發(fā)布時(shí)間：2023-06-22 09:32:21
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案安全管理的重要性樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
隨著電子信息技術(shù)的進(jìn)步，形成我國(guó)目前的信息時(shí)代全面大發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步更進(jìn)一步的推動(dòng)電子信息技術(shù)的發(fā)展，但是信息時(shí)代下的電子信息系統(tǒng)面臨較大的安全威脅。例如：黑客、電腦病毒等其他具有惡意性攻擊的電子信息管理不良現(xiàn)象，對(duì)于電子信息的安全管理具有嚴(yán)重的威脅，會(huì)直接的造成經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)使用電子信息安全管理的企業(yè)帶來嚴(yán)重的影響。
【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代 電子信息 安全管理 途徑 分析
社會(huì)科學(xué)技術(shù)的全面發(fā)展主要的表現(xiàn)就是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在給人們?nèi)粘５纳罟ぷ魈峁┓奖愕臅r(shí)候，已經(jīng)逐漸的滲透到了國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)和人民日常生活的方方面面。所以網(wǎng)絡(luò)電子信息安全管理既是為了提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高效利用價(jià)值，又是為了保障國(guó)民的日常生活秩序和經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)不受到其影響，進(jìn)而穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)。
1 分析信息時(shí)代背景下的電子信息安全管理的重要性
1.1 能夠全面的穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)秩序
隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展繁榮程度不斷加深，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代全面到來，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代形成的局面是人手一臺(tái)電腦、或者是筆記本電腦，上網(wǎng)方便、聯(lián)系交流也變得密切，因此人們?cè)敢鈱⒏嗟男畔⒃诰W(wǎng)上進(jìn)行展示和溝通，電子信息使用的面積擴(kuò)大，所以網(wǎng)絡(luò)的脆弱性也隨之?dāng)U大，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒成為威脅電子信息安全管理的主要威脅。
要尊重當(dāng)前的信息時(shí)代背景下的電子信息安全管理，才能夠全面的穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)秩序的正常有效性，從而不斷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)和電子信息技術(shù)安全管理能力的更新，為新時(shí)代的電子信息安全管理提供更多的實(shí)用價(jià)值。網(wǎng)絡(luò)秩序也只有在電子信息安全管理的情況下才能真正的提升整個(gè)電子信息安全管理的價(jià)值。
1.2 有效地保證社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性發(fā)展和建設(shè)
電子信息安全管理是為了適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求而進(jìn)行開展的，因?yàn)殡娮有畔踩芾砟軌蛱嵘鱾€(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)組織個(gè)體的信任度，并及時(shí)的進(jìn)行經(jīng)濟(jì)投資，促使電子信息安全管理被有效地落實(shí)和實(shí)踐。目前我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程已經(jīng)邁入了正軌，各個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展個(gè)體只有借助電子信息技術(shù)的安全管理原則，將自己公司或者組織內(nèi)部的資料進(jìn)行集中分配和處理，能夠提高企業(yè)的日常工作效率，而且促使公司內(nèi)部的資源和結(jié)構(gòu)更加的具有優(yōu)良性和全面性，所以在電子信息安全管理的要求下，才會(huì)多的更多的經(jīng)濟(jì)個(gè)體的信任，并且提升整個(gè)電子信息系統(tǒng)安全管理的開展意義。
社會(huì)總體的經(jīng)濟(jì)進(jìn)步和發(fā)展主要是依靠當(dāng)前社會(huì)各個(gè)階層的經(jīng)濟(jì)發(fā)展主體不斷的進(jìn)行生產(chǎn)革新以及管理創(chuàng)新，才推動(dòng)了社會(huì)的總體經(jīng)濟(jì)進(jìn)步。所以電子信息安全管理的開展實(shí)踐和落實(shí)中，企業(yè)才會(huì)加大對(duì)于電子信息安全管理的認(rèn)識(shí)，并不斷的提升企業(yè)內(nèi)部對(duì)于電子信息安全管理的實(shí)際操作能力，從而電子信息安全管理才能穩(wěn)定社會(huì)的經(jīng)濟(jì)全面的發(fā)展和建設(shè)，全面的保障各個(gè)企業(yè)的日常工作運(yùn)行和發(fā)展。
1.3 提升國(guó)民對(duì)電子信息安全管理的認(rèn)識(shí)
社會(huì)大眾對(duì)位網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)的主要對(duì)象，對(duì)于電子信息安全管理的開展具有全面的推動(dòng)作用。大眾要增強(qiáng)對(duì)于電子信息安全管理的認(rèn)識(shí)，才能真正的提升國(guó)民素質(zhì)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)中的不良現(xiàn)象也能有效地抵制。
所以大眾人民在日常運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)電子信息資源的時(shí)候，要注重對(duì)于本身電腦的保護(hù)，進(jìn)行查毒、殺毒措施的落實(shí)，將威脅電子信息安全管理的潛在隱患進(jìn)行及時(shí)的排除，從而進(jìn)一步將電子信息安全管理落實(shí)起來，進(jìn)而提升過敏對(duì)于電子信息安全管理的認(rèn)識(shí)，真正的保護(hù)好電子信息。
2 信息時(shí)代背景下的電子信息安全管理的主要方法
如圖1所示：開展信息時(shí)代下的電子信息安全管理方法。
2.1 樹立電子信息安全管理的思想意識(shí)
電子信息的安全管理不光是為了維護(hù)各個(gè)經(jīng)濟(jì)個(gè)體的發(fā)展，更重要的是電子信息技術(shù)已經(jīng)被推廣到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，從高校、到政府再到企業(yè)、組織等各個(gè)階層，已經(jīng)得出電子信息的高效性和及時(shí)性。所以在電子信息安全管理的要求下要開展對(duì)于各個(gè)階層和方面的安全管理制度落實(shí)，就需要開展對(duì)于電子信息安全管理重要性的認(rèn)識(shí)，樹立電子信息安全管理的有效性和科學(xué)性。
實(shí)施電子信息安全管理的思想意識(shí)，才是制定各個(gè)相關(guān)的電子信息安全管理措施和方法的基礎(chǔ)，才能將電子信息安全管理的要求貫徹執(zhí)行，并落實(shí)在日常的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和生活工作當(dāng)中。高校、政府、企業(yè)無疑是在網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定情況下、或者受到信息安全威脅較大情況下，會(huì)受到較為嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)破壞和損失，所以從意識(shí)中樹立信息安全管理的重要性，進(jìn)而給信息安全管理的全面開展奠定基礎(chǔ)。
2.2 實(shí)施企業(yè)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案管理和電子信息安全管理相互結(jié)合
企業(yè)的內(nèi)部資料較為豐富，因此為了提升企業(yè)內(nèi)部的檔案管理有效性，要結(jié)合電子信息安全管理的要求，開展建設(shè)電子檔案。電子檔案記錄方式多樣變化性大，并且具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)，電子檔案對(duì)于元數(shù)據(jù)和背景信息具有很強(qiáng)的依賴性，也是實(shí)施企業(yè)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案管理的原因，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案能夠保存全部信息的保留痕跡，對(duì)電子檔案的構(gòu)建能夠提供更加具有針對(duì)性的數(shù)據(jù)支持。
電子檔案雖然減輕了檔案之至管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度提高了工作效率，但是電子檔案更加的容易受到網(wǎng)絡(luò)不良情況的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)資源的流失，最終還是要靠紙質(zhì)的檔案進(jìn)行對(duì)照和修復(fù)。電子檔案增加的企業(yè)信息的風(fēng)險(xiǎn)性，必須要建立紙質(zhì)的檔案管理模式，進(jìn)行對(duì)電子檔案的有效性補(bǔ)充，全面的提升電子信息安全管理的有效性。在平時(shí)的企業(yè)或者黨政內(nèi)部機(jī)關(guān)的檔案數(shù)據(jù)輸入中要注意對(duì)檔案管理的加密，防止黑客的入侵，導(dǎo)致企業(yè)或者機(jī)關(guān)的內(nèi)部資源外泄，引起更多的不良現(xiàn)象產(chǎn)生。
2.3 建立企業(yè)專門的電子信息安全管理部門
依照?qǐng)D2方式開展對(duì)于信息的保護(hù)：
因?yàn)槠髽I(yè)的網(wǎng)絡(luò)被用來和外界溝通的次數(shù)不斷的增多，而且企業(yè)的電子信息安全管理所面臨的具體問題較多，因此建立專門的電子信息安全管理部門，才能針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息狀況進(jìn)行全面的維護(hù)和檢查，進(jìn)而提高電子信息安全管理的實(shí)際利用價(jià)值，也能提高企業(yè)或者公司的實(shí)際工作效率。
在更多的信息安全管理中能及時(shí)的制定相對(duì)應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部的電子信息管理方針和政策，進(jìn)而將更多的電子信息安全管理有效方式進(jìn)行落實(shí)。所以建立企業(yè)專門的電子信息安全管理部門，要完善企業(yè)內(nèi)部的體制建設(shè)和管理制度，嚴(yán)格的控制電子信息的流動(dòng)方向，并設(shè)置計(jì)算機(jī)的專門管理要求，設(shè)置電子系統(tǒng)的管理操作代碼和管理規(guī)范，并設(shè)置權(quán)限制度，確保電子信息安全管理部門能夠提高其工作效率，維護(hù)企業(yè)的發(fā)展生產(chǎn)。
2.4 提升電子信息安全管理人員的自身素質(zhì)
因?yàn)殡娮有畔踩芾淼谋旧砭哂休^多的技術(shù)要求和理論要求，各個(gè)層面上的電子信息安全管理人員一定要及時(shí)的針對(duì)網(wǎng)絡(luò)問題作出全面的反應(yīng)，從而保障整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行更加的具有高效性和準(zhǔn)確性。
而且科技是不斷地進(jìn)步的，如果電子信息安全管理人員的自身素質(zhì)不能隨著科技的發(fā)展而進(jìn)行及時(shí)的提升，那么其早晚會(huì)被社會(huì)所淘汰，因此創(chuàng)建信息安全管理還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的二次培訓(xùn)，擴(kuò)充其專業(yè)知識(shí)，增添更多的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)電子信息安全管理的有效性和全面性。而且電子信息安全管理的各項(xiàng)其他管理制度和管理規(guī)范，以及有效性的電子信息技術(shù)操作還是依靠電子信息安全管理人員的自身素質(zhì)和能力進(jìn)行示范，并進(jìn)行員工培訓(xùn)，所以整個(gè)的企業(yè)運(yùn)行在電子信息安全管理的專業(yè)人員管控下，才能高效發(fā)展。
2.5 制定法律制度對(duì)惡意破壞電子信息安全管理的不法分子進(jìn)行制裁
當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，給網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供了較多的威脅，而且在當(dāng)前的信息時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)成為不法分子制造事端和危害社會(huì)公共安全的主要工具。因此信息時(shí)代下的電子信息安全管理才需要更多直接有效地法律制度進(jìn)行電子信息的安全管理，對(duì)故意進(jìn)行電子信息技術(shù)的不法人員要進(jìn)行嚴(yán)厲的制裁，確保社會(huì)穩(wěn)定、網(wǎng)絡(luò)清明、經(jīng)濟(jì)發(fā)展有效。
3 信息時(shí)代背景下的電子信息安全管理的意義
3.1 提升網(wǎng)絡(luò)信息的可利用價(jià)值
網(wǎng)絡(luò)是帶給人們生活享受和工作學(xué)習(xí)方便的有效工具，因此在網(wǎng)絡(luò)信息的可利用價(jià)值中一定要做好電子信息的安全管理，增添網(wǎng)絡(luò)信息的可靠性和實(shí)用性，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)工程的發(fā)展建設(shè)。
3.2 促進(jìn)更多現(xiàn)代化的科技不斷研發(fā)利用
電子信息的安全管理給各個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展企業(yè)提出更多的實(shí)際性要求，注重對(duì)于自身信息的管理提升網(wǎng)絡(luò)的實(shí)用性。更給青少年對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用提供更多的基礎(chǔ)保障，所以在現(xiàn)代化的發(fā)展中網(wǎng)絡(luò)電子信息安全管理的情況下才能促進(jìn)更多的現(xiàn)代化科技的開發(fā)和投入運(yùn)行使用，逐漸以更多的形式體現(xiàn)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的有效利用，從而推動(dòng)社會(huì)現(xiàn)代化的文明建設(shè)不斷進(jìn)步。
4 結(jié)語(yǔ)
實(shí)施信息時(shí)代下的電子信息安全管理，能夠針對(duì)性的重視電子信息安全管理的重要性，并針對(duì)安全管理的要求開展各個(gè)企業(yè)內(nèi)部的信息管理調(diào)整，為達(dá)到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最大化提供了有效地保障，為社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展打好了基礎(chǔ)。
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作者簡(jiǎn)介
顧建龍（1979-），男，江蘇無錫人。大學(xué)本科學(xué)歷?，F(xiàn)為江蘇藍(lán)深遠(yuǎn)望系統(tǒng)集成有限公司工程師（中級(jí)），從事計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)工作。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；開放利用；信息安全保障；問題與對(duì)策
引言
電子檔案是一種基于數(shù)字化技術(shù)所建立的一種信息管理平臺(tái)，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化的技術(shù)與平臺(tái)，不僅可以提高信息數(shù)據(jù)的使用效率，還可以讓檔案管理本身更加安全、有效。因?yàn)闄n案開放利用的現(xiàn)象，許多檔案的查詢便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影響。對(duì)此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對(duì)策具備顯著意義。
1電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題
1.1電子檔案信息安全問題
網(wǎng)絡(luò)安全是電子檔案信息安全的基本前提和保障，基于網(wǎng)絡(luò)的電子檔案信息安全管理的要求前提必然是網(wǎng)絡(luò)本身的安全性，電子檔案的信息安全可以從以下三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)直接體現(xiàn)：①電子檔案信息的長(zhǎng)效性，數(shù)字檔案對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的依賴性較為明顯，如果網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，則電子檔案內(nèi)的信息也會(huì)隨之遭受影響，想要確保電子檔案信息的長(zhǎng)效性，就務(wù)必提升網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)力度以及安全程度[1]；②電子檔案的完整性。電子檔案的信息主要是儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，所以在遭受病毒和黑客攻擊的情況下，會(huì)導(dǎo)致電子檔案內(nèi)的信息完整性遭受破壞，出現(xiàn)被篡改、刪除的安全問題；③電子檔案信息的真實(shí)性。電子檔案在開放利用的過程中遭受篡改的可能性較高，因?yàn)槿魏蔚臋n案使用者都有可能按照自身的思維去改變和決定檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容，這也是開放性利用的環(huán)境下電子檔案信息安全的主要問題。
1.2影響電子檔案信息安全的主要因素
就當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，應(yīng)當(dāng)電子檔案信息安全的主要因素主要有三個(gè)方面。①網(wǎng)絡(luò)的安全性。網(wǎng)絡(luò)本身的不安全性必然會(huì)導(dǎo)致電子檔案內(nèi)信息安全性遭受破壞和影響；②外部環(huán)境的安全性。例如電子檔案的硬件設(shè)備在發(fā)生故障時(shí)，必然會(huì)導(dǎo)致電子檔案的信息發(fā)生丟失、停運(yùn)以及損壞等可能性；③電子檔案信息的不及時(shí)性。電子檔案信息仍然有較為明顯的不及時(shí)性，在許多領(lǐng)域中檔案的更新和修改速度有待提升。
2電子檔案開放利用中信息安全保障改進(jìn)對(duì)策
通過上述關(guān)于電子檔案開放利用過程中信息安全保障所呈現(xiàn)的問題可以發(fā)現(xiàn)，想要真正提高信息安全程度，就需要在開放利用環(huán)境之下提高電子檔案的管理質(zhì)量，并從根本上著手，優(yōu)化國(guó)家的信息網(wǎng)絡(luò)安全性，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)的安全屏障[2]。例如采用以下幾個(gè)方面的措施：①構(gòu)建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò)本身的安全性，例如在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中構(gòu)建各種安全管理技術(shù)，例如路由安全技術(shù)、訪問控制技術(shù)、密碼技術(shù)、安全管理技術(shù)、系統(tǒng)漏洞技術(shù)、病毒查殺技術(shù)以及防火墻技術(shù)等；②構(gòu)建安全可靠的檔案基礎(chǔ)，尤其是提高計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的防火防水防震動(dòng)等能力，從而確保電子檔案開放利用過程中信息的安全性；③改進(jìn)電子檔案管理理念，從根本上提高對(duì)檔案管理的重視程度。意識(shí)是行動(dòng)的導(dǎo)向，為了持續(xù)創(chuàng)新和完善電子檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的功能，確保檔案管理可以推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，提高數(shù)字化檔案管理意識(shí)成為必要措施。無論是在普通員工還是管理者中，都必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并構(gòu)建行之有效的管理制度進(jìn)行管理，尤其是明確電子安全信息管理的目標(biāo)和方式，管理措施、管理內(nèi)容以及管理要求等，明確每一個(gè)電子檔案信息安全管理部門的職責(zé)以及任務(wù)，例如法律法規(guī)支撐、環(huán)境與設(shè)備安全支撐、人力資源支撐以及安全防護(hù)技術(shù)支撐等，促使電子檔案安全管理逐漸成為信息安全保障的目標(biāo)。
3總結(jié)
綜上所述，電子檔案開放利用在很大程度上可以推動(dòng)檔案發(fā)展，并且顯著優(yōu)化檔案的儲(chǔ)存效率、使用效率以及修改和共享效率，是檔案管理必然的發(fā)展方向。但是，我國(guó)當(dāng)前電子檔案在信息安全管理層面仍然存在一些問題和不足，想要提升電子檔案信息的安全性以及資源共享有效性，務(wù)必保障電子檔案安全的管理重要性，并通過不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，提高信息安全保障效果，推動(dòng)電子檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
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【關(guān)鍵詞】信息化 高校檔案 安全管理 對(duì)策
檔案的安全關(guān)系到個(gè)人的切身利益，它直接決定了檔案持有者的未來走向。保證檔案的安全就應(yīng)該避免讓它遭受到人為侵害或自然災(zāi)害。在信息化的背景下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到了各大高校的檔案管理中，使其管理模式呈現(xiàn)現(xiàn)代化和多元化的趨勢(shì)。一些傳統(tǒng)管理檔案的模式早已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，做好高校檔案的安全管理勢(shì)在必行。高校檔案安全管理存在一系列的問題，都有哪些呢？
一、高校檔案信息化管理的必要性
信息化時(shí)代的來臨給人們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利，包括在檔案的管理工作上。現(xiàn)如今，社會(huì)越來越復(fù)雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術(shù)。檔案的信息化管理不僅能夠準(zhǔn)確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。
二、高校檔案管理的現(xiàn)狀
學(xué)校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時(shí)也造成了一些問題的出現(xiàn)。
（一）安全管理檔案的意識(shí)不夠
目前，絕大多數(shù)高校都處于求進(jìn)步的重要發(fā)展階段，其側(cè)重點(diǎn)大多都放在師資力量、人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，對(duì)于收入甚微的檔案管理工作過于疏忽，導(dǎo)致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現(xiàn)松散、混亂的現(xiàn)狀，其安全問題一直都得不到重視。更嚴(yán)重的是有些地方高校沒有專門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案的管理直接隸屬于教務(wù)處或者校辦等部門。對(duì)于檔案的管理沒有一個(gè)健全可靠的體系，沒有相應(yīng)的管理制度，也沒有制定一系列可行的方案。
有些領(lǐng)導(dǎo)仍然在用過去的舊觀念、舊思想去指導(dǎo)管理檔案的工作，對(duì)于信息化背景下管理檔案的新形勢(shì)沒有絲毫研究，只重視檔案庫(kù)房、紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理，毫不理睬電子檔案的技術(shù)管理。這種現(xiàn)象在一些地方高校是非常普遍的。
檔案管理的工作者存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，由于分工和責(zé)任不夠明確，總是出現(xiàn)相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實(shí)體管理作為檔案管理的重點(diǎn)，而應(yīng)該對(duì)整理檔案過程中的信息安全問題有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。
（二）對(duì)檔案的管理投入不夠
社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的各個(gè)方面都應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐。尤其是教育行業(yè)更應(yīng)該做好與時(shí)代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責(zé)任，在這個(gè)飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，學(xué)校應(yīng)該在過去實(shí)體管理檔案的基礎(chǔ)上結(jié)合信息管理。目前，很多高校都已經(jīng)認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)?？墒侵挥姓J(rèn)識(shí)，卻沒有行動(dòng)。在具體的做法上沒有跟進(jìn)。一些高校沒有意識(shí)到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設(shè)置在偏僻的地方，投入很少、規(guī)模較小，再加上有外來人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。
（三）管理人員的綜合素質(zhì)不高
檔案管理是一項(xiàng)連續(xù)性、政策性、系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，需要管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。近年來，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)越來越高?？墒悄壳埃诤芏喔咝n案管理者中，有極大一部分人的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)還沒有達(dá)到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)。很多人都認(rèn)為管理檔案是一門技術(shù)含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專業(yè)的技能，也無需培訓(xùn)。這種錯(cuò)誤的觀念就導(dǎo)致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態(tài)。
三、高校檔案安全管理的對(duì)策
高校檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性和全局性的工作。在不同的社會(huì)發(fā)展階段，檔案的安全也會(huì)受不同因素的影響。具體應(yīng)該結(jié)合不同的實(shí)際情況來采取措施。信息化背景下，高?？梢詮囊韵路矫鎭碜龊脵n案的安全管理工作。
（一）更新觀念，提高認(rèn)識(shí)
意識(shí)決定行動(dòng)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)是安全管理檔案的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的關(guān)鍵。各大高校應(yīng)該充分地意識(shí)到，檔案信息的價(jià)值越高，面臨的風(fēng)險(xiǎn)和威脅就會(huì)越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強(qiáng)安全管理檔案的意識(shí)，尤其是對(duì)電子檔案?，F(xiàn)在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門，各部門都應(yīng)該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該保持一份預(yù)見性，提高對(duì)于突發(fā)事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發(fā)生。
（二）規(guī)范管理，健全制度
“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規(guī)則之下。在檔案的安全管理方面要想規(guī)范，就必須要健全制度。為了能夠適應(yīng)信息化時(shí)展的節(jié)奏，學(xué)校在高校檔案的管理上應(yīng)該頒布一些能夠幫助管理檔案的規(guī)章制度。首先，高校應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際，在以往檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應(yīng)該推行統(tǒng)一管理檔案的系統(tǒng)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣便于檔案的收集、利用和管理。
（三）提升管理人員的素質(zhì)和水平
檔案的管理人員對(duì)于檔案的安全管理起決定性作用。他們的管理方法、文化層次和專業(yè)水平直接決定了管理工作的效果。管理人員必須具備全面的檔案管理知識(shí)，掌握多種管理技巧和操作方法。此外，檔案的管理人員還應(yīng)該有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，了解電子檔案的歸類、加密及整理的過程。同時(shí)，還應(yīng)該具備創(chuàng)新的精神，積極吸收新技術(shù)和新觀念，讓管理工作跟上時(shí)展的步伐。
對(duì)于檔案安全管理，還沒有發(fā)現(xiàn)完整的定義或者描述。借助危機(jī)管理的定義，筆者認(rèn)為理解檔案安全管理是企業(yè)或者企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)為避免或者減輕安全威脅給企業(yè)檔案帶來?yè)p害、損壞甚至毀滅，而有計(jì)劃、有組織地學(xué)習(xí)、制定和實(shí)施一系列安全管理措施和策略。認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案安全管理在企業(yè)檔案管理工作中的重要性是進(jìn)一步開展企業(yè)檔案安全管理工作的先決條件，作為企業(yè)檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，其他管理人員對(duì)此也必須要有相當(dāng)?shù)睦斫夂驼J(rèn)識(shí)。
二、企業(yè)如何開展檔案安全管理工作
（一）樹立檔案安全管理意識(shí)
檔案安全意識(shí)是做好檔案安全管理、確保檔案安全的前提。不論是檔案管理人員，還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工，都必須具有檔案安全意識(shí)，才能確保檔案安全。檔案安全意識(shí)淡泊是個(gè)普遍存在的問題。為保證企業(yè)利益和企業(yè)檔案安全，企業(yè)需要樹立檔案安全管理理念和安全管理意識(shí)。當(dāng)前樹立檔案管理安全意識(shí)顯得非常緊迫和重要，通過安全管理教育和培訓(xùn)可以提高檔案管理工作人員和相關(guān)人員的檔案安全管理意識(shí)。企業(yè)可以充分利用企業(yè)電視、內(nèi)部報(bào)刊、門戶網(wǎng)站、企業(yè)通告通知、企業(yè)會(huì)議等多種途徑，開展檔案安全管理敦育，樹立和增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。在開展安全管理意識(shí)教育和培訓(xùn)的同時(shí)，還可以通過積極開展規(guī)范化、制度化的實(shí)戰(zhàn)演練，提高安全管理技能和安全管理效率。
（二）加強(qiáng)檔案安全日常管理
首先必須建立一套完整的檔案安全日常管理制度，包括檔案安全管理責(zé)任制、庫(kù)房保管制度、庫(kù)房溫濕度管理制度、檔案出入庫(kù)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、值班制度等，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行。其次，建立完善的檔案安全管理工作臺(tái)帳，包括保管情況檢查記錄、環(huán)境安全檢查記錄、防火安全檢查記錄、庫(kù)內(nèi)外溫濕度記錄、檔案移交登記、檔案出入庫(kù)登記、檔案借閱登記、值班記錄等原始臺(tái)帳，并對(duì)各種原始臺(tái)帳進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)規(guī)律，再用于指導(dǎo)檔案安全管理工作，提高檔案安全管理工作水平。第三，進(jìn)行檔案安全的全過程管理，將檔案安全管理從保管環(huán)節(jié)，延伸到形成、積累、收集、整理、鑒定、利用等環(huán)節(jié)，將檔案安全管理落實(shí)到檔案管理工作的全過程。第四，加強(qiáng)檔案庫(kù)房日常管理，定時(shí)開關(guān)設(shè)備、電源、門窗，定期檢查電源線路、設(shè)備、消防器材、防蟲藥品，做好各項(xiàng)檢查記錄，保持庫(kù)內(nèi)外環(huán)境清潔，及時(shí)消除檔案安全隱患。
（三）建立健全安全管理制度
安全管理制度的建立和完善是企業(yè)檔案安全管理的制度保證。為保證企業(yè)檔案安全管理工作的順利進(jìn)行，制定相應(yīng)的企業(yè)檔案安全管理制定非常必要。企業(yè)工作人員尤其是檔案管理工作人員應(yīng)該熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指導(dǎo)下有序開展安全管理工作。
（四）建立和健全安全管理預(yù)案
建立和完善企業(yè)檔案安全管理制度后，還應(yīng)該建立企業(yè)安全管理預(yù)案。安全管理預(yù)案是安全管理制度的延伸、細(xì)化和具體化。企業(yè)檔案工作應(yīng)該根據(jù)可能出現(xiàn)的不同類型的安全威脅制訂相應(yīng)的安全管理計(jì)劃和應(yīng)對(duì)預(yù)案，從而形成檔案工作安全管理計(jì)劃和應(yīng)對(duì)預(yù)案，并和企業(yè)其他的安全管理預(yù)案共同形成企業(yè)安全管理預(yù)案。檔案安全管理預(yù)案首先應(yīng)該明確怎樣防止安全威脅爆發(fā)；其次應(yīng)該明確安全威脅爆發(fā)后，如何立即做出針對(duì)性的反應(yīng)等等。在安全管理計(jì)劃和安全應(yīng)對(duì)預(yù)案中需要重點(diǎn)體現(xiàn)安全信息的傳播途徑并確保它正常運(yùn)行，同時(shí)要重點(diǎn)體現(xiàn)安全的解決辦法。
關(guān)鍵詞：檔案庫(kù)房；管理；問題；解決措施
檔案最主要的作用是記錄，記錄一個(gè)組織或者是一個(gè)人在社會(huì)發(fā)展中的歷程，不管對(duì)個(gè)人還是對(duì)組織來說都是寶貴的財(cái)富，對(duì)個(gè)人和組織后來的發(fā)展有很大的幫助，現(xiàn)階段檔案更是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的關(guān)鍵。由于檔案自身的保密性和特殊性，充分的說明了檔案的重要性，做好檔案管理的保密性是非常重要的，檔案庫(kù)房是檔案寄存的地方，檔案庫(kù)房的環(huán)境將直接影響著檔案管理的保密性，所以說加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理是檔案安全管理的前提，隨著我國(guó)不斷的發(fā)展，檔案信息越來越多，管理的難度也會(huì)加大，在此背景下做好檔案庫(kù)房的管理工作是非常重要的，本文主要研究現(xiàn)階段檔案庫(kù)房中存在的一些問題，并制定可行的解決措施。
一、現(xiàn)階段檔案庫(kù)房管理中最常見的問題
（一）不能確保檔案庫(kù)房的安全性
檔案庫(kù)房的管理是檔案保密工作的重要環(huán)節(jié)，庫(kù)房管理的安全性將直接影響者檔案管理的安全性與完整性。對(duì)當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)的檔案管理庫(kù)房進(jìn)行調(diào)查就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案庫(kù)房位置的選擇極其的不科學(xué)，有很大的安全隱患，很容易發(fā)生一些事故。而且很多在檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)上缺乏檔案管理的安全性意識(shí)，投入的資金不足，在設(shè)計(jì)的過程中偷工減料，導(dǎo)致檔案庫(kù)房的安全性不夠高，其次就是檔案庫(kù)的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，沒有監(jiān)控系統(tǒng)和報(bào)警系統(tǒng)，不能做到全面的監(jiān)控。
（二）檔案庫(kù)房沒有健全管理體制
目前我國(guó)很多的檔案館都沒有健全的管理體制，在檔案庫(kù)房的管理上有很大的盲區(qū)。檔案庫(kù)房的管理必須要定期的進(jìn)行檢查與清潔，這能有效的消除單圈隱患，然而在實(shí)際的管理上由于檔案管理員自身的素質(zhì)不夠高，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在管理上沒有投入大量的精力和時(shí)間，導(dǎo)致在管理上存在很多的盲區(qū)，這都是導(dǎo)致檔案庫(kù)房發(fā)生事故的最主要的原因。在檔案庫(kù)房管理上最常見的問題就是：1、檔案管理人員不能做到每天對(duì)檔案館水、電的檢查，沒有做好記錄；2、很多管理員把管理庫(kù)房當(dāng)作雜物間，在庫(kù)房?jī)?chǔ)存雜物；3、非管理人員自由的進(jìn)出庫(kù)房；4、庫(kù)房的設(shè)備不夠完善等等其它一些問題，這些都是影響檔案管理安全性最主要的因素。
二、解決問題的有效措施
（一）強(qiáng)化庫(kù)房的安全性管理
檔案庫(kù)房管理不僅可以檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，而且還能確保檔案管理后續(xù)工作順利的實(shí)施，因此做好檔案庫(kù)房的管理是非常重要的。而做好庫(kù)房管理工作關(guān)鍵在于管理人員，管理人員是管理的核心，就必須認(rèn)識(shí)到管理的重要性，提高管理的安全性。在檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)方面，必須要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)不達(dá)標(biāo)不合格的檔案庫(kù)房拆除或者是重新進(jìn)行改造，從根源做起，徹底的消除安全隱患。在庫(kù)房地址的選擇上，要遵循因地制宜的原則，不能將庫(kù)房設(shè)計(jì)在多災(zāi)害的地段，盡量避免水災(zāi)和火災(zāi)的影響，提高檔案庫(kù)房的安全性。其次就是要完善檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施，選用標(biāo)準(zhǔn)的裝具，科學(xué)的進(jìn)行檔案架以及檔案柜的擺放，要在檔案庫(kù)房建立監(jiān)控系統(tǒng)和報(bào)警系統(tǒng)，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全方面的監(jiān)控。最后就是要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，制定獎(jiǎng)罰制度，嚴(yán)格要求管理人員做好庫(kù)房的檢查和清潔工作，同時(shí)還要做好設(shè)備的檢查工作，對(duì)存在的隱患的設(shè)備要及時(shí)的進(jìn)行更換，這就可以為庫(kù)房管理創(chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境，為檔案的安全管理做好了必須要的保障。
（二）健全管理體制
管理體制可以說是庫(kù)房管理一層無形的保護(hù)膜，在做好基礎(chǔ)的安全防護(hù)之外還應(yīng)該制定嚴(yán)格管理體制，為庫(kù)房提供一層無形的保障，一定程度上能提升管理的質(zhì)量。下面我們就針對(duì)現(xiàn)階段檔案庫(kù)房管理制度的盲區(qū)提出一些科學(xué)的管理機(jī)制，希望能有效的改善管理環(huán)境。
1、檔案人管理人員在管理同時(shí)還應(yīng)該檢查檔案庫(kù)房電氣設(shè)備的情況，對(duì)存在隱患的設(shè)備要及時(shí)的進(jìn)行更換，而且還每天應(yīng)該記錄庫(kù)房的溫度和濕度。2、檔案庫(kù)房不可以堆放雜物，嚴(yán)禁將食物帶入庫(kù)房，對(duì)違反者要進(jìn)行嚴(yán)厲的出發(fā)。3、庫(kù)房的防盜安全設(shè)備要每月進(jìn)行檢查一次，對(duì)有問題的設(shè)備要進(jìn)行上報(bào)并及時(shí)的進(jìn)行更換。4、在庫(kù)房管理上構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，使庫(kù)房的管理朝著科學(xué)化管理的方向發(fā)展。
（三）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)
管理人員的素質(zhì)將直接決定著管理的質(zhì)量。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多檔案庫(kù)房管理者的素質(zhì)不高，在思想生沒有充分意識(shí)到檔案庫(kù)房管理的重要性，而且沒有專業(yè)的管理技能，自身的素質(zhì)不高，始終抱著一種得過且過的心態(tài)，沒有在工作上投入大量的精力和時(shí)間，嚴(yán)重影響檔案庫(kù)房管理的質(zhì)量。所以現(xiàn)階段領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將強(qiáng)對(duì)庫(kù)房管理人員的培訓(xùn)，使管理人員真正的認(rèn)識(shí)到檔案庫(kù)房管理的重要性，并加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，提升管理人員的自身素質(zhì)，始終將工作放在第一位，同時(shí)也要制定嚴(yán)格的管理管理機(jī)制，這對(duì)管理人員具有一定的約束作用，使管理人員都能按照規(guī)章制度正確的對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理，這能有效的提升管理人員，消除了人為因素引起的安全隱患。
三、總結(jié)
總的來說，檔案庫(kù)房是整個(gè)檔案管理工作的重中之重，檔案不僅對(duì)單位的發(fā)展有指導(dǎo)的作用，而且對(duì)社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展有很大的影響，所以做好檔案庫(kù)房的管理工作是非常重要的，本文主要針對(duì)現(xiàn)階段檔案庫(kù)房管理中存在的一些問題提出切實(shí)可行的解決措施，為檔案庫(kù)房管理創(chuàng)造一個(gè)安全的管理環(huán)境。
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一、充分肯定安全工作取得的成績(jī)
一年來，各單位對(duì)安全工作都非常重視，從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，到隊(duì)伍建設(shè)；從健全制度，到落實(shí)責(zé)任；從安全檢查，到隱患整改；從安全投入，到安全教育；從檔案建設(shè)，到完善工作機(jī)制，安全工作得到了全面加強(qiáng)。在人員密集場(chǎng)所多、經(jīng)營(yíng)易燃易爆商品多、設(shè)施老化隱患多、安全生產(chǎn)責(zé)任大、任務(wù)重的情況下，各單位按照提出的“安全之時(shí)抓安全，穩(wěn)定之時(shí)抓穩(wěn)定”的安全理念，堅(jiān)持技防不足人防補(bǔ)，物防不足管理補(bǔ)，加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)行24小時(shí)值班，定期進(jìn)行檢查，重視宣傳教育，付出了大量的心血和艱苦的努力，克服了許多困難，鞏固和保持了省社直屬單位安全生產(chǎn)形勢(shì)的大局穩(wěn)定，確保了直屬單位沒有發(fā)生一起重大安全責(zé)任事故，為供銷社改革發(fā)展創(chuàng)造了良好的安全環(huán)境。在安全檔案建設(shè)上，從去年開展第一次安全檔案評(píng)比以來，各單位對(duì)安全檔案工作給予了高度重視，檔案建設(shè)取得了明顯的成效。一是安全檔案從無到有，各單位已普遍建立起了安全管理檔案；二是檔案內(nèi)容日益豐富，基本包括了按照有關(guān)規(guī)定應(yīng)納入檔案管理的所有內(nèi)容；三是檔案建設(shè)水平逐步提高，初步走上了制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。但是，安全檔案建設(shè)還存在一些問題：一是還有少數(shù)單位沒有建立起安全檔案；二是部分單位的安全檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，涵蓋不全。三是檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度有待進(jìn)一步提高。
二、要高度重視安全檔案管理工作
安全檔案管理工作是安全工作的重要內(nèi)容，是業(yè)務(wù)建設(shè)的重要組成部分，各單位要深刻認(rèn)識(shí)安全檔案建設(shè)的重要性、必要性，對(duì)此項(xiàng)工作要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視，切忌漠不關(guān)心，敷衍應(yīng)付。它的重要性、必要性表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是國(guó)家法律的規(guī)定。關(guān)于安全檔案建設(shè)工作，《安全生產(chǎn)法》、《消防法》、《機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規(guī)，各單位要把此項(xiàng)工作提高到法律的高度來認(rèn)識(shí)。二是安全管理的基礎(chǔ)性工作。安全工作牽涉面廣，責(zé)任重大。從一定意義上說，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書、檢查記錄、消防設(shè)施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構(gòu)成了安全工作的基礎(chǔ)信息，是執(zhí)行政策、了解事實(shí)、掌握情況、明確責(zé)任的重要依據(jù)。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎(chǔ)性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關(guān)消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業(yè)安全管理"無據(jù)可查"的混亂現(xiàn)象，有利于全面提高安全管理水平。
20*年省社直屬單位的安全檔案建設(shè)工作，總的要求是普及、提高，規(guī)范、完善。目前還沒有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評(píng)比；已建立安全檔案的單位，要按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的安全檔案項(xiàng)目和內(nèi)容，對(duì)照檢查，充實(shí)完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規(guī)范化管理的要求，認(rèn)真梳理，科學(xué)分類，全面提高標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。
三、要認(rèn)真做好春節(jié)期間的安全工作
一是搞好節(jié)前安全檢查。各單位要重點(diǎn)對(duì)人員密集場(chǎng)所、各類物資倉(cāng)庫(kù)、物業(yè)出租、承包經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地等重點(diǎn)場(chǎng)所、重點(diǎn)部位進(jìn)行一次全面的安全檢查。查消防，重點(diǎn)是查消防設(shè)施、隱患整改、安全人員值班等，防止發(fā)生火災(zāi)事故；查治安，重點(diǎn)是倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)及機(jī)要、檔案等重要部門的防范措施，防止發(fā)生被盜事故；查車輛，重點(diǎn)是加強(qiáng)車輛管理、司機(jī)安全教育，嚴(yán)格要求，防止發(fā)生交通事故；查衛(wèi)生，重點(diǎn)是學(xué)校食堂、賓館、飯店，防止發(fā)生食物中毒。二是狠抓整改措施的落實(shí)。各單位要將隱患整改放在突出位置，堅(jiān)持邊檢查邊整改，以檢查促整改，狠抓整改措施的落實(shí)，徹底消除各類隱患。對(duì)省社檢查和自查中發(fā)現(xiàn)的隱患，能立即整改的要立即整改，不能當(dāng)場(chǎng)整改的重大隱患，要明確專人看守，落實(shí)有效的防范措施，堅(jiān)決防止安全事故的發(fā)生。三是做好節(jié)日值班工作。各單位要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)帶班的值班制度，堅(jiān)持重點(diǎn)部位24小時(shí)值班和定時(shí)巡查制度，確保安全生產(chǎn)信息渠道暢通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告各類重大事故和險(xiǎn)情。對(duì)值班脫崗、漏崗、酒后上崗等行為，發(fā)現(xiàn)一起，嚴(yán)肅處理一起；對(duì)漏報(bào)、瞞報(bào)或拖延報(bào)告的，將給予通報(bào)批評(píng)，并追究有關(guān)人員責(zé)任。讓我們共同努力，確保廣大干部職工過一個(gè)歡樂、祥和的新春佳節(jié)。
關(guān)鍵字：企業(yè)檔案；安全保管；利用
企業(yè)檔案是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、行政管理等職能活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，它為領(lǐng)導(dǎo)決策、工程設(shè)計(jì)和產(chǎn)品研發(fā)佐以歷史參考、借鑒，為解決法律糾紛、保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、維護(hù)品牌形象提供有力憑證。因此，為了使企業(yè)檔案在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮最大效益，檔案安全保管一直倍受檔案部門的重視。
筆者所在中國(guó)核電工程有限公司（以下簡(jiǎn)稱工程公司）科技檔案館，從核二院成品檔案室發(fā)展至今，已有50多年歷史。檔案庫(kù)藏量大、種類齊全，大量的歷史文件和珍貴資料凝聚了幾代核電建設(shè)者和檔案工作者的智慧和心血，是公司一筆巨大的無形資產(chǎn)。因此，工程公司檔案部門在開展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，也非常重視檔案安全保管。
1. 檔案安全保管的重要性
檔案安全保管是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)與完整的重要環(huán)節(jié)和直接手段，是衡量檔案管理水平高低的度量尺，其工作質(zhì)量的高低也影響著檔案部門的整體管理水平，甚至在一定條件下具有決定性作用。
工程公司檔案部門為了確保檔案實(shí)體和信息的安全、完整，最大限度地延長(zhǎng)檔案使用壽命為總包模式下的核電項(xiàng)目服務(wù)，突出重點(diǎn)對(duì)文檔質(zhì)量實(shí)施前端控制、全程管理，建立健全文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理體系和文檔管理能力體系，加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理和人才隊(duì)伍建設(shè)。
2. 檔案安全保管的要求和措施
2.1 安全保管的要求
庫(kù)房是保存檔案的基地，是檔案保管的安全屏障。檔案安全保管除了建立健全安全管理制度，還離不開人因、物因的保障和支持。
2.1.1 樹立良好工作態(tài)度，創(chuàng)造條件做好保管
檔案安全保管需重視人因的影響，要求庫(kù)房管理員具備細(xì)心、耐心和責(zé)任心，充分發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，為公司檔案保管改造條件、創(chuàng)造條件，在有限的條件下做好保管工作。
2.1.2 建設(shè)合格檔案庫(kù)房，提供安全存放環(huán)境
工程公司檔案庫(kù)房是按照J(rèn)GJ25-2000《檔案建筑設(shè)施設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，對(duì)舊辦公樓進(jìn)行樓層加固、墻體圍護(hù)結(jié)構(gòu)隔熱處理、防水防潮處理、配電線路保護(hù)等設(shè)計(jì)改造而成，庫(kù)房相對(duì)集中，自成一區(qū)，符合庫(kù)房、閱覽室和辦公室三分開要求。庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度儀、煙感器、感溫器和遮光窗簾；庫(kù)區(qū)各樓層配置有消防器材、攝像頭，保密庫(kù)房還專設(shè)指紋識(shí)別門禁系統(tǒng)，達(dá)到防火、防盜、防高溫、防潮、防光等要求。根據(jù)各庫(kù)房樓面荷載情況分別安裝了檔案柜或密集架，為檔案存放提供了第二道安全屏障。
2.1.3 以防為主、防治結(jié)合
庫(kù)房安全無小事，它不僅關(guān)系檔案實(shí)體的安全，甚至還可能影響或制約企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展，因此每一位管理員都應(yīng)該認(rèn)真堅(jiān)守庫(kù)房崗位職責(zé)，始終堅(jiān)持預(yù)防為主、防治結(jié)合的保管方針，加強(qiáng)安全防范意識(shí)，熟悉家底，掌握緊急情況下應(yīng)急搶險(xiǎn)的措施和流程，以及修復(fù)、救治受損檔案的技術(shù)。
2.2 安全保管的措施
2.2.1 強(qiáng)化安全意識(shí)，落實(shí)規(guī)章制度
建立健全庫(kù)房安全管理制度，有利于明確崗位職責(zé)，消除庫(kù)房安全隱患。因此，《CNPE-MSW-1140-1403A總部檔案庫(kù)房管理要求》、《CNPE-MSW-1140-1404A總部檔案庫(kù)房救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案》等管理程序明確了工程公司檔案庫(kù)房管理職責(zé)、任務(wù)和要求。
按程序要求將“九防”工作固化到具體的表格和記錄中，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依。庫(kù)房巡檢登記，人員和檔案出入庫(kù)記錄、庫(kù)房溫濕度記錄、保潔和投放鼠藥等記錄真實(shí)客觀地反映了庫(kù)房安全狀況，是分析、評(píng)價(jià)庫(kù)房安全管理的重要數(shù)據(jù)，因此每一類表格每一個(gè)數(shù)據(jù)都要客觀真實(shí)地記錄，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和實(shí)施解決辦法。
2.2.2 建立借閱管理制度，規(guī)范文檔利用服務(wù)
檔案安全管理在提供文檔利用這一環(huán)節(jié)也是至關(guān)重要的，不規(guī)范的借閱管理很容易造成文件遺失或信息失控等嚴(yán)重后果。因此，工程公司《CNPE-MSW-1140-0305A文檔利用管理規(guī)定》管理程序要求提供文檔利用服務(wù)必須在保障文檔實(shí)體和信息安全可控的前提下，方可滿足利用需求，并對(duì)受限文檔和各級(jí)文檔利用審批權(quán)限和利用范圍，文檔出入庫(kù)登記、逾期文件催還、遺失文件處罰進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定。
外借檔案在脫離管理人員視線和恒溫恒濕的保管環(huán)境下有紙張老化破損、涂畫等潛在風(fēng)險(xiǎn)，因此，在接收歸還文件時(shí)，要認(rèn)真清查文件載體和內(nèi)容是否完好，是否存在勾、畫、涂、抹等現(xiàn)象，對(duì)違規(guī)情況視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰；及時(shí)將歸還文件回庫(kù)上架，以保障文檔安全和再次利用。建立文檔利用信用記錄，適時(shí)宣傳檔案安全利用的重要性；重視利用效果的信息反饋，客觀分析、發(fā)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的優(yōu)劣，有利于揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷提升檔案管理水平。
2.2.3 加強(qiáng)績(jī)效考核，鼓勵(lì)管理創(chuàng)新
將檔案安全工作納入績(jī)效考核管理，把績(jī)效評(píng)價(jià)與薪金、聘用制度掛鉤，明確崗位職責(zé)，量化安全工作目標(biāo)，從工作態(tài)度、工作成果、工作效率等多方面對(duì)員工進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，對(duì)業(yè)務(wù)水平強(qiáng)、操作準(zhǔn)確無誤的員工給予物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)行崗位能上能下制，有利于積極引導(dǎo)員工成長(zhǎng)，激發(fā)其個(gè)人潛能和積極性。
3. 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)
企業(yè)檔案庫(kù)房管理員作為檔案安全管理制度的直接貫徹者，對(duì)檔案實(shí)體安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備良好的從業(yè)素質(zhì)。那種認(rèn)為庫(kù)房管理只要鎖住文件、守住攤子就萬事大吉的想法是不正確的，也是不能適應(yīng)、滿足現(xiàn)代化檔案管理的條件和要求。
加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握檔案管理學(xué)等專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能是每個(gè)檔案工作者必須具備的基本條件，庫(kù)房管理員一定要擯棄傳統(tǒng)守舊觀念，與時(shí)俱進(jìn)、不斷學(xué)習(xí)，努力成為一名掌握檔案保護(hù)技術(shù)、外語(yǔ)交流和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的復(fù)合型管理人才。
要“走出去”，積極參加檔案行業(yè)協(xié)會(huì)交流活動(dòng)，參觀、學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案館的庫(kù)房管理經(jīng)驗(yàn)和方法的機(jī)會(huì)，以拓寬自己的眼界和思路，為改善庫(kù)房管理注入活力和動(dòng)力。
1. 結(jié)束語(yǔ)
檔案安全保管是企業(yè)檔案管理中一項(xiàng)長(zhǎng)期、持續(xù)、重要的工作，它是維護(hù)檔案完整與安全的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)借鑒歷史、把握現(xiàn)在、開拓未來的無形資產(chǎn)，因此，我們一定要正確對(duì)待檔案庫(kù)房安全保管工作，通過細(xì)致入微的工作延長(zhǎng)檔案使用壽命為公司各項(xiàng)工作提供價(jià)值服務(wù)。
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一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的意義
“互聯(lián)網(wǎng)+”下提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作在醫(yī)院的發(fā)展中有著相當(dāng)重要的意義。首先，搜索便捷化。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)整合加工醫(yī)院各部門病案、檔案等，通過建立統(tǒng)一的信息搜索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，便于醫(yī)院相關(guān)人員能夠快速、準(zhǔn)確地搜索到所需信息，有助于節(jié)約醫(yī)院的人力以及物力，有助于進(jìn)一步提高醫(yī)院各項(xiàng)資源的利用效率。其次，收集豐富化。電子版檔案與紙質(zhì)檔案相比，其特點(diǎn)更加鮮明，能夠?qū)崟r(shí)收集信息；另外，運(yùn)用電子信息技術(shù)可顯著提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，使管理人員能夠盡可能地豐富檔案內(nèi)容。最后，服務(wù)多元化。由于檔案搜索更為便捷、內(nèi)容更為豐富、載體更為多樣，使得其服務(wù)范圍更為廣泛，并呈多元化發(fā)展。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理醫(yī)院檔案信息共享范圍將擴(kuò)大，增加了檔案服務(wù)途徑，醫(yī)院工作人員得以從多種途徑獲取所需信息，醫(yī)院檔案的利用率得到顯著提升，提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率有助于提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。
二、改善醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的措施
（一）改善醫(yī)院辦公室檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。醫(yī)院辦公室檔案的網(wǎng)絡(luò)化不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，也提高了檔案管理的效率，在一定程度上加速了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但是，很多醫(yī)院管理人員未認(rèn)識(shí)到檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，不斷減少購(gòu)買醫(yī)院檔案管理設(shè)備方面的資金投入，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理設(shè)備不齊全，在一定程度上阻礙了醫(yī)院辦公室檔案管理事業(yè)的發(fā)展。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量逐漸增多，原有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足醫(yī)院檔案管理需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理，醫(yī)院就必須加大購(gòu)買檔案管理設(shè)備方面的資金投入，為醫(yī)院的檔案管理提供物質(zhì)保障。醫(yī)院在購(gòu)買檔案管理設(shè)備之前必須對(duì)醫(yī)院的檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查分析，并結(jié)合醫(yī)院檔案管理情況來選擇網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的功能，提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)有效管理。
（二）加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案的安全性管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院辦公室檔案管理的主要方式，電子檔案不僅節(jié)約紙張，節(jié)省人力，還可以提高檔案管理效率。但是，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版綜合檔案管理形式，電子檔案的安全性是?t院辦公室檔案管理部門必須關(guān)注的問題。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是人們廣泛關(guān)注的問題，醫(yī)院要想保證檔案的安全性，就必須認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)辦公室檔案安全管理的重要性。醫(yī)院需要設(shè)置檔案訪問和使用權(quán)限，只有擁有檔案訪問和使用權(quán)限者才能使用醫(yī)院平臺(tái)內(nèi)的檔案信息，這樣才能更好地保證檔案的安全性，避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。
（三）不斷強(qiáng)化檔案管理工作者的工作意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)。一直以來，因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的影響，很多醫(yī)院所注重的只有經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益，而對(duì)于辦公室檔案管理工作缺乏必要的關(guān)注，因此，使得辦公室檔案管理工作的效率一直都沒有得到重視。在今后的工作之中，辦公室檔案管理工作者必先要不斷更新自己的檔案管理理論，樹立起現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，對(duì)過去的不端正態(tài)度進(jìn)行摒棄，增強(qiáng)自身的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，積極主動(dòng)地去對(duì)醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀以及經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀進(jìn)行了解，在平時(shí)的工作中做好辦公室檔案的收集和整理，并將相關(guān)的工作成果在整理之后上報(bào)給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。這樣做將更加有助于增強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理工作者的獨(dú)立工作能力。同時(shí)，需要從實(shí)際需要出發(fā)與其他各個(gè)相關(guān)科室進(jìn)行聯(lián)合一起打造起信息合作平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并盡可能地避免辦公室檔案管理工作者在工作中的盲目性以及隨意性。確保醫(yī)院辦公室檔案工作的成果可以應(yīng)用到醫(yī)院的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)中去。此外，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的技能的培訓(xùn)，及時(shí)更新觀念，適應(yīng)時(shí)代要求。在提高管理人員專業(yè)知識(shí)水平的同時(shí)，還需對(duì)管理人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，避免因操作失誤而導(dǎo)致信息的丟失或泄露。
