發(fā)布時間：2022-10-20 05:13:40
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【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有價值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實施計劃、教學(xué)要點、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項目的立項報告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進度計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點
教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強,使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法》進行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1999年.
必然帶來了培養(yǎng)手段的迥異。而培養(yǎng)手段的合理性直接決定了培養(yǎng)目標(biāo)的實現(xiàn)效果。對于檔案專業(yè)的“學(xué)歷教育”來說，實現(xiàn)其培養(yǎng)目標(biāo)必定要走“學(xué)院派”的常規(guī)培養(yǎng)路線。與其他高等教育的學(xué)科相同，培養(yǎng)手段通常是讓培養(yǎng)對象從檔案學(xué)的歷史來源、基礎(chǔ)學(xué)理入手，加之情報學(xué)、圖書館學(xué)、文書學(xué)等臨近專業(yè)、學(xué)科和公共課程的研修后，使其檔案學(xué)知識由淺入深地逐漸提高，最終達到具有一定檔案文獻、史料編研的能力，以此通過這種循序漸進的教學(xué)方式和一定的學(xué)習(xí)年限，培養(yǎng)出檔案行業(yè)中的“建筑工程師”。對于檔案專業(yè)的“在職教育”來說，實現(xiàn)其目標(biāo)必定要走“職業(yè)派”的特殊路線。為了使“非檔案學(xué)”專業(yè)的檔案人員快速達到從業(yè)水平，對各單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作給予一定的支持，故培養(yǎng)手段往往側(cè)重于實際工作的方式、方法，其課程設(shè)置也較為務(wù)實且針對性強。比如，“文書檔案管理”、“科技檔案管理”、“會計與聲像檔案管理”等。而宏觀、學(xué)理性的課程，如“文書學(xué)”、“檔案發(fā)展史”等則分量較輕，以此培養(yǎng)出檔案行業(yè)中的“建筑工人”。
二、培養(yǎng)師資不同為了使培養(yǎng)手段更好地發(fā)揮作用
培養(yǎng)師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養(yǎng)“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養(yǎng)“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養(yǎng)中達到事半功倍的效果。檔案專業(yè)的“學(xué)歷教育”培養(yǎng)師資必定是具有較高的學(xué)理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業(yè)的教育家、學(xué)者、教授、講師等諸如此類的“學(xué)院派”人物。因為他們掌握著豐富的學(xué)術(shù)資源，了解國內(nèi)外最新的檔案學(xué)動向，參與并編寫相關(guān)的學(xué)術(shù)著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業(yè)的“在職教育”培養(yǎng)師資必定是具有豐富的檔案管理實操經(jīng)驗，多年從事檔案行業(yè)的監(jiān)督指導(dǎo)人員，以及相關(guān)行政業(yè)務(wù)人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構(gòu)特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經(jīng)驗?？傊?，由于培訓(xùn)目標(biāo)和培訓(xùn)手段的不同，造就了不同的培訓(xùn)模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質(zhì)的師資培養(yǎng)相同性質(zhì)的學(xué)員體現(xiàn)出檔案專業(yè)的“學(xué)歷教育”和“在職教育”培養(yǎng)師資側(cè)重的不同。這也從另一個側(cè)面進一步反映出兩種培養(yǎng)模式的本質(zhì)差別。
三、培養(yǎng)周期不同
檔案專業(yè)的“學(xué)歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術(shù)”的關(guān)系。所謂的“道”更側(cè)重于理論，知識結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術(shù)”更側(cè)重于實踐，知識結(jié)構(gòu)更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業(yè)的“學(xué)歷教育”與“在職教育”的培養(yǎng)目標(biāo)、培訓(xùn)手段、培訓(xùn)師資的側(cè)重不同，故在通常情況下，前者的培養(yǎng)周期要遠高于后者。就前者而言，培訓(xùn)周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養(yǎng)者的知識體系建構(gòu)，以及學(xué)科敏感性的養(yǎng)成；而對于后者來說，由于培訓(xùn)目標(biāo)、手段較為有針對性，主要關(guān)注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓(xùn)周期可以精華至一周或十余天。
四、結(jié)語
一、加強意識，建立機構(gòu)
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規(guī)范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
三、強化業(yè)務(wù)，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件
要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占埂皫ね狻辈牧系淖饔玫玫匠浞职l(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復(fù)印的機會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理及發(fā)展的重要資料，它包含文字、圖表、視屏等各種資料，是學(xué)校教學(xué)管理的最真實、可靠的資料，教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性對學(xué)校有重要的意義，教學(xué)檔案的科學(xué)、規(guī)范化管理能有效地推動中職學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。
1．教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理主要是管理教學(xué)活動中的資料，包括教學(xué)類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學(xué)類檔案，主要包括教師教學(xué)課程的設(shè)計、規(guī)劃、實施方案及實施的情況；教師教學(xué)的課程標(biāo)準(zhǔn)、課程安排、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)進度、教學(xué)培訓(xùn)等；教師課件的設(shè)計、教學(xué)案例、教學(xué)模型；學(xué)生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結(jié)等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學(xué)情況的考察、教學(xué)評估材料的收集、教師教學(xué)檔案的整理、學(xué)生課程表的安排、教師課程資料的準(zhǔn)備、教師教學(xué)質(zhì)量的檢查，教學(xué)師資力量的建設(shè)、教師進修材料的準(zhǔn)備、學(xué)生學(xué)籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關(guān)教育部門對學(xué)校下達的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)文件、教學(xué)計劃、教學(xué)質(zhì)量的考察、學(xué)校管理制度及學(xué)校的課程設(shè)置等。
2．教學(xué)檔案管理的特點
教學(xué)檔案管理工作是中職學(xué)校教學(xué)的重要后勤保障，對中職學(xué)校教學(xué)有重要的作用，教學(xué)檔案的特點有：（1）中職學(xué)校的教學(xué)檔案專業(yè)性高，在中職學(xué)校教學(xué)中，學(xué)校會設(shè)置不同的專業(yè)，有不同的學(xué)科，由于各專業(yè)培養(yǎng)的人才不同，各專業(yè)的教學(xué)計劃、教學(xué)課程安排、學(xué)生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業(yè)的教學(xué)檔案也不相同，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案有很高的專業(yè)性。（2）中職學(xué)校的教學(xué)檔案來源比較廣泛，在中職學(xué)校教學(xué)過程中，相關(guān)教育部門對學(xué)校教學(xué)文件的下達、學(xué)校本身的實驗室、科研室、教學(xué)管理部門、學(xué)生服務(wù)部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學(xué)校的教學(xué)檔案形式具有多樣性，中職學(xué)校的教學(xué)存在多樣性，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案資料也存在著多樣性。中職學(xué)校的教學(xué)檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學(xué)校教學(xué)檔案資料的多樣性，也能真實、準(zhǔn)確地反映出教學(xué)的多樣性。
二教學(xué)檔案管理工作的重要性
1．教學(xué)檔案是學(xué)校形象的代表中職學(xué)校的教學(xué)檔案來源于學(xué)校的發(fā)展、改革等過程，真實地記錄了學(xué)校在教學(xué)、管理、運行等方面的發(fā)展情況，是學(xué)校形象的代表。通過學(xué)校的教學(xué)檔案，可以明確地了解中職學(xué)校的發(fā)展、中職學(xué)校教學(xué)工作的情況；也能幫助學(xué)?？偨Y(jié)教學(xué)經(jīng)驗，準(zhǔn)確地定位中職學(xué)校的價值。同時，科學(xué)的教學(xué)檔案能有效地提高中職學(xué)校的形象，有利于提高學(xué)校的招生工作和學(xué)生的就業(yè)。
2．教學(xué)檔案管理能提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量中職學(xué)校的教學(xué)檔案記錄著許多成功的教學(xué)案例和教學(xué)經(jīng)驗，教學(xué)檔案的合理運用能給教師教學(xué)指明方向，督促教師在學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗的同時，不斷地創(chuàng)新教學(xué)模式，有效地提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
三教學(xué)檔案管理存在的問題
1．中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有力的監(jiān)督部門
目前，在我國的中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中，缺乏專門的中職教學(xué)學(xué)校檔案管理監(jiān)督部門。中職學(xué)校的檔案管理一般都是受相關(guān)的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學(xué)校的教學(xué)工作，對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作檢查不嚴(yán)格，忽視了教學(xué)檔案對中職學(xué)校的重要性。
2．教學(xué)檔案收集資料不全
由于中職學(xué)校的部分教學(xué)檔案管理人員不是專業(yè)性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經(jīng)常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學(xué)檔案的不完整。
3．中職學(xué)校檔案管理工作沒有強力的制度保證
目前，在我國的學(xué)校檔案管理法中，沒有專門的中職學(xué)校檔案管理制度，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理使用的是高職學(xué)校的檔案管理方式，雖然中職學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)安排、學(xué)生就業(yè)等方面與高職學(xué)校相似，但中職學(xué)校在教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)管理、教學(xué)模式等方面同高職學(xué)校有很大的差別，中職學(xué)校采用高職學(xué)校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學(xué)校的實際情況，導(dǎo)致教學(xué)檔案不能真實地反映出中職學(xué)校的實際情況。
四加強教學(xué)檔案管理的措施
1．加強中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理監(jiān)督
中職學(xué)校要加大對教學(xué)檔案管理的監(jiān)督工作，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作能有序地進行，同時中職學(xué)校要建議相關(guān)部門，將學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作，看作學(xué)校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作進行嚴(yán)格的監(jiān)督，獎勵檔案管理工作優(yōu)秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規(guī)范性。
2．增強中職學(xué)校教學(xué)檔案資料收集力度
中職學(xué)校要注意教學(xué)檔案設(shè)備的更新，檔案管理工作人員進行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細節(jié)收集，積極地參加學(xué)校組織的檔案資料收集培訓(xùn)，不斷地提高自身收集檔案資料的專業(yè)能力。同時，中職學(xué)校要將先進的技術(shù)有效地運用在教學(xué)檔案管理中，要嚴(yán)格注意教學(xué)檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設(shè)備要齊全，檔案管理人員要做好教學(xué)檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運行。
3．完善中職學(xué)校教學(xué)檔案管理制度
中職學(xué)校要完善學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度，結(jié)合高等學(xué)校的檔案管理制度，根據(jù)實際情況，建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，用嚴(yán)格的制度保證檔案管理工作的有效進行。同時，中職學(xué)校要加大檔案管理的監(jiān)督力度，嚴(yán)格檢查檔案管理人員的工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正，對檔案進行規(guī)范化管理，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理的嚴(yán)肅性。
4．加強檔案宣傳工作
教學(xué)檔案管理在學(xué)校發(fā)展中有極其重要的作用，中職學(xué)校要充分地認識到教學(xué)檔案的特殊價值，教學(xué)檔案是一個成功的學(xué)校最寶貴的財富。因此，中職學(xué)校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹慎、嚴(yán)肅的心態(tài)面對教學(xué)檔案，增強學(xué)校教師及其他職工的檔案意識，讓學(xué)校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關(guān)心檔案、支持檔案工作的良好環(huán)境。
五總結(jié)
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴(yán)重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責(zé)任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關(guān)信息，為獻血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關(guān)系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻血者、用血者雙方權(quán)益的順利實現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責(zé)任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認識，結(jié)合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結(jié)合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結(jié)語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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1.1對人事檔案工作的重視不夠一直以來，由于人事檔案管理工作是內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認為抓事業(yè)發(fā)展是硬指標(biāo)，抓檔案管理是軟任務(wù)，存在著一些認識誤區(qū)，一是認為選人用人重在現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案沒有多大的作用；二是認為人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。沒有把人事檔案管理作為人才資源開發(fā)的重要內(nèi)容來抓。同時，隨著人事制度改革的進一步深化，人才流動日趨活躍，但在人才流動的過程中，相當(dāng)一部分人對個人檔案的作用認識不足，認為選用、用人重在筆試、面試環(huán)節(jié)，人事檔案不外乎是個人簡歷而已，沒有多大的作用。在這種思想下，就出現(xiàn)了有些單位只用人、而無檔案，新招聘人員的人事檔案還長期滯留在原單位或人才交流中心的現(xiàn)象，未能實行“檔隨人走”，而是“人檔分離”“、有人無檔”。
1.2檔案管理不規(guī)范人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點和難點，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門及干部、職工個人對其重視不夠，因此不能及時將一些學(xué)籍檔案、培訓(xùn)、考核、獎勵等材料送交檔案管理部門分類明細整理并歸檔，導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，不能跟上個人經(jīng)歷的變化。另外，現(xiàn)在存檔材料的紙張大小不一，以致原規(guī)格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時間填寫的不準(zhǔn)確，檔案中有多個年齡、工作時間前后不一致，有些人的檔案中個人履歷表填寫不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個人真實情況，有些人的檔案材料填寫時字跡潦草，難以辨認，有的還用復(fù)印件代替原件或用原珠筆填寫等，這都嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量，給人事管理工作造成了很多困難。
1.3硬件設(shè)施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施差，防火、防水、防蟲、防霉等設(shè)備不配套，防盜設(shè)施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。
1.4人事檔案的現(xiàn)代化管理明顯滯后如今的社會已進入信息化時期，一些發(fā)達國家和地區(qū)，早已用電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人事檔案資源社會共享。同發(fā)達國家、先進地區(qū)的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數(shù)人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統(tǒng)管理模式，沒有把一些先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2做好人事檔案管理的對策和思考
2.1加強隊伍建設(shè)，提高人事檔案工作者的素質(zhì)要提高人事檔案的管理水平，一是應(yīng)依照《人事檔案工作條例》的規(guī)定，按規(guī)定配備政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質(zhì)。二是嚴(yán)把隊伍的進口關(guān)，實行執(zhí)業(yè)資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經(jīng)過考核，合格的發(fā)給檔案執(zhí)業(yè)資格證書，“準(zhǔn)入”上崗；三是加強培訓(xùn)。從政治思想、業(yè)務(wù)能力等方面對檔案人員進行綜合培訓(xùn)，同時鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)計算機、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、信息管理等現(xiàn)代化管理知識，使之能夠適應(yīng)人事檔案工作的素質(zhì)要求。四是增強檔案工作者的事業(yè)心、責(zé)任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調(diào)、艱苦細致的服務(wù)性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創(chuàng)業(yè)績，實現(xiàn)自己的職業(yè)價值。
2.2加強信息化建設(shè)，提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，為提高檔案現(xiàn)代化管理提供了有力的技術(shù)支持。因此，在人事檔案管理中，應(yīng)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案的動態(tài)化管理?？梢岳糜嬎銠C、掃描儀、數(shù)據(jù)庫管理軟件等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務(wù)職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓(xùn)等動態(tài)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準(zhǔn)確的人事信息和數(shù)據(jù)。
2.3推行人事檔案科學(xué)化管理人事檔案的科學(xué)化管理，就是把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學(xué)化管理，是人事檔案服務(wù)于人事制度改革和發(fā)展的需要，是推動人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學(xué)化管理：首先，檔案管理人員應(yīng)全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關(guān)法規(guī)條例，提高業(yè)務(wù)水平和規(guī)范管理能力；其次，要強化規(guī)范管理意識，加強各項制度建設(shè)，嚴(yán)格工作程序，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓(xùn)情況等，一旦發(fā)生變化，及時的補充到檔案和信息數(shù)據(jù)庫中，為信息利用增添新鮮內(nèi)容，這是住處化管理的基礎(chǔ)工作。
2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發(fā)人事檔案管理工作的順利進行，離不開領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，在新時期，要充分開發(fā)人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學(xué)合理的歸類、組合，并根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，建立相應(yīng)的培訓(xùn)督導(dǎo)機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎(chǔ)上落實員工的管理考核政策，實現(xiàn)檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學(xué)習(xí)優(yōu)秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內(nèi)涵，把人事管理同檔案管理相互有機結(jié)合，促進內(nèi)部員工組織關(guān)系的和諧順暢發(fā)展。
3結(jié)束語
1.1我國教學(xué)檔案管理的難點
1.1.1專業(yè)分類多，學(xué)制時間長在我國，綜合類院校比較多，多專業(yè)化且學(xué)制長是其主要特點。以醫(yī)學(xué)院校為例，醫(yī)學(xué)院校的專業(yè)分類更甚其他類院校，且各專業(yè)的交叉內(nèi)容較多。醫(yī)學(xué)院校的學(xué)制也要比其他類院校的學(xué)制更加靈活，目前的學(xué)制有三年制、四年制、五年制、六年制、七年制、八年制等。1.1.2部分機密性的教學(xué)檔案收集阻力大對于一些涉及教師自身學(xué)術(shù)資源、科研成果的資料，往往受到保護，當(dāng)事人一般不愿提交，這就為教學(xué)檔案的收集整理工作造成了很大的阻力。
1.2我國教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容
1.2.1信息報告類其中主要包括學(xué)校的政務(wù)文件以及教學(xué)文件，如學(xué)校在教學(xué)管理與實踐中的改革措施和改革計劃、科研方向、儲備人才培養(yǎng)計劃、教學(xué)制度的制定、會議記錄、調(diào)研報告、招生計劃、學(xué)校宣傳文件等等。1.2.2學(xué)校發(fā)展建設(shè)類其中主要包括學(xué)校的重點發(fā)展建設(shè)、各院系科室、專業(yè)、實驗室等單位的建設(shè)發(fā)展所形成的文件。
2我國高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
2.1教學(xué)檔案管理觀念匱乏，未受到足夠重視
雖然近年來，各高校對教學(xué)檔案管理的重視程度有所增加，但就目前的情況來看，仍然遠遠不夠。一方面，校領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理的重視還僅僅局限在教學(xué)資料的收集記錄上，與校園建設(shè)的其他方面遠不在一個水平上；另一方面，學(xué)校的教職員工更認為教學(xué)才是自己的本職，至于教學(xué)檔案的收集提交，跟自己沒有關(guān)系。再加上醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)，尤其是臨床教學(xué)過程中經(jīng)常涉及教師個人的研究成果，出于安全考慮，更不愿意交由學(xué)校保管。
2.2缺少教學(xué)檔案管理制度或制度落后
教學(xué)檔案管理工作近年來才逐漸受到各高校重視，因此，在制度上的落實普遍滯后。有些高校的檔案管理制度，只是照搬國家制定的高校檔案管理制度，流于形式，對具體的檔案管理工作沒有什么作用；有些制度涉及的技術(shù)手段比較落后，對于以計算機技術(shù)為主要依托的檔案管理新環(huán)境，早已不適用。
2.3檔案管理部門權(quán)限較低，得不到有關(guān)部門的配合
檔案的收集、分類、歸檔是一個龐大、繁雜的工作，如果僅僅靠檔案管理部門來完成，幾乎是不可能的。因此，在檔案管理的過程中，需要各部門的緊密配合，才能高效、精確、全面的完成。然而現(xiàn)實中，許多學(xué)校在部門權(quán)力的分配上，過于偏重學(xué)科建設(shè)、?？蒲芯?、教學(xué)等方面，使得檔案管理部門的權(quán)力普遍有限，得不到相關(guān)部門的認可，對于歸檔工作的配合自然也就大打折扣。
3計算機技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢
21世紀(jì)，是一個信息高度發(fā)達的時代。面對如此龐大的信息資源，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用戶能夠從容地在這個信息大海中乘風(fēng)破浪盡情馳騁。由于各地高校的高速發(fā)展，使教學(xué)檔案的規(guī)模也非從前可比。針對各地高校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，將計算機技術(shù)引進到教學(xué)檔案管理工作中，可以大大簡化檔案管理工作，有效降低工作人員的勞動強度，加快教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展進程。這主要是因為，計算機技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理具有以下幾方面的優(yōu)勢。
3.1教學(xué)檔案的管理更方便快捷
傳統(tǒng)的檔案收集分類工作，需要各部門與檔案管理部門合作進行收集、整理、分類，效率、準(zhǔn)確度和全面性都相當(dāng)有限。而應(yīng)用計算機技術(shù)，可以實現(xiàn)教學(xué)檔案的自動收集、分類、歸檔等。
3.2教學(xué)檔案的存儲形式多樣化
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案形式單一，紙質(zhì)的記錄方式既浪費空間，又浪費時間，有時很難以還原最初的教學(xué)情況。通過采用計算機技術(shù)，能夠?qū)⒙曇?、影像都?zhǔn)確地記錄下來，在使用時提供第一手資料，使檔案的價值發(fā)揮到最大。
3.3信息分享便捷，不受地域限制
隨著各地網(wǎng)絡(luò)辦公與自動化辦公的逐漸成熟，在互聯(lián)網(wǎng)上，幾乎可以獲取任意一所高校的信息?；谶@種平臺，可以很方便的將計算機技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中，并實施在線共享。簡化管理流程，降低勞動強度，提高工作效率傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，流程復(fù)雜繁瑣，浪費了大量的時間和資源。而應(yīng)用計算機技術(shù)，可以顯著簡化管理流程，降低勞動強度，提高工作效率。
4借助計算機技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平
隨著我國各地高校的顯著發(fā)展，教學(xué)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形式。網(wǎng)絡(luò)辦公、自動化辦公的逐漸普及以及計算機技術(shù)對于高校教學(xué)檔案管理的眾多優(yōu)勢，使高校迫切需要借助計算機技術(shù)，來提高教學(xué)檔案管理的水平。針對目前我國高校教學(xué)檔案的基本情況，通過利用計算機技術(shù)，可以從以下幾方面入手，進行教學(xué)檔案管理改革。
4.1建立統(tǒng)一檔案信息庫
高?？梢砸詸n案館網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案部門的資料以電子文件的形式上傳至信息庫中，實現(xiàn)電子檔案的實時管理與應(yīng)用。同時，學(xué)校的檔案館還要與各部門進行緊密合作，以實現(xiàn)電子文件信息資源共享。
4.2將檔案信息庫與教學(xué)辦公網(wǎng)絡(luò)進行綁定，實現(xiàn)自動上傳和下載
一方面，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，信息的收集工作是最大的難題之一。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案，通過應(yīng)用計算機技術(shù)，可以將檔案信息庫與學(xué)校的辦公網(wǎng)絡(luò)進行綁定，從而實現(xiàn)電子文件信息的自動上傳和下載。
4.3強化溝通服務(wù)渠道，開展在線預(yù)覽等服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，需要借閱人到檔案館，憑借有效證件進行借閱查看。在以計算機技術(shù)為依托的電子檔案時代，可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)在線預(yù)覽等服務(wù)，使用戶足不出戶即可享受到檔案館的服務(wù)。
4.4實行網(wǎng)絡(luò)認證，強化安全管理
以計算機技術(shù)為依托的電子檔案，擁有傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢，但在安全性方面，遠不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這主要是因為互聯(lián)網(wǎng)的開放性使網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客有機可乘，使檔案存在隨時被惡意刪除或篡改的風(fēng)險。因此，需要實行網(wǎng)絡(luò)認證等手段，強化電子檔案的安全管理。
5結(jié)語
1.很多高校在進行檔案管理時沒有更新思想觀念
高校的檔案信息管理是高校實現(xiàn)信息的時效性的基本途徑，所以，高校在進行檔案信息管理時，要不斷地充實檔案信息的內(nèi)容，要用創(chuàng)新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒有充分地認識到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統(tǒng)的方法來管理檔案信息，缺乏創(chuàng)新意識。有些高校檔案信息管理人員沒有高度認識到檔案信息管理的意義所在，他們認為檔案信息的管理是無關(guān)緊要的事情，對學(xué)校的影響不大。有些高校雖然已經(jīng)開發(fā)了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。
2.高校教學(xué)檔案信息管理人員的管理方法還需改善
有些高校的資金有限，在教學(xué)檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導(dǎo)致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學(xué)檔案的管理中去，降低了教學(xué)檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設(shè)備齊全，但是信息化的設(shè)備形同虛設(shè)，沒有很好地應(yīng)用到教學(xué)檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經(jīng)建立了大大小小的信息化數(shù)據(jù)庫，但是，卻是各自為政的局面。
二、高校教學(xué)檔案信息化管理的措施
1.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的核心功能和模塊
整個教學(xué)檔案管理系統(tǒng)要以核心功能模塊為主，要成立一個數(shù)據(jù)整合中心，實現(xiàn)對學(xué)生教學(xué)檔案信息的收集和整理，將數(shù)據(jù)存儲在計算機的數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)要包含學(xué)生詳細的個人信息，同時還包括學(xué)生的檔案和各種有效的資料。
2.要建設(shè)學(xué)生教學(xué)檔案管理信息平臺
教學(xué)檔案信息不僅僅要呈現(xiàn)在學(xué)校網(wǎng)站的主頁上，同時，也要在教學(xué)檔案管理信息化平臺上呈現(xiàn)出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學(xué)生進行統(tǒng)一化管理，將管理的權(quán)利交予學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。
3.要完善教學(xué)檔案服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)
每一年，當(dāng)新生報到時，學(xué)校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)住宿費的自動化管理，確保學(xué)生都辦理了校園一卡通?？梢詫W(xué)生辦理學(xué)生證和注冊卡的信息進行準(zhǔn)確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學(xué)檔案服務(wù)進行評價可以采用信息化平臺，學(xué)生可以在課下運用信息化管理系統(tǒng)自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學(xué)檔案管理的效果進行有效評價。
三、總結(jié)
