，通過現代化財務管理理念的建立，應該選擇科學化的財務管理機制，優(yōu)化企業(yè)集團與分企業(yè)之間的集權管理理念，優(yōu)化分權的制度實施內容。企業(yè)在適度集權的基礎之上，應該建立合理化的權、責、力相結合的制度管理理念，通過對企業(yè)總體制度的分析，對不同的管理部門制定適應性的經濟發(fā)展理念，從而確定出不同的經濟職能。對于國有企業(yè)中的財務管理部門而言，應該加強經營決策以及成本控制等制度的建立，通過多樣化內部控制制度的建立，優(yōu)化企業(yè)的財務管理行為，從而為國有企業(yè)的財務管理制度的安全化運行提供有效性的解決措施，同時也實現現代化的財務管理理念。
1、 倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規(guī)格;
(2)平均每月消耗量;
(3)庫存數量;
(4)最近一次訂貨單價;
(5)最近一次訂貨數量;
(6)提供本次訂貨數量建議。
經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況，要向主管領導匯報。
2、 部門新增物品的采購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批后,連同 “采購申請單”一并送交采購部，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.
3、 部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：
如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規(guī)格;
(2)最近一次訂貨單價;
采購管理制度及操作流程
一、總則
為了規(guī)范公司采購行為，降低公司經營成本，特制定本辦法。
二、管理體制
公司可設立專門的采購部門，具體負責公司采購業(yè)務。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設備的采購，均應符合本辦法的原則精神和采購工作規(guī)程。
公司采購實行集中與分散相結合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購，由采購部門統一辦理;低值、小額或限額以下的采購，由使用的部門各自辦理。
公司實行成批和零星采購相結合體制。
四、根據年度經營計劃，測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃，每年進行1~2次的成批采購;
五、年度物資計劃難以概括，或市場供求變化導致物資需求計劃改變的，可在年度中進行多交的零星采購。
六、貫徹五適方針，即以最適當的價位、在適當的時間、從最適合的地點，購進適當品質及適當數量的物料。
七、采購計劃與申請
根據公司年度經營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現有庫存情況，可以制定年度采購計劃預案。
根據年內生產進度安排、資金情況和庫存變化，相應制定半年、季度或月度的具體采購計劃，該計劃按期滾動修訂。
公司年度采購計劃須經總經理辦公會議批準實施，半年、季度采購計劃須經總經理審批，月度采購計劃變化不大的經總經理劃主管副總核準。
根據采購計劃制作的采購預算表，以一式多聯方式提交，分別經采購部經理、主管副總、總經理按權限簽批核準。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標準時，可即進提出采購申請，并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施采購。
八、采購實施
采購部收到請購單或采購計劃被批復后，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇。對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。采購詢價獲準后，采購員即與供應商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經采購主管和主管副總經理批準。重大采購合同須經公司律師審核和工商部門鑒證。采購合同經雙方簽章生效后，采購員按合同付款進度，向財務部申請借款，及時向供應方支付定金和各期貨物。采購員按合同交貨進度，及時催促供應方按時發(fā)貨。收到托運單據或提貨憑單后，即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質量、數量或重量，相符后簽收。如發(fā)現貨物品種、數量或重量與合同不符，質量經檢測與合同約定標準不符，采購購員可拒絕接收或將貨物退回供應方。對貨物品種、質量、數量與合同不符的，采購員及進告知供應方，并就退貨、經濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，并持有關發(fā)票和提貨憑證到財務部銷帳。采購員負責對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表，分類監(jiān)控、跟催。采購員對缺貨、不明供應商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應及時上報主管處置，尋找替代品或變更生產計劃。
九、其他
1.采購部應采取有效措施，完成公司下達的降低采購成本的指標，或達到采購目標成本。
2.采購員密切關注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，趨勢預測，提出最有利的采購時機。
3.采購部分分析主要物料的采購成本及構成，掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本的比重，對有關費用重監(jiān)控。
4.采購部選擇運輸方式，應考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較后選定方式。
5.會同財務部確定貸款分期付款和結算方式，協商使用賒購、商業(yè)票據，減少公司采購和庫存資金的占用。
十、采購部對采購員的如下工作行為進行考查、評價：
采購目標成本的完成情況;
采購合同履約率和違約程度;
采購成本節(jié)約額或損失額;
采購物料質量合格率;
價格波動情況;
供應商穩(wěn)定性和開拓供應商新情況;
廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購員業(yè)績檔案，作為考績依據，并作出相應的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由采購部解釋執(zhí)行，經公司總經理辦公會議批準生效。
采購流程
1. 采購經辦人在物品申請單或采購定單內需填寫所購物品的估算價格、數量和總金額。
2. 各采購經辦人在采購之前必須把物品申請單或采購定單交到財務部進行審核，報總經理審批后，方能進行采購。
3. 采購物料定單必須寫上公司統一規(guī)定PO單號報總經理審批后復印一份交與財務。
采購方式
1. 集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2. 長期報價采購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3. 每年第一個月重新審定上年度供應商，與供應商洽談需兩人以上進行，并對供應商評審，且作出相關評審記錄。
采購實施
1.物品申請表批準簽字且到財務部備案后，辦理借支采購金額或通知財務辦進匯款手續(xù)。
2.采購人員按核準的采購定單或物料申請表向供應商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入倉手續(xù)。
采購付款方式
1.審批程序復雜，整體效率偏低
公司依照職能劃分各部門，對于生產效率的提高是有利的，但正因為如此，將只能細致準確的劃分，易致使公司各部門之間協調能力低下，各部門互不相關各自為政。使各部門業(yè)務的交叉部分處于無人監(jiān)管也無人敢管的狀態(tài)，公司內部“自私”風氣見長，各部門為減少承擔責任而相互推諉，降低公司效率與利潤，影響公司運轉。
2.采購模式選擇不夠謹慎
集中采購與分散采購是一個不可或缺的選擇，單純的某一種采購模式并不能滿足企業(yè)的需求。園林施工企業(yè)所需的材料多種多樣非常復雜，企業(yè)就需要對原材料所需的不同進行選擇不同的采購模式。一些工程招標過程中，本著低利潤打造樣板工程為目的，以只比成本價高一成的情況下招耍卻未能成功獲得該工程，經多方面調查究其原因亦是對采購模式分配不合理，沒有恰當的對各原料進行分類及對其采購模式的選擇，使公司近乎不賺錢的成本價遠高于中標公司，降低了公司利潤，對公司競爭力與綜合實力造成影響。
3.采購流程存在漏洞
企業(yè)的采購路程過于繁瑣會降低企業(yè)采購效率，適當的監(jiān)管審批流程，可以減少腐敗的發(fā)生幾率，然而過的流程，則會減緩企業(yè)采購效率，使員工之間推卸責任，且讓員工明顯的感覺到企業(yè)對自己的不信任感，降低企業(yè)團結力。而企業(yè)采購計劃的不準確也會給企業(yè)帶來不可估量的損失，中小企業(yè)采購種類翻多復雜，個項目之間所需的材料比重也各不相同，這就導致采購計劃更加的難制定，容易導致采購部門員工因懶惰而以過去的慣例對采購計劃進行制定，因此而使企業(yè)造成經濟損失。
4.缺乏完善的供應商選擇機制
中小企業(yè)或與一個供應商長期合作，但缺乏監(jiān)管制度無法保證采購材料質量，使供應商易與投機取巧、以次充好?；蚬緹o長期合作對象，原材料每次采購采取同樣的流程，臨時抱佛腳采購價格不一，且在對于供應商選擇是，也只是經過簡單的市場調研，各部門經理簡單商議后呈報總經理直接決定，最重要的決定指標是單一的價格。由此使供應商的選擇缺乏科學合理性，造成公司資源的浪費。
5.權力過度下方，監(jiān)管力度過小
采購部經理對本部門一切活動具有決策權，但經理分身乏術無法完成所有工作，因此采購部門經理應根據本部門內部人員不同的分工及能力等因素，進行工作的合理安排，將部分權力下放。但是，在權力下放的同時，亦加強監(jiān)管力度，在權利增大的同時承擔起相對應的責任，既要給部門人員一定的自由，也要有相對應的監(jiān)督防治腐敗。如公司近年來所用工具在固定數額以下的購買由采購部人員自行購買，因此在近幾年，工具上報的損壞率不斷提升，工具購買方面的支出也不斷提高，這就是明顯的權力下放的同時，缺少監(jiān)管機制而造成的腐敗現象，最后給公司造成了經濟損失。
二、解決對策
1.優(yōu)化采購管理系統
通過一些中小企業(yè)現階段情況來看，在其供應商管理，質量控制等方面均需要改進。將優(yōu)化采購系統流程為首要目標，根據公司情況，將其中重復浪費環(huán)節(jié)去掉，適當是采購管理流程簡潔化。降低審批環(huán)節(jié)浪費時間，對采購環(huán)節(jié)中物流進行控制，降低在該環(huán)節(jié)所需資金介于運輸時間。
采購組織應由采購部門為主導，其他部門參與提出意見并提供所需的幫助，如若，各部門只是單純的“各司其職”，自掃門前雪，工程部只管工程，財務部只管財務，則公司很容易由于各部門協調不當或缺少意見而決策不當造成經濟損失。
對各部門職責合理分配，將各環(huán)節(jié)細化分配到各人，且加強各部門之間交流共同協作，以保證采購環(huán)節(jié)順利進行。對采購管理系統的設計，需根據本公司實際情況，進行有側重點的設計創(chuàng)新、分清主次，由此才可使設計流程對公司是有益處的，而非倒使公司利益降低。
2.加強各部門職責意識
采購部經理擁有決定權，對各環(huán)節(jié)進行統籌，是采購環(huán)節(jié)高效率運作，加速企業(yè)發(fā)展。將對產品的需求與產品成本相結合進行綜合分析，以提升產品價值的同時降低成本并滿足企業(yè)需求，使該工程所需的產品功能與產品價格多種組合之中，選擇最優(yōu)的方案，降低企業(yè)成本；工程部提品細節(jié)要求，對供應商提供的產品進行審核是否符合要求，確保供應商交付的產品符合工程需求；財務部在采購流程中提供相關財務知識，以防供應商有機可乘，避免公司不必要的經濟損失。
3.建立供應商篩選機制
供應商的選擇對于企業(yè)采購管理系統來說是至關重要的，直接對企業(yè)工程質量及工程成本造成影響。在供應商的選擇中應進行靈活有珍貴性的選擇，進行市場調研，多方面實力綜合對比，進行實地考察，了解企業(yè)真實經濟實力、生產環(huán)節(jié)是否滿足企業(yè)需求，對供應商企業(yè)全面考察、多方面了解；且選定多家備選供應商，增加企業(yè)談判籌碼，以備企業(yè)從中選擇對企業(yè)所需產品而言，高質量、低價格、綜合實力可完整提供所需產品的供應商，避免因供應商選擇失誤而給企業(yè)帶來影響，應雙方互利互惠共同發(fā)展。
4.規(guī)避風險
注意公司企業(yè)內部信息交流，保證信息準確性與時效性，在充分調查市場并進行實地考察，并建立暢通有效的市場信息渠道，了解其年度生產力與國家政策等，將市場變化考慮在內，最后對各所需產品價格進行預測，制定所需產品價格上限。
為防止人員，因公司漏洞而中飽私囊，對公司錢財發(fā)生貪污行為，與供應商相互勾結索取回扣，造成公司不必要經濟損失的風險；故對采購部門人員分工明確，進行職責細化，明確采購人樂隊供應商選擇標準，并嚴格規(guī)定采購質量及采購價格，相關人員直接對其負責，層級之間互相監(jiān)督，由采購部門經理對部門所產生的一切行為負責。
參考文獻：
[1]葉美芳，建筑工程采購階段材料質量控制研究，2008.
[2]石立峰、呂海榮，做好云林綠化工程的投資效益分析，中國高新技術企業(yè)，2008.
[3]大衛(wèi)?瓊斯，采購原理與管理，2009.
該單位采購業(yè)務情況
該公司的采購物資主要有原材料、五金配件、包裝材料等。其采購業(yè)務分別由供應科、生產科、包裝車間三個不同的部門負責，三個部門各自負責自己采購物資的保管。我們分別對以上三個部門的內部控制制度進行了請購單制度的測試、定貨控制制度的測試、貨物驗收制度的測試、退貨和折讓控制制度的測試，并與各個環(huán)節(jié)的相關人員進行訪談。從表面上看，三個單位本身的內部控制較好：能依據公司下達的生產計劃進行采購；根據生產計劃調研市場，在此基礎上書寫調研報告并將調研報告交給主管領導批復；采購、過磅或驗點入庫、質檢、統計等崗位已分開且相互牽制；大型設備的采購也在事先作到了可行性分析和招投標。但是經過細心分析判斷和進一步的訪談后，我們發(fā)現內控設計方面還存在著很多缺陷：
1.機構設置和主管領導的職責劃分
采購分別由三個部門進行，多頭采購現象嚴重，增加了設立機構和人員的重置成本，也增加了內控對采購業(yè)務的控制難度和在采購中存在舞弊行為的可能性；采購物資的質檢分別由三個采購部門為主來驗收，使采購物資的質量高低難有保證；三個采購部門分別將采購物資存放在自己的倉庫內，可能失去采購和倉儲的相互制約，如盤盈、盤虧時若兩者合二為一會增加舞弊的可能性；包裝車間領用本車間保管的包裝物，而包裝過程中具體的損耗又由自己核算，這樣領用多少、生產損耗多少就無相應的制約和牽制。
2.具體內控環(huán)節(jié)方面
生產計劃制定的參與部門只包括經理、生產部門和銷售部門的主管領導，無廣泛的參與性和民主性，這樣制定的生產計劃難免缺少科學性；雖有市場調研報告，但由采購部門自己書寫，內容簡單且無外部證據來證明其公證性；長期由幾個老客戶供應包裝物，可能會失去應有的競爭，如價格和質量；對于大型設備的采購內控設計和執(zhí)行都較好，但對于日常五金配件的采購則由生產經理隨意指派生產部門、設備管理部門甚至個人進行采購，存在多頭采購現象，對于少量和日常五金配件的采購存在內控上的空白。
我們?yōu)槠涮峁┑耐晟撇少弮瓤貙Σ?/p>
1.機構重組與主管領導之間職責的重新劃分
（1）成立單獨的倉儲部門以收回供應處、生產科、包裝車間、銷售部門的倉庫保管職能，倉庫保管的人員由新成立的倉儲部門來管理，并對這些倉庫保管人員進行定期的輪流以減少串通舞弊行為。
（2）成立專門的供應中心負責全公司的物資采購收回供應處、生產科、包裝車間的采購職能，供應中心職能只是調研市場與物資采購。
（3）成立價格委員會或由一獨立的部門根據采購部門的市場調研報告及自己的核實情況，由生產部門、采購部門、銷售部門、財務部門共同參與來選擇供應商。
（4）質檢科改為一個中立部門，并賦予相應明確的權責，如無質檢報告?zhèn)}儲部門不能收貨入庫，財務不能開票、付款。
（5）對于主管經理人員的職責，應根據不相容職務不能混崗的原則作出的調整，以達到相互制約的目的。我們認為，倉儲部門、質檢科、供應中心、價格委員會應當歸屬于不同的主管經理領導。
2.采購內控環(huán)節(jié)的完善
（1）生產計劃指定的參與部門應包括：請購部門、預算管理部門、倉儲部門、供應部門、銷售部門、財務部門。同時建立采購申請制度，依據購置物品的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門和人員的職責。公司再根據請購物品的類型和數量、價值來判斷是否由公司集體來決定。
（2）在進行市場調研報告時應附供應商的價格表、質量等級、供應量、電話、地址，并需經企管部門審核其真實性和全面性。企管部門還應定期對目前供應商的信譽、價格、質量進行評估，并向另外一些有實力和能力的供應商發(fā)出詢證函索要價格表。企管部門應建立供應商檔案內容包括：地址、電話、價格、質量指標、折扣和付款條件、以往采購數量、價格等，以便及時核對與查找。
（3）將經審核后的市場調研報告交給某一機構或專門成立的委員會（可由采購、企管、使用、財務等部門參加）來批復供應商和價格時，不能由采購部門單獨決定。
（4）通常用的大宗原材料、包裝物和五金配件的采購則應進行招投標通過招標委員會來選擇供應商。并且，每年應引入一定的新供應商，以增強供應商之間的競爭意識。
（5）質檢人員、財務人員不準和客戶見面，以減少舞弊和付款時的人情付款或者由使用部門、采購部門、質檢科及指定技術人員到場，按計劃單、合同書驗收，如一項不合格則不予接受。驗收時采購人員回避，但驗收結果應通知采購人員，便于及時解決問題。
（6）五金配件的使用和采購必須經過設備管理部門的認可和主管經理審批之后應提交給財務或預算部門，如在預算范圍之內則予以批準。并將批準文件視情況分交采購或倉儲部門，之后才能予以采購或配件更換。
（7）設備特別是五金配件應交給專門采購部門或由采購部門、設備管理部門、生產部門共同參與進行采購，對于金額較大的設備則應成立相應的專門采購小組負責采購。
幾點啟示
1.關于材料采購控制點的設立
目前一般認為，在材料采購方面一般由五個控制點進行控制，即申請、計劃、合同、驗收、入庫。設立這五個控制點無疑是正確的。但是市場經濟下，各種經濟成分同時并存和價格機制調節(jié)作用的日益加強，采購業(yè)務也應根據實際情況引入市場調研和招標投標這一控制點。這樣可以通過對供應商的信用、規(guī)模、質量、價格等方面的了解避免上當受騙，如期履行合同；可買到物美價廉的材料設備；還可杜絕不正之風。
引入這一控制點，企業(yè)可先將采購的數量、規(guī)格、質量要求、采購原則通過信函、電話、網絡等方式告訴供應商；供應商會發(fā)函或派人將有關產品說明書、產品質量檢驗證明、價格表等送給企業(yè)；企業(yè)再從中篩選出規(guī)模大的、質量好的、價格低、歷史悠久的供應商進行考察；而后企業(yè)將了解的信息匯總，擬訂招投標，并最終選定供應商。企業(yè)對于原材料的采購可進行每年一次的招投標，以增強現有供應商的競爭意識。這就是許多企業(yè)推崇的揚出去、收回來、走出去、定下來的采購方法。因此，我們認為，對于企業(yè)的采購環(huán)節(jié)可增加市場調研和招標投標這一控制點。如無這一環(huán)節(jié)，就難以降低材料的高成本和避免采購中的不正之風，即便是后五個控制點設計和執(zhí)行都很好。
2.關于采購的內部控制
會議材料范文一20XX年6月17日，南方部分鋼鐵企業(yè)第二十七次采購信息交流會由攀鋼主辦,攀鋼國貿承辦(國旅協辦)，在四川成都召開。湘鋼、漣鋼、衡管、韶鋼、廣鋼、三鋼、柳鋼、新鋼、南鋼、水鋼、鄂鋼、昆鋼、冷鋼、萍鋼、德鋼、越鋼、攀鋼等17家鋼鐵企業(yè)的代表出席了本次會議。攀鋼(集團)公司總經理助理張祖生在會議上致了歡迎辭并就當前鋼鐵企業(yè)面臨形勢提出了幾點建議，攀鋼國貿公司副總經理顧文發(fā)介紹了攀鋼生產經營情況和分析了當前鋼鐵及原燃料市場形勢，并就原燃料采購市場溝通合作和區(qū)域內資源共享提出了幾點建議，與會代表分別介紹了鋼廠的生產經營情況、采購價格信息、原燃材料需求及庫存情況，對原燃材料市場形勢作了分析、預測。本次會議達成了以下共識，現紀要如下:
一、當前中國宏觀經濟還存在較多相互矛盾跡象，但可以確定的是，中國實體經濟中顯示出的回暖跡象越來越多，在政府刺激經濟措施和全球經濟日趨好轉的態(tài)勢下，一旦民間投資快速跟上和出口筑底回升，中國經濟下半年回升的步伐將會加快。
二、與會代表認為國內鐵礦石價格已經到達底部，有部分地方鐵礦石生產企業(yè)目前已處于停產和半停產狀況，價格幾乎已經沒有下調空間。預計未來國內礦市場行情處于低位震蕩、小幅波動。
三、進入20XX年6月份以來，煤炭市場受前期油價回升和近期鋼材市場價格上漲的影響，都有不同程度上漲，南方地區(qū)絕大部分鋼鐵企業(yè)目前仍處于虧損狀態(tài)，煤炭價格上漲過快，鋼廠已經不堪重負。近期焦炭價格上漲幅度遠快于煤炭價格上漲幅度。與會代表一致通過在保證供應的前提下，各鋼廠共同維持區(qū)域內煤炭、焦炭采購價格穩(wěn)定，避免惡性競爭，打消供應商的漲價預期。
四、目前鋼鐵行業(yè)處于高消耗、高成本、產能嚴重過剩、盈利困難階段。20XX年以來，南方鋼鐵企業(yè)除部分以建材產品為主的企業(yè)略有利潤以外，其他以板材產品為主的鋼鐵企業(yè)處于全面虧損狀態(tài)。與會代表呼吁加強溝通合作，采取抱團取暖、抱團過冬等措施共同應對嚴峻形勢。
五、與會代表一致通過采購區(qū)域內保持價格信息的及時溝通與聯系，并確保價格信息的真實性。
六、本次會議商定，第二十八次信息交流會將由衡管承辦。
特此紀要!
攀鋼國際經濟貿易有限公司
二0XX年六月十七日
會議材料范文二時間：20XX年3月21日
地點：高新區(qū)行政服務中心C207會議室
主持：楊帆
參加人員：孫勇、韓松、王朝軍、報名供應商代表
記錄：楊帆
采購項目：大慶高新技術創(chuàng)業(yè)服務中心生物和新材料檢測平臺設備采購項目
議題：
一、關于技術及性能要求(答疑)
二、政府采購注意事項
會議內容：大慶高新技術創(chuàng)業(yè)服務中心生物和新材料檢測平臺設備采購項目(項目編號：20XX-021)，組織了招標前的預備會，就采購項目中所涉及的有關技術問題及性能要求組織投標單位、需方進行答疑，并就政府采購注意事項規(guī)定了具體要求，會議決定事項如下：
1、競爭性談判文件第12頁中第20項程序控溫馬弗爐的內徑技術參數更改為150*200*400。
2、競爭性談判文件第12頁中第21項程序控溫干燥烘箱的內徑技術參數更改為400*300*400。
3、競爭性談判文件中國產儀器設備的供貨期要求為30天。進口儀器設備的供貨期為90天。
4、專家針對投標文件提出質疑時，投標方不能做出合理解釋的屬于無效投標。
5、正式開標前如有退出投標的投標方必須以書面形式向政府采購辦進行申請。
6、預備會上供應商沒有提出的技術問題，解釋權在需方，供方須服從。
7、預備會議紀要與招標文件具備同等效力。
集中采購機關：大慶高新區(qū)政府采購管理辦公室
開戶銀行：交通銀行開發(fā)區(qū)支行
戶名：大慶高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)政府采購管理辦公室
帳號：2360006090
會議材料范文三一、會議時間:xxxx年xx月xx日xx:xx
二、會議地點:xx項目會議室
三、會議內容:xx月xx日開業(yè)前物質采購協調會
四、與會單位和人員:(詳見本次會議簽到表)
五、會議主持:xx
六、紀要整理:xx
會議內容:
xx月xx日酒店開業(yè)在即，為確保材料、物資供應能滿足酒店開業(yè)要求，并解決酒店物質采購及各專業(yè)單位在施工過程中產生的關于甲指甲供材料采購及三方合同方面的問題，項目部邀請采購部、酒店籌建辦、裝修設計院、綠化部、集團家居中心、物業(yè)管理公司及相關施工單位召開本次酒店開業(yè)前物質采購協調會議。
一、本次協調會議對采購流程做了深入的討論，以下為會議明確的流程:
1.室內家私、飾品、臺燈:裝修設計院下單(抄送項目部)采購部采購設計指導廠家布置
2.酒店客戶消耗品、辦公設備、廣告、銘牌等:酒店籌建辦下單采購部采購廠家安裝。
3.蒸氣鍋爐、餐具、小五金:酒店籌建辦下單采購部采購廠家安裝。
4.室內園林綠化類:綠化部下單采購部采購綠化部現場布置。
5.室外園林構件類:綠化部提供清單項目部下單采購部采購廠家現場安裝。
6.機電設備、吊燈、壁燈:機電下單采購部采購機電安裝。
7.營銷方面需要的物品由營銷部門直接下單給采購部。
8.物業(yè)是單獨的系統，需要的物品直接由物業(yè)下單給采購。
二、采購部明確了各類物資下單時間、到貨時間相關要求。
由于集團采購部采購量大，針對酒店xx月xx日開業(yè)的物資采購，采購部制定了物質下單到貨時間表，各部門應根據物資所需的生產周期提前一定的時間下單，并提前書面通知到場時間，以便采購部安排物流配送。
附:《酒店物品下單到貨時間表》
三、各部門、施工單位提出的問題
1.機電:空調、水泵、配電箱、潔具、燈具、開關面板、筒燈、射燈采購單已經發(fā)到了采購部，希望采購部要求廠家及時生產，多催促廠家的生產進度及到貨時間。
2.設計院:由于浴缸在陽臺位置布置不適合，決定將客房陽臺浴缸取消，陽臺地面燈具取消，相關內容的采購應停止。明天會發(fā)設計修改聯系單。
3.項目部:酒店SPA、酒廊、KTV、按摩間、特色餐廳、小型商鋪未招商、未定裝飾方案、未制定開放時間表，請酒店籌建辦結合酒店開業(yè)的整體效果制定時間表，開展相關的招商、裝飾、開放工作。
酒店籌建辦:最遲xx月xx日會回復項目部
4.項目部:酒店開業(yè)倒記時廣告牌及游艇碼頭方案請營銷中心盡快跟蹤落實施方案，酒店開業(yè)前的宣傳、活動等所需的物資采購及場地布置應和采購部、酒店籌建辦溝通協調好。
營銷中心:方案還未最終，方案確定后會第一時間通報項目部。
四、作物質采購協調會總結及提示
xxx酒店xx月xx日開業(yè)對于公司及整個項目銷售都至關重要，在年會上xx總裁均要求惠東鳳凰酒店必須按時開業(yè)。公司相關的各部門及參建單位必須認識到xx酒店的重要性及緊迫性，酒店xx月xx日開業(yè)這是必須完成的任務!
酒店的準時開業(yè)對于物資到位要求很高，各部門必須認真梳理絕對不能漏項，并需提前和采購部聯系，特別對于大批量采購需要了解廠家的生產能力是否滿足要求，對于大型設備采購需要考慮到安裝調試時間，是否需要提前安裝管道、設備基礎等。倉庫管理需針對酒店物質大批、集中到場的特點安排好人員及存放場地，做好收、發(fā)、登記、存放工作。
附:《酒店物品下單到貨時間表》《酒店物資采購梳理》
以上內容如各單位收文24小時內如未提出異議將視為同意本會議紀要。
