發(fā)布時(shí)間：2023-10-09 16:08:31
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案法律法規(guī)的含義樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
“行政執(zhí)法監(jiān)督，是指負(fù)有監(jiān)督職責(zé)的國(guó)家機(jī)關(guān)及有監(jiān)督權(quán)的媒體、社會(huì)公眾對(duì)于行政執(zhí)法主體實(shí)施的行政執(zhí)法行為，是否符合行政法律規(guī)范進(jìn)行監(jiān)察和督促，并對(duì)違法行為予以糾正的活動(dòng)?！盵1]
而關(guān)于檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，檔案界并無(wú)完全統(tǒng)一的界說(shuō)。有學(xué)者認(rèn)為：“所謂檔案執(zhí)法監(jiān)督，是指對(duì)檔案法律、法規(guī)的貫徹實(shí)施情況所進(jìn)行的監(jiān)督檢查以及依法對(duì)違反檔案法律、法規(guī)行為的查處。它既包括檔案行政管理部門(mén)對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的檔案館和國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及公民貫徹實(shí)施檔案法律、法規(guī)情況的監(jiān)督檢查以及依法對(duì)違反檔案法律、法規(guī)行為的查處；也包括權(quán)力機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、上級(jí)檔案行政管理部門(mén)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、黨團(tuán)組織、社會(huì)團(tuán)體、新聞?shì)浾摵腿嗣袢罕娨婪▽?duì)檔案行政管理部門(mén)的執(zhí)法活動(dòng)是否符合檔案法律、法規(guī)及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)體制改革進(jìn)行的監(jiān)督檢查；還包括中央和國(guó)務(wù)院各部門(mén)，人大、政協(xié)、軍隊(duì)、法院、檢察院系統(tǒng)，省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府各部門(mén)以及其他部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)本系統(tǒng)或者所屬單位的檔案法律、法規(guī)貫徹實(shí)施情況的監(jiān)督檢查?！盵2]
也有學(xué)者認(rèn)為：“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查是指檔案行政管理部門(mén)為了履行法律賦予的職能，對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及公民是否遵守檔案法律、法規(guī)，執(zhí)行檔案行政決定和命令，維護(hù)國(guó)家檔案的完整、安全與有效利用的情況而實(shí)施的監(jiān)督和檢查，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)和人民群眾對(duì)檔案行政管理部門(mén)和執(zhí)法人員是否依法行政進(jìn)行的監(jiān)督。顯然，檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查的含義包括以下兩個(gè)方面：一是指檔案行政管理部門(mén)和所聘任的檔案執(zhí)法人員以主動(dòng)者的身份和地位對(duì)檔案工作進(jìn)行的督促和檢查活動(dòng)。二是指檔案行政管理部門(mén)和執(zhí)法人員接受其他有關(guān)機(jī)關(guān)和人民群眾的監(jiān)督，以檢查檔案行政管理部門(mén)和執(zhí)法人員是否依法行政，是否有執(zhí)法違法行為，它包括權(quán)力機(jī)關(guān)的監(jiān)督、政府監(jiān)督、司法機(jī)關(guān)的監(jiān)督、人民群眾監(jiān)督以及下級(jí)檔案行政管理部門(mén)接受上級(jí)的監(jiān)督等內(nèi)容。兩者合二為一，籠統(tǒng)稱(chēng)之為‘檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查’?！盵3]
還有學(xué)者認(rèn)為：“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督主要包括兩個(gè)方面的監(jiān)督。對(duì)抽象檔案行政行為的監(jiān)督。是指對(duì)除檔案法律、法規(guī)以外的其他檔案規(guī)范性文件的行政行為的審查。近年來(lái)，隨著檔案工作法制化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案行政管理部門(mén)相繼出臺(tái)了一系列檔案規(guī)范性文件，并發(fā)揮著不可忽視的作用。為防止檔案行政管理部門(mén)制定的規(guī)范性文件內(nèi)容與國(guó)家檔案法律、法規(guī)性文件不統(tǒng)一，甚至相抵觸的現(xiàn)象，檔案行政執(zhí)法監(jiān)督部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這類(lèi)文件的審查。對(duì)具體檔案行政行為的監(jiān)督。具體檔案行政行為即執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的行為，檔案行政管理部門(mén)在日常工作中的主要職能就是根據(jù)實(shí)際工作需要，作出具體檔案行政行為。具體檔案行政行為不當(dāng)，會(huì)引起行政糾紛，導(dǎo)致復(fù)議、訴訟和賠償，因此，在加強(qiáng)對(duì)抽象檔案行政行為監(jiān)督的同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)具體檔案行政行為的監(jiān)督，兩者相輔相成，才能真正發(fā)揮檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的作用?！盵4]
上述幾種觀點(diǎn)，都將“檔案行政執(zhí)法”和“對(duì)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督”兩個(gè)方面歸于“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督”的范疇。個(gè)人認(rèn)為，這種認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確。檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，是指負(fù)有監(jiān)督職責(zé)的國(guó)家機(jī)關(guān)及有監(jiān)督權(quán)的媒體、社會(huì)公眾對(duì)于檔案行政執(zhí)法主體實(shí)施的行政執(zhí)法行為，是否符合行政法律規(guī)范進(jìn)行監(jiān)察和督促并對(duì)違法行為予以糾正的活動(dòng)。這種“監(jiān)督”并不是我們常用的、一般意義上的“檔案行政執(zhí)法”活動(dòng)，而是對(duì)“檔案行政執(zhí)法”活動(dòng)的監(jiān)督。
檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的方式可以分為內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督兩種。檔案行政執(zhí)法的內(nèi)部監(jiān)督，就是對(duì)執(zhí)法權(quán)的內(nèi)部制約和監(jiān)督。包括上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督、同級(jí)檔案行政管理部門(mén)內(nèi)部的相互監(jiān)督、下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督三種形式。外部監(jiān)督包括人大監(jiān)督、司法監(jiān)督、輿論監(jiān)督和公眾監(jiān)督。
2檔案行政執(zhí)法監(jiān)督現(xiàn)存的問(wèn)題
2.1內(nèi)部監(jiān)督有名無(wú)實(shí)。主要表現(xiàn)在檔案行政執(zhí)法部門(mén)對(duì)同級(jí)部門(mén)的依法行政情況失于監(jiān)督，比如，對(duì)檔案館接收檔案時(shí)間、時(shí)限、標(biāo)準(zhǔn)是否符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)章要求，檔案館是否按期開(kāi)放檔案，檔案鑒定，提前或延后開(kāi)放檔案是否向上一級(jí)檔案行政管理部門(mén)請(qǐng)求，對(duì)下一級(jí)檔案館提前或延后開(kāi)放檔案請(qǐng)求是否給予審批等方面。一些檔案行政執(zhí)法部門(mén)只重視抓對(duì)其他單位及社會(huì)單位檔案執(zhí)法情況的督促檢查，忽視對(duì)自身檔案行政執(zhí)法活動(dòng)的監(jiān)督。有些檔案行政管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)還有本位主義思想，對(duì)本單位檔案行政執(zhí)法中出現(xiàn)的問(wèn)題不是捂住，就是蓋住，推脫應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。對(duì)檔案行政執(zhí)法中發(fā)生的爭(zhēng)議，由行政執(zhí)法部門(mén)自己判別，對(duì)與不對(duì)，是否符合辦案程序，均由辦案者自己說(shuō)了算。這種自己管理自己行為、自己監(jiān)督自己工作、自己判別自己對(duì)錯(cuò)、自己糾正自己?jiǎn)栴}的檔案行政執(zhí)法內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，基本沒(méi)有作用。
2.2人大監(jiān)督薄弱。人大的監(jiān)督相對(duì)于其他監(jiān)督而言，是最具權(quán)威性、效力最高的監(jiān)督。但是，由于對(duì)人大監(jiān)督的內(nèi)容、程序沒(méi)有作出明確、詳細(xì)的規(guī)定，因此，不少檔案行政管理機(jī)關(guān)在檔案行政執(zhí)法中，往往喜歡與同級(jí)人大一起進(jìn)行。這樣做，一方面使檔案行政執(zhí)法主體發(fā)生了錯(cuò)位，將本應(yīng)由檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)進(jìn)行的檔案執(zhí)法工作，轉(zhuǎn)移給人大；另一方面，將人大本應(yīng)該對(duì)檔案行政機(jī)關(guān)行政執(zhí)法情況的監(jiān)督，變成了人大參與檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)檔案法律法規(guī)規(guī)章執(zhí)行情況的監(jiān)督。
2.3司法監(jiān)督空置。司法監(jiān)督空置，一是指司法監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)檔案行政執(zhí)法行為沒(méi)有具體的監(jiān)督內(nèi)容，沒(méi)有將檔案行政管理部門(mén)的行政行為納入其監(jiān)督的范圍，二是檔案行政管理機(jī)關(guān)沒(méi)有接受司法機(jī)關(guān)監(jiān)督的意識(shí)與準(zhǔn)備。
2.4輿論監(jiān)督作用有限。在我國(guó)，由于檔案工作的相對(duì)滯后性，傳媒對(duì)檔案工作與檔案行政管理機(jī)關(guān)的活動(dòng)關(guān)注度相對(duì)較低，且檔案部門(mén)更是擔(dān)心輿論監(jiān)督的報(bào)道，對(duì)本來(lái)就“難做”的工作造成影響，傳媒對(duì)檔案工作，包括對(duì)檔案行政執(zhí)法的報(bào)道，多以正面報(bào)道為主。這種情形下的輿論監(jiān)督及作用非常有限，給檔案執(zhí)法機(jī)關(guān)帶來(lái)的影響和壓力也十分有限。
2.5社會(huì)與公眾監(jiān)督乏力。就社會(huì)與公眾對(duì)檔案行政行為的監(jiān)督而言，由于社會(huì)及廣大群眾的檔案意識(shí)相對(duì)淡薄，監(jiān)督意識(shí)不強(qiáng)，法律素質(zhì)不高，他們或不知道有權(quán)監(jiān)督，可以監(jiān)督，或不想監(jiān)督，不愿監(jiān)督，或不敢監(jiān)督，不會(huì)監(jiān)督。又由于對(duì)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的渠道并不順暢，有些群眾因個(gè)人問(wèn)題到同級(jí)或越級(jí)檔案行政部門(mén)投訴，得不到認(rèn)真受理，或處理不及時(shí)，使他們失去了對(duì)檔案行政執(zhí)法行為監(jiān)督的信心。
3檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作的重點(diǎn)
3.1劃分層級(jí)職能，完善內(nèi)部監(jiān)督。鑒于實(shí)際工作中，同級(jí)內(nèi)部監(jiān)督不好操作，執(zhí)行起來(lái)困難重重。從可操作的層面考慮，明確劃分各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)不同的行政執(zhí)法監(jiān)督權(quán)限，將對(duì)某一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政執(zhí)法監(jiān)督，交由上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)實(shí)施，即由上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)，對(duì)下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)及所屬部門(mén)的依法行政情況進(jìn)行監(jiān)督。雖然說(shuō)，上述內(nèi)容，在理論上要求了，制度上設(shè)計(jì)了，但許多單位并沒(méi)有真正去執(zhí)行、去實(shí)施、去落實(shí)。分級(jí)負(fù)責(zé)，完善內(nèi)部監(jiān)督，關(guān)鍵還在落實(shí)上。
3.2明確執(zhí)法主體，突出人大監(jiān)督。在檔案行政執(zhí)法工作中，必須明確不同的執(zhí)法主體及其職能。檔案行政執(zhí)法的主體是各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)，而非各級(jí)人大。人大不應(yīng)參加，至少不應(yīng)過(guò)多地參加檔案行政管理部門(mén)日常的行政執(zhí)法活動(dòng)。人大的任務(wù)是對(duì)檔案行政管理機(jī)關(guān)依法行政的情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)檔案行政管理機(jī)關(guān)行政執(zhí)法過(guò)程、程序、內(nèi)容、方式和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督。人大執(zhí)法監(jiān)督的對(duì)象，是檔案行政執(zhí)法的主體——檔案局，而非檔案行政管理的相對(duì)人。從這角度講，各級(jí)人大如參加檔案行政管理機(jī)關(guān)組織的檔案行政執(zhí)法檢查，應(yīng)該監(jiān)督的是檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政執(zhí)法活動(dòng)本身主體、手段、程序、依據(jù)等是否合法。
3.3嚴(yán)格依法行政，強(qiáng)化司法監(jiān)督。行政訴訟法明確規(guī)定：人民法院對(duì)具體行政行為是否合法進(jìn)行審查，如果發(fā)現(xiàn)被訴具體行政行為違法，有權(quán)予以撤銷(xiāo)。并且判令行政機(jī)關(guān)重新作出具體行政行為。同時(shí)規(guī)定：人民檢察院如果發(fā)現(xiàn)人民法院已經(jīng)發(fā)生法律效力的判決或裁定違反法律、法規(guī)規(guī)定時(shí)，有權(quán)按照審判監(jiān)督程序提出抗訴。但是，法院、檢察院對(duì)檔案行政執(zhí)法情況知之不多，有些人根本不知道還有一部《檔案法》，司法機(jī)關(guān)對(duì)檔案行政執(zhí)法的監(jiān)督勢(shì)必受到很大的制約。檔案行政管理機(jī)關(guān)要主動(dòng)與司法機(jī)關(guān)聯(lián)系，宣傳《檔案法》，并請(qǐng)教司法監(jiān)督的內(nèi)容、方式、手段，共同將司法監(jiān)督引入檔案行政執(zhí)法中并強(qiáng)化之。
關(guān)鍵詞：依法行政；行政管理；執(zhí)法；業(yè)務(wù)指導(dǎo)
1檔案行政管理職能沿革
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案行政管理一直是以指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式，檔案行政管理的職能是以行政命令式的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。不可否認(rèn)，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)行政管理模式在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵的作用。在那時(shí)，雖然稱(chēng)之為“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”，但這種“指導(dǎo)”帶有指令性，這種指令性具有行政強(qiáng)制性，因而，它在某種程度上，就是“法”，就是“命令”，必須堅(jiān)決執(zhí)行，檔案工作和業(yè)務(wù)建設(shè)主要是靠行政規(guī)范性文件和行政命令式的業(yè)務(wù)指導(dǎo)強(qiáng)制執(zhí)行的。這并不是檔案行政管理部門(mén)獨(dú)有的特征，而是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，一切行政機(jī)關(guān)共有的行政特征。
隨著改革開(kāi)放與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政府行政管理的方式發(fā)生了改變。指令性的管理模式漸漸地退出，取而代之的是依法行政。對(duì)于這種變化，應(yīng)該說(shuō)檔案部門(mén)還是很敏感的。在指令性管理向依法行政轉(zhuǎn)變的初期，就制定頒布了《檔案法》，為檔案行政管理機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變管理職能依法行政奠定了法律基礎(chǔ)。
隨著依法行政的實(shí)施，檔案行政管理職能由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式逐漸向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的依法行政為主的管理模式轉(zhuǎn)變，行使檔案行政管理職能的部門(mén)，也由業(yè)務(wù)指導(dǎo)一個(gè)部門(mén)分為業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法規(guī)兩個(gè)部門(mén)。但是，受傳統(tǒng)思維和習(xí)慣的影響，這種轉(zhuǎn)變基本上停留在口頭和表面上，尤其在基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式依然大行其道。
2法定的檔案行政管理職能簡(jiǎn)釋
檔案依法行政的核心是依法行使檔案行政管理職能。必須明確，檔案行政管理機(jī)關(guān)只能在憲法和法律、法規(guī)的范圍內(nèi)活動(dòng)，凡是超過(guò)法律規(guī)定的檔案行政權(quán)力和檔案行政行為都是非法和無(wú)效的。因此，正確理解和行使檔案行政管理法定的職能尤為重要。對(duì)縣級(jí)以上的檔案行政管理部門(mén)的主要職能，《檔案法》第六條作了明確規(guī)定，《檔案法實(shí)施辦法》第八條又進(jìn)一步具體規(guī)定：“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府檔案行政管理部門(mén)依照《檔案法》第六條第二款的規(guī)定，履行下列職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策；（二）制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施；（三）監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為；（四）組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)?！睂?duì)這些職能可歸納為兩種行政行為：一是抽象行政行為，即制定規(guī)章制度和方針政策；二是具體的行政行為，即對(duì)有關(guān)部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)、依法查處檔案違法行為。這里的“監(jiān)督”，是指通過(guò)對(duì)法律、法規(guī)、規(guī)章實(shí)施情況的檢查，督促有關(guān)方面依法做好檔案工作?！爸笇?dǎo)”是指通過(guò)業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢(xún)、政策的闡釋?zhuān)褂嘘P(guān)方面做好檔案工作。[1]作為檔案行政管理部門(mén)實(shí)施的具體的檔案行政行為來(lái)說(shuō)，“監(jiān)督”指的是檔案行政監(jiān)督檢查；“指導(dǎo)”指的是檔案行政指導(dǎo)，而不是指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性行政行為，檔案行政指導(dǎo)屬于非強(qiáng)制性行政行為。
檔案法規(guī)規(guī)定的檔案行政管理的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，還有一層含義，就是上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能。這里的“監(jiān)督”，是上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員的行政執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并及時(shí)糾正其違法或不當(dāng)?shù)膱?zhí)法行為的一種內(nèi)部監(jiān)督的法定職能。這種職能就是檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，它的實(shí)施是多樣的，常用的有規(guī)范性文件備案審查、執(zhí)法爭(zhēng)議協(xié)調(diào)、行政執(zhí)法檢查，實(shí)行行政執(zhí)法責(zé)任制、行政執(zhí)法情況報(bào)告制等，其中，檔案行政執(zhí)法檢查是最重要的檔案行政行為之一。但它不屬于行政執(zhí)法，而屬于行政監(jiān)督。這里的“指導(dǎo)”則仍是行政指導(dǎo)，上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政指導(dǎo)不具有任何強(qiáng)制性。
檔案法規(guī)規(guī)定檔案行政管理部門(mén)負(fù)有對(duì)同級(jí)檔案館、下級(jí)檔案館和下級(jí)檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職能。
檔案法規(guī)還規(guī)定了檔案行政管理部門(mén)一些具體的行政職能，如，對(duì)出賣(mài)、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的審批等，對(duì)在利用檔案館的檔案中有損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案行為的處罰等，這些具體的行政職能有：行政處罰、行政強(qiáng)制、行政許可、行政確認(rèn)等。
3檔案行政管理的檔案法定范圍
檔案行政管理職能是有限的，檔案行政管理的檔案法定范圍是有邊界的，超出這個(gè)范圍就有違法之嫌。檔案行政管理的檔案法定范圍就是《檔案法》中規(guī)定的檔案范圍，《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治……活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的……歷史記錄?！币簿褪钦f(shuō)，檔案行政管理部門(mén)管理的檔案范圍是“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案。這里，要注意兩個(gè)問(wèn)題：一是檔案法定定義，不同于檔案的學(xué)理定義，它比檔案的學(xué)理定義的范圍要小。二是如何確定對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案范圍。按照《檔案法實(shí)施辦法》第二條規(guī)定：“《檔案法》第二條所稱(chēng)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案，屬于國(guó)家所有的，由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門(mén)確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)征得國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍?！蹦敲?，屬于國(guó)家所有的檔案是由國(guó)家檔案局或國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門(mén)通過(guò)制定具有規(guī)章性質(zhì)的辦法與標(biāo)準(zhǔn)，明確這類(lèi)檔案的具體范圍。如，國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》及附件《文書(shū)檔案保管期限表》等，國(guó)家檔案局與最高人民法院共同制定的《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》等。對(duì)于非國(guó)家所有的檔案具體范圍的確定，是由各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門(mén)根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況，制定檔案規(guī)范性文件，具體劃定本地區(qū)非國(guó)有檔案的范圍。如，《江蘇省非國(guó)家所有檔案管理辦法》等。
由于檔案行政管理的管理范圍只在“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案方面有效，因而，只有那些產(chǎn)生和保管“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人才是檔案行政管理相對(duì)人的范圍。這個(gè)范圍說(shuō)明不是所有的產(chǎn)生檔案的領(lǐng)域和這些領(lǐng)域產(chǎn)生的所有檔案都是檔案行政管理部門(mén)管理的范圍。這個(gè)范圍是檔案行政管理部門(mén)依法行政行使職能的前提，這個(gè)前提必須清楚。對(duì)超出這個(gè)范圍而行使的檔案行政行為要慎重，否則，就有違法之嫌。
4檔案行政管理職能的辨析
4.1檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能辨析。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理模式的產(chǎn)物，隨著全面推進(jìn)依法行政的深入，取而代之的是檔案依法行政職能。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能已經(jīng)壽終正寢，尤其是在檔案法規(guī)已經(jīng)明確檔案行政管理職能的情況下，按照依法行政對(duì)行政機(jī)關(guān)是“法無(wú)授權(quán)不可為”的最基本要求，指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)就不再是合法的檔案行政管理職能，如果還要堅(jiān)持行使這種職能，就有違法之嫌了。指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)基本上包含了檔案行政管理的所有職能，包括制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、監(jiān)督、指導(dǎo)和執(zhí)法等職能。依法行政下的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)際是行政指導(dǎo)，其內(nèi)涵縮小職能弱化，檔案行政指導(dǎo)并不等于指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政管理部門(mén)的檔案行政指導(dǎo)主要是業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢(xún)和政策的闡釋?zhuān)瑢?duì)被指導(dǎo)單位不具有任何強(qiáng)制性，被指導(dǎo)單位沒(méi)有義務(wù)必須服從檔案行政指導(dǎo)，檔案行政指導(dǎo)表現(xiàn)出來(lái)的更多是服務(wù)。但是，由于種種原因，指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能并沒(méi)有退出歷史舞臺(tái)，依然盛行，尤其是對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案執(zhí)法的含義的理解上。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)依舊是指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)的含義，要說(shuō)有變化只是把執(zhí)法的內(nèi)容分了出來(lái)，而執(zhí)法卻被理解為單純的查處檔案違法行為。由此，也就衍生出一些錯(cuò)誤的觀念與認(rèn)識(shí)。有檔案執(zhí)法與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)平行說(shuō)、[2]檔案執(zhí)法是業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障說(shuō)、[3]檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案執(zhí)法基礎(chǔ)說(shuō)，[4]硬是將檔案行政執(zhí)法與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)這兩個(gè)不是一個(gè)歷史時(shí)期的問(wèn)題、不是同一性質(zhì)的管理模式問(wèn)題拉到一起。在檔案行政執(zhí)法是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障的思想驅(qū)使下，使檔案行政執(zhí)法職能淪為保障檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能實(shí)施的輔助手段，使檔案行政執(zhí)法失去了本來(lái)面貌，失去了應(yīng)有的職能。造成這種情況的原因是：從《檔案法》頒布到《全面推行依法行政實(shí)施綱要》的實(shí)施，檔案行政管理部門(mén)并沒(méi)有完全實(shí)行行政職能的轉(zhuǎn)變。
4.2檔案行政執(zhí)法職能辨析。轉(zhuǎn)變職能，就是檔案行政管理職能要轉(zhuǎn)到依法行政上，依法行政的核心是行政執(zhí)法。檔案行政執(zhí)法是行政執(zhí)法的一部分，按照行政法學(xué)的說(shuō)法，它有廣義和狹義之分。廣義的檔案行政執(zhí)法，就是檔案行政機(jī)關(guān)為貫徹、執(zhí)行法規(guī)而采取的一切行政行為，既包括檔案行政管理機(jī)關(guān)為貫徹、執(zhí)行法規(guī)，而制定的規(guī)范性文件的行為，即抽象行政行為。也包括檔案行政管理機(jī)關(guān)依法針對(duì)特定的人和事，而直接采取的削弱權(quán)利、加重義務(wù)的行政處理行為，即具體行政行為。還包括檔案行政管理機(jī)關(guān)采取的檔案行政指導(dǎo)、行政獎(jiǎng)勵(lì)等非強(qiáng)制性行政行為。狹義的檔案行政執(zhí)法，指檔案行政管理機(jī)關(guān)的具體行政行為。主要有檔案行政監(jiān)督檢查、行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政確認(rèn)等強(qiáng)制性行政行為。而檔案界一般認(rèn)為的檔案行政執(zhí)法，則僅指對(duì)具體違法行為的查處。此認(rèn)識(shí)顯然有誤。
檔案行政指導(dǎo)必須堅(jiān)持合法、準(zhǔn)確的原則，不能把檔案行政指導(dǎo)變成檔案行政誤導(dǎo)，檔案行政指導(dǎo)沒(méi)有法律約束力。但是，如果產(chǎn)生檔案行政誤導(dǎo)，造成行政相對(duì)人受損害時(shí)，檔案行政管理機(jī)關(guān)必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
4.3檔案行政管理監(jiān)督與指導(dǎo)職能的辨析?！稒n案法》中規(guī)定的“監(jiān)督”和“指導(dǎo)”是檔案行政管理部門(mén)日常行使的主要法定職能。檔案行政監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性行政行為，主要是解決機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作做不做的問(wèn)題，解決這些機(jī)構(gòu)必須依法建立檔案工作、歸檔保存應(yīng)當(dāng)保存的檔案、確保檔案的安全等，解決“面”上檔案工作最基本的問(wèn)題，是最低要求。檔案行政指導(dǎo)屬于非強(qiáng)制性行政行為，主要是解決機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作會(huì)不會(huì)做、做得好不好的問(wèn)題。對(duì)于會(huì)不會(huì)做的問(wèn)題，主要是通過(guò)業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢(xún)，提供多種檔案管理方法供其選擇而不能強(qiáng)制實(shí)行。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，如《歸檔文件整理規(guī)則》就是推薦性標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于做得好不好的問(wèn)題，實(shí)際是解決“點(diǎn)”上的問(wèn)題，通過(guò)如機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證等辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)，起示范引導(dǎo)作用，是最高的發(fā)展方向。這些都是自愿的，不能強(qiáng)制實(shí)行。
4.4檔案行政管理職能的“越位”和“缺位”現(xiàn)象。由于檔案行政管理部門(mén)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變，也沒(méi)有厘清職能，造成履行職能上的一些“越位”和“缺位”現(xiàn)象。表現(xiàn)為：其一，對(duì)于民生、專(zhuān)門(mén)、民營(yíng)企業(yè)、農(nóng)村等檔案工作，一方面，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理模式下，對(duì)做好這些工作顯得力不從心，舉步維艱。另一方面，對(duì)這些檔案工作，國(guó)家、國(guó)家檔案局和有關(guān)部委頒布了大量的法律、行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件作出了具體的要求和規(guī)定。據(jù)對(duì)《法律圖書(shū)館》（）的不完全統(tǒng)計(jì)，從《檔案法》頒布至今，國(guó)家檔案局頒的行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件有36部，國(guó)家檔案局與各部委合頒的行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件有24部；部委頒布的行業(yè)檔案規(guī)章和規(guī)范性文件有139部，共199部。其中，大部分是民生和專(zhuān)門(mén)檔案范疇的。這些法律法規(guī)既是檔案行政管理機(jī)關(guān)依法行政的依據(jù)，也是監(jiān)管的內(nèi)容。檔案行政管理機(jī)關(guān)本應(yīng)通過(guò)自己或者聯(lián)合有關(guān)部門(mén)依法行使檔案行政監(jiān)督檢查等職能的方式來(lái)督促做好這些檔案工作，但是，在這方面幾乎是空白。其二，上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)本應(yīng)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員的行政執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，通過(guò)這種行政執(zhí)法檢查糾正其違法或不當(dāng)?shù)膱?zhí)法行為，并促進(jìn)其依法行政的實(shí)施。但是，這方面也幾乎是空白。其三，檔案行政管理部門(mén)負(fù)有對(duì)同級(jí)檔案館和下級(jí)檔案館、檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職責(zé)。但是，這方面的檔案行政執(zhí)法還幾乎是空白。如果說(shuō)，“局館合一”的體制是造成對(duì)同級(jí)檔案館的檔案行政執(zhí)法空白的理由，那么，對(duì)下級(jí)檔案館、檔案行政管理部門(mén)的檔案行政執(zhí)法空白就沒(méi)有理由了。面對(duì)如此多的空白，頗值得深思。
5對(duì)檔案行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部職能劃分的思考
要實(shí)現(xiàn)依法行政職能的轉(zhuǎn)變，最終要落實(shí)到調(diào)整、厘清、明確檔案行政管理部門(mén)內(nèi)部的職能上。
5.1在現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)內(nèi)按照依法行政的職能重新劃分職責(zé)。現(xiàn)在，大部分檔案行政管理機(jī)關(guān)都內(nèi)設(shè)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法規(guī)部門(mén)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)最好改變名稱(chēng)，可改為“檔案管理指導(dǎo)處或檔案指導(dǎo)處（科、股）”，履行檔案行政指導(dǎo)、行政獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳教育等職責(zé)，主要行使非強(qiáng)制性的行政職能。法規(guī)處（科、股）履行檔案行政監(jiān)督檢查、行政處罰、行政執(zhí)法監(jiān)督等職責(zé)，負(fù)責(zé)制定檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等，主要行使強(qiáng)制性的行政職能。
訴訟一詞古已有之?！吨芏Y·秋官·大司寇》稱(chēng)，“爭(zhēng)罪曰獄，爭(zhēng)財(cái)曰訴”。獄指刑事案件，訟指民事案件。元代《大元通判》第十三篇篇名即為“訴訟”。訴訟作為民間解決糾紛的方式古代已廣泛應(yīng)用，作為國(guó)家的一項(xiàng)重要職能活動(dòng)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。
清代許慎所著《說(shuō)文解字》定義：“訴，告也”：“訟，爭(zhēng)也?！敝袊?guó)古代漢語(yǔ)對(duì)“訴訟”兩個(gè)方塊字的解析，言簡(jiǎn)意賅，相當(dāng)準(zhǔn)確，其本義沿用至今，并擴(kuò)大演化出許多新含義。在現(xiàn)代漢語(yǔ)中，訴，可作告訴，申訴、訴說(shuō)、控告、進(jìn)讒言、毀謗等多種詮釋?zhuān)辉A，可作訴訟、為人申冤、爭(zhēng)論是非、責(zé)備、公等多種詮釋。訴訟演化出來(lái)的引申意義，已經(jīng)蘊(yùn)含了現(xiàn)代訴訟追求的社會(huì)正義、司法公正、法官居中裁判等司法理念。
現(xiàn)代訴訟有廣義與狹義之分。
廣義訴訟是指由國(guó)家司法機(jī)關(guān)、當(dāng)事人和其他訴訟參與人共同參加，按照法定程序、原則和方式，以國(guó)家法律為依據(jù)，應(yīng)用法律解決具體案件和糾紛的全部活動(dòng)。
狹義訴訟是指一方提出告訴、申訴、控告和主張，另一方提出爭(zhēng)辯的事實(shí)、理由和主張，法官居中裁判，解決雙方當(dāng)事人訴訟的審判活動(dòng)。簡(jiǎn)言之，狹義訴訟是法院依法解決各種訴訟案件的專(zhuān)門(mén)審判活動(dòng)。
根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，以及訴訟所要解決的實(shí)體問(wèn)題的不同和訴訟形式的差異，訴訟一般分為刑事訴訟、民事訴訟、行政訴訟三種。
刑事訴訟是指由公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)偵查、審查起訴和提起公訴，再由人民法院審判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事責(zé)任案件的司法活動(dòng)。規(guī)范刑事訴訟活動(dòng)的程序法是《刑事訴訟法》及相關(guān)司法解釋?zhuān)瑢?duì)被告定罪量刑的實(shí)體法是《刑法》及相關(guān)法律、法規(guī)和司法解釋。
民事訴訟是指司法機(jī)關(guān)為解決平等主體的公民、法人及其他組織之間就財(cái)產(chǎn)權(quán)利、人身權(quán)利等方面爭(zhēng)議和糾紛而進(jìn)行的訴訟活動(dòng)。規(guī)范民事訴訟的程序法是《民事訴訟法》及相關(guān)司法解釋。為解決民事訴訟糾紛而適用的實(shí)體法是民法、商法、婚姻法、繼承法等法律、法規(guī)及相關(guān)司法解釋。
行政訴訟是指公民、法人或其它組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)及其工作人員的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益而向人民法院提起的訴訟。規(guī)范行政訴訟的程序法是《行政訴訟法》，為解決行政訴訟而適用的實(shí)體法是行政法方面的法律、法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例、單行條例，并可參照行政規(guī)章。
除上述三大訴訟法所規(guī)范的三種訴訟外，公民、法人或其他組織，還有許多不同類(lèi)型的紛爭(zhēng)需要解決，但法院通常遵循不告不理原則，不會(huì)主動(dòng)去尋找訴訟糾紛來(lái)進(jìn)行審判。國(guó)家和社會(huì)一般是通過(guò)法律法規(guī)調(diào)整社會(huì)關(guān)系，用行政手段解決矛盾，以民間調(diào)解、仲裁等方式處理糾紛。這些都不是我國(guó)三大訴訟法界定的訴訟，也不是本文所論述的訴訟檔案的范疇。
二、檔案的定義
檔的本義為橫木框格；案的本義為長(zhǎng)方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱(chēng)的檔案相去甚遠(yuǎn)，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國(guó)方塊字強(qiáng)大的生命力。
檔案一詞，在我國(guó)歷史上，各朝各代有不同稱(chēng)謂。商代稱(chēng)檔案為“冊(cè)”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊(cè)”字，是連結(jié)木牘竹簡(jiǎn)的象形字。我們至今仍將檔案、圖書(shū)以“冊(cè)”為計(jì)量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書(shū)?！爸沃小奔凑戆妇?，也是一個(gè)官位的職稱(chēng)，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫(xiě)史的象形字。秦漢時(shí)代稱(chēng)檔案為“卷”，卷是簡(jiǎn)牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來(lái)保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫(huà)以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱(chēng)檔案為“案”，人伏于桌子上書(shū)寫(xiě)文件，稱(chēng)為“伏案”寫(xiě)作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱(chēng)“文案、”“案卷”、“簿書(shū)”等等。
檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿(mǎn)人入關(guān)前，用木片作文字書(shū)寫(xiě)材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿(mǎn)人奪取政權(quán)，建立大清帝國(guó)后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書(shū)寫(xiě)文件，但仍習(xí)慣稱(chēng)“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱(chēng)為“案”或“案卷”。因此，滿(mǎn)漢融合之后，便把辦理完畢保存起來(lái)的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱(chēng)為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國(guó)有關(guān)方面的學(xué)者對(duì)檔案定義進(jìn)行了長(zhǎng)期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達(dá)方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書(shū)”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保字價(jià)值的，并且經(jīng)過(guò)立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的各種文書(shū)材料?！?/p>
1980年上海辭書(shū)出版社出版的《辭?！繁硎鰹椋?/p>
“凡具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保管起來(lái)的各種文字材料，包括收發(fā)電文、會(huì)議記錄、電話記錄、人事材料、技術(shù)文件、出版物原稿、財(cái)會(huì)簿冊(cè)、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價(jià)值的各種文書(shū)。”
1985年國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》和《檔案著錄規(guī)則》表述為：
檔案是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄?！?/p>
1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條表述為：
“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！?/p>
1988年吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》表述為：
“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄?！?/p>
中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》對(duì)檔案定義的表述是：
“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中表述為：
“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”
以上幾種，是常見(jiàn)的有關(guān)檔案的法律、法規(guī)、專(zhuān)著和有關(guān)文件資料對(duì)檔案定義的不同表達(dá)形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會(huì)背景、觀察角度和側(cè)重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見(jiàn)。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內(nèi)涵和外延。集中突出了檔案的來(lái)源和形成的原因，是人類(lèi)在實(shí)踐活動(dòng)中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價(jià)值的物質(zhì)存在；突出了檔案的主要特點(diǎn)和基本性質(zhì)，是廣義的文書(shū)、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實(shí)記錄、真實(shí)歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
三、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內(nèi)涵和外延，揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性，把握訴訟檔案與其他相關(guān)檔案的聯(lián)系和區(qū)別。
建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案界和最高人民法院有關(guān)著作和文件，對(duì)訴訟檔案定義分別從不同角度進(jìn)行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書(shū)轉(zhuǎn)化而成的。任何一個(gè)案件在訴訟過(guò)程中所形成的文書(shū)材料，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來(lái)，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實(shí)務(wù)》，中國(guó)檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的、并按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管起來(lái)的訴訟文書(shū)材料和聲象材料?！?/p>
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國(guó)家審判權(quán)，完成基本職能任務(wù)，進(jìn)行審判活動(dòng)的真實(shí)記錄。”
-摘自祝銘山主編《中國(guó)法院訴訟文書(shū)教程》，中國(guó)政法大學(xué)出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要案件?！?/p>
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵與外延，對(duì)訴訟檔案定義還可以進(jìn)一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有查考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導(dǎo)思想是：從訴訟檔案管理學(xué)角度出發(fā)，以我國(guó)實(shí)體法、程序法、有關(guān)司法解釋和檔案法為依據(jù)，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關(guān)于訴訟檔案的定義為基礎(chǔ)，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學(xué)、檔案學(xué)研究的最新成果，適應(yīng)審判實(shí)務(wù)和訴訟活動(dòng)的新發(fā)展，力圖全面準(zhǔn)確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內(nèi)涵上，對(duì)前述定義有所突破與創(chuàng)新，表述方法亦略有變通。
本定義與過(guò)去所有關(guān)于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現(xiàn)代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動(dòng)主體上，適當(dāng)?shù)ㄔ旱穆殭?quán)主義，適當(dāng)突出當(dāng)事人主義。因?yàn)槿绻麤](méi)有原告與被告，沒(méi)有上訴人與被上訴人，沒(méi)有申請(qǐng)執(zhí)行人與被執(zhí)行人就無(wú)所謂訴訟。沒(méi)有雙方當(dāng)事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動(dòng)，則法院審判活動(dòng)必定是無(wú)源之水，無(wú)本之木，訴訟活動(dòng)就難以進(jìn)行或不能進(jìn)行。所以，使用“法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)”的表述，這是在前述定義基礎(chǔ)上有所突破與發(fā)展的新觀點(diǎn)，也與有關(guān)法律規(guī)定一致。
本定義所稱(chēng)“法院”，指全國(guó)各級(jí)人民法院和軍事、海事、鐵路等專(zhuān)門(mén)法院，即泛指全國(guó)各級(jí)各類(lèi)法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因?yàn)椤叭嗣穹ㄔ骸笨勺鲝V義和狹義兩種解釋?zhuān)胺ㄔ骸眲t沒(méi)有歧義，也不致引起誤解，其準(zhǔn)確性與簡(jiǎn)約性不言而喻。
本定義所稱(chēng)“訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規(guī)定和訴訟需要參加訴訟活動(dòng)、享有一定訴訟權(quán)利和承擔(dān)一定訴訟義務(wù)的人。檢察機(jī)關(guān)代表國(guó)家行使檢察權(quán)，提起公訴和抗訴，是一個(gè)比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當(dāng)于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒(méi)有根本區(qū)別，因?yàn)榭剞q雙方當(dāng)事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱(chēng)“訴訟活動(dòng)”，就是法院通常所稱(chēng)的“審判活動(dòng)”，嚴(yán)格限定在我國(guó)三大訴訟法界定的訴訟范圍之內(nèi)，即狹義的訴訟活動(dòng)，不作廣義解釋。
本定義所稱(chēng)“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書(shū)材料，當(dāng)事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)材料（包括實(shí)物）等，法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在訴訟活動(dòng)中形成的圖象、聲音、數(shù)字化磁盤(pán)、光盤(pán)等，就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。
四、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個(gè)方面：
（一）訟檔案產(chǎn)生于法院的審判權(quán)。只有法院才具備產(chǎn)生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國(guó)家權(quán)力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人，都沒(méi)有這種權(quán)力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門(mén)類(lèi)可能比較齊全。如行政文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個(gè)機(jī)關(guān)單位都能夠產(chǎn)生和形成，事實(shí)上許多單位大都建立了一個(gè)門(mén)類(lèi)比較齊全的綜合檔案室，但唯獨(dú)產(chǎn)生不了訴訟檔案。全國(guó)唯有法院一家因行使國(guó)家審判權(quán)而產(chǎn)生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動(dòng)所形成的自已保存的訴訟文書(shū)材料，可以稱(chēng)作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來(lái)源于法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人。依照我國(guó)憲法和法律規(guī)定，法院依法獨(dú)立公正地行使國(guó)家審判權(quán)，但首先必須有雙方當(dāng)事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動(dòng)，否則既無(wú)訴訟也無(wú)訴訟活動(dòng)，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來(lái)源實(shí)際上由兩大部分構(gòu)成，一部分是法院產(chǎn)生的訴訟文書(shū)材料，一部分是當(dāng)事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料。公安機(jī)關(guān)（含國(guó)家安全機(jī)關(guān)，下同）、檢察機(jī)關(guān)，雖然依法行使偵查權(quán)、檢察權(quán)，也產(chǎn)生司法文書(shū)材料，這些司法文書(shū)材料，只有進(jìn)入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)直接形成的。依法，是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)的前提條件，也是訴訟檔案產(chǎn)生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產(chǎn)生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，依法按一定規(guī)則立卷歸檔，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。只有具體個(gè)案訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。一個(gè)具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據(jù)交換、庭審、合議、宣判、執(zhí)行、送達(dá)等程序，訴訟活動(dòng)展開(kāi)的過(guò)程，就是訴訟活動(dòng)原始信息產(chǎn)生和記錄的過(guò)程。法院收到當(dāng)事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標(biāo)志訴訟活動(dòng)正式開(kāi)始。當(dāng)事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書(shū)，并將送達(dá)回證退回法院，標(biāo)志著一個(gè)具體案件訴訟活動(dòng)結(jié)束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫(xiě)、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書(shū)匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎(chǔ)要素，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，也有可能依法定程序而產(chǎn)生，并轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實(shí)性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護(hù)和再現(xiàn)了違法的真實(shí)和虛假的真實(shí)。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價(jià)值的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。有沒(méi)有查考利用價(jià)值是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄能否轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。并不是所有訴訟活動(dòng)的原始性信息記錄都有查考利用價(jià)值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類(lèi)訴訟文書(shū)提綱，未成形也未報(bào)批的各類(lèi)訴訟文書(shū)草稿，合議庭因分析案情需要勾畫(huà)的涉案人物關(guān)系或事件因果關(guān)系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭(zhēng)議焦點(diǎn)，訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在庭審中的發(fā)言提綱等等，雖然是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價(jià)值，有的已通過(guò)別的形式，如裁判文書(shū)、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書(shū)材料，所以，不必將它們轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經(jīng)過(guò)立卷歸檔保存的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。依照法律法規(guī)立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動(dòng)原始信息記錄轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動(dòng)原始信息記錄，經(jīng)過(guò)有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來(lái)之后，與訴訟活動(dòng)過(guò)程中的原始信息記錄有了很大區(qū)別。它們發(fā)揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書(shū)材料；按照一定規(guī)則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱(chēng)謂和存在形式發(fā)生了變化；辦理移交歸檔手續(xù)后，保管單位發(fā)生了變化；如果當(dāng)事人上訴或檢察機(jī)關(guān)抗訴，一個(gè)一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件；一個(gè)案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄只是該案的訴訟文書(shū)材料，一旦立卷歸檔入庫(kù)集中統(tǒng)一保管后，則成了國(guó)家檔案的組成部分。
五、訴訟檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系與區(qū)別
檔的本義為橫木框格；案的本義為長(zhǎng)方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱(chēng)的檔案相去甚遠(yuǎn)，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國(guó)方塊字強(qiáng)大的生命力。
檔案一詞，在我國(guó)歷史上，各朝各代有不同稱(chēng)謂。商代稱(chēng)檔案為“冊(cè)”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊(cè)”字，是連結(jié)木牘竹簡(jiǎn)的象形字。我們至今仍將檔案、圖書(shū)以“冊(cè)”為計(jì)量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書(shū)?！爸沃小奔凑戆妇?，也是一個(gè)官位的職稱(chēng)，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫(xiě)史的象形字。秦漢時(shí)代稱(chēng)檔案為“卷”，卷是簡(jiǎn)牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來(lái)保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫(huà)以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱(chēng)檔案為“案”，人伏于桌子上書(shū)寫(xiě)文件，稱(chēng)為“伏案”寫(xiě)作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱(chēng)“文案、”“案卷”、“簿書(shū)”等等。
檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿(mǎn)人入關(guān)前，用木片作文字書(shū)寫(xiě)材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿(mǎn)人奪取政權(quán)，建立大清帝國(guó)后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書(shū)寫(xiě)文件，但仍習(xí)慣稱(chēng)“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱(chēng)為“案”或“案卷”。因此，滿(mǎn)漢融合之后，便把辦理完畢保存起來(lái)的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱(chēng)為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國(guó)有關(guān)方面的學(xué)者對(duì)檔案定義進(jìn)行了長(zhǎng)期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達(dá)方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書(shū)”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保字價(jià)值的，并且經(jīng)過(guò)立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的各種文書(shū)材料?！?/p>
1980年上海辭書(shū)出版社出版的《辭?！繁硎鰹椋?/p>
“凡具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保管起來(lái)的各種文字材料，包括收發(fā)電文、會(huì)議記錄、電話記錄、人事材料、技術(shù)文件、出版物原稿、財(cái)會(huì)簿冊(cè)、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價(jià)值的各種文書(shū)?！?/p>
1985年國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》和《檔案著錄規(guī)則》表述為：
檔案是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄?！?/p>
1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條表述為：
“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！?/p>
1988年吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》表述為：
“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄?！?/p>
中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》對(duì)檔案定義的表述是：
“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中表述為：
“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息?！?/p>
以上幾種，是常見(jiàn)的有關(guān)檔案的法律、法規(guī)、專(zhuān)著和有關(guān)文件資料對(duì)檔案定義的不同表達(dá)形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會(huì)背景、觀察角度和側(cè)重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見(jiàn)。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內(nèi)涵和外延。集中突出了檔案的來(lái)源和形成的原因，是人類(lèi)在實(shí)踐活動(dòng)中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價(jià)值的物質(zhì)存在；突出了檔案的主要特點(diǎn)和基本性質(zhì)，是廣義的文書(shū)、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實(shí)記錄、真實(shí)歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
2、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內(nèi)涵和外延，揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性，把握訴訟檔案與其他相關(guān)檔案的聯(lián)系和區(qū)別。
建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案界和最高人民法院有關(guān)著作和文件，對(duì)訴訟檔案定義分別從不同角度進(jìn)行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書(shū)轉(zhuǎn)化而成的。任何一個(gè)案件在訴訟過(guò)程中所形成的文書(shū)材料，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來(lái)，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實(shí)務(wù)》，中國(guó)檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的、并按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管起來(lái)的訴訟文書(shū)材料和聲象材料。”
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國(guó)家審判權(quán)，完成基本職能任務(wù)，進(jìn)行審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>
-摘自祝銘山主編《中國(guó)法院訴訟文書(shū)教程》，中國(guó)政法大學(xué)出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要案件?！?/p>
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵與外延，對(duì)訴訟檔案定義還可以進(jìn)一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有查考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導(dǎo)思想是：從訴訟檔案管理學(xué)角度出發(fā)，以我國(guó)實(shí)體法、程序法、有關(guān)司法解釋和檔案法為依據(jù)，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關(guān)于訴訟檔案的定義為基礎(chǔ)，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學(xué)、檔案學(xué)研究的最新成果，適應(yīng)審判實(shí)務(wù)和訴訟活動(dòng)的新發(fā)展，力圖全面準(zhǔn)確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內(nèi)涵上，對(duì)前述定義有所突破與創(chuàng)新，表述方法亦略有變通。
本定義與過(guò)去所有關(guān)于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現(xiàn)代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動(dòng)主體上，適當(dāng)?shù)ㄔ旱穆殭?quán)主義，適當(dāng)突出當(dāng)事人主義。因?yàn)槿绻麤](méi)有原告與被告，沒(méi)有上訴人與被上訴人，沒(méi)有申請(qǐng)執(zhí)行人與被執(zhí)行人就無(wú)所謂訴訟。沒(méi)有雙方當(dāng)事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動(dòng)，則法院審判活動(dòng)必定是無(wú)源之水，無(wú)本之木，訴訟活動(dòng)就難以進(jìn)行或不能進(jìn)行。所以，使用“法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)”的表述，這是在前述定義基礎(chǔ)上有所突破與發(fā)展的新觀點(diǎn)，也與有關(guān)法律規(guī)定一致。
本定義所稱(chēng)“法院”，指全國(guó)各級(jí)人民法院和軍事、海事、鐵路等專(zhuān)門(mén)法院，即泛指全國(guó)各級(jí)各類(lèi)法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因?yàn)椤叭嗣穹ㄔ骸笨勺鲝V義和狹義兩種解釋?zhuān)胺ㄔ骸眲t沒(méi)有歧義，也不致引起誤解，其準(zhǔn)確性與簡(jiǎn)約性不言而喻。
本定義所稱(chēng)“訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規(guī)定和訴訟需要參加訴訟活動(dòng)、享有一定訴訟權(quán)利和承擔(dān)一定訴訟義務(wù)的人。檢察機(jī)關(guān)代表國(guó)家行使檢察權(quán)，提起公訴和抗訴，是一個(gè)比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當(dāng)于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒(méi)有根本區(qū)別，因?yàn)榭剞q雙方當(dāng)事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱(chēng)“訴訟活動(dòng)”，就是法院通常所稱(chēng)的“審判活動(dòng)”，嚴(yán)格限定在我國(guó)三大訴訟法界定的訴訟范圍之內(nèi)，即狹義的訴訟活動(dòng)，不作廣義解釋。
本定義所稱(chēng)“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書(shū)材料，當(dāng)事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)材料（包括實(shí)物）等，法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在訴訟活動(dòng)中形成的圖象、聲音、數(shù)字化磁盤(pán)、光盤(pán)等，就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。
3、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個(gè)方面：
（一）訟檔案產(chǎn)生于法院的審判權(quán)。只有法院才具備產(chǎn)生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國(guó)家權(quán)力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人，都沒(méi)有這種權(quán)力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門(mén)類(lèi)可能比較齊全。如行政文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個(gè)機(jī)關(guān)單位都能夠產(chǎn)生和形成，事實(shí)上許多單位大都建立了一個(gè)門(mén)類(lèi)比較齊全的綜合檔案室，但唯獨(dú)產(chǎn)生不了訴訟檔案。全國(guó)唯有法院一家因行使國(guó)家審判權(quán)而產(chǎn)生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動(dòng)所形成的自已保存的訴訟文書(shū)材料，可以稱(chēng)作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來(lái)源于法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人。依照我國(guó)憲法和法律規(guī)定，法院依法獨(dú)立公正地行使國(guó)家審判權(quán)，但首先必須有雙方當(dāng)事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動(dòng)，否則既無(wú)訴訟也無(wú)訴訟活動(dòng)，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來(lái)源實(shí)際上由兩大部分構(gòu)成，一部分是法院產(chǎn)生的訴訟文書(shū)材料，一部分是當(dāng)事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料。公安機(jī)關(guān)（含國(guó)家安全機(jī)關(guān)，下同）、檢察機(jī)關(guān)，雖然依法行使偵查權(quán)、檢察權(quán)，也產(chǎn)生司法文書(shū)材料，這些司法文書(shū)材料，只有進(jìn)入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)直接形成的。依法，是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)的前提條件，也是訴訟檔案產(chǎn)生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產(chǎn)生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，依法按一定規(guī)則立卷歸檔，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。只有具體個(gè)案訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。一個(gè)具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據(jù)交換、庭審、合議、宣判、執(zhí)行、送達(dá)等程序，訴訟活動(dòng)展開(kāi)的過(guò)程，就是訴訟活動(dòng)原始信息產(chǎn)生和記錄的過(guò)程。法院收到當(dāng)事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標(biāo)志訴訟活動(dòng)正式開(kāi)始。當(dāng)事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書(shū)，并將送達(dá)回證退回法院，標(biāo)志著一個(gè)具體案件訴訟活動(dòng)結(jié)束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫(xiě)、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書(shū)匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎(chǔ)要素，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，也有可能依法定程序而產(chǎn)生，并轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實(shí)性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護(hù)和再現(xiàn)了違法的真實(shí)和虛假的真實(shí)。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價(jià)值的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。有沒(méi)有查考利用價(jià)值是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄能否轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。并不是所有訴訟活動(dòng)的原始性信息記錄都有查考利用價(jià)值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類(lèi)訴訟文書(shū)提綱，未成形也未報(bào)批的各類(lèi)訴訟文書(shū)草稿，合議庭因分析案情需要勾畫(huà)的涉案人物關(guān)系或事件因果關(guān)系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭(zhēng)議焦點(diǎn)，訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在庭審中的發(fā)言提綱等等，雖然是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價(jià)值，有的已通過(guò)別的形式，如裁判文書(shū)、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書(shū)材料，所以，不必將它們轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經(jīng)過(guò)立卷歸檔保存的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。依照法律法規(guī)立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動(dòng)原始信息記錄轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動(dòng)原始信息記錄，經(jīng)過(guò)有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來(lái)之后，與訴訟活動(dòng)過(guò)程中的原始信息記錄有了很大區(qū)別。它們發(fā)揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書(shū)材料；按照一定規(guī)則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱(chēng)謂和存在形式發(fā)生了變化；辦理移交歸檔手續(xù)后，保管單位發(fā)生了變化；如果當(dāng)事人上訴或檢察機(jī)關(guān)抗訴，一個(gè)一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件；一個(gè)案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄只是該案的訴訟文書(shū)材料，一旦立卷歸檔入庫(kù)集中統(tǒng)一保管后，則成了國(guó)家檔案的組成部分。
4、訴訟檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系與區(qū)別
（一）訴訟檔案與偵查檔案
在刑事訴訟活動(dòng)中，公安機(jī)關(guān)的偵查文書(shū)和意見(jiàn)書(shū)，通過(guò)檢察機(jī)關(guān)依法進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)并在訴訟活動(dòng)結(jié)束后，轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的一部分，法院稱(chēng)其為“偵查卷”或“公安卷”。未進(jìn)入訴訟活動(dòng)的偵查文書(shū)，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案，也不能稱(chēng)作訴訟檔案。
（二）訴訟檔案與檢察檔案
檢察機(jī)關(guān)的檢察文書(shū)，主要指書(shū)、抗訴書(shū)、證據(jù)材料等，依法進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)，并在訴訟活動(dòng)結(jié)束后，轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的一部分，法院稱(chēng)其為“檢察卷”“卷”或“抗訴卷”。未進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)的檢察文書(shū)，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案，也不能移作訴訟檔案。
（三）訴訟檔案與訴訟證據(jù)鑒定文書(shū)檔案
訴訟證據(jù)鑒定文書(shū)檔案，主要指涉案標(biāo)的物鑒定文書(shū)檔案。包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)等有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的價(jià)值評(píng)估等訴訟證據(jù)鑒定活動(dòng)中產(chǎn)生的原始信息記錄，它與訴訟檔案屬于不同門(mén)類(lèi)的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)分類(lèi)立卷歸檔。但與訴訟檔案有密切聯(lián)系。訴訟證據(jù)鑒定文書(shū)檔案是鑒定結(jié)論的原始依據(jù)和憑證，而鑒定結(jié)論具有法律意義，屬于一種獨(dú)立的訴訟證據(jù)，是當(dāng)事人的呈堂證據(jù)，也是法院審判、執(zhí)行的依據(jù)，經(jīng)過(guò)庭審質(zhì)證、認(rèn)證后，成為訴訟活動(dòng)原始信息記錄的一部分，應(yīng)列入涉案訴訟文書(shū)材料，隨卷歸檔。
（四）訴訟檔案與法醫(yī)學(xué)鑒定文書(shū)檔案
法醫(yī)學(xué)鑒定文書(shū)檔案，是按照法醫(yī)學(xué)鑒定程序，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為查明和確定案件真實(shí)情況，提供科學(xué)證據(jù)的原始性真實(shí)記錄，它與訴訟檔案屬于不同門(mén)類(lèi)的檔案，以活體檢驗(yàn)、尸體檢驗(yàn)、文證審查、物證檢驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)等為類(lèi)別，按年度和一人（件）一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷歸檔。1991年12月24日，最高人民法院頒布的《人民法院法醫(yī)學(xué)文書(shū)立卷歸檔辦法》，對(duì)鑒定文書(shū)材料的收集、排列、編目、卷宗裝訂、歸檔的原則和方法作了明確規(guī)定。法醫(yī)學(xué)鑒定結(jié)論具有法律意義，是法院和法官辦案的依據(jù)，屬于一種獨(dú)立的訴訟證據(jù)，應(yīng)列入涉案訴訟文書(shū)隨卷歸檔。
（五）訴訟檔案與法院行政文書(shū)檔案
法院行政文書(shū)檔案，是指法院訴訟文書(shū)以外的各種行政文書(shū)（含黨、政、工、團(tuán)等文書(shū)）。凡是反映法院工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的司法行政文書(shū)材料，均必須立卷歸檔。它與訴訟檔案屬于不門(mén)類(lèi)的檔案，單獨(dú)分類(lèi)立卷歸檔。許多行政文書(shū)涉及訴訟活動(dòng)的決策部署、督促反饋、總結(jié)報(bào)告、調(diào)研成果等等，雖與訴訟活動(dòng)密切相關(guān)，因不具備訴訟活動(dòng)原始信息記錄這一本質(zhì)特征，仍屬于行政文書(shū)。但部分行政文書(shū)也同時(shí)被列入訴訟檔案的副卷歸檔保存。如：有關(guān)案件的請(qǐng)示、批復(fù)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)案件的批示和監(jiān)督函，人大代表、政協(xié)委員對(duì)案件的書(shū)面建議案、提案、意見(jiàn)、建議，以及法院對(duì)上述案件的辦理報(bào)告和答復(fù)函等等，依照《人民法院行政文書(shū)立卷歸檔辦法》應(yīng)當(dāng)歸入行政文書(shū)檔案；依照《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》應(yīng)當(dāng)歸入訴訟檔案，這樣的規(guī)定是完全正確的，因?yàn)樗鼈兺瑫r(shí)具備了上述兩種檔案的屬性。將這些行政文書(shū)歸入訴訟檔案，是因?yàn)樗c案件有密切關(guān)系，可能對(duì)案件的訴訟活動(dòng)或裁判結(jié)果產(chǎn)生影響。
（六）訴訟檔案與審判委員會(huì)記錄
審判委員會(huì)記錄，是最高權(quán)威的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，理所當(dāng)然屬于訴訟檔案應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的范圍。審判委員會(huì)原始記錄必須保持其連續(xù)性和完整性，而一次審判委員會(huì)討論的案件不止一件，將原始信息記錄歸入訴訟檔案存在工作上和技術(shù)上的不便。因此，在審判實(shí)務(wù)操作上便出現(xiàn)了多種不同的技術(shù)處理辦法。一種是將一次審判委員會(huì)討論數(shù)件案件的全部原始記錄復(fù)印或復(fù)制數(shù)份，分別存入本次會(huì)議所討論決定的案件案卷歸檔；第二種是審判委員會(huì)討論案件時(shí)，除會(huì)議記錄之外，同時(shí)請(qǐng)所討論案件的法官或書(shū)記員到會(huì)另行單獨(dú)記錄，再由書(shū)記員入卷歸檔。第三種是審判委員會(huì)每次會(huì)議都保存一套完整的原始記錄，以保持審判委員會(huì)記錄的連續(xù)性和完整性，并作為訴訟檔案的一個(gè)獨(dú)特的類(lèi)別單獨(dú)立卷歸檔。同時(shí)以該原始記錄為準(zhǔn)，將審判委員會(huì)討論決定每個(gè)案件的結(jié)論，按照固定格式和規(guī)范程序，經(jīng)全體委員簽名或經(jīng)會(huì)議主持審簽后復(fù)制數(shù)份，加蓋審委會(huì)印章交由案件承辦人或書(shū)記員作為辦案依據(jù)入卷歸檔。筆者認(rèn)為前二種辦法，各有弊端，不宜采用，第三種辦法符合有關(guān)法律和規(guī)定的要求，簡(jiǎn)便易行，應(yīng)予推廣。
摘要：隨著我國(guó)新課改內(nèi)容的不斷落實(shí)，這使得現(xiàn)階段我國(guó)的高校檔案管理更趨向于科學(xué)化、合理化，但是，在實(shí)踐發(fā)展的過(guò)程中仍舊存在諸多的問(wèn)題亟待解決，筆者基于這一情況，對(duì)處于知識(shí)管理背景下的高校檔案管理方式進(jìn)行了切實(shí)的分析和研究，而后提出了切實(shí)的高校信息創(chuàng)新管理措施，以下為詳述。
關(guān)鍵詞：知識(shí)管理理念；高校檔案；信息服務(wù)；創(chuàng)新研究
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）21-0029-02
現(xiàn)階段我國(guó)各高校在檔案管理的過(guò)程中，都會(huì)不斷地更新管理方式，一般情況下，檔案的管理內(nèi)容包括：圖片信息、視頻影像信息、文字信息以及圖表信息等資料。高校在對(duì)學(xué)校進(jìn)行管理的過(guò)程中，越發(fā)地關(guān)注到檔案管理工作以及經(jīng)營(yíng)的重要性，檔案管理與經(jīng)營(yíng)是高校的基A管理內(nèi)容，將高校檔案管理落實(shí)到實(shí)踐過(guò)程中，可以使學(xué)校管理效率得到很大程度的發(fā)揮，還會(huì)對(duì)學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步起到重要的促進(jìn)作用。所以，要想發(fā)揮高校管理模式的優(yōu)勢(shì)，就要將高校檔案的管理內(nèi)容落實(shí)到實(shí)踐中，這樣才能科學(xué)、合理地完成檔案管理工作，而且也能對(duì)學(xué)校日后的各類(lèi)檔案應(yīng)用工作提供準(zhǔn)確的資料參考。那么高校在檔案管理的過(guò)程中究竟怎樣才能將知識(shí)信息時(shí)代的要求落實(shí)到實(shí)踐中，并促進(jìn)高校檔案管理工作的效率呢？筆者針對(duì)這一問(wèn)題首先概述了檔案知識(shí)管理的含義，而后提出了提升檔案管理工作效率的切實(shí)建議。
一、對(duì)于知識(shí)管理理念下的檔案管理的含義概述
1.關(guān)于知識(shí)管理的闡述。知識(shí)管理的相關(guān)理念最早可追溯到20世紀(jì)80年代，它提出了新型的管理方式以及戰(zhàn)略性的人力資源管理的理念，而且在這一理念問(wèn)世后，很多的專(zhuān)業(yè)學(xué)者以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)同這一管理方式。知識(shí)管理與一般的管理內(nèi)容不同，將它落實(shí)的過(guò)程中，更多的是以知識(shí)的管理模式為基礎(chǔ)實(shí)施管理的，在應(yīng)用知識(shí)和組織知識(shí)信息的過(guò)程中更加強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造性的思維，由此可見(jiàn)，這樣的管理更具策略性和科學(xué)性。[1]
2.對(duì)于檔案知識(shí)管理的含義分析。現(xiàn)階段，高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，更多的是將管理活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)理念落實(shí)到實(shí)踐過(guò)程中，并且已經(jīng)逐漸地更新了舊式的管理模式。而在舊時(shí)的檔案管理過(guò)程中，更多的是將檔案管理重心落實(shí)到知識(shí)系統(tǒng)的構(gòu)建上，逐漸的落實(shí)服務(wù)內(nèi)容并架構(gòu)起服務(wù)體系。所以，現(xiàn)階段檔案管理的過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理力度，在管理重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案知識(shí)管理過(guò)程中，逐漸建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)的檔案知識(shí)庫(kù)，最終將傳統(tǒng)的管理模式過(guò)渡到知識(shí)的管理層面中。[2]
二、對(duì)于高校檔案知識(shí)管理創(chuàng)新研究的具體建議
（一）檔案流程的策略管理建議
在當(dāng)前知識(shí)管理理念下進(jìn)行高校檔案管理的過(guò)程中，要想將知識(shí)的管理模式有效地融入，就要逐漸地將現(xiàn)階段的管理模式更新，并在檔案管理的過(guò)程中注重檔案知識(shí)管理的導(dǎo)向性，注重檔案管理工作人員的知識(shí)管理效率，在這一管理基礎(chǔ)上，逐步完成檔案管理制度的更新和調(diào)整，最終將檔案內(nèi)容的收集和管理科學(xué)化和細(xì)致化。在檔案管理的過(guò)程中，很多高校檔案管理員不僅僅要注重檔案文件的搜集，還要逐漸地轉(zhuǎn)移管理重心，將舊時(shí)的管理模式轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理的模式，豐富學(xué)校學(xué)生以及教師的檔案管理內(nèi)容。另外，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，還要將檔案的文件信息明確并熟練的掌握，而后再由檔案的使用者將其反饋落實(shí)，力求將檔案管理工作科學(xué)化，逐步地構(gòu)建起一體化的管理系統(tǒng)。除此之外，在組織高校檔案知識(shí)管理時(shí)，還要切實(shí)地將檔案知識(shí)的管理落實(shí)到組織實(shí)踐中，提升主題管理法的應(yīng)用，與此同時(shí)，還要盡可能地降低分類(lèi)法的應(yīng)用，提高檔案管理的科學(xué)性。[3]
（二）健全并完善高校檔案的管理制度
高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在構(gòu)建知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，充分遵循國(guó)家的法律法規(guī)內(nèi)容，并將此作為檔案管理的基礎(chǔ)和前提，相關(guān)的高校領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理的作用，提升檔案管理人員的工作效率，督促他們科學(xué)地、合理地完成開(kāi)發(fā)、收集以及獲取檔案等工作內(nèi)容，促使檔案管理人員的工作內(nèi)容做到有章可循。當(dāng)前，我國(guó)為了將高校的檔案管理工作更加規(guī)范化，逐漸地依據(jù)實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)頒發(fā)了《高校檔案管理辦法》以及《檔案法》，在此基礎(chǔ)上，很多學(xué)校的相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，逐漸的將檔案管理內(nèi)容趨向于合理、真實(shí)以及合法，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中也要履行自身的職責(zé)，對(duì)檔案管理的內(nèi)容和范疇明確的規(guī)劃，使檔案管理有法可依，避免檔案管理過(guò)程中存在違法行為，杜絕檔案管理的數(shù)據(jù)信息泄露現(xiàn)象。[4]
（三）提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新管理工作
將高校檔案管理的工作內(nèi)容落實(shí)到實(shí)踐程中，最根本的目的就是更好地對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合和規(guī)劃，從而滿(mǎn)足用戶(hù)的使用需求，提升用戶(hù)的工作效率。所以，要想提升高校的檔案管理質(zhì)量，還要重視提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，因?yàn)閺哪撤N程度上來(lái)講，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)決定了檔案管理的效率和質(zhì)量。所以除了對(duì)檔案管理人員定期培訓(xùn)外，還要在日常的工作實(shí)踐過(guò)程中，不斷地滲透檔案知識(shí)管理的重要作用，并定時(shí)安排切實(shí)的任務(wù)給檔案管理部門(mén)，通過(guò)任務(wù)的落實(shí)和完成，逐漸提升檔案管理工作人員的工作質(zhì)量和工作效率。
除了重視提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，還要制定完善的制度，約束檔案管理工作人員的管理行為，提升管理人員工作效率，防止出現(xiàn)工作懈怠、懶惰的情況，這樣不僅會(huì)營(yíng)造出良好的檔案管理工作氛圍，還會(huì)使相關(guān)的檔案管理人員，在工作中逐漸意識(shí)到檔案知識(shí)管理的重要性，逐漸轉(zhuǎn)變管理方式，提升檔案管理工作的科學(xué)性。另外，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還要注重檔案管理工作人員的配置和協(xié)調(diào)，這樣不僅可以將檔案知識(shí)管理內(nèi)容逐漸的更新，還可以轉(zhuǎn)變老員工的管理模式和管理思維，為現(xiàn)階段的高校檔案管理注入新的動(dòng)力，除此之外，還可以為新員工提供加薪和升職的機(jī)會(huì)，激發(fā)他們的工作熱情，更新檔案管理模式，為檔案管理注入活力。
（四）構(gòu)建切實(shí)的評(píng)估制度，提升檔案管理的效率
從知識(shí)管理的角度來(lái)講，切實(shí)的落實(shí)評(píng)估機(jī)制是保障管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)，也是重要的環(huán)節(jié)，所以，在高校檔案管理的過(guò)程中，一定要將評(píng)估的內(nèi)容落實(shí)到管理工作中，并將評(píng)估作用和優(yōu)勢(shì)最大程度的發(fā)揮，這樣才能為高校檔案知識(shí)管理的創(chuàng)新發(fā)展提供切實(shí)的監(jiān)督保障，保證檔案知識(shí)管理真正的落實(shí)到實(shí)踐過(guò)程中。從另一角度來(lái)講，如果高校在檔案知識(shí)管理的過(guò)程中，不具備科學(xué)的評(píng)估機(jī)制的保障，將會(huì)致使高校的檔案管理無(wú)法完成信息反饋，最終使得檔案的知識(shí)管理無(wú)法體現(xiàn)實(shí)際的意義。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，現(xiàn)階段的高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，更多的關(guān)注知識(shí)以及信息的理念的融入，當(dāng)前的管理手段如果無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展腳步以及社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，將會(huì)使得檔案管理面臨遭受淘汰的威脅，所以，高校在管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)力求將知識(shí)、信息理念融入其中，并將管理模式創(chuàng)新化，不斷地創(chuàng)新管理手段和管理理念，摒棄舊的檔案管理糟粕內(nèi)容和環(huán)節(jié)，并使現(xiàn)階段的檔案知識(shí)管理趨向于科學(xué)、系統(tǒng)、合理，這樣才能提升學(xué)校的檔案管理層次。高校要想將自身的發(fā)展與時(shí)代的發(fā)展相契合，就要充分地將知識(shí)的管理理念融入其中，在不斷發(fā)掘具有參考價(jià)值檔案資源的基礎(chǔ)上，整合更具價(jià)值的檔案資源，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，只有最大程度地提升高校的師生檔案應(yīng)用效率，才能將高校的檔案知識(shí)管理豐富、創(chuàng)新以及體系化。
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收稿日期：2016-11-25
