發(fā)布時(shí)間：2023-09-18 17:18:53
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案文獻(xiàn)管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
2.3.2實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式
管理人事是在我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。在線
2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績?？傊?，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
【參考文獻(xiàn)】
(1)實(shí)用性:近現(xiàn)代建筑在建筑檔案都具有一個(gè)統(tǒng)一的特點(diǎn)，即建筑過程的真實(shí)性、長久性和實(shí)用性。其文化資源與實(shí)際開發(fā)存在著互利的相互關(guān)系，因此，現(xiàn)代化建筑檔案在其根本上具有較為復(fù)雜，且實(shí)用價(jià)值較高的特點(diǎn)，對(duì)于檔案而言，其保管的時(shí)間和年限相對(duì)較長。其主要的目的則在于，要對(duì)優(yōu)秀的建筑文化得到更好的延續(xù)，因此，檔案可以根據(jù)其價(jià)值的不同，將保留的時(shí)間分為幾十年到幾百年不等［2］。(2)在精神意義上:一般而言，精神文化資源往往都需要一個(gè)文化背景作為載體，將實(shí)物與文化相結(jié)合。檔案作為物質(zhì)文化的載體出現(xiàn)在眾多行業(yè)當(dāng)中，在建筑行業(yè)上它也同樣享有其應(yīng)有的法律文件支持，且對(duì)建筑檔案而言，其在收集、整理、保管等方面也做出了明確的指示。但對(duì)于一般建筑而言，其還具有優(yōu)秀的近現(xiàn)代建筑所無法達(dá)到的法規(guī)要求，即歷史文物的相關(guān)法律保護(hù)。由此可以看出，檔案資源的核心價(jià)值則體現(xiàn)在物與精神的緊密結(jié)合方面，只有在二者相互融合的基礎(chǔ)上，才能有效保證檔案在管理和應(yīng)用方面發(fā)揮其最大的效用。
2以建筑檔案為例，其所存在的問題
2．1優(yōu)秀近現(xiàn)代建筑檔案在管理上不完善
我國建筑的檔案管理一般都由省市的檔案館進(jìn)行分類管理，但不同的部門也可以按照房屋建筑的不同而采用不同的保管機(jī)制。除此之外，對(duì)資料的收集整理也有著不一樣的要求，而因此帶來的房屋認(rèn)證困難則成為建筑商首要解決的問題。
2．2優(yōu)秀近現(xiàn)代建筑檔案的不完整
由于實(shí)際環(huán)境因素影響，很多檔案資料都不甚完整，從而導(dǎo)致更多的實(shí)際建筑與其歷史遺留資料不符，無法真正反映出該時(shí)代下的環(huán)境特點(diǎn)。由于資料的不準(zhǔn)確性，還會(huì)給研究人員帶來一定的麻煩，即在建筑上，無法探究其結(jié)構(gòu)、歷史背景、用途，甚至在保存上都會(huì)帶來一定的影響。除此之外，還有很多建筑人們?cè)谕庥^上對(duì)其肆意更改、擴(kuò)建，使原有的建筑環(huán)境遭到破壞，從而無法真正展現(xiàn)其建筑本身的風(fēng)貌特征3］。
2．3優(yōu)秀近現(xiàn)代建筑所建立的檔案無法及時(shí)存檔
及時(shí)對(duì)所建立的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，不論對(duì)建筑行業(yè)或其他行業(yè)而言有著積極的作用。由于資料所保存的年限都比較長，因此，在資料保存上一定要對(duì)其進(jìn)行防護(hù)處理。就建筑行業(yè)而言，我國的大部分建筑已經(jīng)對(duì)其進(jìn)行修繕處理，但對(duì)建筑資料而言，人們還缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。因此，很多建筑資料無法及時(shí)的得到更好地保護(hù)，從而造成破損或遺失，使其在經(jīng)濟(jì)和文化上造成不可彌補(bǔ)的損失。由此可見，保存資料的完好，無論對(duì)未來社會(huì)發(fā)展建設(shè)或歷史文化而言都具有至關(guān)重要的作用。
3優(yōu)秀近現(xiàn)代檔案建立的作用
優(yōu)秀近現(xiàn)代檔案可以承載當(dāng)?shù)匚幕娘L(fēng)土地貌，同時(shí)在歷史沿革、時(shí)代背景和文化藝術(shù)探究方面，都具有一定的指導(dǎo)性意義。(1)檔案的建立對(duì)優(yōu)秀近現(xiàn)代化發(fā)展而言具有保護(hù)的作用。檔案與社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r緊密相連，是客觀記錄史實(shí)發(fā)展的事實(shí)，同時(shí)也是歷史與現(xiàn)代文化溝通的橋梁。利用相關(guān)建筑檔案可以對(duì)相應(yīng)建筑進(jìn)行技術(shù)鑒定，模擬維護(hù)，并對(duì)建筑本身加以保存。根據(jù)技術(shù)資料，不但可以在時(shí)間上減少維護(hù)工期，還可以在經(jīng)濟(jì)上減少資源浪費(fèi)，提高效率，最重要的是，它可以為我國未來經(jīng)濟(jì)建筑建設(shè)提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)資料。(2)在建立檔案的過程中，在一定程度上其還具有防災(zāi)的作用。通過記錄資料，可以很好的對(duì)當(dāng)?shù)厍闆r有一定的了解，同時(shí)，還可以通過資料整理，對(duì)原有的設(shè)施進(jìn)行加固處理。在制定改善方案的過程中，還需要參考原始數(shù)據(jù)記錄，來根據(jù)其組織特點(diǎn)進(jìn)行維護(hù)，并加以施工。由此可見，構(gòu)件檔案還對(duì)現(xiàn)代化建設(shè)的管理工作有著至關(guān)重要的作用［4］。(3)對(duì)我國未來經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有一定的借鑒作用。優(yōu)秀近現(xiàn)代檔案本身就對(duì)我國的經(jīng)濟(jì)型社會(huì)起到一定的保護(hù)作用。不僅如此，檔案還具有實(shí)用性和循環(huán)使用的特點(diǎn)，可以體現(xiàn)出自身的活力價(jià)值。優(yōu)秀的近現(xiàn)代檔案具有良好的設(shè)計(jì)方案和設(shè)計(jì)理念，加之相應(yīng)的工藝建設(shè)，將這些資料進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，對(duì)我國現(xiàn)代化建設(shè)有著寶貴的借鑒價(jià)值。
4結(jié)論
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1006-0278（2015）05-044-01
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府人員的基礎(chǔ)性工作，記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)各個(gè)時(shí)期發(fā)展的歷史進(jìn)程，反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展而貌，是推動(dòng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力，是廣大人民群眾維護(hù)自身權(quán)益的重要手段。做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作意義深遠(yuǎn)，不論是對(duì)新農(nóng)村的物質(zhì)文化、精神文明建設(shè)還是在規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理方而都發(fā)揮著重要作用。然而現(xiàn)階段的鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作中存在著諸多問題，怎樣做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，促進(jìn)新農(nóng)村的社會(huì)主義建設(shè)是目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員迫切需要解決的問題。
一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題
（一）組織領(lǐng)導(dǎo)不到位
參與鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的工作人員很多，實(shí)際上做事的人卻少之又少。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己負(fù)責(zé)的檔案管理工作并沒有充分發(fā)揮崗位職能作用，工作僅僅流于形式，并沒有進(jìn)行具體的工作管理，完全不重視檔案管理工作。不僅是某些鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的工作，在整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中檔案管理都沒有占據(jù)一席之地，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)決策、工作部署中，檔案管理工作往往都被忽視。還有個(gè)別的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門沒有建立健全責(zé)權(quán)分明的獎(jiǎng)懲機(jī)制。檔案管理分工不明確，負(fù)責(zé)各項(xiàng)檔案管理工作的人員對(duì)其工作的內(nèi)容沒有清晰的認(rèn)識(shí)，工作起來卻是事倍功半，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案工作的考核制度不完善，做好做壞、做多做少結(jié)果都不變，導(dǎo)致檔案管理人員工作缺乏積極性，檔案管理工作質(zhì)量不高。
（二）檔案管理不規(guī)范
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理不規(guī)范體現(xiàn)在很多方而，其一，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)及相關(guān)單位存在各自為政的現(xiàn)象，對(duì)于檔案管理沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案的分批、分散情況。其二，工作人員對(duì)文件資料歸檔不全，丟失很多有價(jià)值的重要資料。其二，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)及相關(guān)單位對(duì)文檔、文件、材料沒有進(jìn)行區(qū)分管理，給后期檔案查找?guī)黼y度。其四，檔案信息資源缺乏準(zhǔn)確性，利用價(jià)值不高。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案提供的資源仍然停留在基層階段，利用范圍不廣，利用形式單一，利用率低，缺乏經(jīng)驗(yàn)和成果。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管條件差。由于歷年來檔案部門的工作都沒有計(jì)劃到國民經(jīng)濟(jì)中，造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財(cái)力不足，劃分到檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)很少，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門資金短缺，無法完善檔案室的建設(shè)，導(dǎo)致很多檔案不能完整的保存。
（三）檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員不比城市的檔案管理工作人員，他們的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)偏弱，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)上也存在著不合理現(xiàn)象，這些問題都制約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的發(fā)展。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作沒有深刻的認(rèn)知，甚至最基本的檔案分類和歸檔工作都做不到位，沒有充分的發(fā)揮其崗位職能。還有某些鄉(xiāng)鎮(zhèn)受人員制約，檔案管理員由其它崗位的工作人員兼職管理，工作沒有針對(duì)性，人員調(diào)動(dòng)頻繁，影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員工作的穩(wěn)定性。
二、解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理問題的有效對(duì)策
（一）加強(qiáng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)
檔案法中有明確的規(guī)定，各階層的人民政府都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一部分，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要做好領(lǐng)導(dǎo)作用，重視檔案管理工作，派遣專業(yè)人員負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理，運(yùn)用行政手段貫徹落實(shí)檔案法內(nèi)容。同時(shí)增強(qiáng)目標(biāo)管理機(jī)制，建立健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，明確區(qū)分責(zé)權(quán)關(guān)系，將責(zé)任落實(shí)到人，劃分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員的責(zé)任，對(duì)檔案管理工作人員在工作中的表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。建立健全各種規(guī)章制度，給鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作提供依據(jù)，使其有章可循。
（二）規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的規(guī)范工作可以從二個(gè)方而著手來提高檔案管理質(zhì)量。
1.廣泛宣傳在新農(nóng)村建設(shè)過程中檔案管理工作的重要性，讓人們深刻意識(shí)到檔案管理工作對(duì)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的推動(dòng)作用，讓廣大人民群眾達(dá)成共識(shí)，通過多種手段宣傳鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的作用，給廣大群眾帶來實(shí)惠，普及檔案管理知識(shí)，激發(fā)人們的積極性，引導(dǎo)人們重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。
2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案學(xué)術(shù)理論研究部門應(yīng)該有計(jì)劃、有針對(duì)性的開展相關(guān)的檔案管理理論實(shí)踐活動(dòng)，定期召開動(dòng)員大會(huì)，擴(kuò)大鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在社會(huì)中的影響力，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的順利展開。
3.深入實(shí)際，在實(shí)踐中總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行開拓創(chuàng)新，探索出適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作發(fā)展的方向。
（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)
全而提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作人員的綜合素質(zhì)，這是保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展的重要條件。根據(jù)檔案管理崗位的需求，有針對(duì)性的對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)講解，或是選派工作表現(xiàn)突出的檔案管理工作人員到上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)增加鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員數(shù)量，把檔案管理工作進(jìn)行明確的分工，管理人員各司其職，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的作用。
關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；主要問題；基本出路；管理措施
社保機(jī)制巧妙地利用杠桿經(jīng)濟(jì)原理對(duì)社會(huì)資金的流向和分布起著調(diào)節(jié)和平衡的作用，對(duì)國民經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展也有著深遠(yuǎn)的影響。社保檔案管理作為社保工作的重中之重，在實(shí)踐中依然面臨諸多問題，本文以當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的問題及出路為題，具有一定的參考價(jià)值和意義。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題分析
當(dāng)今時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展迅猛，更加全面化、多方位地服務(wù)于人們的日常生活和工作中。社保資金收入以及社保業(yè)務(wù)管理始終是社保工作的核心，但由于對(duì)社保檔案管理工作的重要性缺乏客觀的認(rèn)知，導(dǎo)致社保管理工作出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，許多社保管理機(jī)構(gòu)的資金和技術(shù)支持在檔案管理方面相對(duì)薄弱，機(jī)械、片面地認(rèn)為社保工作應(yīng)以資金收入為中心，檔案的管理工作只是社保工作的一個(gè)微不足道的環(huán)節(jié)，甚至認(rèn)為社保檔案管理工作的好壞對(duì)社保整體經(jīng)濟(jì)形態(tài)也構(gòu)不成任何威脅。其次，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及管理層對(duì)社保檔案管理人員的工作素養(yǎng)及能力、水平不夠重視，社保檔案管理人員缺少必要的外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)或?qū)W術(shù)交流的機(jī)會(huì)，在職業(yè)認(rèn)識(shí)層面停滯不前，檔案管理水平無法進(jìn)一步提高。再次，檔案管理是社保工作機(jī)制的一個(gè)有機(jī)組成部分，但有些社保部門缺乏對(duì)其信息資源的深度開發(fā)和有效利用，導(dǎo)致在社保工作的其他環(huán)節(jié)無法形成正確的信息反饋和幫助，從而使社保整體工作效率降低。社保檔案管理工作的重要性不容忽視，本文以社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理為研究對(duì)象，就其現(xiàn)狀和面臨的主要問題進(jìn)行淺析，致力于當(dāng)前社保檔案管理狀況的有效改善。
二、有效的社保檔案管理策略分析
（一）不斷增強(qiáng)社保檔案管理重要性認(rèn)識(shí)。意識(shí)的強(qiáng)化和觀念的改變是行動(dòng)實(shí)踐強(qiáng)有力的保障和前提。提高社保檔案管理工作水平離不開對(duì)檔案管理人員意識(shí)的強(qiáng)化，更離不開相關(guān)管理層及領(lǐng)導(dǎo)的重視和傾向性扶持。更新陳舊觀念，可以在社保機(jī)構(gòu)作一些必要的宣傳工作，營造積極向上、認(rèn)真對(duì)待檔案信息管理工作的氛圍，培養(yǎng)管理人員的自主強(qiáng)化意識(shí)。另外，社保檔案管理工作應(yīng)該從制度、管理、后勤保障、資金供給等多方面落實(shí)與配合，剛性的制度是一雙無形的“大手”，能夠?qū)芾砣藛T的工作形成良好的激勵(lì)和督促，形成一種隱性的底線原則和思維觀念；管理層面對(duì)檔案管理工作的注重應(yīng)該從管理機(jī)制入手，細(xì)化到每個(gè)管理細(xì)節(jié)，在檔案管理理念方面摒棄不切實(shí)際的管理?xiàng)l例，形成與時(shí)俱進(jìn)的工作觀念和意識(shí)；后勤福利以及部門必要資金保障能夠?qū)ι绫n案管理意識(shí)的增強(qiáng)形成正向刺激，對(duì)檔案管理觀念的創(chuàng)新形成有效“牽引”。
（二）多渠道培養(yǎng)優(yōu)秀社保檔案管理人員。檔案管理人員是社保檔案管理工作的主體，也是提高社保檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。培養(yǎng)大量優(yōu)秀的社保檔案管理人員可以有以下幾種途徑：其一，定期組織社保機(jī)構(gòu)的人員參加“社保檔案管理例會(huì)”，普及社保檔案管理的重要性及相關(guān)的工作技巧和經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)年輕員工與經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工之間的交流和溝通，共同分享工作心得，加強(qiáng)社保團(tuán)隊(duì)凝聚力。其二，盡可能為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的員工提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，吸收和接納新的檔案管理理念，學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理方法，在原有的工作認(rèn)知基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高自身的工作素養(yǎng)和認(rèn)知水平。其三，通過普招的形式為社保檔案管理隊(duì)伍招賢納士，在人才資源方面形成有效競(jìng)爭(zhēng)，激勵(lì)和督導(dǎo)現(xiàn)有員工的工作態(tài)度，使新、老員工在檔案管理實(shí)踐工作中相互配合、相互協(xié)作、相互學(xué)習(xí)。
（三）統(tǒng)一社保檔案管理制度地域差異性。社保機(jī)構(gòu)廣泛分布于全國各地，由于地域差異以及人文管理觀念的差別，各區(qū)域的社保檔案管理在各方面都存在很大的差別，這些差異性對(duì)于社保一體化管理模式以及社保檔案信息的互通產(chǎn)生了消極的影響。相關(guān)調(diào)查表明，A地的社保檔案管理機(jī)制如果與B地的有所不同，則其檔案信息的存儲(chǔ)以及相關(guān)信息的索引方式也會(huì)不同，同一檔案信息的查找或確認(rèn)在時(shí)間和效率方面都會(huì)大打折扣。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)風(fēng)靡的全球，社保檔案信息管理也應(yīng)在統(tǒng)籌和規(guī)劃中發(fā)展，在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)方面都應(yīng)落實(shí)統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、制度化以及一致性的要求。社保檔案信息的管理不僅僅拘泥于記載和錄入的格局內(nèi)，而應(yīng)與各區(qū)域、各經(jīng)濟(jì)體制的社保管理機(jī)構(gòu)形成有機(jī)配合，從而為社保管理的其他環(huán)節(jié)提供更加嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的數(shù)據(jù)分析和說明。
三、結(jié)語
眾所周知，社會(huì)保險(xiǎn)與每個(gè)公民、每個(gè)家庭的生活都密切相關(guān)，社會(huì)保險(xiǎn)體制的不斷發(fā)展和完善將受益于更多的人民群眾。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作任務(wù)，在保險(xiǎn)行業(yè)的長期發(fā)展中發(fā)揮的作用是不可估量的。我們應(yīng)該正視當(dāng)下社保檔案管理工作中存在的問題和不足，并堅(jiān)持不懈地進(jìn)行探索和革新，助力于未來社保機(jī)制的良性循環(huán)和健康發(fā)展。
作者:程力 單位:吉林省社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局
參考文獻(xiàn)：
[1]趙思.淺析黨員檔案管理存在的問題及解決對(duì)策[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2015(04).
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 文檔一體化 檔案服務(wù)社會(huì)化
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，開發(fā)利用信息資源的規(guī)模和水準(zhǔn)，成為反映一個(gè)國家的綜合國力和經(jīng)濟(jì)、科技與社會(huì)發(fā)展水平的標(biāo)志。國際互聯(lián)網(wǎng)自產(chǎn)生之日起就以其快捷、方便的優(yōu)點(diǎn)成為世界各國實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享的手段，互聯(lián)網(wǎng)為人類信息交流創(chuàng)造了全新的模式，改變了人們信息交往的固有方式，并得到了迅速的發(fā)展和普及。目前互聯(lián)網(wǎng)已聯(lián)通世界各地，進(jìn)入千家萬戶，成為人們工作和生活的工具，也為服務(wù)利用檔案創(chuàng)造了良好的社會(huì)環(huán)境條件。檔案利用者的檔案信息化需求增強(qiáng)，涉及的內(nèi)容越來越廣泛，對(duì)檔案人員提供的服務(wù)要求越來越高，而事實(shí)上出現(xiàn)了不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)象，檔案利用率不高，檔案館的真正性質(zhì)、功能不為社會(huì)公眾所知。整個(gè)檔案界對(duì)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的全面發(fā)展似乎準(zhǔn)備不足，可見檔案部門和檔案人員必須提高自身水平，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，積極為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，使檔案中的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)。
一、以檔案數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理
檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中任務(wù)繁重的一項(xiàng)階段性工作，它是將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始的紙質(zhì)檔案、圖像照片、聲像檔案和微縮照片等通過掃描、壓縮、攝錄、采集、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)等相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)上的過程。檔案數(shù)字化建設(shè)是目前我國檔案工作需要解決的重要問題，它與檔案信息化建設(shè)、電子檔案管理以及文檔一體化管理密切相關(guān)。
檔案數(shù)字化建設(shè)的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。數(shù)字化過程需要使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等信息采集設(shè)備，綜合運(yùn)用掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。檔案部門配備電腦、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，只是營造了檔案信息利用的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發(fā)揮效能，取決于有無充足的運(yùn)送對(duì)象——數(shù)字檔案資源。由計(jì)算機(jī)代替手工完成的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，對(duì)于檔案實(shí)行數(shù)字化管理顯得尤為重要，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，為研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理的制度與辦法，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理有著極其重要的意義：
1.提高檔案信息的利用效率
數(shù)字化后的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳輸面廣、越時(shí)越地、快捷便利的特點(diǎn)，解決傳統(tǒng)利用方式中同時(shí)利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化后的檔案可以與辦公OA系統(tǒng)生成的線性電子文件在同一系統(tǒng)中提供利用，極大地提高了文檔信息的利用效率。
2.保護(hù)歷史檔案
許多歷史檔案因老化或管理不當(dāng)變得脆弱易損，如不及時(shí)進(jìn)行“搶救”，很有可能徹底損壞，通過掃描等制作其數(shù)字化副本代替原件流通利用，將原件信息存儲(chǔ)于易于保存的光盤等載體中，可保護(hù)重要?dú)v史檔案免遭進(jìn)一步的破壞。
3.規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)
通過異地存放多套檔案數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災(zāi)害或人為損害對(duì)檔案信息可能帶來的災(zāi)難性后果。
4.緩解庫房空間的緊張
對(duì)于日益增多的非永久保管的半現(xiàn)行文件，可通過制作數(shù)字化文本來取代原件進(jìn)行保管，可以緩解檔案庫房保存空間不足的壓力，提高空間利用率。
5.便于檔案移交工作
以數(shù)字化檔案代替檔案原件，以檔案“信息流”代替檔案“物流”，可以解決已到移交年限檔案的移交與利用之間的矛盾，便于檔案移交工作的正常進(jìn)行。
6.在數(shù)字環(huán)境下，文檔實(shí)現(xiàn)一體化管理
在數(shù)字環(huán)境下，隨著電子文件數(shù)量的不斷增多，特別是電子文件結(jié)構(gòu)對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，使電子文件在形成與現(xiàn)實(shí)使用過程中形成質(zhì)量狀態(tài)對(duì)文件整體質(zhì)量將產(chǎn)生決定性的影響。檔案工作者對(duì)電子文件具有不容回避的監(jiān)控、管理職責(zé)，電子文件的“前端控制原則”和“文件連續(xù)體理論”都要求將電子文件和數(shù)字檔案看成一個(gè)連續(xù)的、無明顯分接界整體，要求檔案工作者從文件形成之時(shí)甚至形成之前就提前介入，進(jìn)行入口控制和滯后控制，對(duì)文件自形成到歸檔、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一體化管理，對(duì)文件檔案生命的全過程負(fù)責(zé)。
二、加快數(shù)字化檔案建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化
網(wǎng)絡(luò)連接著世界，利用檔案的傳媒實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空的嬗變，網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理、查詢和集成在一起，發(fā)揮出強(qiáng)大的整體效應(yīng)。只有加快檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)行一體化管理，避免信息資源在產(chǎn)生者那里無效保存導(dǎo)致的浪費(fèi)和價(jià)值生命的縮短，確保檔案信息價(jià)值得到最充分的利用，使檔案這一人類共同的文化遺產(chǎn)被人們共享，才能推進(jìn)世界上多種文化共生和交融。
館藏資源數(shù)字化、空間虛擬化、信息資源共享化、服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化和傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息社會(huì)化這些特征表明，加快檔案數(shù)字化建設(shè)符合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
1.檔案管理自動(dòng)化
這是對(duì)檔案自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)管理問題是基礎(chǔ)性的，它是開展檔案數(shù)字化工作的前提條件。
2.檔案信息管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化。檔案信息組織形式從紙張上順序的、線性方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式。索引文件、超文本技術(shù)等使得信息可以按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，這為方便用戶檢索、提高檢索效率奠定了基礎(chǔ)。
3.檔案信息存儲(chǔ)海量化
傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化，需要機(jī)讀系統(tǒng)和機(jī)檢系統(tǒng)提供海量存儲(chǔ)介質(zhì)予以保存；而電子文件∕檔案的管理，更需要有海量的存儲(chǔ)系統(tǒng)作為技術(shù)支持。因而，各個(gè)物理位置的檔案保管單位，必須采取海量存儲(chǔ)技術(shù)。
4.檔案信息社會(huì)化
傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案在一段時(shí)間內(nèi)只能供一個(gè)使用者使用，其他讀者如果也想獲得這種檔案信息，則必須上檔案部門排隊(duì)等待，因而，很難實(shí)現(xiàn)真正意義的檔案信息服務(wù)化。世界上一些藏有極其珍貴檔案和文物的檔案部門為了保護(hù)這些檔案、文物，每年只批準(zhǔn)每月2000名左右的學(xué)者和專家來此研究。為此，很多學(xué)者等了數(shù)年也依然無法如愿。如果建立了數(shù)字檔案，這個(gè)問題迎刃而解。利用者在任何時(shí)間任何地點(diǎn)都可以進(jìn)入檔案部門查找資料，可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上利用，這些檔案、文物則可以得到真正永久的保存與收藏，也實(shí)現(xiàn)了真正意義上的檔案信息服務(wù)社會(huì)化。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；對(duì)策
當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計(jì)算機(jī)技術(shù)、大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化不斷取得進(jìn)展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題（一）貫徹實(shí)用原則問題 實(shí)用，就是從本企業(yè)、本單位的實(shí)際需要出發(fā)，選擇那些應(yīng)用計(jì)算機(jī)后確實(shí)能夠獲得比手工勞動(dòng)優(yōu)越實(shí)效的項(xiàng)目。離開實(shí)用原則，就會(huì)使計(jì)算機(jī)的應(yīng)用變?yōu)橐环N裝飾門面的累贅。有些企業(yè)檔案管理部門為迎接檔案管理升級(jí)的考核，草率地建立了計(jì)算機(jī)檢索科技檔案目錄系統(tǒng)。升級(jí)之后計(jì)算機(jī)便被閑置起來，造成極大的浪費(fèi)。要從實(shí)際需要出發(fā)，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應(yīng)用系統(tǒng)研制成功，就要及時(shí)投入使用，不應(yīng)閑置。（二）軟件開發(fā)應(yīng)用問題目前我國各地檔案部門已建立的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復(fù)，是一種浪費(fèi)。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時(shí)封鎖一技之長的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)當(dāng)注重借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，重視通用軟件開發(fā)應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作，通用軟件提供靈活擴(kuò)充的功能和自編程軟件接口。各企業(yè)相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。（三）計(jì)算機(jī)應(yīng)用兩種知識(shí)的結(jié)合問題在應(yīng)用計(jì)算機(jī)的開發(fā)試驗(yàn)中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員去研制，因?yàn)樗麄儗?duì)檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實(shí)用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對(duì)改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)有著科學(xué)的創(chuàng)想，才能搞好計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計(jì)與應(yīng)用，既要重視計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，二者缺一不可。
（四）檔案工作缺乏制度化的管理程序 當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。 （五）企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則 企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
二、解決檔案現(xiàn)代化管理問題的對(duì)策
1.研究制定總體規(guī)劃，加強(qiáng)宏觀管理根據(jù)檔案現(xiàn)代化管理的要求，盡快地制定出我國檔案部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)化處理、管理的方向及戰(zhàn)略，制定一個(gè)周密、系統(tǒng)的檔案計(jì)算機(jī)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定進(jìn)行檔案整理、編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)完成檔案館日常管理活動(dòng)的目標(biāo)和實(shí)施辦法。從整體規(guī)劃著手，開發(fā)通用性軟件。以減少差別。2.實(shí)行檔案工作改革，制定可行的規(guī)劃現(xiàn)代化技術(shù)的采用要求有與之相適應(yīng)的管理體制和管理方法，如果將不斷進(jìn)步的現(xiàn)代化技術(shù)束縛在一成不變的傳統(tǒng)管理體制和方法之中，是不可能充分發(fā)揮其效能的。提高檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)技術(shù)能力。改變與檔案信息自動(dòng)化管理不相適應(yīng)的傳統(tǒng)工作手段與方法。改革要以有利于檔案信息資源的開發(fā)，有利于現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，有利于提高檔案工作質(zhì)量和效率，有利于節(jié)省人力、物力、財(cái)力的支出為原則，凡是不符合這一原則的機(jī)構(gòu)、制度都應(yīng)進(jìn)行調(diào)整和完善，從而創(chuàng)造出新的高效化組織形式和管理方法。3.積極組織力量進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)
重視檔案管理現(xiàn)代化通用軟件的開發(fā)和成果推廣。開發(fā)和研制通用性軟件，是節(jié)省經(jīng)費(fèi)、減少人力浪費(fèi)的有效方法：另外，還要加強(qiáng)部門之間的交流和協(xié)作，避免軟件開發(fā)的低水平重復(fù)，及時(shí)地使檔案信息自動(dòng)化處理和管理技術(shù)能夠得到推廣和普及。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)并存
兩種不同載體檔案的特點(diǎn)，可以歸納為：紙質(zhì)檔案便于長久保存，而利用不方便：電子檔案利用便利，但難于永久保存。鑒于這種情況，兩種載體檔案應(yīng)并存，互相取長補(bǔ)短，真正做到既重視電子檔案。又能正確對(duì)待紙質(zhì)檔案，但應(yīng)注意兩種檔案的一致性，形成新形勢(shì)下檔案工作的新特點(diǎn)，充分開發(fā)各類檔案信息資源，為社會(huì)服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時(shí)代繼續(xù)得到全面發(fā)展。無論知識(shí)載體發(fā)生怎樣的變化，都需要檔案部門對(duì)一切知識(shí)的記錄進(jìn)行收集，不能因電子文件的方便、快捷而忽視對(duì)紙質(zhì)檔案的收集。5.提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)就必須注重人才的培養(yǎng)實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備，檔案管理手段越是先進(jìn)，對(duì)檔案工作者的專業(yè)化素質(zhì)要求越高。即要求檔案管理人員：不僅要懂檔案管理業(yè)務(wù)，還要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理。否則根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子檔案的管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。同時(shí)。還要加強(qiáng)外語知識(shí)的學(xué)習(xí)。培養(yǎng)具有開拓進(jìn)取和創(chuàng)新意識(shí)的復(fù)合型人才。只有這樣，檔案管理人員才能立足于現(xiàn)代化技術(shù)陣地，為檔案的現(xiàn)代化管理開辟一條新出路。另外，要建立起激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，加快人才的成長速度，并讓這些人才穩(wěn)定在檔案部門中，以建立起一支既掌握現(xiàn)代化科技知識(shí)與技能、了解檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)，又具有專業(yè)熱情，有為檔案事業(yè)做貢獻(xiàn)思想的檔案人才隊(duì)伍。6.強(qiáng)化信息系統(tǒng)，維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全針對(duì)我國目前網(wǎng)上檔案信息資源開發(fā)工作存在許多缺陷的情況，各級(jí)檔案部門應(yīng)積極更新思維，充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)來改造現(xiàn)有的開發(fā)工作，積極建立自己的檔案信息網(wǎng)站或網(wǎng)頁，并且積極把本網(wǎng)站(頁)與其他國內(nèi)外檔案網(wǎng)站(頁)進(jìn)行鏈接，形成一個(gè)巨大的信息資源網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。為此。各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上信息資源開發(fā)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，組織制訂網(wǎng)上信息資源開發(fā)工作的規(guī)劃、目標(biāo)、功能要求等。館際之間、館室之間應(yīng)通力合作，組織協(xié)調(diào)。通過網(wǎng)上檔案信息資源開發(fā)，一方面，使檔案信息超越了時(shí)空的限制。擴(kuò)大了利用范圍，為社會(huì)各界的利用工作提供極大便利；另一方面，也展示了自己，提高了檔案工作的地位，增強(qiáng)了人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展帶來的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題也層出不窮。
結(jié)束語
隨著我國檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，抓住計(jì)算機(jī)技術(shù)革命帶來的良好機(jī)遇，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
教學(xué)檔案是各級(jí)各類學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中直接形成的，有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體等，具有有機(jī)歷史聯(lián)系的文件體系。
高校教學(xué)檔案全面、客觀、準(zhǔn)確地反映了我國高等教育事業(yè)的發(fā)展情況，它無論在總結(jié)教育工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)方面，還是在探索、掌握教育工作的規(guī)律方面作用重大。因此，提升教學(xué)檔案管理工作的水平，可以為學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量的提高提供服務(wù)和保障。
一、教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀
（一）教學(xué)檔案工作人員情況
目前，教學(xué)檔案在絕大多數(shù)院校由一名專職的檔案人員負(fù)責(zé)，這名檔案人員還可能負(fù)責(zé)其他類別的檔案工作，如會(huì)計(jì)檔案。
教學(xué)檔案工作人員的職責(zé)是：（1）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》，嚴(yán)格遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行各項(xiàng)程序。（2）做好教學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等工作。（3）督促、檢查、指導(dǎo)相關(guān)部門做好歸檔工作，并做好移交登記。建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，為上報(bào)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表做好基礎(chǔ)工作。（4）編制必要的檢索工具和參考資料，以及各種匯編工作。（5）做好教學(xué)檔案的鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，對(duì)超過保管期限的案卷和失去保存價(jià)值的教學(xué)檔案，要認(rèn)真審查，按照審批手續(xù)進(jìn)行銷毀。（6）工作認(rèn)真細(xì)致，提供利用教學(xué)檔案要主動(dòng)、熱情、迅速、準(zhǔn)確。（7）增強(qiáng)宣傳意識(shí)，不失時(shí)機(jī)的宣傳檔案工作的重要性，擴(kuò)大教學(xué)檔案工作的影響。
（二）教學(xué)檔案工作制度建設(shè)情況
隨著教學(xué)檔案工作廣泛而深入的開展，教學(xué)檔案工作制度必須適應(yīng)其快速多變的發(fā)展特點(diǎn)。為此，各高校給予高度重視，不少院校將教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度根據(jù)本校的實(shí)際情況，重新修訂，其中主要包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等一系列制度，如《××大學(xué)教學(xué)類檔案管理辦法》，明確了教學(xué)檔案工作者的崗位責(zé)任和工作規(guī)范要求。
此外，伴隨著國家檔案部門、教育部門相繼出臺(tái)的高等學(xué)校檔案工作評(píng)估活動(dòng)，為傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式注入了生機(jī)與活力，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的“閉門造車”、“百花齊放”的局面。多數(shù)院校均根據(jù)本單位教學(xué)檔案管理的實(shí)際情況，按照評(píng)估的原則要求，對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行了重新整理，在經(jīng)過整改的陣痛后，各高校的教學(xué)檔案管理逐漸走上了科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理軌道，并為各校的檔案管理的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)情況
筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前，大多數(shù)高校都配備了密集架、服務(wù)器、空調(diào)、防盜門窗、高速掃描儀等，使檔案庫房具備了防火、防盜、防潮、防蟲蛀等功能，這就為教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理提供了設(shè)施保障，為長期安全、完整地保護(hù)好教學(xué)檔案創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。但應(yīng)當(dāng)看到是，教學(xué)檔案的數(shù)字化程度多數(shù)停留在目錄級(jí)數(shù)字化，只有一些學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案部分實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化。
（四）教學(xué)檔案利用服務(wù)工作情況
教學(xué)檔案主要來源于學(xué)校的教學(xué)工作、教育活動(dòng)領(lǐng)域，是真實(shí)的歷史記錄與成果表現(xiàn)形式，是教學(xué)人員、教務(wù)工作人員智慧的結(jié)晶和辛勤的勞動(dòng)成果。人們要不斷創(chuàng)新、開拓，需要查考和借鑒已有的歷史資料和知識(shí)成果。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，從利用教學(xué)檔案的人員來看，主要是教師、學(xué)生，占85%以上，其次為教務(wù)部門人員，這與教學(xué)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域有關(guān)，它來源于教學(xué)領(lǐng)域，服務(wù)于該領(lǐng)域的教學(xué)人員。從某校近3年的統(tǒng)計(jì)數(shù)字看，校內(nèi)利用3 880卷，校外利用1 557卷，校內(nèi)人利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于校外人員利用。
利用學(xué)籍、成績檔案出現(xiàn)高峰期。檔案館（室）集中管理全部校歷年的學(xué)生學(xué)籍、成績檔案。近幾年，隨著改革開放形勢(shì)的發(fā)展，前來利用學(xué)籍、成績檔案的人越來越多。也從該校近3年教學(xué)檔案利用情況看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年達(dá)815人次，呈逐年上升趨勢(shì)。從利用目的看，有的為升學(xué)、晉級(jí)，有的為辦理離退休，有的為人才交流或工作調(diào)動(dòng)，有的為教齡、工齡和辦理畢業(yè)證明，更多的是為出國留學(xué)查詢成績。利用學(xué)籍、成績檔案目前呈現(xiàn)高峰期。從利用年齡層次看，青年人居多，中年人次之，80歲以上的老校友也有。
二、教學(xué)檔案存在的主要問題
近年來，隨著我國高等教育管理體系改革的深化和高等教育的迅速發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理工作也出現(xiàn)了許多問題。高校教學(xué)檔案工作者只有不斷研究、解決這些問題，才能適應(yīng)高等教育改革和發(fā)展的需要，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為高校的改革和發(fā)展服務(wù)。
（一）教學(xué)檔案收集難
收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，“收集工作是文件向檔案轉(zhuǎn)化的第一環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)和工作難度最大的環(huán)節(jié)?！盵1]然而，在教學(xué)檔案的收集中，仍然存在不少問題。
1.教學(xué)檔案的收集不齊全
教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)、教輔單位，校、院、系（部）沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學(xué)秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容不夠了解，以至于相當(dāng)一部分教學(xué)材料散存于部門、個(gè)人手中或者沒有及時(shí)收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整。例如，有的學(xué)校在準(zhǔn)備備查資料時(shí)，找不到完整的教學(xué)改革會(huì)議材料、有關(guān)的專題材料及教學(xué)大綱、優(yōu)秀教案、自編教材、教學(xué)科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點(diǎn)課程建設(shè)有請(qǐng)示報(bào)告、審批表，但缺少上級(jí)主管部門的正式批復(fù)或具體實(shí)施過程中形成的材料等等，為了迎接本科教學(xué)水平評(píng)估，雖然按照要求進(jìn)行了補(bǔ)充，但在人力、物力、時(shí)間上造成很大浪費(fèi)，對(duì)日常的教學(xué)工作也帶來一定的影響。
2.教學(xué)檔案的收集不規(guī)范
教學(xué)檔案的收集帶有隨意性。盡管有的學(xué)校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”[2]的收集，而不重視本處（室）、系（部）自己產(chǎn)生的教學(xué)材料的收集；有的有正文，無發(fā)文底稿或簽批單，有的材料殘缺不全，有的證件缺附件，有的批復(fù)無請(qǐng)示，有的同一份材料重復(fù)收集等等，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復(fù)印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規(guī)范等。
3.教學(xué)檔案的內(nèi)容沒有與時(shí)俱近
教學(xué)檔案的歸檔范圍主要包括綜合類、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位類、畢業(yè)生類、教材類。然而，隨著高校教育體制改革和本科教學(xué)水平評(píng)估工作的開展，各大院校在迎接評(píng)估、檢查的過程中，形成了許多新類型的檔案材料，如“211工程檔案”、“教學(xué)評(píng)估檔案”等等，這些檔案的歸屬問題，現(xiàn)已成為各大院校檔案工作者爭(zhēng)論的焦點(diǎn)。有的學(xué)校為了穩(wěn)妥起見，不破壞高校檔案原有的分類體系，把“211工程檔案”、“教學(xué)評(píng)估檔案”作為一個(gè)個(gè)獨(dú)立的專題來管理。筆者認(rèn)為這是與國家制定的原有的分類體系相違背的，211工程和本科教學(xué)水平評(píng)估主要是為提高高校的教學(xué)質(zhì)量服務(wù)的，應(yīng)該歸入教學(xué)檔案的歸檔范圍。
（二）教學(xué)檔案利用的不充分
1.注重基礎(chǔ)工作，忽視利用工作
長期以來，領(lǐng)導(dǎo)僅僅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差錯(cuò)作為評(píng)價(jià)教學(xué)檔案工作優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)。因此，從指導(dǎo)思想到工作安排，都著重強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)工作，將利用工作放在次要地位。教學(xué)檔案工作人員也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鑒定等工作環(huán)節(jié)上，常常埋頭于大量的文件材料之中，無暇顧及各方面的利用需求去開展利用和編研工作。
2.提供利用方式單一
作為教學(xué)檔案工作的目的和重點(diǎn)――利用工作迫切要求加強(qiáng)教學(xué)檔案開發(fā)的速度與數(shù)量。而目前教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作與其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作相比尚顯薄弱。利用工作多限于被動(dòng)式的你查我調(diào)、等客上門的單一服務(wù)方式，而主動(dòng)開發(fā)教學(xué)檔案為用戶服務(wù)的工作，做的還很不夠。管理教學(xué)檔案的工作人員，又多拘泥于傳統(tǒng)的手工勞作―訂訂裝裝、抄抄寫寫，因而根本無暇顧及編研開發(fā)教學(xué)檔案資源。即使做了一些編研開發(fā)工作，也因重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量，盲目開發(fā)，所以開發(fā)出來的產(chǎn)品也大多流于形式，停留于表面，層次較淺，具有一定深度的編研產(chǎn)品所占比例較少，時(shí)效性、針對(duì)性較差，相反卻造成了人力、物力、財(cái)力的極大浪費(fèi)，產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。
（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)水平參差不齊
高校檔案部門基本配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，但目前教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作大多處于相對(duì)落后的狀態(tài)，教學(xué)檔案的檢索體系比較單一，計(jì)算機(jī)在教學(xué)檔案管理中的作用還沒有得到充分發(fā)揮。教學(xué)檔案材料從收集、整理到保管、利用等環(huán)節(jié)主要依靠傳統(tǒng)的手工操作，工作進(jìn)度慢，利用效率低。
目前，大多數(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化還停留在案卷級(jí)、文件級(jí)目錄上，有的甚至還是一片空白，要想看到教學(xué)檔案全文，還得通過手工檢索，這不僅影響檔案的利用效率，也不利于檔案的保護(hù)。
在新形勢(shì)下做好法院檔案工作，對(duì)加強(qiáng)法院制度建設(shè)，提高法院管理水平具有十分重要的意義。院黨組對(duì)此項(xiàng)工作給以高度的重視。加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成院長具體抓，辦公室主任具體干的良好局面。配備了3名專職檔案員，做到了工作有人管，事情有人辦，為檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化、制度化建設(shè)，我院健全了各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范了管理。保證了檔案管理工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)，有效地防止不規(guī)范借閱、調(diào)檔現(xiàn)象，確保檔案安全保密。多年來，我院從未發(fā)生過一起泄密、損毀、丟失和卷宗被盜事件。
檔案工作人員在工作中能夠做到認(rèn)真執(zhí)行工作紀(jì)律，努力履行工作職責(zé)，按照標(biāo)準(zhǔn)開展檔案及庫房的環(huán)境、衛(wèi)生及安全情況的檢查。院領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)進(jìn)行檢查督促，保證了管理工作的經(jīng)常性和有序性。在審判工作中，我院注重檔案工作的適時(shí)性，平時(shí)注意加強(qiáng)檔案安全教育，每逢節(jié)假日，都要對(duì)檔案保管工作進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和警示。制定了相應(yīng)的措施，切實(shí)做好案件的交接、卷宗的交接和歸檔及保密工作，由于責(zé)任明確，措施到位，使檔案工作得到有序開展。
二、高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，加強(qiáng)歸檔工作
隨著司法透明度的不斷加強(qiáng)，對(duì)案卷質(zhì)量的要求也越來越嚴(yán)格，為保證卷宗質(zhì)量，我們根據(jù)上級(jí)的要求，按照裝訂順序，裝訂內(nèi)容等項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行檢查驗(yàn)收。一是加強(qiáng)并完善了案件月歸檔報(bào)結(jié)制度。在案件自查中，發(fā)現(xiàn)有的案件報(bào)結(jié)后，卷宗長時(shí)間不能歸檔。針對(duì)這一問題，我院推行了歸檔報(bào)結(jié)制度，承辦人員當(dāng)月報(bào)結(jié)的案件，首先將裝訂好的卷宗送交院案件評(píng)查室進(jìn)行卷宗評(píng)查歸檔，并由評(píng)查人員簽字確認(rèn)后報(bào)結(jié)案，承辦人員按收到的結(jié)案通知書具體報(bào)結(jié)案件。院立案庭按結(jié)案通知書統(tǒng)計(jì)結(jié)案數(shù)量，對(duì)沒有結(jié)案通知書的，視為未結(jié)案件，不予結(jié)案統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，我院還在年初的目標(biāo)管理實(shí)施辦法在和制定了相應(yīng)的措施加以約束，確保此項(xiàng)制度得以全面執(zhí)行。此項(xiàng)措施有效地解決了報(bào)結(jié)案件的歸檔問題，實(shí)現(xiàn)了當(dāng)月報(bào)結(jié)案件的卷宗除上訴的外，其余當(dāng)月全部歸檔入庫，消滅了案件報(bào)結(jié)后不歸檔的現(xiàn)象。二是嚴(yán)把卷宗上架關(guān)。院辦公室和檔案管理員認(rèn)真按照上級(jí)法院要求，嚴(yán)格把關(guān)，在驗(yàn)收中，如發(fā)現(xiàn)不合格卷宗，退回承辦人重新整理，直到完全合格，從而使入庫的檔案全面達(dá)到了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
三、加強(qiáng)檔案建設(shè)，提高管理水平
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案工作的前提。隨著審判工作的快速發(fā)展，我院受理的各類案件逐年增加，案卷歸檔工作也日趨繁重，為適應(yīng)審判工作的需要，努力加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在辦公經(jīng)費(fèi)十分緊張的情況下，確保安全保護(hù)措施落到實(shí)處，及時(shí)更換了檔案室原來陳舊設(shè)施；同時(shí)根據(jù)檔案管理的特殊要求，購置了防腐、防蟲劑，添置了空調(diào)機(jī)、計(jì)算機(jī)、滅火器等設(shè)施，檔案室基本上保持了夏不熱、冬不冷，使我院的檔案庫初步達(dá)到了具有現(xiàn)代化硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化庫房。 XX年共整理歸檔卷宗 卷 冊(cè)。此外，我們不斷健全檔案門類，設(shè)立文書、訴訟、會(huì)計(jì)、基建、聲像、圖片等不同類別的檔案。
四、強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高隊(duì)伍素質(zhì)
為做好檔案管理工作，圍繞要有一支人員穩(wěn)定、專業(yè)技術(shù)過硬的檔案干部隊(duì)伍，我院建立健全與職能任務(wù)相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，按照規(guī)定配備專職檔案干部；注意與上級(jí)法院和兄弟法院間的交流與溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)缺陷和不足；積極參加市中院和當(dāng)?shù)貦n案局舉辦的培訓(xùn)班，加強(qiáng)檔案管理干部隊(duì)伍及業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
五、加強(qiáng)檔案開發(fā)利用，主動(dòng)開展有效服務(wù)。
