發(fā)布時(shí)間：2023-06-30 16:06:38
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理機(jī)制樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：大學(xué)生；心理檔案；管理機(jī)制；策略
大學(xué)生心理檔案，是心理教育機(jī)構(gòu)根據(jù)學(xué)生身心發(fā)展階段的特點(diǎn)，運(yùn)用心理測(cè)評(píng)手段，從個(gè)人簡(jiǎn)介、家庭背景、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、智力水平、個(gè)性特征、心理健康狀況、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)和態(tài)度、思想品德和價(jià)值觀等方面入手，記錄大學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)后適應(yīng)校園生活過程中的心理健康狀況，用以評(píng)定、預(yù)測(cè)和監(jiān)控大學(xué)生心理行為的管理系統(tǒng)。通過填表、心理測(cè)試、動(dòng)態(tài)觀察、個(gè)體咨詢等手段收集與整理有關(guān)受輔學(xué)生的資料，并在此基礎(chǔ)上把學(xué)生心理發(fā)展情況的系列資料進(jìn)行歸檔和保存。
1 建立大學(xué)生心理檔案管理機(jī)制的意義
1.1 有利于在校大學(xué)生的成長(zhǎng)和發(fā)展。大學(xué)生心理檔案的建立是大學(xué)生了解自我、改善自我的重要途徑之一，大學(xué)時(shí)期培養(yǎng)學(xué)生認(rèn)識(shí)自己、認(rèn)識(shí)他人及承受挫折的能力，是現(xiàn)代社會(huì)日益加劇的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境所提出的要求。近年來，發(fā)生在大學(xué)生中的一些典型案例，也從多個(gè)角度和側(cè)面證實(shí)了大學(xué)生心理健康水平在個(gè)體成長(zhǎng)和發(fā)展過程中有著至關(guān)重要的作用。[1]
1.2 有利于高校制定科學(xué)管理政策，提高管理效益。傳統(tǒng)的管理模式在指導(dǎo)思想上注重和強(qiáng)調(diào)“管住”學(xué)生，忽視建設(shè)和導(dǎo)向；在學(xué)生教育管理的內(nèi)容、方法和途徑上，存在方法陳舊、途徑單一、管理無(wú)效的現(xiàn)象；它強(qiáng)調(diào)對(duì)紀(jì)律的要求，注重共性培養(yǎng)。而學(xué)生因管束太多，導(dǎo)致獨(dú)立意識(shí)差，內(nèi)在的創(chuàng)造潛能得不到有效開發(fā)和激活，忽視了人的“自由而全面的發(fā)展”，尤其是以激勵(lì)促發(fā)展的教育管理機(jī)制沒有得到充分運(yùn)用和發(fā)展，挫傷了學(xué)生積極性，扼制了學(xué)生的全面發(fā)展。
1.3 有利于改革創(chuàng)新管理方法與手段，密切師生關(guān)系。堅(jiān)持管理創(chuàng)新，首先要確立以人為本的教育管理理念，尊重學(xué)生個(gè)性發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。以人為本的教育管理理念是教育改革和發(fā)展的核心，也是教育工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。以人為本的核心在于對(duì)人性的充分肯定，對(duì)人的自由和民主的追求，最廣泛地調(diào)動(dòng)人的積極因素，最充分地激發(fā)人的創(chuàng)造活力，最大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。“大學(xué)的主旋律應(yīng)是育人，而非制器，是培養(yǎng)高級(jí)專門人才，而非制造高檔器材。我們的教育失去了人，忘記人有思想、有感情、有個(gè)性、有精神世界，就失去了一切?！盵2]
2 大學(xué)生心理檔案管理機(jī)制建立中存在的問題
2.1 大學(xué)生心理檔案內(nèi)容更新緩慢，缺乏動(dòng)態(tài)性。由于大學(xué)生心理檔案具有動(dòng)態(tài)性和發(fā)展性特點(diǎn)，其建立并非一勞永逸，而是基于數(shù)次心理調(diào)查結(jié)果所形成的一種歷史記錄。然而，就目前已經(jīng)建立心理檔案的多數(shù)高校來看，普遍存在這樣一種現(xiàn)象，即建立起來的心理檔案內(nèi)容陳舊且更新速度緩慢。雖然學(xué)校方面已意識(shí)到學(xué)生的心理狀況是不斷發(fā)展變化的，歷史的記錄往往不能準(zhǔn)確反映學(xué)生現(xiàn)時(shí)的心理實(shí)際，對(duì)未來更沒有太大的參考或指導(dǎo)價(jià)值，但在具體操作中，學(xué)校并沒有定期更新心理檔案的內(nèi)容與形式，做到對(duì)學(xué)生心理發(fā)展變化的材料定期記錄和收集，以致看似“完整”的心理檔案早已落后于學(xué)生心理變化。事實(shí)上，如果心理檔案不能及時(shí)反映學(xué)生的心理狀態(tài)，其記錄的內(nèi)容在一定程度上就失去了存在的意義。[3]
2.2 檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，管理制度不完備。心理檔案的建立和管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從事此項(xiàng)工作的人員應(yīng)當(dāng)具有健全的人格、扎實(shí)的心理學(xué)知識(shí)、廣博的文化知識(shí)、豐富的人生閱歷和心理輔導(dǎo)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。目前，許多高校的心理檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和訓(xùn)練，不利于心理檔案的管理和作用發(fā)揮。同時(shí)也缺乏完善的管理使用制度，在一定程度上制約了心理檔案功能的發(fā)揮。
目前，多數(shù)學(xué)校除在每學(xué)期開學(xué)期間對(duì)新同學(xué)進(jìn)行例行的心理健康普查歸檔之外，并沒有做到每半年或一年再進(jìn)行一次補(bǔ)充或完善。而在平時(shí)的工作中，更沒有對(duì)存在心理問題的學(xué)生做進(jìn)一步追蹤，把持續(xù)充實(shí)心理檔案作為高校學(xué)生管理工作的日常性內(nèi)容，及時(shí)替換掉檔案中的舊有材料，以便更好地掌握學(xué)生心理發(fā)展規(guī)律。因而，其管理的結(jié)果也就無(wú)法滿足客觀實(shí)際的要求，大大降低了心理檔案的使用效率，影響其價(jià)值的發(fā)揮。
2.3 大學(xué)生心理檔案服務(wù)性不強(qiáng)，造成資源的浪費(fèi)。大學(xué)生心理檔案是為學(xué)生、教師以及高校決策部門服務(wù)的。它能幫助教師全面、準(zhǔn)確及時(shí)地了解每個(gè)學(xué)生的個(gè)性特點(diǎn)、心理需求等，從而使教師在教育工作中能做到有的放矢，提高教育教學(xué)質(zhì)量。心理檔案不能束之高閣，要充分利用這一重要資源，挖掘心理檔案的多角度育人功能，提高高校教育、管理工作的針對(duì)性、前瞻性和科學(xué)性。[4]
與其他類別的高校檔案的成熟管理機(jī)制相比，大學(xué)生心理檔案建設(shè)起步較晚，管理機(jī)制存在明顯的不足。因此，克服大學(xué)生心理檔案管理機(jī)制中存在的問題，建立一套完善的管理機(jī)制，成為適應(yīng)大學(xué)生心理健康教育發(fā)展新趨勢(shì)，也是提高高校思想政治教育效率的必然要求。
人事檔案管理工作質(zhì)量偏低的根本原因在于制度落后，管理理念落后，導(dǎo)致人事檔案存儲(chǔ)數(shù)量偏低，入庫(kù)人事檔案整理工作粗糙。人事檔案管理過程中會(huì)有定期整理和清理工作，但是這并不能從根本上解決人事檔案管理過程中的存儲(chǔ)問題和檔案整理質(zhì)量。陳舊的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的要求，因此，需要注入新的管理理念，更新原有的管理模式。新的管理制度可以保持制度本身的整體性和配套設(shè)施的落實(shí)程度。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中不斷檢驗(yàn)新制度的使用價(jià)值，不斷完善改進(jìn)以求符合社會(huì)發(fā)展要求。
二、人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新策略
1、強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)
人事檔案作為人事管理機(jī)制中的特色管理內(nèi)容，是個(gè)人身份、學(xué)歷、政治面貌、思想品德的憑證，在企業(yè)單位用人方面人事檔案作用不可忽視。人事檔案事記錄人一生生活工作軌跡的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事檔案管理部門管理意識(shí)模糊造成檔案流失或嚴(yán)重?fù)p壞等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，因此強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)迫在眉睫。面對(duì)人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)解決，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要審時(shí)度勢(shì)，明確工作內(nèi)容，尤其是檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)水平，為單位營(yíng)造好的人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新出一份力。
2、完善人事檔案管理機(jī)制
人事檔案作為國(guó)家機(jī)關(guān)和公司單位的重要文件，需要嚴(yán)密的檔案管理機(jī)制，《檔案法》明確要求檔案的分類歸檔要做到有章可循，管理體制要有法可依。人事檔案管理部門要在辨明檔案真實(shí)性上嚴(yán)格把關(guān)，更要做好檔案保密工作。完善的人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新可以更好的促進(jìn)各種實(shí)際問題的高效解決。
3、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化
關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)；高校；綜合檔案
眾所周知，高校作為人才培養(yǎng)的一個(gè)重要基地，也是教育的起源地所在。在其日常綜合管理工作中，普遍是通過對(duì)各種檔案的有效管理來從事各類科研活動(dòng)與教育教學(xué)活動(dòng)，并用文字、圖標(biāo)等形式將所有活動(dòng)項(xiàng)目記錄在案，由此就形成了高校綜合檔案[1]。故從某種意義上講，高校檔案蘊(yùn)含著寶貴的資源與財(cái)富，是其他管理信息無(wú)法比擬的，不僅是知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下高校全面發(fā)展的一個(gè)重要依托，同時(shí)也是高校繼續(xù)展開各項(xiàng)活動(dòng)的重要依據(jù)。為此，積極尋求高校綜合檔案管理辦法，就很有必要。
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下高校綜合檔案管理問題分析
（一）對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足
部分高校領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)高校綜合檔案管理存在著認(rèn)識(shí)不足的問題，多將其當(dāng)成學(xué)校日常行政工作附屬，可有可無(wú)，并將精力主要投入在學(xué)校基建與科研等事務(wù)上，較少將目光放在檔案管理上，從而造成高校檔案管理的不到位。正是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的不重視，造成檔案管理人員缺乏對(duì)工作的主動(dòng)性與積極性，安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神，進(jìn)而出現(xiàn)高校檔案丟失或失真等問題。同時(shí)，一些高校依然采用傳統(tǒng)手工檔案處理形式，造成高校檔案管理逐漸流于形式，缺乏必要的利用與服務(wù)功能，無(wú)法迎合知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。
（二）檔案安全管理不到位
知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，伴隨各類信息化設(shè)備與技術(shù)在高校檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，國(guó)內(nèi)外信息安全形勢(shì)的緊迫性也日漸凸顯，致使檔案信息安全管理問題也日漸引起了重視[2]。如檔案信息失真、被篡改，檔案信息被竊取，故強(qiáng)化對(duì)高校檔案信息的安全管理很有必要。
（三）檔案利用率低
在部分高校中，因其檔案，特別是科研檔案，多以紙質(zhì)形式存檔，且只有一份，不允許借出，只能在檔案室查閱。這樣一來，不僅使檔案查閱者無(wú)法獲得在短時(shí)間內(nèi)獲得自己想要的信息，而且查閱者的長(zhǎng)期翻閱也使得檔案的完整性得不到保障。長(zhǎng)此以往，一些有價(jià)值的檔案資源無(wú)法共享，從而造成檔案資源的遺失。
二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下高校綜合檔案管理對(duì)策分析
（一）形成檔案管理意識(shí)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，樹立檔案管理意識(shí)、革新檔案管理觀念是高校提升綜合檔案管理的基礎(chǔ)所在。為此，高校在日常綜合檔案管理工作中，需做到三點(diǎn)：一是形成檔案開放意識(shí)。因知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，檔案已從部分群體特權(quán)逐漸向全民開放了，大多數(shù)的高校紛紛將檔案資源向廣大師生與公眾開放，只有少部分機(jī)密檔案資源被封存。為此，高校檔案管理人員也應(yīng)樹立檔案開放意識(shí)，并具體結(jié)合服務(wù)者需求，逐步提升檔案工作的服務(wù)性與開放性。二是形成檔案時(shí)效意識(shí)。因知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，社會(huì)節(jié)奏逐漸加快，基于此，高校綜合檔案管理也需迎合時(shí)展需求，逐步提升其時(shí)效性，及時(shí)收集、整理檔案，結(jié)合服務(wù)對(duì)象需求，第一時(shí)間開放檔案信息，以此來提升檔案資源利用的價(jià)值。三是形成檔案服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，各高校間的競(jìng)爭(zhēng)也日漸轉(zhuǎn)向了科研實(shí)力與教學(xué)質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)，而高校綜合檔案管理工作作為高校展開科研與教學(xué)工作的一個(gè)重要依據(jù)，必然就需要檔案管理者逐步樹立檔案服務(wù)意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理工作，從而為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[3]。
（二）強(qiáng)化檔案信息安全建設(shè)
1.制定適合的檔案信息安全管理機(jī)制。高校綜合檔案管理者需嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)保密法》等法律規(guī)章制度，制定出迎合本高校綜合檔案管理的檔案信息安全管理機(jī)制，以此來保證檔案信息的安全性。
2.落實(shí)各類檔案信息及其價(jià)值鑒定工作。在日常檔案管理工作中，檔案管理人員需嚴(yán)格落實(shí)對(duì)各類檔案信息及其利用、服務(wù)價(jià)值的鑒定工作，以此來明確其檔案開放和控制、利用范圍。
3.重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。在高校綜合檔案管理工作中，各單位與各檔案管理人員在管理、利用那些與控制使用檔案的時(shí)候，均需嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定與實(shí)際工作需求，制定對(duì)應(yīng)的審批手續(xù)，不可擅自開放或是擴(kuò)大其利用范圍；而對(duì)于那些已經(jīng)解密與未被定為密級(jí)但仍需加以控制使用的相關(guān)檔案，也需按照相關(guān)規(guī)定處理；對(duì)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，也需實(shí)現(xiàn)同互聯(lián)網(wǎng)的隔離處理，不可用處理國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)，而需同互聯(lián)網(wǎng)鏈接的計(jì)算機(jī)或其它一些電子信息設(shè)備也不可存儲(chǔ)、處理或傳遞檔案信息。
4.逐步強(qiáng)化對(duì)檔案管理電子設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)的有效管理。即嚴(yán)格參照國(guó)家相關(guān)規(guī)定構(gòu)建高校檔案管理系統(tǒng)與安全防護(hù)體系，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)安全管理機(jī)制，確保各類電子設(shè)備與軟件可正常使用，以免檔案信息被竊取或篡改[4]。同時(shí)，有效檢驗(yàn)并認(rèn)證電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，確保其長(zhǎng)期可用，并積極展開對(duì)高校電子檔案的安全保護(hù)技術(shù)的大力研究工作，開發(fā)出一些有效的電子檔案安全管理技術(shù)，以此來確保高校各類檔案信息的安全與有效。
（三）實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)共享化
綜合檔案的共享，一直以來就是高校廣大教職工與科研工作者展開教育教學(xué)與科研工作的前提所在，而現(xiàn)代化電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展就為這種資源共享提供了可能。首先，從形式上來講，各大高?？沙浞掷闷湫@網(wǎng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)同校外構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)資源共享關(guān)系，并在校內(nèi)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案資源信息的與開放等。其次，高校還需積極構(gòu)建檔案信息檢索平臺(tái)，從而讓檔案利用者只需輸入相關(guān)關(guān)鍵詞就可查找到相關(guān)的檔案信息。與此同時(shí)，也可在網(wǎng)上開放檔案信息咨詢服務(wù)，為檔案利用者提供定向、定題的信息資源，以此來不斷提升高校檔案服務(wù)水平。當(dāng)然，要想更好地解決高校綜合檔案信息的分散性與檔案利用者對(duì)檔案信息需求間的綜合矛盾，高校各檔案管理還必須徹底擯棄傳統(tǒng)那種“條塊分割、各自為政”的管理觀念，積極樹立服務(wù)意識(shí)與資源共享管理，實(shí)現(xiàn)各部門同檔案管理部門間的溝通與信息交流，逐步做到檔案信息服務(wù)整體化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)各類檔案資源的全面共享[5]。同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，逐步強(qiáng)化對(duì)高校內(nèi)部各檔案管理人員現(xiàn)代辦公技術(shù)培訓(xùn)工作，同樣也是實(shí)現(xiàn)高校檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享的重要保障。為此，各高校還需積極落實(shí)對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，逐步提升其綜合素質(zhì)，為綜合檔案的現(xiàn)代化與信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的人員保障，從整體上提升高校綜合檔案資源的共享率?？偠灾?，伴隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨，高校綜合檔案管理工作也面臨著較大的挑戰(zhàn)。基于此，明確高校在綜合檔案管理方面存在的問題，并具體針對(duì)問題提出相應(yīng)的解決方案，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化與信息化、規(guī)范化管理，有著重要的作用，應(yīng)給予高度重視。
作者:譚春霞 單位:長(zhǎng)春工程學(xué)院檔案館
參考文獻(xiàn)：
[1]劉楠.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校綜合檔案管理的問題及措施[J].唐山師范學(xué)院學(xué)報(bào),2012(5)：159-160.
[2]譚春霞.談高校綜合檔案管理存在的問題及改進(jìn)方法[J].黑龍江史志,2014(17)：215.
[3]丁林林.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與途徑[J].科技展望,2015(7)：217，219.
1 現(xiàn)狀分析
1.1 部門間信息系統(tǒng)無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不互通
當(dāng)前多數(shù)高職院校的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息資源管理基本是從自身需求出發(fā)，沒有全局統(tǒng)籌與規(guī)劃，信息共享無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另一方面，各部門之間的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的數(shù)字格式、 結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現(xiàn)。各部門信息系統(tǒng)管理各自為政， 導(dǎo)致了檔案信息重復(fù)開發(fā)、建設(shè)，人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)無(wú)法避免，有時(shí)個(gè)別部門存在占有信息的心理也導(dǎo)致信息無(wú)法共享。
1.2 檔案管理人員水平參差不齊
檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，主管人員要求具備高級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案學(xué)術(shù)科學(xué)研究上具有一定權(quán)威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負(fù)責(zé)人大多來自學(xué)校的其他部門，不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實(shí)習(xí)人員或臨時(shí)編制的工作人員。他們不具備檔案專業(yè)的知識(shí)和水平，會(huì)使檔案管理工作任務(wù)的完成造成障礙。
1.3 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步加快
信息時(shí)代，數(shù)字化技術(shù)由于其經(jīng)濟(jì)、方便等特點(diǎn)將紙質(zhì)的文本文件取代已成為趨勢(shì)，數(shù)字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的相對(duì)還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍資料還是以紙質(zhì)文檔為主，在查找時(shí)需要檔案管理人員在檔案庫(kù)房花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，造成工作效率底下。
1.4 檔案意識(shí)不強(qiáng)，普及度不高
很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的宣傳等，師生不了解檔案對(duì)子的的作用和意義，造成其檔案意識(shí)不強(qiáng)，在獲得獎(jiǎng)勵(lì)和成果時(shí)沒有承擔(dān)起很好的保管責(zé)任，不能及時(shí)將證書原件歸檔。需要使用證時(shí)由于材料的遺失不得不找各種途徑去補(bǔ)開證明，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至耽誤前途。
2 高職院校檔案管理工作的若干建議
2.1 健全檔案管理機(jī)制
《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應(yīng)當(dāng)作為與圖書館同級(jí)別的獨(dú)立機(jī)構(gòu)而設(shè)立，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，引進(jìn)專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，這樣學(xué)校的檔案管理才能為其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強(qiáng)檔案在校園內(nèi)和校園外的影響力。作為學(xué)校來說，檔案管理工作要做到對(duì)過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。
2.2 重視檔案管理人員培訓(xùn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)
可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案工作的數(shù)字化，將文檔數(shù)字化整理和歸類。學(xué)校應(yīng)出臺(tái)措施，將校內(nèi)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，讓各類檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和歸檔及時(shí)化，可購(gòu)買符合自身檔案特點(diǎn)的管理軟件進(jìn)行檔案的管理。這還有利于對(duì)各類檔案的及時(shí)更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。另外，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件應(yīng)通過掃描等數(shù)字化手段盡快進(jìn)行歸檔和整理，滿足師生調(diào)閱和查詢的需要。
2.3 加強(qiáng)檔案意識(shí)的普及和宣傳力度
檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提供檔案的管理和查詢服務(wù)，提升工作態(tài)度和服務(wù)成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識(shí)，增強(qiáng)師生對(duì)檔案和檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，讓全體教職工和學(xué)生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價(jià)值。
關(guān)鍵詞：人口計(jì)劃生育；檔案管理；措施
檔案是對(duì)歷史的記錄，如何做好新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育工作的檔案管理工作對(duì)我國(guó)新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作更好開展和促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)有好又快發(fā)展有著積極的作用。新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育工作已經(jīng)邁入了法制化，規(guī)范化，制度化發(fā)展，對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作已經(jīng)不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強(qiáng)管理工作等實(shí)踐方面的創(chuàng)新研究。
一、充分認(rèn)識(shí)人口計(jì)生檔案工作的重要性
檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案管理是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作。同樣，計(jì)生檔案管理也是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。恰恰是鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生干部特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏這樣的認(rèn)識(shí)。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規(guī)的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規(guī)不斷深入人心，全面提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)和檔案法治意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。市、縣（區(qū)）人口計(jì)生部門要經(jīng)常舉辦鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理人員培訓(xùn)班，特別是對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部，至少每年要開展一次系統(tǒng)培訓(xùn)，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部和計(jì)生檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案法的條款規(guī)定，掌握計(jì)生檔案管理的基本知識(shí)，提高對(duì)計(jì)生檔案管理的認(rèn)知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。
二、人口和計(jì)劃生育檔案管理工作現(xiàn)狀
我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，我國(guó)的人口和計(jì)劃生育工作的開展面臨著許多嚴(yán)峻的形勢(shì)，這也為我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作也帶來了一些問題，主要就集中在兩方面：
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個(gè)檔案管理工作全過程的基礎(chǔ)，這卻是我國(guó)的人口計(jì)劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對(duì)工作提出的建設(shè)性建議總是不能夠獲得應(yīng)有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級(jí)計(jì)生考核體系中，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情一直都是計(jì)生的實(shí)踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時(shí)，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關(guān)注檔案管理方面的專業(yè)能力是否已經(jīng)具備。
2、缺乏檔案管理意識(shí)，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對(duì)工作人員的工作積極性也是一個(gè)沉重的打擊，而基層工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理意識(shí)方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實(shí)在是太遠(yuǎn)了。計(jì)生工作檔案管理人員對(duì)檔案的保管技術(shù)工作和業(yè)務(wù)方面的知識(shí)背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬(wàn)事大吉”的狀態(tài)，這使得檔案管理總是顯得雜亂無(wú)章的狀態(tài)。因?yàn)闄n案管理工作本身就缺乏應(yīng)有的重視，因此檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時(shí)代的要求，檔案庫(kù)缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現(xiàn)在國(guó)家提出了一些列的嚴(yán)格規(guī)章制度和法律法規(guī)，但是人口計(jì)生檔案管理工作方面依舊是出現(xiàn)一房多用，辦公用品質(zhì)量低下等現(xiàn)象，甚至檔案資料出現(xiàn)污損和丟失等重大工作失誤。
三、加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作的對(duì)策
1、提高對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視是對(duì)檔案管理工作制度化，標(biāo)準(zhǔn)化最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，是計(jì)生檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，能夠科學(xué)管理現(xiàn)代化的前提。人口和計(jì)劃生育部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案管理工作對(duì)計(jì)生工作開展的決策依據(jù)方面的作用，為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，促進(jìn)計(jì)劃生育工作改進(jìn)的作用，為農(nóng)民致富方面的作用。要把計(jì)生檔案管理工作提到和計(jì)劃生育協(xié)會(huì)，法制建設(shè)等部門同等重要的地位，把管理和建設(shè)納入到主要的議事日程，劃撥必要的財(cái)政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，為計(jì)生檔案管理工作進(jìn)一步的科學(xué)化，標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
2、強(qiáng)化人口計(jì)生檔案管理規(guī)章制
人口計(jì)生工作任務(wù)十分繁雜，為把檔案管理工作融入人口計(jì)生部門的各項(xiàng)工作中，就需要有一套完整的制度來規(guī)范約束。一是人口計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即：評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，在專業(yè)人員指導(dǎo)下進(jìn)行驗(yàn)收整理，凡不符合質(zhì)量要求的，必須重新按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對(duì)已歸檔的資料，全部進(jìn)行檢查，按要求歸類、裝訂。二是實(shí)行定期談話制度，專兼職檔案員要定期與服務(wù)對(duì)象談話，經(jīng)常到基層去，到育齡婦女家中去，獲取第一手資料，取得工作主動(dòng)權(quán)。三是實(shí)行計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級(jí)計(jì)生服務(wù)站以及醫(yī)院的B超室、手術(shù)室、婦產(chǎn)科等相關(guān)科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計(jì)起來。只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整齊全，從而保證相關(guān)資料得以及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，這樣既確保了人口計(jì)生工作的質(zhì)量，也提高了檔案的可利用性。
3、拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)理念
首先應(yīng)建立健全計(jì)生檔案，主要是建立計(jì)生“七簿、一卡”?！捌卟尽笔牵焊刹柯毠こ趸椤㈦x婚、復(fù)婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計(jì)劃、獨(dú)生子女證登記簿；已婚育婦查環(huán)、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環(huán)、查孕情況登記簿；歷年違反計(jì)劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動(dòng)情況登記簿?！耙豢ā笔牵河?jì)劃生育登記卡?！捌卟尽⒁豢ā睓n案反映了整個(gè)單位計(jì)劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計(jì)生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。計(jì)生情況也是不斷發(fā)展變化，有的結(jié)婚，有的離婚，有的復(fù)婚，有的計(jì)生節(jié)育，有的超生違法，有的獲獎(jiǎng)，有的受罰，有的調(diào)進(jìn)，有的調(diào)出。因此，要對(duì)計(jì)生檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，計(jì)生材料及時(shí)收集歸檔。建立完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案，這就為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
4、提高工作人員的管理素質(zhì)
檔案管理工作人員的知識(shí)技能水平和科技水平直接關(guān)系到檔案工作的管理水平，我國(guó)的計(jì)生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質(zhì)。這些素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面綜合入手：第一、重視對(duì)高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)；第二、重視計(jì)生檔案工作人員的在職培訓(xùn)；第三、鼓勵(lì)檔案工作人員自我成才；第四、合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高一定要結(jié)合信息時(shí)展的技能需求，為下一步引入計(jì)算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作做好人才的儲(chǔ)備和培養(yǎng)工作，使得我國(guó)的計(jì)生檔案管理工作的臺(tái)階能夠跟上時(shí)代的步伐。
5、引入新技術(shù)
計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在計(jì)生檔案管理工作的多是淺顯的技術(shù)手段，沒有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)具有的能力，所以要積極應(yīng)用好計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)生檔案管理工作中的作用，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適合我國(guó)計(jì)生檔案管理工作現(xiàn)代化，科學(xué)化的信息管理軟件，以有效的簡(jiǎn)化檔案管理工作的一些繁雜過程，提高工作效率，優(yōu)化檔案管理工作。
人們進(jìn)入圖書館的時(shí)候有個(gè)檢索系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計(jì)生檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極引入類似的系統(tǒng)，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對(duì)文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關(guān)鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用過程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個(gè)良好的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅有利于將來工作的人員對(duì)檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)便易操作，不能是部門請(qǐng)來了構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的工程師，但體統(tǒng)太過專業(yè)化，不易于一般工作人員操作那么計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入也就失去的了應(yīng)該具有的意義了。在檔案的保管方面，由于紙質(zhì)的文檔不容易保存，容易受到許多環(huán)境因素的影響?，F(xiàn)實(shí)中檔案管理庫(kù)并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對(duì)檔案進(jìn)行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術(shù)，而且還非常的經(jīng)濟(jì)，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大的減小檔案對(duì)空間的占用。同時(shí)把一些數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的可以在計(jì)算機(jī)上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復(fù)制。
6、要加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，不但減少工作人員的勞動(dòng)量，提高工作效率，而且能搞好地起到資料的交流和共享作用。要不斷強(qiáng)化檔案的服務(wù)功能，編制和安裝科學(xué)、實(shí)用的檔案檢索工具，力求實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢“以計(jì)算機(jī)為主、案卷目錄為輔”的查詢系統(tǒng)，把“死檔案”變成“活資料”。目前，全省人口計(jì)生網(wǎng)采用四級(jí)網(wǎng)絡(luò)的樹形結(jié)構(gòu)，覆蓋了省、市、縣、鄉(xiāng)四級(jí)行政區(qū)域，將常住人口信息和流動(dòng)人口信息分別管理，同時(shí)又相互關(guān)聯(lián)，建立兩地聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎(chǔ)，還可便于各級(jí)及時(shí)查詢匯總信息，及時(shí)掌握育齡婦女管理工作情況，為穩(wěn)定低生育水平提供數(shù)據(jù)支持。
高校的成績(jī)檔案，是高校教育活動(dòng)成果記錄，反映了學(xué)生各個(gè)方面的真實(shí)信息。高校普及了學(xué)分制的教學(xué)方式，這給檔案管理工作帶來了一定的困難。因?yàn)椴捎脤W(xué)分制，導(dǎo)致文件的大幅度增加，檔案管理工作相比之前更加的繁重。本文通過分析，簡(jiǎn)述檔案管理的策略。
【關(guān)鍵詞】
應(yīng)用型高校；學(xué)分制；檔案管理
學(xué)分制是高校一種高效的管理制度，用學(xué)分作為畢業(yè)的根據(jù)。隨著醫(yī)學(xué)院校在管理模式上進(jìn)行學(xué)分制改革，學(xué)生的檔案管理數(shù)量也隨之增多，造成檔案管理工作量的增加，所以需要找出一種策略進(jìn)行解決。
一、高校的學(xué)分制管理
（一）學(xué)分制
學(xué)分制的核心是學(xué)生自由選課制度，可以讓學(xué)生擁有更加靈活的學(xué)習(xí)時(shí)間，有選擇性的選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容。它適應(yīng)了培養(yǎng)人才的要求，提升了教育質(zhì)量，加深素質(zhì)教育的改革，推進(jìn)了學(xué)生個(gè)性化教育。
學(xué)分制可以用來衡量學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，讓學(xué)生從自身出發(fā)，合理安排學(xué)習(xí)進(jìn)度，學(xué)生的自主性得到了增強(qiáng)。同時(shí)，學(xué)分制尊重學(xué)生的個(gè)性與自由，為學(xué)生提供了一個(gè)平等的機(jī)會(huì)進(jìn)行自我發(fā)展。其最大特點(diǎn)就是突破了學(xué)年的限制，只要滿足學(xué)分指標(biāo)就可以畢業(yè)。
而醫(yī)學(xué)院校的專業(yè)針對(duì)性很強(qiáng)，主要培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手實(shí)踐能力。為了便于管理，醫(yī)學(xué)院校通常使用編級(jí)管理方式，將醫(yī)學(xué)課程的學(xué)習(xí)階段和畢業(yè)實(shí)踐階段分別設(shè)定學(xué)分。如果累計(jì)學(xué)分沒有修夠，或者教學(xué)計(jì)劃內(nèi)不及格的，將此類學(xué)生編入下一年級(jí)。在學(xué)制年限內(nèi)依然沒有修夠?qū)W分的，可以延長(zhǎng)修業(yè)期，將學(xué)生管理編入下一年級(jí)。
（二）學(xué)分制高校成績(jī)管理特色
由原來的固定學(xué)制，變成了如今的彈性學(xué)制，允許學(xué)生在學(xué)習(xí)期間無(wú)論是畢業(yè)提前還是畢業(yè)推遲，只要在學(xué)分修夠的情況下就可以畢業(yè)。這樣就造成了學(xué)生檔案變得很復(fù)雜。再加上學(xué)生實(shí)行選課，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)由原來的百分比量化成了學(xué)分，同一專業(yè)班級(jí)的跨專業(yè)的課程成績(jī)，讓檔案充滿了交互性。
二、學(xué)分制下的成績(jī)檔案管理
（一）建立學(xué)號(hào)檔案管理
在學(xué)分制下的高校中，成績(jī)檔案零碎而分散，輸入成績(jī)、修改成績(jī)、查詢成績(jī)都比較慢，很難進(jìn)行高效的成績(jī)管理工作，也無(wú)法進(jìn)行有效的信息反饋，所以需要建立一個(gè)完整的學(xué)號(hào)檔案管理機(jī)制。由于學(xué)分制的特點(diǎn)，學(xué)生可以夸系，夸專業(yè)選擇學(xué)習(xí)課程，于是我們就應(yīng)該弱化院系和專業(yè)的概念，突出學(xué)號(hào)的概念。同時(shí)由于人重名的現(xiàn)象很嚴(yán)重，而學(xué)號(hào)卻具有唯一性，無(wú)論怎么變動(dòng)系和專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號(hào)是不變的。
學(xué)號(hào)的編排具有一定的規(guī)律，這使得檔案管理不會(huì)再出現(xiàn)傳統(tǒng)方式下，由于院系、專業(yè)、姓名的方式進(jìn)行管理時(shí)造成的檔案繁多，工作量大的問題。學(xué)號(hào)檔案管理的方式具有系統(tǒng)性，完整保留學(xué)生是否留級(jí)、是否休學(xué)、提前畢業(yè)等非常規(guī)檔案。用學(xué)號(hào)作為檔案管理方式，可以確保成績(jī)檔案管理的規(guī)范和穩(wěn)定，快速準(zhǔn)確的進(jìn)行查詢檢索。
（二）建立部門合作管理機(jī)制
為了避免成績(jī)檔案重復(fù)進(jìn)行工作，作為檔案管理部門，應(yīng)該聯(lián)合學(xué)校的每個(gè)部門進(jìn)行有效合作，建立合作管理機(jī)制。避免檔案管理變得繁瑣困難，學(xué)校的每個(gè)層面，領(lǐng)導(dǎo)教師學(xué)生等都要融入檔案管理之中。
首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要建立有效的制度，科學(xué)規(guī)范的對(duì)成績(jī)檔案進(jìn)行管理。讓成績(jī)檔案管理工作，做到分工明確，把責(zé)任規(guī)劃到每個(gè)人身上。還要規(guī)范工作程序，明確工作流程，減少反復(fù)工作和盲目工作。
其次，每個(gè)院系的教師需要提高檔案管理意識(shí)，促使教師可以自覺遞交成績(jī)檔案到院系部，有利于成績(jī)檔案的整理歸檔，利于檔案管理的規(guī)范化。
再次，由于學(xué)分制實(shí)行選課制度，學(xué)生的自由度增加了，而教學(xué)計(jì)劃也相應(yīng)的增加，有幾個(gè)學(xué)生就有幾份教學(xué)計(jì)劃，而檔案管理工作也變得異常繁重，稍有不慎就會(huì)出錯(cuò)，影響成績(jī)管理的準(zhǔn)確性。所以需要把學(xué)生也納入檔案管理工作當(dāng)中。
最后，由于學(xué)生是在各個(gè)院系之間選課，這樣造成了評(píng)價(jià)成績(jī)、收集數(shù)據(jù)方面的復(fù)雜局面。為了解決這個(gè)問題，高?？梢越⑿Ｔ汉献鞴芾砟Ｊ?。院系的教師提供考試的試卷以及成績(jī)批閱和試卷保管工作。而學(xué)校復(fù)雜院系學(xué)生的成績(jī)查詢和分析統(tǒng)計(jì)等工作。通過分工明確的檔案管理工作，促進(jìn)院系部門的協(xié)調(diào)，減少管理的混亂，保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。
（三）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化應(yīng)用
學(xué)習(xí)的教學(xué)模式逐漸采用學(xué)分制，排課的形式也有安排式改成了選課方式，這樣學(xué)生選課實(shí)現(xiàn)了自由化，但管理人員對(duì)其分?jǐn)?shù)的管理上出現(xiàn)了困難，原始紙質(zhì)檔案無(wú)法滿足工作需求，在如今網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，高校的檔案管理工作利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行成績(jī)檔案管理，也已經(jīng)成為必然。在管理上，應(yīng)該將手工錄入方式和電子錄入方式相結(jié)合。相比傳統(tǒng)的手工錄入方式，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行查詢操作、錄入操作、修改操作以及刪除操作等，查找更方便，存儲(chǔ)量更大、檢索速度更快、可靠性和保密性更高。
現(xiàn)在很多應(yīng)用型高校，都采用教務(wù)軟件進(jìn)行電子錄入方式進(jìn)行成績(jī)輸入工作。這種方式有利于檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。教務(wù)軟件還可以對(duì)學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行管理，對(duì)學(xué)生的班級(jí)、課程、班主任、成績(jī)等信息進(jìn)行管理，提高了工作效率，也方便了查詢學(xué)生成績(jī)。
在成績(jī)檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，對(duì)錄入的檔案信息和有關(guān)文件等進(jìn)行審核和校對(duì)。這些工作流程應(yīng)該責(zé)任落實(shí)到人，明確職責(zé)。考慮檔案原件信息保護(hù)的同時(shí)，最大程度發(fā)揮檔案管理的數(shù)字化功能，保證信息的真實(shí)可靠。同時(shí)建立文件級(jí)別的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)并加以同步，這樣可以讓成績(jī)檔案的準(zhǔn)確率有所提高，為了方便了使用者，應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行檔案的數(shù)字化和網(wǎng)上查詢功能。
三、結(jié)語(yǔ)
成績(jī)檔案管理是一個(gè)細(xì)致而又繁雜的工作，開展學(xué)分制教學(xué)，提高了高校檔案管理工作的難度和要求。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以學(xué)生為本，不斷提高其服務(wù)能力和管理工作的效率，推動(dòng)科學(xué)化的成績(jī)檔案工作。
參考文獻(xiàn)：
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一、職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的作用
職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案管理包括了院校財(cái)務(wù)開支的全部活動(dòng)資料，是整個(gè)財(cái)務(wù)工作的具體反映和寫照。因此，高校的財(cái)務(wù)檔案保存可以作為日后研究院校財(cái)務(wù)狀況的重要憑證，對(duì)日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進(jìn)了高校的經(jīng)濟(jì)管理。對(duì)于有些財(cái)務(wù)管理中的問題分析，院校財(cái)務(wù)檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地?cái)?shù)據(jù)資料，節(jié)省工作時(shí)間，提高效率。還有一些財(cái)務(wù)分析的工作，需要使用之前的財(cái)務(wù)檔案，此時(shí)數(shù)據(jù)保存完善的檔案就會(huì)發(fā)揮重要作用。
對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支，難以避免會(huì)有些問題的出現(xiàn)，挪用公款、支出不合理都是很可能出現(xiàn)的，為了避免這種情況的發(fā)生，加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)管理也是一種有效的途徑。對(duì)財(cái)務(wù)開支情況進(jìn)行記錄，能有效的減少不正常財(cái)務(wù)開支情況的發(fā)生，從而加強(qiáng)職業(yè)院校的經(jīng)濟(jì)管理。
通過分析職業(yè)高校的財(cái)務(wù)檔案還可以為工作人員工作質(zhì)量的評(píng)定提供參考，在分析過程中，院校財(cái)務(wù)支出的具體情況都會(huì)體現(xiàn)出來，對(duì)于各項(xiàng)支出和領(lǐng)導(dǎo)者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現(xiàn)出來。而且，職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理體系，對(duì)于管理過程中的不足和缺陷都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且得到解決，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、完善化。
在職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)過程中，一些與經(jīng)濟(jì)管理相關(guān)的專業(yè)，都需要大量的實(shí)踐和案例，與理論教學(xué)相結(jié)合，促進(jìn)教學(xué)工作的提高。而本職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案剛好可以作為教學(xué)的參考和依據(jù)，將實(shí)際引用到教學(xué)過程中，既為教學(xué)提供了大量的真實(shí)案例，又促進(jìn)學(xué)生的能力提高，一舉兩得。
二、目前職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題
（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性意識(shí)不夠
通過之前簡(jiǎn)述，可知對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，財(cái)務(wù)檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數(shù)職業(yè)院校中，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視性都不高，一般只重視財(cái)務(wù)工作的開展，對(duì)于具體的證明、數(shù)據(jù)并不重視，只要求有簡(jiǎn)單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實(shí)到位。在之后的數(shù)據(jù)、資料整理過程中，大都只使用了財(cái)務(wù)工作中的簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)，并沒有將整個(gè)過程的數(shù)據(jù)收集完整，導(dǎo)致即使檔案管理工作開展落實(shí)后，整個(gè)資料檔案都并不完整，達(dá)不到預(yù)期的效果。
對(duì)檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領(lǐng)導(dǎo)者的重視不夠，在職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，主要原因就是由于學(xué)校管理者對(duì)于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實(shí)，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實(shí)到位。在初期的財(cái)務(wù)開支證明時(shí)就缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求，在之后收集資料時(shí)，數(shù)據(jù)也就難以完善。
（二）財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠規(guī)范
相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)技能是造成檔案管理工作不規(guī)范的主要原因之一。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作，沒有統(tǒng)一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質(zhì)量。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院中沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，很少有專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業(yè)院校中，雖然有專門的管理機(jī)構(gòu)，但是由于各部分之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，并且缺乏專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，難以對(duì)管理工作統(tǒng)一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點(diǎn)，信息數(shù)據(jù)沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業(yè)素養(yǎng)，也難以將工作規(guī)范完善。
（三）缺乏統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)
我國(guó)高校的財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展較晚，目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以職業(yè)技術(shù)學(xué)院在財(cái)務(wù)檔案管理工作中更是難以達(dá)到預(yù)期要求，將財(cái)務(wù)檔案管理的有益作用完全發(fā)揮出來。有部分職業(yè)技術(shù)院校雖然對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學(xué)校里實(shí)行，并沒有擴(kuò)展到整個(gè)行業(yè)，沒有形成有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
三、規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理
（一）加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)
出于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，和目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，要重點(diǎn)落實(shí)增強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院對(duì)此管理的意識(shí)。職業(yè)院校要在充分意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性的前提下，改變之前對(duì)財(cái)務(wù)支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財(cái)務(wù)檔案管理體系。先從領(lǐng)導(dǎo)者抓起，引導(dǎo)院系領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)支出和日后工作的重要性，建立注重學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，增強(qiáng)管理工作人員的重視，從而保證學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實(shí)，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支科學(xué)化，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平提高。
（二）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
專業(yè)的管理人員不僅能提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質(zhì)量，因此，提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理人員具有重要意義。財(cái)務(wù)檔案管理不是單純的一項(xiàng)管理工作，對(duì)于工作者還有一定的專業(yè)要求，才能保證工作的高效率和高質(zhì)量。對(duì)于從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員應(yīng)定期的進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證管理人員的專業(yè)能力，同時(shí)將要求和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)傳授給工作人員及時(shí)落實(shí)到工作中。對(duì)于提出要求的落實(shí)情況對(duì)管理人員進(jìn)行考核，保證財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，保證財(cái)務(wù)檔案管理能隨著發(fā)展不斷進(jìn)步。
（三）健全院校檔案管理制度
每個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，要設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理體系的完善。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的支出證明，規(guī)定要有詳細(xì)的數(shù)據(jù)說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)支出合理，避免財(cái)務(wù)問題的出現(xiàn)。在之后的數(shù)據(jù)收集階段，要將各種資料收集完善，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。職業(yè)學(xué)院在建立管理機(jī)制的前提下，對(duì)于各部門的分工，也要?jiǎng)澐置鞔_，將各個(gè)階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項(xiàng)工作都有專業(yè)的負(fù)責(zé)人。除此之外，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計(jì)算機(jī)等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實(shí)完善，保證整個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理制度完善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。
（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網(wǎng)絡(luò)信息，對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作，也要與時(shí)俱進(jìn)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中來。相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理的各種紙質(zhì)資料，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，各種財(cái)務(wù)檔案管理工作將更加簡(jiǎn)便快捷。特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時(shí)期，職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。
一、民生檔案信息資源共享提出的背景
(一)社會(huì)信息化的深入和社會(huì)公眾信息知情權(quán)的日益覺醒。首先，信息化的核心在于共享信息資源。檔案承載著人類活動(dòng)的大量信息，記載和延續(xù)人類文化，在社會(huì)信息化和實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享的歷史進(jìn)程中，具有特殊價(jià)值和不可替代的作用;其次，我國(guó)政府信息公開已邁入有法可依的階段。作為政府公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)之一的檔案館，應(yīng)滿足利用者需求，維護(hù)社會(huì)公眾信息知情權(quán)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
(二)區(qū)域一體化對(duì)民生檔案管理提出挑戰(zhàn)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，區(qū)域一體化逐漸成為發(fā)展趨勢(shì)。其中以經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的珠江三角洲地區(qū)、長(zhǎng)江三角洲地區(qū)等區(qū)域比較典型。以下以廣東珠江三角洲地區(qū)(簡(jiǎn)稱珠三角地區(qū))為例進(jìn)行分析。
國(guó)務(wù)院于2008年底批準(zhǔn)了《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要(2008-2020年)》，對(duì)廣州、深圳、珠海、佛山、江門、東莞、中山、惠州和肇慶9市為主體的珠三角地區(qū)發(fā)展給予了新的戰(zhàn)略定位。根據(jù)規(guī)劃，珠三角地區(qū)以城鄉(xiāng)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)布局、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、公共服務(wù)等一體化為總體目標(biāo)，共同建立區(qū)域生活圈，在教育、醫(yī)療、社會(huì)保障、文化等方面開展合作。目前，珠三角的“城市邊界”日漸消融，廣州佛山、深圳東莞的經(jīng)濟(jì)圈層間的融合明顯，出現(xiàn)了同城化趨勢(shì)。由此，珠三角地區(qū)一體化進(jìn)程加速推進(jìn)，原有的檔案的管理將面臨挑戰(zhàn)。
1、共享意識(shí)有待提高。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和進(jìn)一步融合，人員流動(dòng)和交往更加頻繁，生活和工作的聯(lián)系更加緊密，本地居住和異地上學(xué)上班等現(xiàn)象更加普遍，區(qū)域一體化的特征和發(fā)展將越來越明顯。當(dāng)前，珠三角各城市間檔案管理仍處于條塊分割、各自為政的局面，阻礙著檔案信息的共享。利用者利用檔案信息一如既往到異地獲取資料，獲取檔案信息的成本并未降低，享受不到一體化給生活和工作帶來的種種便利。如交通出行存在違章或事故，則從信息查詢到交納相關(guān)費(fèi)用及理賠等，需要不斷異地往返奔波;老百姓關(guān)注的失業(yè)保險(xiǎn)等社保檔案，如不能在區(qū)域范圍或更大的范圍內(nèi)異地繳納和使用，就會(huì)出現(xiàn)難以接轉(zhuǎn)和續(xù)交的困難，等等。
2、共享規(guī)劃有待制訂。民生檔案包含戶籍檔案、房地產(chǎn)權(quán)檔案、社保檔案、婚姻檔案、教育檔案、勞動(dòng)就業(yè)檔案、交通出行等方方面面的內(nèi)容。制定民生檔案共建共享規(guī)劃，可以提高民生檔案的有效性和利用效率，檔案專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢(shì)將得到充分發(fā)揮。目前，珠三角正在編制基礎(chǔ)設(shè)施、產(chǎn)業(yè)布局、城鄉(xiāng)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)、公共服務(wù)五個(gè)一體化發(fā)展規(guī)劃。檔案部門應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，爭(zhēng)取盡快把檔案信息的共建共享納入發(fā)展規(guī)劃。
3、共享標(biāo)準(zhǔn)有待建立。由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的硬件與軟件設(shè)施存在較大的差異。同時(shí)，由于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，檔案整理、保管、檢索利用及相關(guān)管理系統(tǒng)等缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。此外，各地區(qū)行政的相對(duì)獨(dú)立，政府機(jī)構(gòu)實(shí)施垂直管理，注重縱向的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，許多單位的檔案只能向上級(jí)主管部門檔案機(jī)構(gòu)移交，造成了橫向的館(室)與館(室)之間信息的相對(duì)封閉，導(dǎo)致檔案保管存在的分散，不利于民生檔案的共享使用。
二、民生檔案信息資源共享的積極影響
目前，珠三角地區(qū)各城市的政府信息網(wǎng)和檔案信息網(wǎng)已建成并開通，檔案信息共享所依托的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，提供了共享的客觀條件。此外，數(shù)字化發(fā)展迅速，通過各種形式將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，在文字、聲像等多載體形式下實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，為民生檔案信息上傳、對(duì)外、提供利用等提供了有力的信息支撐。
(一)有利于提高區(qū)域內(nèi)檔案部門生存和發(fā)展的空間
當(dāng)前，檔案館的發(fā)展面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn):首先，一直以來，檔案館的服務(wù)宗旨以國(guó)家利益為重，對(duì)社會(huì)公眾的需求與利益沒有給予充分的重視。隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)公眾獲取信息的途徑和來源多樣化，信息意識(shí)普遍增強(qiáng)。在這種情況下，檔案館必須在為用戶提供權(quán)威信息方面付出巨大努力，否則，檔案館的價(jià)值就會(huì)降低，檔案館的存在就會(huì)變得無(wú)關(guān)緊要;其次，檔案紙質(zhì)載體的統(tǒng)治地位被打破，視頻、圖像等數(shù)字資源的數(shù)量越來越多。用戶變得樂于通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案信息資源，檔案館的服務(wù)范圍擴(kuò)大，服務(wù)對(duì)象與范圍社會(huì)化。傳統(tǒng)上門查閱檔案進(jìn)一步弱化，利用者寥寥無(wú)幾;第三，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，生產(chǎn)活動(dòng)受價(jià)值規(guī)律和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制影響，資金、人才等的配置受這一規(guī)律支配，由供求關(guān)系決定其生產(chǎn)和發(fā)展。雖然檔案館作為國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，不是物資生產(chǎn)部門，但一旦其存在的價(jià)值普遍受到質(zhì)疑，原有資源的配置必然弱化，檔案館的生存必然出現(xiàn)危機(jī)。
因此，區(qū)域內(nèi)檔案部門應(yīng)打破地域界線，創(chuàng)新合作，推進(jìn)檔案的一體化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息的共建共享，必將引起民眾的關(guān)注和領(lǐng)導(dǎo)的重視，拓寬經(jīng)費(fèi)來源，促進(jìn)參與社會(huì)建設(shè)，促進(jìn)信息服務(wù)模式的變革，進(jìn)一步擴(kuò)大生存和發(fā)展的空間。
(二)有利于為區(qū)域內(nèi)民生檔案信息資源的利用提供便捷服務(wù)
珠三角地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，產(chǎn)業(yè)共生、互補(bǔ)性強(qiáng)，而且人文相通，政府、企業(yè)、民間往來頻繁。區(qū)域內(nèi)由于歷史上行政區(qū)域多次調(diào)整變更及經(jīng)濟(jì)交融等因素，檔案信息資源存在著“你中有我，我中有你”的特點(diǎn)，許多單位和市民經(jīng)常需要跨市查詢房地產(chǎn)權(quán)、婚姻、戶籍、學(xué)籍、人事等檔案。同時(shí)，區(qū)域內(nèi)城市間的政府部門就發(fā)展戰(zhàn)略、城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施、市場(chǎng)體系、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、社會(huì)管理、環(huán)境保護(hù)、資源保障等進(jìn)行統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和合作的過程中，不僅需要互相利用大量的檔案資料，在合作過程中也將產(chǎn)生大量新的檔案資料。
因此，檔案信息尤其是民生檔案信息的共建共享，將給區(qū)域內(nèi)的檔案利用者在生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、生活、交流、合作等方面帶來便利，使其真正享受到區(qū)域一體化帶來的成果。
三、民生檔案信息資源共享管理機(jī)制的構(gòu)建
當(dāng)前，珠三角地區(qū)各城市間正加大合作力度，積極探索進(jìn)行產(chǎn)業(yè)、交通、城鄉(xiāng)規(guī)劃、警務(wù)、工商、勞動(dòng)、旅游、金融、戶籍、環(huán)保等對(duì)接和合作的研究和論證。如推動(dòng)“一卡通”、“一證通”等互通工程，以公共交通IC卡的互聯(lián)、互通、共用為突破，逐步推廣應(yīng)用到其他社會(huì)公共領(lǐng)域;推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)的信息互通，逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系無(wú)障礙轉(zhuǎn)移;推動(dòng)醫(yī)保服務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)、互通，等等。檔案部門必須重視區(qū)域內(nèi)民生檔案信息資源共建共享的重要性和積極意義，為一體化建設(shè)服務(wù)，也為自身發(fā)展謀求更大的空間。
(一)共享管理機(jī)制構(gòu)建的原則
1、以人為本的原則。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心，就是以廣大人民的利益為本，把解決人民群眾切身利益問題放在首位，堅(jiān)持發(fā)展為了人民、發(fā)展成果由人民共享。民生檔案信息資源共享的出發(fā)點(diǎn)和最終目的就是為利用者提供更加便利和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、協(xié)調(diào)發(fā)展原則。協(xié)調(diào)發(fā)展就是充分發(fā)揮各方的積極性，協(xié)調(diào)對(duì)象之間相互促進(jìn)、均衡發(fā)展，就是注重形成發(fā)展的合力，從發(fā)展中的薄弱環(huán)節(jié)入手，促進(jìn)共同發(fā)展。珠三角各地檔案工作發(fā)展不平衡，可以通過民生檔案信息資源共建的平臺(tái)，促進(jìn)共同發(fā)展。
3、平等互利原則。平等是相互間在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面處于同等的地位，享有同等的權(quán)利。最大利益是共同追求的，雙贏最為理想，對(duì)于相互間的發(fā)展都是有利的。在推進(jìn)民生檔案信息共建共享過程中，合作各方主體平等，共同受益。
(二)共享管理機(jī)制的構(gòu)建
1、建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制
(1)以政府部門為主導(dǎo)。在珠三角經(jīng)濟(jì)一體化建設(shè)中，最大的障礙來自于各地政府的行政壁壘。民生檔案信息資源共建共享也面臨一樣的問題。因此，省檔案行政主管部門應(yīng)成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定工作職責(zé)和工作目標(biāo)。珠三角各市應(yīng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和工作機(jī)構(gòu)，制定目標(biāo)任務(wù)，明確單位和工作要求，建立一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的責(zé)任機(jī)制。
(2)以省檔案行政管理部門為統(tǒng)籌。省檔案行政管理部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與珠三角各市相關(guān)部門的溝通銜接，密切配合、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。省檔案行政管理部門應(yīng)從整體著眼，向各市有關(guān)部門宣傳檔案信息資源共享的積極意義，為各市有關(guān)部門的民生檔案信息資源組織提供有益參考，并進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的利用價(jià)值。
(3)以各市檔案行政管理部門為服務(wù)中心。在信息共建共享的過程中，必須充分調(diào)動(dòng)各方積極性，共同參與。應(yīng)以各市檔案行政管理部門為工作服務(wù)中心，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)本地區(qū)檔案工作，確保檔案信息資源管理專業(yè)化。各市檔案行政管理部門是各市間的連接紐帶，也統(tǒng)一負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)本市民生檔案信息資源的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)分析，并負(fù)責(zé)進(jìn)行開發(fā)、傳播與服務(wù)。
2、建設(shè)合作機(jī)制
(1)合作思想。開放是檔案信息共享的前提。珠三角各市首先要解放思想，樹立合作的觀念。在合作中，堅(jiān)持平等、互惠、發(fā)展的原則，主動(dòng)提供自身的信息資源，本著既有利于開放又嚴(yán)防泄密的原則，正確處理檔案開放與保密的關(guān)系，盡量讓關(guān)系民生的檔案信息得以開發(fā)利用。
(2)議事制度。省檔案行政管理部門應(yīng)擬定相關(guān)議事規(guī)程，確定合作方向，主持召開相關(guān)會(huì)議?；蛴筛魇袡n案行政管理部門簽定合作協(xié)議，輪流主辦，確立檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會(huì)議制度，共同研究協(xié)商合作議題。
(3)合作重點(diǎn)。當(dāng)前合作的重點(diǎn)是各自建立民生檔案的目錄中心，實(shí)現(xiàn)民生檔案目錄資源的共建共享，在此基礎(chǔ)上，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)全文檢索。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)民生重要檔案信息的互聯(lián)互通，提供檔案異地查詢和利用服務(wù)，實(shí)施同城化管理和同城化待遇。
3、建設(shè)運(yùn)行機(jī)制
(1)統(tǒng)一規(guī)劃。民生檔案信息資源共建共享尚處于探索階段，檔案部門應(yīng)抓住當(dāng)前珠三角正在編制五個(gè)一體化發(fā)展規(guī)劃的有利時(shí)機(jī)，以省檔案行政主管部門為主，會(huì)同市檔案行政管理部門，以科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)等為原則，制定切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證共建共享的有序進(jìn)行。
(2)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)建立相同的民生檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。各地信息化建設(shè)采用的硬件平臺(tái)、軟件平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)等不相同，形成了信息資源共享技術(shù)上的壁壘，無(wú)法形成信息互訪機(jī)制，難以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。因此，在建設(shè)民生檔案信息資源共享的過程中必須堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)范，避免各自為政、互不兼容的現(xiàn)象產(chǎn)生。
(3)統(tǒng)一模式。首先，在各市采取集中的檔案管理模式，由各市的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本地民生檔案信息資源管理，建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理，統(tǒng)一對(duì)外服務(wù)。其次，在各市間采取分散的檔案管理模式，各市的民生檔案信息資源在多方協(xié)作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各市間檔案信息網(wǎng)站的互聯(lián)互通，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行民生檔案信息，實(shí)現(xiàn)共享。
參考文獻(xiàn)
1、張榮斌:《從“民生檔案”著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)》，《上海檔案》，2006(01)。
2、黃東霞:《民生檔案信息資源的整合》，《檔案與建設(shè)》，2008(11)。
