發(fā)布時(shí)間：2023-09-24 15:54:42
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、檔案管理工作的電子化趨勢(shì)
隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，我國(guó)大多企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)已經(jīng)形成。在檔案管理領(lǐng)域，普遍實(shí)施的是電子檔案管理的模式，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子化趨勢(shì)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。該領(lǐng)域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應(yīng)法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應(yīng)性等。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術(shù)，與時(shí)展相結(jié)合。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化趨勢(shì)，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)本職工作的良好開(kāi)展。通過(guò)對(duì)檔案資料的收集與整理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于其更容易書(shū)寫(xiě)，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實(shí)現(xiàn)里對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的諸多優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力、物力、財(cái)力與時(shí)間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。檔案管理工作注重對(duì)信息的加工，以往的紙質(zhì)檔案模式受經(jīng)費(fèi)的影響，很多工作難以順利進(jìn)行。醫(yī)院的檔案管理工作任務(wù)繁重，如果只運(yùn)用紙質(zhì)檔案費(fèi)用很高，檔案管理工作電子化的實(shí)現(xiàn)，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質(zhì)檔案手抄的形式，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，能夠通過(guò)拷貝輕松實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞?。這使得檔案工作者的勞動(dòng)成果得以體現(xiàn)，也使得檔案管理工作服務(wù)的范圍更加廣泛，從而實(shí)現(xiàn)了資源的最大化利用。
（四）加強(qiáng)了檔案信息的實(shí)效性。檔案信息具有時(shí)效性，醫(yī)院的檔案信息更是如此。應(yīng)用以往的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的再加工，所耗時(shí)間較長(zhǎng)，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。電子檔案的出現(xiàn)，極大緩解了這一難題，因?yàn)橥ㄟ^(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，人們能夠順利實(shí)現(xiàn)對(duì)原有檔案信息的查閱與修改，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良好開(kāi)展。
三、規(guī)避電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來(lái)諸多便捷的同時(shí)，亦存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，作為檔案管理工作者，要有規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)最大的應(yīng)用價(jià)值。
（一）是電子檔案管理工作存在風(fēng)險(xiǎn)的原因。
1.與電子檔案的特性有關(guān)。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問(wèn)題，特別是電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息安全問(wèn)題更是應(yīng)該加強(qiáng)，這與電子檔案的自身特點(diǎn)有極大關(guān)系。醫(yī)院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無(wú)疑會(huì)對(duì)檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規(guī)范性不強(qiáng)。檔案管理工作中安全問(wèn)題是人們較為容易忽視的問(wèn)題，在對(duì)檔案管理工作的規(guī)范上表現(xiàn)的也不夠充分。突出表現(xiàn)為管理計(jì)劃的制定較為隨意，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠徹底，檔案安全現(xiàn)狀不能保持等幾個(gè)方面。加強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)范性是社會(huì)新時(shí)期發(fā)展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規(guī)避電子檔案管理工作中風(fēng)險(xiǎn)的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。為了規(guī)避電子檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是良好舉措。除引進(jìn)一些高學(xué)歷、高能力的檔案管理專業(yè)素質(zhì)人才之外，還要注重對(duì)單位的所有檔案管理工作人員的素質(zhì)教育，舉行定期的培訓(xùn)，提高其專業(yè)、負(fù)責(zé)的精神，真正形成忠于本職工作，實(shí)現(xiàn)部門間的合作互動(dòng)的良好局面。
1.電子檔案載體的保護(hù)
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質(zhì)材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對(duì)載體的保護(hù)有很大區(qū)別。對(duì)電子檔案載體的保護(hù)最重要的是要提供符合磁、光介質(zhì)的保存環(huán)境，電子檔案所需的環(huán)境溫度為17℃-20℃，相對(duì)濕度為35%-45%，而紙質(zhì)檔案保存所需的環(huán)境溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45%-60%；要避免陽(yáng)光直射，以免電子檔案載體材料發(fā)生氧化反應(yīng)，造成信息丟失；遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發(fā)生消磁或磁化現(xiàn)象；要避免機(jī)械震動(dòng)，以免破壞數(shù)據(jù)信息的完整性；存放電子檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)還應(yīng)配有防腐蝕性有害氣體的設(shè)施和設(shè)備，定時(shí)進(jìn)行機(jī)械通風(fēng)，保證環(huán)境通風(fēng)良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設(shè)備，遠(yuǎn)離釋放有害氣體的工廠，要定時(shí)進(jìn)行室內(nèi)通風(fēng)，保證檔案室內(nèi)擁有良好的空氣質(zhì)量。紙質(zhì)檔案的耐久性可以持續(xù)幾十年甚至上百年，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現(xiàn)象；邏輯檢查，即用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)，以便進(jìn)行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能讀取，其中計(jì)算機(jī)是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計(jì)算機(jī)上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀，要注意對(duì)計(jì)算機(jī)及其軟硬件加強(qiáng)維護(hù)和更新。硬件包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)參數(shù)，如音頻設(shè)備文件等。在電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件，用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件還應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實(shí)性的維護(hù)
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時(shí)間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時(shí)間周期內(nèi)歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過(guò)程中準(zhǔn)確無(wú)誤，防止信息失真，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行簽名、信息驗(yàn)證和身份驗(yàn)證。由于電子檔案是由一套特定的數(shù)字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對(duì)其進(jìn)行修改，為防止非法訪問(wèn)或隨意改動(dòng)電子檔案，對(duì)電子檔案的修改、存儲(chǔ)、傳輸?shù)炔僮饕M(jìn)行實(shí)時(shí)登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實(shí)性。對(duì)于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補(bǔ)單純的手跡簽名的不足。有時(shí)為了保證電子文件不被非正常改動(dòng)，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，如開(kāi)發(fā)專門的安全保護(hù)軟件或者編寫(xiě)安全程序；同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)重要的電子文件制作紙質(zhì)文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，也能夠保證從計(jì)算機(jī)上讀取到信息而不做任何的改動(dòng)。每一份電子檔案都有自己的相關(guān)背景，不僅是業(yè)務(wù)方面的，也包括相關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)背景。在保存電子檔案時(shí)需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內(nèi)容，也有助于證明該電子檔案的真實(shí)性。
3.電子檔案完整性的維護(hù)
在保存電子檔案的過(guò)程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關(guān)系、相對(duì)位置等元數(shù)據(jù)一并保存，相關(guān)的應(yīng)用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關(guān)電子圖像。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，其所占用的存儲(chǔ)空間和時(shí)間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應(yīng)的備份工作。首先要對(duì)所有電子檔案進(jìn)行完整的復(fù)制，在以后每次復(fù)制時(shí)，只需針對(duì)上一次完全復(fù)制后新增加的數(shù)據(jù)或修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份復(fù)制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數(shù)據(jù)信息而造成的存儲(chǔ)空間和保存時(shí)間的浪費(fèi)，保證電子檔案在保存和恢復(fù)時(shí)的完整性。由于電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬(wàn)無(wú)一失，即將同一電子檔案保存于兩臺(tái)以上的電腦中，以防止一臺(tái)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障造成電子檔案不完整；同時(shí)需將同一電子檔案保存于兩種以上的網(wǎng)絡(luò)中，防止某一網(wǎng)絡(luò)被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因?yàn)殡娮訖n案在載體保護(hù)、真實(shí)性維護(hù)和完整性維護(hù)方面存在諸多要求，且比較依賴相關(guān)成熟的技術(shù)，而紙質(zhì)檔案則可以真實(shí)、直觀地再現(xiàn)文件的原貌。因此，在一定時(shí)期內(nèi)電子檔案不會(huì)完全取代紙質(zhì)檔案，兩者形成并存發(fā)展、相輔相成的依賴關(guān)系。同時(shí)在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發(fā)揮電子檔案的效用。
4.加強(qiáng)電子檔案安全性的防護(hù)
網(wǎng)絡(luò)的普及極大地促進(jìn)了電子檔案管理工作，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視。加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)主要有兩點(diǎn)：一是用法律保護(hù)電子檔案的信息安全，增加法律意識(shí)；二是要?jiǎng)?chuàng)建檔案安全管理系統(tǒng)，確立基于角色的訪問(wèn)控制模式，充分利用現(xiàn)代信息安全技術(shù)，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)，電子檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行和與相關(guān)信息安全技術(shù)結(jié)合運(yùn)用的基礎(chǔ)上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)
關(guān)鍵詞： 電子檔案 管理難點(diǎn)對(duì)策
一.電子檔案的特點(diǎn)
電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理、按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上, 并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。電子文件按一定手續(xù)歸檔后便形成電子檔案, 它具有如下特征：①與計(jì)算機(jī)軟、硬件等設(shè)備關(guān)系密不可分；
②與紙質(zhì)檔案相比概念上有本質(zhì)的區(qū)別；③更高要求的保管條件。
電子檔案材料的多樣性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性,儲(chǔ)存方式的互換性,容易造成信息缺損。當(dāng)前,電子檔案儲(chǔ)存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性,企業(yè)才能從中獲得更為完善的服務(wù)。
二． 電子檔案的歸檔要求
計(jì)算機(jī)特點(diǎn)之一是修改方便,這一特點(diǎn)卻是檔案部門的大敵,檔案是不允許修改的,即使有錯(cuò),作為真實(shí)的歷史記錄也是不能修改的。為了防止修改,檔案管理軟件中可將電子檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),這樣用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取檔案信息,而不能作任何修改。如果要用光盤,一般應(yīng)該采用一次寫(xiě)人多次讀出光盤即WORM光盤,這樣用戶只能讀取信息,不可以做任何修改,這種不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子檔案。
在電子文件的歸檔過(guò)程中, 應(yīng)注意登記電子文件的容量及形成時(shí)間, 特別是形成時(shí)間不但要登記年、月、日還要登記時(shí)、分,因?yàn)槲募灰薷钠浯鎯?chǔ)容量、時(shí)間, 則和原來(lái)的文件是不一致的,這樣檔案人員就能注意到文件在復(fù)制、打開(kāi)過(guò)程中是否被有意或無(wú)意的修改,如果發(fā)現(xiàn)文件被修改,應(yīng)及時(shí)尋找原因, 防止類似情況再次發(fā)生,并盡可能恢復(fù)原電子檔案的本來(lái)面貌。
對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)注意是否被加密和壓縮,當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件被加密時(shí),應(yīng)及時(shí)和文件形成者取得聯(lián)系,給予解密。對(duì)壓縮的文件,由于壓縮工具眾多,一人一個(gè)方法,不利于檔案的提供利用,建議對(duì)所有壓縮的文件全部解壓后再存儲(chǔ)在光盤上, 這樣對(duì)電子檔案的保管、日后維護(hù)、提供利用等都是有利的。
歸檔拷貝的份數(shù),一般為二套,分別存放在不同的地方,如果某些電子檔案利用率特別高,可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)讀寫(xiě)錯(cuò)誤,但同時(shí)同一文件同一位置出錯(cuò)的可能性是很小的,這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時(shí)間,檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案,在經(jīng)濟(jì)能力允許的情況下,可適當(dāng)考慮轉(zhuǎn)存到縮微膠片等其它更能耐久存儲(chǔ)的載體上。
電子檔案的保管和維護(hù)措施
電子檔案的保存,首先要求具備一個(gè)適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境,一般是指脫機(jī)存儲(chǔ)而言,應(yīng)而要達(dá)到有關(guān)要求如歸檔光盤應(yīng)直立排放,嚴(yán)防變形,不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰塵和污垢,避免陽(yáng)光直接照射溫度控制在17～20℃,相對(duì)濕度35%～45%遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng),對(duì)需長(zhǎng)期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫(kù)房中,有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中,防磁柜平時(shí)盡量少開(kāi)啟,防磁柜的鑰匙應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。良好的保存環(huán)境,不
僅可以延緩載體的自身老化,而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。
電子檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環(huán)境的影響,即使在良好環(huán)境下,也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象,這是由于載體在長(zhǎng)期保存過(guò)程中材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致,所以對(duì)保存的電子檔案,應(yīng)每隔一年抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)一次。光盤的拷貝轉(zhuǎn)存應(yīng)根據(jù)光盤的保管情況、光盤驅(qū)動(dòng)器的發(fā)展和兼容情況、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定,當(dāng)上述四個(gè)條件任何一個(gè)發(fā)生較大變化時(shí),應(yīng)考慮有必要進(jìn)行轉(zhuǎn)存,轉(zhuǎn)存時(shí)特別要注意選擇最新型號(hào)的光盤、驅(qū)動(dòng)器、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境,這樣下次轉(zhuǎn)存的時(shí)間間隔可長(zhǎng)一些,同時(shí)原光盤至少應(yīng)保存一個(gè)轉(zhuǎn)存周期,以防萬(wàn)一。
四．實(shí)現(xiàn)檔案電子化的途徑
(1) 檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是經(jīng)過(guò)電子技術(shù)處理而記錄在新的介質(zhì)上的一種方式, 進(jìn)而形成了新的文件和檔案, 稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性, 使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革,檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷,可使檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享化,更大限度的滿足企業(yè)對(duì)檔案信息利用的需求。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化打下了基礎(chǔ),檔案信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。
(2) 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息電子化形成電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別在于記錄方式的數(shù)字化,當(dāng)使用電子技術(shù)和設(shè)備將信息記錄在光盤或磁性載體之上形成電子文件或電子檔案,其信息就不能脫離這種生成環(huán)境和設(shè)備單獨(dú)存在,電子檔案信息具有非人工識(shí)讀性和系統(tǒng)依賴性。電子技術(shù)及設(shè)備的不斷進(jìn)步,使電子檔案形成的環(huán)境出現(xiàn)較大的差異,這種差異造成電子檔案信息經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后,存取性受到限制,舊的硬件及軟件已經(jīng)被新的硬件及軟件所取代,舊的硬件及軟件環(huán)境生成的檔案信息在新的環(huán)境下不能被正確識(shí)別并存取。這就要求電子檔案信息實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)電子檔案信息存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及格式的標(biāo)準(zhǔn)化,形成通用的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),使之在各種不同的環(huán)境下都能被準(zhǔn)確識(shí)別、讀取、存儲(chǔ)。因此, 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是檔案電子化持續(xù)、長(zhǎng)久發(fā)展的唯一途徑。
(3) 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的集成,形成可查詢多種平臺(tái)的檔案信息管理系統(tǒng),使之支持多種操作系統(tǒng),具有統(tǒng)一的用戶界面,統(tǒng)一的文本格式,統(tǒng)一的查詢方法,用戶科直接得到所需要的檔案信息。企業(yè)科技人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入檔案網(wǎng)站,經(jīng)相關(guān)手續(xù)取得許可授權(quán),進(jìn)入網(wǎng)站檢索相關(guān)信息,閱讀或下載所需檔案信息,以滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。
【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)
一、電子文件的特性
電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對(duì)電子文件歸檔管理的意識(shí),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動(dòng)、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問(wèn)題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來(lái)源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí),還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求或從保留文件重要修改過(guò)程的信息來(lái)考慮時(shí),則應(yīng)對(duì)起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時(shí)應(yīng)在收集整理過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開(kāi)始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。
三、電子文件的利用
在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國(guó)家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密連接起來(lái),以便將來(lái)電子目錄進(jìn)入檔案部門后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對(duì)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動(dòng)作用。
四、電子文件的保存問(wèn)題
電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來(lái)編號(hào)保存。
五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)
首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來(lái)的雙向方式,開(kāi)展電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時(shí)組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長(zhǎng)補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
1 電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)
1.1 保密性強(qiáng)
相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實(shí)現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時(shí)，因?yàn)樗械臋n案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會(huì)看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時(shí)，只能夠接觸所需的單份文件，而無(wú)法了解其他內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文件的保密。同時(shí)，電子檔案的查閱是利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時(shí)的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來(lái)[2]。同時(shí)，可以分散工作量，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時(shí)間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢(shì)。
1.3 提高檔案的使用效率
對(duì)檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點(diǎn)，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識(shí)水平進(jìn)行操作的，由于每個(gè)人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時(shí)，在進(jìn)行人工歸檔時(shí)會(huì)浪費(fèi)掉大量的時(shí)間，從而導(dǎo)致了管理人員沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時(shí)間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時(shí)補(bǔ)漏增缺
傳統(tǒng)文書(shū)在資料收集時(shí)，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時(shí)的增缺補(bǔ)漏，就要把文書(shū)進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財(cái)力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問(wèn)題，可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時(shí)省力，讓檔案隨時(shí)保持在最新?tīng)顟B(tài)。
2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 管理不規(guī)范
紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長(zhǎng)，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識(shí)。而由于電子檔案的使用時(shí)間不長(zhǎng)，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲(chǔ)設(shè)備就可以，疏忽了對(duì)于電子檔案載體U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等的管理，沒(méi)有對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒(méi)有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時(shí)，管理者對(duì)于文件備份的要求太過(guò)籠統(tǒng)，沒(méi)有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來(lái)了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案?jìng)浞莨芾砘靵y。最后，電子檔案的管理比較分散，沒(méi)有建立一個(gè)完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高
新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無(wú)法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，頻繁的人動(dòng)不利于電子檔案管理工作的長(zhǎng)期進(jìn)行。
2.3 電子檔案安全問(wèn)題
電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時(shí)，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問(wèn)題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時(shí)，可能會(huì)被篡改、偽造、泄密、竊聽(tīng)，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來(lái)了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對(duì)策
3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度
建立健全電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無(wú)序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行集中管理。為了充分的開(kāi)發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。
3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時(shí)，要選用一些專業(yè)知識(shí)強(qiáng)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)過(guò)硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對(duì)于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動(dòng)或?qū)⑷藛T流動(dòng)控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長(zhǎng)期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對(duì)一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開(kāi)啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動(dòng)記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。
在我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來(lái)越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來(lái)了進(jìn)步，然而它的優(yōu)越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過(guò)闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，淺談其背后的不足，提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。
一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開(kāi)辟了許多其他領(lǐng)域的存儲(chǔ)功能，例如儲(chǔ)存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時(shí)省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說(shuō)來(lái)，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：
（一）方便、高效、快捷
事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動(dòng)，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動(dòng)量，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時(shí)出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲(chǔ)都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲(chǔ)的目的就在于對(duì)其信息的使用。而要提供有充分利用價(jià)值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對(duì)信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值，給以后的使用工作帶來(lái)很大不便。文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行立卷工作的探索和研究。
二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題
過(guò)分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見(jiàn)的情況有，電腦等存儲(chǔ)設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時(shí)安裝更新，對(duì)于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，不注重電腦加密，不注重對(duì)檔案信息的保密和保護(hù)。電子檔案管理工作沒(méi)有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒(méi)有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來(lái)，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒(méi)有明確健全的管理制度，對(duì)電子檔案管理工作人員沒(méi)有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問(wèn)題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來(lái)?yè)p壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對(duì)檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高
要提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢(shì)下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督
加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來(lái)確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等法規(guī)制度，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理工作；信息化與數(shù)字化
近年來(lái)，世界各國(guó)信息化發(fā)展進(jìn)入了快車道，我國(guó)的信息化應(yīng)用也進(jìn)入大發(fā)展階段。新技術(shù)的應(yīng)用為社會(huì)各行各業(yè)帶來(lái)極大的便利，但與此同時(shí)產(chǎn)生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應(yīng)對(duì)新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創(chuàng)新檔案管理。
一、電子檔案產(chǎn)生的背景
自從1946年，世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)誕生以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異。與此同時(shí)，電子文件的飛速發(fā)展與廣泛普及已是大勢(shì)所趨。人們普遍認(rèn)為，紙張的發(fā)明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當(dāng)下，正在發(fā)生的電子文件代替紙質(zhì)文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質(zhì)就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發(fā)生了變化，但是本質(zhì)卻是同樣的。
那么，就出現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題給他的管理者帶來(lái)了極大的困擾，即：發(fā)生了載體轉(zhuǎn)變的巨量的電子檔案如何有效管理？
二、電子檔案管理的現(xiàn)狀
（一）電子檔案更難鑒定
國(guó)家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)?！蹦敲矗瑔?wèn)題是，隨著各行各業(yè)信息化技術(shù)的應(yīng)用，例如不同辦公管理軟件的應(yīng)用，由此產(chǎn)生了不同形式、不同規(guī)格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復(fù)雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。
竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書(shū)檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質(zhì)上一致的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的非現(xiàn)行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應(yīng)當(dāng)是具備了一定的保存價(jià)值和利用價(jià)值的電子文件，并且被歸檔。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)化為文書(shū)檔案不同的是，電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)具備兩個(gè)特性：一是必須為真實(shí)可靠的反應(yīng)人們生活工作的原始記錄，同時(shí)還要具備內(nèi)容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，電子文件的格式應(yīng)當(dāng)局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個(gè)需要注意的是，電子檔案必須具有長(zhǎng)期可讀性。因?yàn)?，隨著新技術(shù)的革新，或許經(jīng)過(guò)一段時(shí)期，會(huì)發(fā)生因?yàn)槿藗冏x取信息設(shè)備的改變，而導(dǎo)致今天我們花費(fèi)了大量人力物力所保存的電子檔案出現(xiàn)無(wú)法順利利用的逄?！拔覈?guó)90年代舉辦的一次重大的國(guó)際體育比賽的電子文件目前已完全無(wú)法讀取，20世紀(jì)80年代開(kāi)展的一次重要的全國(guó)普查活動(dòng)的99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，某市政府大批20世紀(jì)80年代生成的電子文件無(wú)法讀取。正因?yàn)樯鲜鲈?，電子文件在鑒定為電子檔案的過(guò)程中比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加困難。
（二）電子檔案管理失控
通過(guò)了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對(duì)凡是屬于國(guó)家所有的、具有保存價(jià)值的實(shí)體檔案都進(jìn)行了歸檔、保存。但對(duì)于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的依據(jù)）另外，各個(gè)電子檔案產(chǎn)生單位沒(méi)有相應(yīng)的電子檔案管理制度。
（三）電子文件法律體系欠缺
在許多國(guó)家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認(rèn)可，而且法律強(qiáng)制政府機(jī)構(gòu)和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)。我國(guó)在2004年通過(guò)了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，確認(rèn)了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應(yīng)性。電子文件法律體系亟待進(jìn)一步完善。
三、電子檔案管理創(chuàng)新
（一）管理理念創(chuàng)新
面對(duì)新生的事物，人們往往會(huì)有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢(shì)必將成為歷史的必然。面對(duì)這一必然趨勢(shì)，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，正確地認(rèn)識(shí)這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。
（二）領(lǐng)導(dǎo)組織創(chuàng)新
信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過(guò)渡期這一關(guān)鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個(gè)階段產(chǎn)生的歷史的推動(dòng)力往往是難以估量的。這就要求各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部要樂(lè)于學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，只有領(lǐng)導(dǎo)干部了解了信息化技術(shù)，才能更好的領(lǐng)導(dǎo)檔案隊(duì)伍，更好地開(kāi)展信息化建設(shè)，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎(chǔ)。
（三）管理機(jī)制創(chuàng)新
檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項(xiàng)需要著眼當(dāng)前、放眼未來(lái)的偉大工作。這項(xiàng)工作的有效_展不僅僅需要今天的領(lǐng)導(dǎo)干部具備開(kāi)拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項(xiàng)完整的機(jī)制來(lái)保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領(lǐng)導(dǎo)干部換屆導(dǎo)致工作政策的反復(fù)。在國(guó)家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級(jí)各類檔案管理部門也應(yīng)及時(shí)的，結(jié)合本行業(yè)、本單位實(shí)際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設(shè)事業(yè)持續(xù)地保駕護(hù)航。
總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻(xiàn)：
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通過(guò)電子檔案來(lái)存儲(chǔ)整理有價(jià)值的電子文件和資料。目前，在日常工作中的電子檔案及電子檔案的管理呈現(xiàn)出普遍增加的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理水平有所提高，同時(shí)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理的意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)烈。提高管理電子檔案意識(shí)，使電子檔案的利用更準(zhǔn)確、更完全、更可靠。然而，電子檔案的使用必須建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，還需要發(fā)揮軟管理功能來(lái)充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)。主要以電子文檔的數(shù)量以及電子文件完整性和風(fēng)險(xiǎn)來(lái)確定該歸檔的文件不完整或不完整。目前，基于電子檔案進(jìn)行管理的主要有三種方式：提供復(fù)制、傳播和直接使用。有很多專家和學(xué)者對(duì)電子檔案進(jìn)行綜合研究，這些研究提供了對(duì)電子檔案利用的有力保障。發(fā)展電子檔案系統(tǒng)，可以有利于評(píng)價(jià)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)與電子檔案袋，這是中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要指標(biāo)，在我國(guó)加強(qiáng)檔案的運(yùn)用中加強(qiáng)了電子記錄，電子檔案利用對(duì)我國(guó)發(fā)展檔案管理具有重要的意義，如何開(kāi)展電子檔案的有效管理是加強(qiáng)檔案利用的有效保障，這也對(duì)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)具有十分重要的意義。在目前的工作中，電子檔案的數(shù)量逐漸增多，檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)開(kāi)始對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行深入的分析和研究。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，可以更好地利用電子檔案，更迅速地提高檔案的內(nèi)部管理水平。在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)充分利用電子檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理水平。從電子檔案的管理開(kāi)始，就意識(shí)到數(shù)字檔案的重要性，對(duì)內(nèi)部管理組織的需要進(jìn)一步分析，并提出了一些建議，以提高電子檔案管理辦法。
2電子檔案在檔案管理中的重要性
2.1電子檔案可以快速的分類處理信息資料，它是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)操作的，所及處理的速度很快
復(fù)制文件和管理文件中使用傳統(tǒng)的鋼筆字進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)處理歸類時(shí)，由于人為操作的不定性因素，會(huì)造成很多的披露出現(xiàn)。信息化處理可以將文件信息收取、存儲(chǔ)、分類、統(tǒng)計(jì)和訪問(wèn)是非常便捷快速，同時(shí)不容易出現(xiàn)問(wèn)題，提高準(zhǔn)確性。
2.2通過(guò)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)的文件，可以方便共享交流各種文件
相對(duì)而言，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法，不便于查詢翻閱，更不會(huì)方便與共享文件信息，這樣大大降低了更新文件信息的速度。這是很難找到的文件信息。利用信息技術(shù)，以及一些信息化的處理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，這樣可以更加快速便捷查詢了解資料。同時(shí)對(duì)于不同類型的資料進(jìn)行有效的分類歸檔，進(jìn)行排序，更加便于以后的搜索。
2.3相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方法，電子文檔存儲(chǔ)的方法更加的環(huán)保，更易儲(chǔ)存
因?yàn)榧堎|(zhì)的存儲(chǔ)方法會(huì)受控于外加的環(huán)境的影響，會(huì)因?yàn)槌睗窕蛘呦x(chóng)蛀等各種不利因素減低存儲(chǔ)的時(shí)間，這樣就會(huì)要求對(duì)于紙質(zhì)的存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。同時(shí)大量的信息需要存儲(chǔ)的情況下，會(huì)消耗很多的紙張，不利于生態(tài)環(huán)境保護(hù)。而電子文檔不但存儲(chǔ)的時(shí)間較長(zhǎng)，易于保護(hù)，不受外界環(huán)境的影響。
2.4信息化的存儲(chǔ)信息可以保證信息在交換過(guò)程中的安全和快速性
一般的閱讀和寫(xiě)作在這個(gè)高速閃存的速率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越傳統(tǒng)筆記法；同時(shí)存儲(chǔ)儀器較小，便于攜帶，信息化可以很容易，如果你傳輸文件五千萬(wàn)字的記錄，這是無(wú)法想象的。同樣電子檔案在安全性方面具有重要的作用，例如：檔案的長(zhǎng)距離傳輸，丟失處理文件造成重要文件丟失，電子檔案的丟失和延遲調(diào)用進(jìn)程信息，所以，將信息化可以充分發(fā)揮其特殊的共享效用，同時(shí)有效的較強(qiáng)保護(hù)文件信息。當(dāng)然，電子文檔或萬(wàn)無(wú)一失。事實(shí)上，在貯存和使用過(guò)程中的電子檔案有一定的風(fēng)險(xiǎn)。安全電子檔案存儲(chǔ)需要存儲(chǔ)設(shè)備具有較高的識(shí)字率，如果被盜損壞的程度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒體。此外，由于信息通過(guò)一個(gè)規(guī)范的字符標(biāo)示存儲(chǔ)信息，一旦丟失相關(guān)的文件信息，就會(huì)出現(xiàn)亂碼等情況，也會(huì)泄露信息。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代也存在風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)途電話網(wǎng)絡(luò)信息存在盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。存儲(chǔ)的檔案都是很重要的，所以一定要加強(qiáng)其保護(hù)工作。完整的保存電子玟桑文檔信息，不論是以往的手記存儲(chǔ)加工誤差影響的范圍是有限的，而且在輸入過(guò)程中很容易找到。批處理文件，文件處理量大，可能會(huì)出現(xiàn)失誤使用，從而產(chǎn)生嚴(yán)重后果。同時(shí)，很多對(duì)外開(kāi)放的文件信息，沒(méi)有及時(shí)的查閱更新，會(huì)導(dǎo)致很多信息缺失。此外，不同電子文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)是復(fù)雜的，多種方式的缺乏可能會(huì)導(dǎo)致信息的轉(zhuǎn)換。電子文檔的信息都是保持著供參考性。同時(shí)信息可以通過(guò)不同的電子形式進(jìn)行存儲(chǔ)保存，在硬件和軟件中都可以進(jìn)行存儲(chǔ)，。同時(shí)信息化的電子設(shè)備更新速度都是很快的，所以如果新老硬件或者軟件沒(méi)有良好的兼容，也會(huì)導(dǎo)致信息丟失，從而大大降低電子文檔的壽命。
3關(guān)于電子檔案管理的意見(jiàn)
首先，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備和電子檔案的安全。存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，特殊的保護(hù)時(shí)間平面，硬件和軟件的更新，設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保處于良好狀態(tài)的常規(guī)存儲(chǔ)設(shè)備，文件的備份文件的更新，防止事故損失，此外還有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻、信息認(rèn)證等方法來(lái)阻隔病毒的侵入，同時(shí)也要進(jìn)行良好備份，加強(qiáng)讀寫(xiě)權(quán)限嚴(yán)格，加強(qiáng)在貯藏過(guò)程中電子檔案的安全，確保電子文件的存儲(chǔ)，傳輸過(guò)程中的安全，對(duì)其他用戶的電子文件的安全，防止非法訪問(wèn)和更改，應(yīng)繼續(xù)完善現(xiàn)代化的管理方法，加強(qiáng)檔案的保護(hù)措施。通過(guò)統(tǒng)一的順序錯(cuò)做，從而減少操作中的危險(xiǎn)。督促?gòu)臉I(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范安全培訓(xùn)，檔案人員具有較高的職業(yè)道德，同時(shí)，通過(guò)規(guī)范運(yùn)作，消除作業(yè)過(guò)程中的漏洞。其次，協(xié)調(diào)存儲(chǔ)形式，在每個(gè)不同換件具有軟件轉(zhuǎn)換，這樣可以減少因?yàn)榧嫒莶涣硕霈F(xiàn)文件損害等情況?？梢酝ㄟ^(guò)多方面?zhèn)浞輥?lái)存儲(chǔ)文件，保護(hù)其的安全性和可讀性。同步控制管理權(quán)力的運(yùn)行和管理，防止通過(guò)其他信息的缺乏所造成的事故。
4結(jié)束語(yǔ)
