發(fā)布時(shí)間：2023-09-04 16:40:23
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案整理規(guī)范樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案征集；規(guī)范化；管理
作者簡(jiǎn)介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進(jìn)行檔案的收集工作。在我國(guó)的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探討了如何對(duì)檔案的收集工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國(guó)的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，豐富檔案館內(nèi)的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)。檔案征集就是將檔案進(jìn)行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)致的分析，進(jìn)行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進(jìn)檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個(gè)國(guó)家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國(guó)家的進(jìn)一步發(fā)展，所以我們要加強(qiáng)檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對(duì)檔案進(jìn)行的進(jìn)一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個(gè)方面開展，大致的流程可以分為五個(gè)部分，其中又可以細(xì)化為多個(gè)步驟，下面我們來進(jìn)行大致的了解。首先，要想進(jìn)行檔案的收集，就要制定合理的計(jì)劃，這樣才能有序的進(jìn)行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對(duì)檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的規(guī)劃進(jìn)行評(píng)估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會(huì)議，對(duì)檔案征集的可行性進(jìn)行詳細(xì)的探討，在完成上述步驟后，就可以進(jìn)行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國(guó)各地進(jìn)行檔案的收集過程中，篩選出有價(jià)值的檔案進(jìn)行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進(jìn)行整理，同時(shí)要對(duì)檔案的捐贈(zèng)者進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進(jìn)行保管了，在保管的同時(shí)，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對(duì)檔案進(jìn)行查找。
三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討
檔案的征集工作每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能將我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面我們對(duì)其中的幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的分析。
1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對(duì)檔案征集進(jìn)行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個(gè)方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費(fèi)的方面進(jìn)行考慮，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因?yàn)槠浜w了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進(jìn)館的，如果將所有的信息都收集進(jìn)檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對(duì)檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對(duì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以便在今后的工作中向貢獻(xiàn)檔案的人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)。
2、“召開專家鑒定會(huì)”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜?duì)象的真?zhèn)位蛘邇r(jià)值存在爭(zhēng)議的時(shí)候，才由檔案館或者征集對(duì)象持有人提請(qǐng)召開專家鑒定會(huì)。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨(dú)立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時(shí)交到檔案館，及時(shí)完成整理工作進(jìn)入庫房，由獨(dú)立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫房這一暫存時(shí)期的管理，更為穩(wěn)妥。
3、“獎(jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)”。獎(jiǎng)勵(lì)僅適用于持有人無償向檔案館捐贈(zèng)檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。
四、規(guī)范檔案征集人員行為
1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對(duì)征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí)，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級(jí)以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
2、征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國(guó)際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對(duì)檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠(chéng)地對(duì)待征集對(duì)象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對(duì)象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對(duì)象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動(dòng)；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
3、加強(qiáng)檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國(guó)各級(jí)各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺(tái)，對(duì)加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的?！稒n案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對(duì)檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺(tái)的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。
五、結(jié)語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價(jià)值的檔案流落在民間，我們要加強(qiáng)檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進(jìn)行，促進(jìn)檔案征集工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學(xué)報(bào).2007(03)
【摘要】幼兒園檔案是反映幼兒園因地制宜實(shí)施素質(zhì)教育，是進(jìn)行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù)，教育檔案管理的目的在于規(guī)范幼兒園的教育管理工作，提高保教質(zhì)量。本文客觀分析了我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理存在的問題及原因，提出要實(shí)現(xiàn)以檔案管理促進(jìn)辦園整體水平的提高，應(yīng)抓住的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)：①樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識(shí)。②及時(shí)收集，確保資料的真實(shí)完整，切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲。③掌握一定的檔案整理和歸檔的方法。
【關(guān)鍵詞】“雙語”幼兒園，檔案管理
2011年和2012年連續(xù)兩年，我曾受邀參加了縣學(xué)前教育辦公室對(duì)我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園辦園水平的評(píng)估檢查。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園從2010年始如雨后春筍迅速涌現(xiàn)，到2012年，我縣已建立了農(nóng)村“雙語”幼兒園88所。截止測(cè)查時(shí)園齡最長(zhǎng)的園所一年多，最短的僅僅幾個(gè)月。我們除察看實(shí)際的辦園條件、教育環(huán)境及觀看現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)活動(dòng)外，檔案檢查是另一項(xiàng)重要的內(nèi)容。但幾乎所有的農(nóng)村“雙語”幼兒園都存在著檔案缺失、條理不清、混亂存放等情況。我想這種情況不僅在我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園，可能在我州甚至我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園也是普遍存在的。
“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！庇變簣@檔案反映幼兒園貫徹黨的教育方針，因地制宜實(shí)施素質(zhì)教育，促進(jìn)幼兒體、智、德、美全面發(fā)展的真實(shí)記錄，是進(jìn)行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù)，是幼教工作者辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。幼兒園檔案管理工作是幼兒管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，可以有效地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值和作用，更好地為幼兒園各項(xiàng)工作服務(wù)。目前農(nóng)村“雙語”幼兒園師資力量和管理水平都很薄弱，我認(rèn)為，可以規(guī)范檔案管理為抓手，推動(dòng)農(nóng)村幼兒園明了工作任務(wù)，穩(wěn)步發(fā)展。因此根據(jù)自己的所見所聞，提出自己的一點(diǎn)看法，以供鏡鑒。
在檢查中，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理亂象如下：
（1）檔案內(nèi)容太少。有的幼兒園幾乎沒有檔案。有的園所檔案里僅有教職工名單簡(jiǎn)歷、班級(jí)幼兒名單以及幼兒園工作行事歷。
（2）檔案內(nèi)容蕪雜。園長(zhǎng)及兼職檔案員不知道幼兒園應(yīng)建立哪些檔案，檔案里應(yīng)收集哪些材料。雖然檢查前給參加評(píng)估的園所發(fā)了通知，并給出了一份評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)估方法的詳盡材料，但多數(shù)幼兒園仍不得要領(lǐng)，許多資料散堆在一起，不能分門別類歸檔。把上級(jí)文件、工作計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、規(guī)章制度等混亂地放在一個(gè)檔案盒里，也不裝訂。有的幼兒園甚至沒用檔案盒，歸檔材料只是捆扎在一起堆放。
（3）檔案整理粗糙。字體不一（手寫體與打印字體都有），紙張不同，檔案沒有封面，無標(biāo)注日期。
（4）缺乏專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。國(guó)家對(duì)每所農(nóng)村“雙語”幼兒園配一名管理人員和五名教師，每個(gè)教師帶一個(gè)班。有的鄉(xiāng)政府為解決園所人手嚴(yán)重不足的實(shí)際困難，配備了1-2名保育員。但還做不到設(shè)專職的檔案人員。有的園長(zhǎng)把所有檔案工作攬于一身，但由于事務(wù)繁忙，力不從心，無法建立完整規(guī)范的檔案。
如此亂象，究其原因，我認(rèn)為有如下幾點(diǎn)：
一是園領(lǐng)導(dǎo)是非專業(yè)出身，人員配置不夠。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園是國(guó)家為我區(qū)培養(yǎng)少數(shù)民族“雙語”兼通人才，開發(fā)大西北，富民強(qiáng)邊的一項(xiàng)重要的教育扶持項(xiàng)目。由于這個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)迅猛，而我區(qū)又缺乏相應(yīng)的幼兒教育管理及教學(xué)人才儲(chǔ)備，就招收了很多非專業(yè)教師和管理人員。如我縣為完成開園任務(wù)，就從各中、小學(xué)推薦的懂“雙語”、有一定工作經(jīng)驗(yàn)的教師中選拔了一批聘為園長(zhǎng)。雖然她們?cè)谠鹊墓ぷ鲘徫簧蟼€(gè)個(gè)都比較優(yōu)秀，但中小學(xué)教育畢竟不同于幼兒教育，隔行如隔山，她們中大多數(shù)人在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)無法適應(yīng)新的工作。新建的幼兒園就如一張白紙，工作千頭萬緒，幼兒園日常實(shí)際工作已讓她們疲于應(yīng)付，訴諸于文字的檔案工作更是沒時(shí)間、沒精力，也欠能力去做。這是造成多數(shù)農(nóng)村幼兒園檔案不全、不規(guī)范的重要原因之一。而這種狀況也極大地阻礙了她們進(jìn)行教育反思與專業(yè)的進(jìn)步成長(zhǎng)。
二是規(guī)范檔案管理的意識(shí)淡薄。沒有配置必要的檔案保管設(shè)備，未安排專、兼職檔案員。建議在目前人員編制不足的情況下，園長(zhǎng)可根據(jù)本園教師特點(diǎn)，給每個(gè)教師分配一些必要的檔案工作，使其成為兼職的檔案人員。材料的收集要分工負(fù)責(zé)、落實(shí)到人，及時(shí)移交、及時(shí)入檔，統(tǒng)一管理。園領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作的日常指導(dǎo)與檢查。應(yīng)督促兼職的檔案分管人平時(shí)勤于整理記錄，避免檢查時(shí)慌了手腳，從網(wǎng)上或其它園所胡亂抄材料甚至不加修改應(yīng)付塞責(zé)。園領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的要求不能僅停留在“資料有人保管，所需材料有人提供”的層面上，不能滿足于“資料收放整齊、不丟不損”的檔案管理狀況。
三是檔案管理制度不健全。有定期歸檔制度，即學(xué)年末上交一次歸檔材料，而鮮有隨時(shí)歸檔制度。對(duì)歸檔材料，在歸檔范圍及內(nèi)容上，重視收集反映幼兒園整體的資料，而忽視班組及教師個(gè)人資料的收集。這導(dǎo)致教師個(gè)人教學(xué)反思、教養(yǎng)筆記、幼兒觀察記錄等材料由于未歸檔而散在教師手中，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
四是檔案收集范圍不清，檔案管理方法欠缺。特別是教育教學(xué)檔案內(nèi)容較完整的少，無論是幼兒園整體教育資料還是班組或教師個(gè)人資料，結(jié)果性材料多，過程性材料少，極大地降低了教學(xué)、教研資料的查考、借鑒等使用價(jià)值；資料形式以書面文字居多，圖片、音像等形式較少；此外，由于方法欠缺，檔案管理中還存在檔案整理無序、分類不明確的問題。如日常工作計(jì)劃與各種會(huì)議記錄、政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)記錄、工會(huì)活動(dòng)計(jì)劃等混雜其中。
幼兒園檔案管理是幼兒園工作的重要內(nèi)容之一，但要真正實(shí)現(xiàn)以檔案管理促進(jìn)教育教學(xué)在內(nèi)的辦園整體水平的提高，應(yīng)該抓住以下幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。
1.樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識(shí)
要認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的必要性和價(jià)值。幼兒園檔案是在幼兒園管理和教育教研中形成的記錄和反映教育過程、教育成果、教育水平的重要史料和證據(jù)。幼兒園中很多工作具有常規(guī)性和重復(fù)性。作為工作或活動(dòng)記錄的檔案，具有一定的查考、利用、保存價(jià)值。如我園每年開展大型的常規(guī)教育活動(dòng)――親子運(yùn)動(dòng)會(huì)，每次活動(dòng)前，我們會(huì)參照歷年運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案，仔細(xì)選擇經(jīng)過檢驗(yàn)認(rèn)為較為合適的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目；活動(dòng)中我們對(duì)比賽過程進(jìn)行拍攝拍照；活動(dòng)后總結(jié)反思：哪些項(xiàng)目既有利于發(fā)展孩子的運(yùn)動(dòng)體能和技能，簡(jiǎn)單有趣又安全，且有利于裁判認(rèn)定、家長(zhǎng)輕松把握的就予以保留。在開展運(yùn)動(dòng)會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有材料，運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目的研討、比賽中的照片、總結(jié)等等匯集起來就是這個(gè)活動(dòng)的專題檔案。
2.及時(shí)收集，確保資料的真實(shí)完整，切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲
檔案工作的基礎(chǔ)是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，最重要的是要注意保存原始的、真實(shí)的第一手資料，所以資料收集都是從平時(shí)的積累開始，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作做起的。首先，在全園教職工中宣傳檔案的作用，使大家了解和認(rèn)識(shí)到保留檔案的重要性。其次，制定各類檔案交存的負(fù)責(zé)制度，要求各相關(guān)責(zé)任人將平時(shí)的原始資料都要保存好，活動(dòng)結(jié)束或每學(xué)期末，必須及時(shí)將資料上報(bào)檔案室存檔統(tǒng)一管理，從而確保檔案收集的完整性。
3.掌握一定的檔案整理和歸檔的方法
現(xiàn)在農(nóng)村“雙語”幼兒園還不具備設(shè)置專職檔案管理人員的條件，我們可聘請(qǐng)檔案局的專業(yè)人員對(duì)所有的教師進(jìn)行基本的檔案制作整理、裝訂等方面的專業(yè)培訓(xùn)，還可以向正規(guī)示范園所求助，請(qǐng)她們就幼兒園檔案整理歸類給予專門的培訓(xùn)和指導(dǎo)，掌握主要的檔案立卷歸檔的基本功：①案卷的外觀要美。厚薄適當(dāng)，裝訂齊整，背脊檔案名的書寫簡(jiǎn)明、醒目。②卷內(nèi)文件材料分班裝訂，盡量減少卷內(nèi)文件材料之間的磨損。③為便于查閱、復(fù)印，案卷裝訂時(shí)，采用活頁拉桿夾。④檔案包裝材料應(yīng)盡可能一致。⑤分類歸檔。為便于查閱，可根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容采取不同的分類方法。如按時(shí)間分類或按專題分類。
4.建立健全檔案管理制度
明確歸檔范圍與時(shí)間。在園務(wù)管理、教育教學(xué)及教研活動(dòng)中，凡是具有查考、利用、保存價(jià)值的文字和聲像等各種形式和載體的文件材料都屬于歸檔范圍?？煞謩e采取隨時(shí)歸檔與定期歸檔的方法。全園各班級(jí)開展的教育活動(dòng)記錄，如每年的“三八”主題教育活動(dòng)、故事大王比賽、國(guó)慶節(jié)慶?；顒?dòng)、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)、教師技能技巧比賽、玩教具的制作比賽、教師工作能力考核等都是我園的常規(guī)活動(dòng)，在籌備計(jì)劃之前，我們都要翻閱檔案記錄，從往年的計(jì)劃、總結(jié)中取往年之長(zhǎng)，同時(shí)又避免往年活動(dòng)的不足，精心策劃，精心設(shè)計(jì)?；顒?dòng)的安排，的海報(bào)、家長(zhǎng)簽到表、發(fā)言記錄、活動(dòng)總結(jié)等文字資料和所拍照片、錄像等圖片資料及聲像資料，要在活動(dòng)結(jié)束后馬上整理，隨時(shí)歸檔。而每學(xué)期的教養(yǎng)筆記、當(dāng)班記錄、周教育計(jì)劃、區(qū)域活動(dòng)計(jì)劃及自主性幼兒記錄（如自然角植物生長(zhǎng)記錄表）等資料在學(xué)期結(jié)束時(shí)上交，歸檔時(shí)間按學(xué)年度整理，實(shí)行定時(shí)歸檔。將同專題、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起。同時(shí)還要明確歸檔的文件材料要求：凡歸檔或上報(bào)材料應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰并要注明題目、時(shí)間，以有利于長(zhǎng)期保存和利用；打印材料用紙應(yīng)可能統(tǒng)一紙張，同時(shí)要保存在U盤上。
建立借閱制度并認(rèn)真執(zhí)行。配備借閱登記本，凡是借閱者應(yīng)按要求填好借閱登記表，要求借閱者不得在所閱材料內(nèi)圈畫、拆頁、畫線；并規(guī)定歸還日期，逾期不還要及時(shí)催要，以防長(zhǎng)時(shí)間后因遺忘而丟失。
5.幼兒園檔案管理內(nèi)容可參照教育行政及教育主管部門制定的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本園實(shí)際，對(duì)全園檔案進(jìn)行有特點(diǎn)的建檔分類
可參考下列分類：
上級(jí)文件類――（不言自明，不必細(xì)說）。
園務(wù)管理類――園務(wù)產(chǎn)生的會(huì)議記錄、決定等文書檔案。
保教檔案類（保教檔案是幼兒園最主要也是子類較多的檔案）――有全園保教計(jì)劃、各年級(jí)組教育計(jì)劃、園本教研計(jì)劃及教研記錄、教學(xué)反思、教師培養(yǎng)計(jì)劃、師徒結(jié)對(duì)協(xié)議、保育管理、大型教育活動(dòng)的計(jì)劃實(shí)施及總結(jié)等。
家長(zhǎng)工作類――家長(zhǎng)委員名單、家長(zhǎng)會(huì)記錄、家長(zhǎng)問卷、家庭教育講座、家訪記錄等材料。
幼兒衛(wèi)生保健類――幼兒體檢表、計(jì)劃免疫記錄本、學(xué)期體檢單、消毒、衛(wèi)生檢查記錄、每周食譜、幼兒膳食營(yíng)養(yǎng)測(cè)算等材料。
后勤工作類――安全、財(cái)產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理、幼兒園基本建設(shè)、食品安全、食品采購(gòu)等。
聲像檔案類――各類活動(dòng)的圖片、照片及音像資料。
關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；模型
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。
二、以我為主的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)
實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和完整化。檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。[1]它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。
三、高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、檔案結(jié)構(gòu)模型
1檔案的結(jié)構(gòu)
事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的，每一種事物結(jié)構(gòu)具有結(jié)構(gòu)特性。對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個(gè)基本要素”屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館(室)藏提供理論依據(jù)。后者是對(duì)檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但這一認(rèn)識(shí)對(duì)檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐?，為電子文件的整理提供了?qiáng)有力的理論武器。我國(guó)檔案學(xué)者何嘉蓀教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對(duì)檔案整理理論的探討。[2]由此可見，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案實(shí)踐認(rèn)識(shí)的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過程(單份文件卷類全宗館藏)，它使散亂的文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。
2檔案的結(jié)構(gòu)數(shù)學(xué)模型
檔案的結(jié)構(gòu)是比較復(fù)雜的問題，隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體合二為一，又可一分為二，我們可將其歸納為A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實(shí)體和文件信息的有機(jī)組合經(jīng)過F法則變換成為“典型的、科學(xué)意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機(jī)結(jié)構(gòu)為目的。A=F(C+I)中的C+I對(duì)于新的檔案實(shí)踐，尤其是電子文件、檔案實(shí)踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的檔案實(shí)踐活動(dòng)中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對(duì)于它的載體。這一時(shí)期，實(shí)際上C+I可以用一個(gè)字母表示。但自上個(gè)世紀(jì)80年代中期《中國(guó)檔案分類法》問世以后，對(duì)傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)?！吨袊?guó)檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實(shí)體的分類，《中國(guó)檔案分類法》實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案信息的組織方法，而不是對(duì)檔案室和檔案館實(shí)體檔案的分類方法。由此人們第一次認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。[3]正是由于這一原因，在上個(gè)世紀(jì)80年代中后期的檔案管理學(xué)教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實(shí)體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實(shí)體整理和信息整理稱之為“實(shí)體控制”和“智能控制”。
A=F(C+I)的異化及其意義。它概括了一般檔案室和檔案館的紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)關(guān)系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現(xiàn)以下幾種
關(guān)鍵詞：國(guó)土資源；檔案；管理；信息；規(guī)范化；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化
檔案是人們?cè)谝酝纳鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的完整記錄，也是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。國(guó)土資源檔案詳細(xì)記錄了昨日國(guó)土資源行政管理的全過程，也為今日地籍管理、建設(shè)用地、土地規(guī)劃、耕地保護(hù)、專業(yè)測(cè)繪、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)管理、執(zhí)法監(jiān)察等國(guó)土資源行政管理提供了科學(xué)依據(jù)。因此，國(guó)土檔案是國(guó)土資源管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案工作要以國(guó)土資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、檔案信息資源建設(shè)為核心、信息化資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快國(guó)土檔案的管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，全面提升國(guó)土檔案管理水平，使全區(qū)國(guó)土資源檔案工作再邁新臺(tái)階。
一、國(guó)土資源檔案的規(guī)范化管理
做好國(guó)土資源檔案管理工作，首先要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對(duì)檔案工作進(jìn)行制度化、規(guī)范化管理。所謂文件資料的規(guī)范化歸檔與整理就是將自治區(qū)國(guó)土資源廳包括辦公室、規(guī)劃與科技、地籍管理、耕地保護(hù)、測(cè)繪、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)管理、執(zhí)法監(jiān)察等相關(guān)行政管理處室年復(fù)一年形成、保存的紙質(zhì)檔案資料，按照國(guó)家和地區(qū)檔案管理工作相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本部門實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度。例如《檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》《文件材料歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《庫房管理制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案人員崗位職責(zé)》。其次在檔案的移交、接受、收集、整理、立卷、歸檔、保管等具體工作中結(jié)合實(shí)際明確工作規(guī)范。例如《檔案分類方案》《科技檔案整理規(guī)范》《文書檔案整理規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范》《特殊載體檔案整理規(guī)范》《實(shí)物檔案整理規(guī)范》和《建設(shè)用地審批檔案整理規(guī)范》等。具體的檔案工作過程其實(shí)就是建立全宗卷、并根據(jù)全宗管理的延續(xù)和文件材料的積累、及時(shí)整理組卷。其主要內(nèi)容應(yīng)包括六方面：1. 檔案收集，包括資料的交接文據(jù)、移交目錄、檔案來源和價(jià)值說明等；2. 檔案整理，主要是整理規(guī)范、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等；3. 檔案鑒定，指鑒定小組成員名單、保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀清冊(cè)等；4. 檔案保管，就是檔案安全檢查記錄、重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施、檔案搶救與修復(fù)報(bào)告等；5. 檔案統(tǒng)計(jì)，就是檔案收進(jìn)移出登記、案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等；6. 檔案利用，包括全宗指南、開發(fā)利用和控制使用范圍說明、檔案匯編和公布出版情況、檔案產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。隨著對(duì)國(guó)土資源檔案工作的重視和加強(qiáng)，檔案管理在國(guó)土資源行政執(zhí)法中的作用越來越大，已成為國(guó)土資源管理工作的重要組成部分。
二、國(guó)土檔案的資源數(shù)字化
自治區(qū)國(guó)土資源檔案數(shù)字化就是將國(guó)土資源廳各行政處室多年來形成的、保存的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主導(dǎo)進(jìn)行圖文掃描的數(shù)字化形式，從而增加了國(guó)土檔案信息的存儲(chǔ)載體與存儲(chǔ)方式，并通過數(shù)字圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)對(duì)已有檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，包括其檔案目錄、檔案編研成果及檔案全文的數(shù)字化。再借助專業(yè)的檔案管理軟件，嚴(yán)格按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行有效管理，以便為國(guó)土資源檔案管理信息化提供保障。
近年來，國(guó)土資源系統(tǒng)將信息化建設(shè)作為提升國(guó)土資源管理水平的突破口，大力推進(jìn)國(guó)土資源電子政務(wù)建設(shè)，積極實(shí)施“數(shù)字國(guó)土”工程，各種信息技術(shù)在國(guó)土資源管理中得到了廣泛應(yīng)用。我們利用“數(shù)字國(guó)土工程”，積極加快館藏檔案資料圖文數(shù)字化，為配合全區(qū)合理利用土地及優(yōu)化
資源配置，建立了全區(qū)土地利用檔案、建設(shè)項(xiàng)目土地預(yù)審檔案等一大批國(guó)土資源行政管理的電子數(shù)據(jù)庫。
國(guó)土檔案管理的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅猛，形成了國(guó)土檔案工作發(fā)展的新起點(diǎn)。檔案人員除了繼續(xù)做好本職的檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解社會(huì)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，使國(guó)土檔案信息管理與利用更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的需求。
三、國(guó)土檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化
關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長(zhǎng)，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場(chǎng)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝F(xiàn)場(chǎng)簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長(zhǎng)的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營(yíng)許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測(cè)試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購(gòu)、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
一、以前檔案狀況說明
我校創(chuàng)建于XX年，是一所專門招收外來民工子弟的民辦學(xué)校，建校至今已8年，XX年至XX年我校處于籌建階段各項(xiàng)工作不規(guī)范，對(duì)檔案工作不了解，所以未能收集檔案資料，只留存一些教師業(yè)務(wù)和照片資料。XX年杭州市xx區(qū)新民學(xué)校成立后，，檔案資料收集也不完整，整理不規(guī)范。逐年積累了學(xué)校的檔案資料。由于學(xué)校在檔案管理上缺乏經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)要求，在類別的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，沒有組卷的散亂成堆，對(duì)上級(jí)文件也是如此，不分保存價(jià)值，一律收集，永久保管，而且按學(xué)年裝訂成冊(cè)。
XX年2月xxx校長(zhǎng)參觀了xxx實(shí)驗(yàn)學(xué)校、xxx學(xué)校檔案工作后，看到學(xué)校檔案工作的癱瘓現(xiàn)狀，十分著急，先后幾次召開班子會(huì)議進(jìn)行研究，并把檔案工作列入學(xué)校的議事日程，安排以余春千為分管領(lǐng)導(dǎo)，組織力量進(jìn)行全面的收集、整理、立卷工作。
二、整理后檔案的分類及要求
1、從原來的三大類到目前的九大類：黨群類，目錄號(hào)1號(hào)；行政類，目錄號(hào)2號(hào)；教學(xué)管理類，目錄號(hào)3號(hào)；學(xué)生學(xué)籍類，目錄號(hào)4號(hào)；教師業(yè)務(wù)類，目錄號(hào)5號(hào)；基建類，目錄號(hào)6號(hào)；設(shè)備類，目錄號(hào)7號(hào)；會(huì)計(jì)類，目錄號(hào)8號(hào)；特種載體類，目錄號(hào)9號(hào)。
2、以“件”的形式整理裝訂
（1）把建校以來所有原先不分保管年限的各級(jí)各類文件以年度為單位分為永久、長(zhǎng)期、短期三類進(jìn)行歸檔裝訂。
（2）把建校以來所有的教學(xué)管理類材料，以學(xué)年為單位，按問題排列分為永久、長(zhǎng)期、短期三類進(jìn)行歸檔裝訂。
（3）基建類、設(shè)備類、照片類從文書檔案中抽出單獨(dú)編目錄號(hào)。
（4）完善和充實(shí)教師業(yè)務(wù)類、特種載體類。
三、體會(huì)
1、認(rèn)真領(lǐng)會(huì)有關(guān)文件精神，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)我校XX年來的檔案資料進(jìn)行重新整理，使我?，F(xiàn)有檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前的檔案根據(jù)不同的類別，編寫目錄號(hào)，分柜安放，改變以前封面標(biāo)題的隨意性，注重作者、時(shí)間、內(nèi)容、文體四要素完備。
2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，教師的支持和上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)是搞好檔案工作的保證。在這次檔案工作的達(dá)標(biāo)過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，并召開會(huì)議成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，校長(zhǎng)任組長(zhǎng)，副校長(zhǎng)任主管，制訂計(jì)劃，專人整理，增添設(shè)備，并提出高層次的要求。還在教師會(huì)議上強(qiáng)調(diào)搞好檔案工作的必要性。所以在建立教師業(yè)務(wù)檔案時(shí)，要求教師把應(yīng)歸檔的證書，各類評(píng)比、比賽中獲獎(jiǎng)的榮譽(yù)證書復(fù)印件上交，由于教師們配合支持，使這個(gè)工作完成較快。
學(xué)校檔案從開始到結(jié)束，教育局xxx老師、檔案局xxx老師來我校指導(dǎo)工作，同時(shí)也得到檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科xxx老師的多次指導(dǎo)，使檔案工作逐步趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
為全面、深入地貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《**自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)全**檔案事業(yè)健康發(fā)展，檔案局全體干部組成兩個(gè)檢查組，開展了為期兩個(gè)月的檔案行政執(zhí)法檢查?，F(xiàn)將行政執(zhí)法檢查工作總結(jié)匯報(bào)如下：
一、執(zhí)法檢查情況及結(jié)果。檔案局按照《關(guān)于在全**范圍內(nèi)開展檔案規(guī)范化管理工作督查的通知》（左檔發(fā)[2019]25號(hào)）文件要求對(duì)全**66家**直單位、17個(gè)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)、3個(gè)國(guó)有農(nóng)牧林場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地走訪，圍繞各門類、載體檔案收集、整理;文件材料的歸檔范圍、目錄及保管期限編制;檔案分類、檔案保管情況和檔案管理各項(xiàng)制度的制定、落實(shí)，檔案保管設(shè)施設(shè)備、檔案室的配置等進(jìn)行了詳細(xì)檢查。檢查發(fā)現(xiàn)，檔案管理規(guī)范單位共26個(gè)，其中**直單位22個(gè)，蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)、國(guó)有農(nóng)牧林場(chǎng)4個(gè)；檔案管理相對(duì)規(guī)范單位共33個(gè)，其中**直單位21個(gè)，蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)12個(gè)；檔案未規(guī)范管理單位共27個(gè)，其中**直23個(gè)，蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)4個(gè)。檢查組人員對(duì)被檢單位提出反饋意見，限期整改。
二、存在的主要問題。經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，各單位基本能夠按照檔案法律法規(guī)的要求，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)了依法治檔、管檔的意識(shí)。檔案安全管理?xiàng)l件逐步得到改善，但部分單位在檔案管理等方面仍存在問題。一是檔案收集整理不完整、不規(guī)范，存在多年未歸檔的零散文件。統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，共27家單位存在此類現(xiàn)象，占檢查總數(shù)的26.7%。二是部分單位未按規(guī)定對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，一些文件資料留存在經(jīng)辦科室和個(gè)人手中。三是個(gè)別單位檔案員更換頻繁，交接工作不力，致使檔案斷檔缺失。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)由行政秘書兼任檔案員，檔案日常管理難以兼顧且未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。四是多數(shù)單位沒有重視重大活動(dòng)檔案、照片檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、新媒體檔案的收集整理，檔案門類不齊全，檔案資源存在遺失風(fēng)險(xiǎn)。五是電子文件收集整理不及時(shí)、不規(guī)范。
【關(guān)鍵詞】新視角 檔案整理
【中圖分類號(hào)】G272 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對(duì)保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等都有重要的作用。在社會(huì)科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問題
1.檔案整理缺乏認(rèn)識(shí)
由于部分單位對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏足夠的人力財(cái)力投入，導(dǎo)致檔案整理工作一直沒有落到實(shí)處。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業(yè)素質(zhì)，不能高質(zhì)量、高效率地完成歸檔的任務(wù)，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業(yè)素質(zhì)，但是由于上級(jí)缺乏重視，引起員工對(duì)工作的忽視，出現(xiàn)工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，偏向老齡化，缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務(wù)均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調(diào)閱為一體，沒有很好的區(qū)分，對(duì)檔案館的服務(wù)性產(chǎn)生了影響。
2.檔案整理意識(shí)薄弱
對(duì)單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質(zhì)導(dǎo)致其不容易出成績(jī)，不受外界重視，甚至被認(rèn)為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財(cái)力的投入。種種不良意識(shí)導(dǎo)致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認(rèn)識(shí)，部分單位還對(duì)資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴(yán)重制約了檔案整理工作的有效有序進(jìn)行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對(duì)自己的工作產(chǎn)生了認(rèn)識(shí)偏差，他們認(rèn)為檔案整理不重要甚至不需要進(jìn)行，只需看好檔案即可；同時(shí)單位又缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行，這在飛速發(fā)展的社會(huì)與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實(shí)用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規(guī)范流程
規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的工作流程或操作手冊(cè)，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對(duì)檔案的實(shí)用價(jià)值產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強(qiáng)化檔案整理人員的知識(shí)技能培訓(xùn)
要讓檔案整理跟上時(shí)展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進(jìn)。首先應(yīng)配置先進(jìn)的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運(yùn)用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對(duì)于檔案的新載體、新種類、新材料，設(shè)備的新技術(shù)、新功能、新知識(shí)，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應(yīng)引進(jìn)年輕的檔案整理人才，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢(shì)所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗(yàn)證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個(gè)條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡(jiǎn)化日后的管理與查詢。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；（2）對(duì)企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗(yàn)；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊(yùn)。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。
三 結(jié)束語
綜上所述，從加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進(jìn)，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個(gè)方面下功夫，就能在新時(shí)代更好地進(jìn)行檔案整理工作。
參考文獻(xiàn)
