發(fā)布時間：2023-06-05 15:20:08
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人力資源檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
前言：
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關系①，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動力；同時人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展狀況之下，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。
因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應對對策，以期能更好地發(fā)揮其應有的職能，進而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。
1. 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題
首先，在人事檔案中保證真實性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實性，也就失去了可利用的價值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴肅性，這也就嚴重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權(quán)威性和嚴肅性，影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補充計劃的完整協(xié)調(diào)性，不能準確的做出制度和政策，從而是企業(yè)錯失發(fā)展機遇，給未來的人力資源調(diào)配帶來嚴重的負面意義[2]。
其次，人事檔案是一個人一生，從學習到工作實踐全面客觀地真實記錄，認真的做好人事檔案管理工作，才能將其運用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實，過于簡單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導致不能真實的了解檔案中的人員信息，失去了價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值②。
第三，人事檔案管本文由收集整理理的不當，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源費效力。人事檔案
的整理和存檔是一個整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個人原因?qū)е聶n案不能及時歸檔和更新，就會給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現(xiàn)象破壞了人事檔案的完整性，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。
第四，人事檔案管理的手段好壞也關系到人力資源的開發(fā)。近幾年來，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于人事檔案管理的要求越來越科學化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，無法適應人力資源管理的發(fā)展趨勢，缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識，無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務。
2. 人事檔案在人力資源管理中的作用
首先，人事檔案可以為人力資源管理提供真實可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學習實踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應人才的基本特征和優(yōu)勢，通過有效的記錄能準確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，得到知人善用的目的。
其次，人事檔案關于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實的依據(jù)。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證國家或企業(yè)決策的科學化、合理化。
最后，人事檔案的存在可以在一定基礎上優(yōu)化人力資源的合理配置，實現(xiàn)人與物的完美結(jié)合，提高人力資源的使用效率和實用價值。人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源從容的面對和處理人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。
3. 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
第一，為了適應知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展，適應人力資源管理的發(fā)展趨勢，要切實提高人事檔案管理人員的素質(zhì)[3]。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們在引進高素質(zhì)人才的同時，也要注重對人員的后期培訓和學習，以不斷適應變化的人力資源發(fā)展趨勢，全面提高人事檔案人員的責任心和使命感，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。
第二，在管理過程中要建立健全合理的人事檔案管理制度。對于不適應新形勢、新情況的人事檔案管理規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化，適應人力資源管理的發(fā)展形式。
第三，要加快人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化進程。隨著時代的發(fā)展，檔案材料不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式對于檔案的查找?guī)硪欢ň窒扌?，帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項事業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻[1]。
關鍵詞：醫(yī)院人力資源；管理問題；廣安市；對策
中圖分類號：R197
文獻標識碼：A 文章編號：1674-9944（2016）05-0194-03
1 引言
醫(yī)院是一個集知識、技術(shù)于一體的人才密集型組織，隨著醫(yī)院人事制度不斷的深化改革，醫(yī)生逐漸從“醫(yī)院人”向“社會人”轉(zhuǎn)變。從而導致人才流動頻繁，醫(yī)生的執(zhí)業(yè)表現(xiàn)涉及到各個醫(yī)院，對人事檔案的管理提出了更高層次的要求。首先，醫(yī)院的人事檔案記錄了醫(yī)療人才的成長記錄，涉及到醫(yī)療人員的職稱晉升、技術(shù)培訓、薪資變更等方面的內(nèi)容。其次，人事檔案還為醫(yī)院評價人才、選拔人才、培養(yǎng)人才提供客觀依據(jù)。目前，很多醫(yī)院，尤其是地方基層醫(yī)院嚴重缺乏專業(yè)檔案管理人才，其管理人員檔案管理意識淡薄，部門之間不能充分協(xié)調(diào)合作，致使人事檔案中記錄不全，查找困難等問題日益突出，使檔案本身不能發(fā)揮應有的作用。因此，有必要找到影響廣安市人民醫(yī)院實際人事管理漏洞的原因，并采取有效措施解決實際問題。
廣安市人民醫(yī)院是集醫(yī)、教、研一體的國家三級甲等綜合性醫(yī)院、全科醫(yī)學培訓臨床實踐基地、川北醫(yī)學院非直管附屬醫(yī)院、瀘州醫(yī)學院教學醫(yī)院、廣安市醫(yī)療急救和技術(shù)指導中心、廣安市城鎮(zhèn)醫(yī)療保險和新型農(nóng)村合作醫(yī)療定點醫(yī)院、廣安市干部保健基地、廣安市繼續(xù)醫(yī)學教育基地。目前人才結(jié)構(gòu)為：現(xiàn)有在崗職工1400余人，其中，專業(yè)技術(shù)人員1250余人，大專以上學歷1150余人，博士、碩士49人，碩士生導師2名；高級專業(yè)技術(shù)人員136人，中級專業(yè)技術(shù)人員266人。
2 廣安市人民醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
2.1 人事檔案管理意識淡薄
不少醫(yī)院管理者認為醫(yī)院的核心與重點工作是治病救人，只要做好其中醫(yī)療病例歸檔管理工作就行了，導致在一定程度上忽視人事檔案的管理，廣安市人民醫(yī)院也不例外。人力資源是醫(yī)院發(fā)展的關鍵因素，如何引進人才、用好人才是醫(yī)院決策者常常思考的問題。人力資源檔案可充分為決策者識人、用人提供較為客觀的依據(jù)，不應當因為醫(yī)院經(jīng)營的利益而忽視人事檔案管理工作?？赡軐е箩t(yī)院管理者不懂得檔案管理方面的理論知識，檔案法制觀念淡薄，認為檔案管理工作無非就是把資料收集起來裝入檔案袋就可以了。
2.2 管理人員缺乏，管理職責不明
人事檔案記錄了醫(yī)務人員的職稱、職務、崗位、薪資的變更、技術(shù)培訓等各個方面，涉及了醫(yī)院臨床、醫(yī)技、職能、后勤等多個科室。由于醫(yī)院決策者人事檔案管理意識淡薄，大多數(shù)醫(yī)院人事檔案無專人管理，多數(shù)由個人管理自己負責的部分，沒有統(tǒng)一收集。具體而言，在廣安市人民醫(yī)院中，對于新入職的醫(yī)務人員來說，對他們的檔案管理就是簡單地把已有的檔案保存起來。然后通過查看已有資料將其職稱、薪資變更納入檔案記錄中。但是，新來人員的其他檔案如學習培訓、業(yè)務技術(shù)的成長等資料，如若不全或者自身覺得暫時不需要便不再收集，導致資料收集不完整。另外，檔案管理人員對所收集的資料常常由于業(yè)務繁忙而無精力整理，更談不上檔案信息的綜合分析與開發(fā)應用了?？傊?，廣安市人民醫(yī)院嚴重缺乏統(tǒng)一的管理機制，管理制度建設不足，管理人員職責不明，管理混亂。
2.3 醫(yī)院檔案數(shù)字化管理積極性不夠，人事檔案管理工作落后
隨著人才流動加速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為歷史趨勢。同時，由于電子檔案是一個較新的檔案管理方式，需要從事檔案管理的人員在一定程度上具備操作計算機的能力和較強的檔案管理意識。但是，由于一部分醫(yī)院檔案管理人員主動學習的意識較弱，即便醫(yī)院已為人力資源檔案管理配置了專屬的電腦，并開發(fā)了網(wǎng)絡信息平臺，但這些現(xiàn)代化的管理設備并沒有得到合理有效的利用，使得人力資源管理檔案涉及需要的部門協(xié)作中，還是用傳統(tǒng)的方式解決問題，從而使信息收集的全面性及準確性下降。
2.4 檔案管理人才缺乏致使檔案管理水平低下
醫(yī)院人事檔案管理還面臨著人才缺乏致使檔案管理水平低下的問題。具體而言，醫(yī)院人事檔案管理工作人員并不具備檔案管理專業(yè)能力，很多只是人力資源科兼職人員，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識，基本不符合現(xiàn)代社會對人事檔案管理人才的要求。此外，醫(yī)院領導僅僅把檔案管理工作單一定位為文件材料的收集和裝訂，致使人事檔案管理人員水平停留在經(jīng)驗上，由于得不到專業(yè)培訓機會，加之自身主動學習意識淡薄，無法第一時間把握檔案管理的前沿動態(tài)，在檔案管理中缺乏創(chuàng)新和活力，同時又造成了工作人員對檔案管理工作的熱情和積極性的普遍降低，這致使檔案管理水平徘徊不前。
3 對策與建議
3.1 增強檔案管理意識
為了充分調(diào)動領導者及檔案管理人員的檔案管理意識，醫(yī)院應該做到從上到下全面部署。首先，可以成立專門的檔案管理工作領導小組，配備專職檔案管理員，并堅持將檔案工作納入領導議事日程，每年年初由分管負責人提出具體工作任務，黨委集體研究解決工作中的實際問題，與其它業(yè)務工作一起部署、一起檢查、一起考核，確保檔案工作各項管理措施的落實到位。其次，要強化各層工作人員的責任意識。可以通過多種形式學習宣傳《檔案法》及上級業(yè)務主管部門、檔案部門的有關規(guī)定，使全院干部職工和檔案工作人員充分認識到檔案工作既是對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的重要事業(yè)，也是適應社會主義市場經(jīng)濟形勢發(fā)展變化的一項重要的系統(tǒng)工程。
3.2 完善檔案管理制度
人力資源部門要設立專人管理人事檔案制度，要把分散在醫(yī)院其他部門的信息統(tǒng)一收集、整理、建立檔案收集歸檔制度，檔案利用保管制度，檔案實時更新制度。嚴格遵循檔案管理期限、歸檔范圍的設定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責任和考核體系。
具體來說，就是醫(yī)院為保證整個系統(tǒng)檔案工作的正常運轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，可以制定相應的本院規(guī)章制度，例如《綜合檔案室工作職責》、《 檔案利用制度》、《閱文制度》、《庫房管理制度》、《各類文件歸檔制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》和《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》等一系列規(guī)章制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計、借閱、利用以及安全、保密等各個環(huán)節(jié)均建立健全完備的制度及措施，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，進一步規(guī)范了檔案工作行為，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道；在完善檔案室各項工作制度和檔案管理制度的基礎上，可以根據(jù)社會經(jīng)濟和國土資源事業(yè)發(fā)展的需求，積極做好檔案利用等制度的完善工作，加強日常檔案庫房的“四防”管理和利用管理，提高了檔案的社會價值。
總之，制度上要嚴格把好三關：一是把好收集歸檔關，二是把好檔案整理關，三是把好檔案保管關。
3.3 利用醫(yī)院信息化平臺，提高人力資源檔案管理水平
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢，更快、更便捷地搞好檔案服務，是我們面對的緊迫問題。醫(yī)院應以信息管理為突破，開發(fā)相應的檔案信息系統(tǒng)，對歷年來的各類檔案進行紙質(zhì)掃描，并按照分類號、主題詞、形成時間等輸入檔案信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。通過建立文檔一體化計算機管理，將各類文書的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、借閱以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理、提供利用相互銜接，形成一個有序的整體。目前醫(yī)院已開發(fā)了網(wǎng)絡信息平臺，要充分利用這些信息化條件，建立標準化的人事檔案信息，使檔案信息的全面性及準確性提高，便于檔案信息的綜合分析與開發(fā)利用，初步建成數(shù)字化檔案室，真正做到檔案信息的遠程傳輸和資源共享。
3.4 加強專業(yè)人才培養(yǎng)
醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)高低是做好檔案管理的關鍵，人事檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理，還包含了統(tǒng)計學和信息技術(shù)應用等，因此，為了提高醫(yī)院的檔案管理工作，就需要高度重視工作人員綜合素質(zhì)提高，然而在實踐過程中不少醫(yī)院檔案管理人員的檔案管理專業(yè)能力缺乏，不少人僅僅是兼職人員，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識，更談不上是具備較強的網(wǎng)絡處理能力和數(shù)字化信息服務能力，因此要加大力度對檔案管理人員的專業(yè)知識培養(yǎng)，定期安排工作人員進行進修或者參加技能培訓，時時更新他們的知識，增強創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，使檔案管理走向?qū)I(yè)化、規(guī)范化。
在這方面，廣安市人民醫(yī)院各處（室）可以調(diào)配思想素質(zhì)、文化素質(zhì)較高，熱愛檔案事業(yè)的同志從事兼職檔案工作，形成以醫(yī)院綜合檔案室為龍頭的檔案管理網(wǎng)絡，在檔案管理體制上實現(xiàn)規(guī)范化管理。另一方面，還應特別注重檔案人員業(yè)務素質(zhì)的提高，可以通過采取定期組織崗位培訓，選送檔案人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓等形式，不斷提高檔案隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和整體管理水平。
4 結(jié)詰
人力資源檔案信息對醫(yī)院來說具有十分重要的意義，只有使檔案管理更加規(guī)范、科學、高效，才能更好地為醫(yī)院服務。雖然現(xiàn)在醫(yī)院在檔案管理上還存在許多問題，對其存在的弊端積極主動探索，從制度層面、人員配備、信息化管理等方面下功夫，做到及時進行完善，這樣才會使得醫(yī)院人力資源檔案管理水平得到真正快速的提高。
參考文獻：
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1.1社會環(huán)境影響嚴重十的召開，提出了加快經(jīng)濟發(fā)展應該堅持社會主義市場經(jīng)濟的體制，很多企業(yè)只是也企業(yè)的經(jīng)濟效益放在首位，完全忽略人力資源檔案的重要性。因此在這種大的社會環(huán)境的嚴重影響之下，一些小的企業(yè)更是不重視人力資源檔案管理的價值的重要的意義，一味地進行投資和開發(fā)研究適合企業(yè)獲得經(jīng)濟效益的項目。這樣使得員工也同樣忽視它的重要性，導致整個社會出現(xiàn)這種不良的氛圍。這樣造成了只是重視追求利益而忽視了對人力資源檔案管理重要性的培養(yǎng)。
1.2缺乏健全的人力資源檔案管理制度體系企業(yè)人力資源檔案管理制度體系的不完善主要表現(xiàn)在難以收集企業(yè)人力資源。人力資源檔案歸檔范圍沒有明確的標準。比如不同行業(yè)的企業(yè)都有涉及內(nèi)容復雜的項目，并沒有明確的標準規(guī)定明確需要加入歸檔范圍的項目。如果只是根據(jù)不同行業(yè)的企業(yè)需要來確定，這具有相當困難的操作性而且很難實現(xiàn)。其次，企業(yè)的人力資源檔案形成需要許多的部門，這導致了形成途徑多而繁雜帶來的困擾。有時候每個部門不能明確自身的工作內(nèi)容，當真正出現(xiàn)問題的時候，各個部門互相推卸責任，不能及時找到負責的相關部門，嚴重降低了解決的效率。也會對檔案的收集產(chǎn)生不能忽視的影響。
2解決人力資源檔案管理問題的措施
2.1健全人力資源檔案的管理制度健全的人力資源檔案管理制度的建立是保證人力資源檔案管理工作順利進行的必要環(huán)節(jié)。首先企業(yè)應該建立正確的合理的人力資源管理制度，這樣才能實現(xiàn)檔案的有效管理，明顯避免不稱職的工作人員出現(xiàn)的工作態(tài)度不認真的問題。其次要求管理制度能夠簡明扼要，因為過于繁瑣的管理制度會導致人力資源檔案管理質(zhì)量的下降。再次是要保證管理制度的全面，由于企業(yè)的領導或者是員工都要遵守企業(yè)的人力資源檔案管理的制度，所以應該體現(xiàn)制度的公平性，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作保質(zhì)保量的完成。要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源管理制度。最后，要體現(xiàn)管理制度的威信和威嚴，必須明確獎懲制度。
2.2提高人力資源檔案管理功能人力資源檔案管理的功能應該進一步的得到提高和改善。這樣才能加強人力資源檔案管理記錄真實而且更加全面的內(nèi)容。這樣使人力資源的檔案管理能夠更好的實現(xiàn)其功能，保證企業(yè)在激烈的市場競爭中能夠長期穩(wěn)定的發(fā)展。
2.3提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)人力資源檔案管理的核心是人力資源的管理人員。由于很多企業(yè)的人力資源檔案管理人員的工作態(tài)度不認真或者缺乏專業(yè)技術(shù)知識，導致整體的人力資檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，這直接影響人力資源檔案管理工作的順利進行。所以提高人力資源檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有十分重要的意義。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式已經(jīng)漸漸地會被淘汰，所以人力資源管理人員應該掌握相應的計算機技術(shù)，不斷提高檔案管理能力，在企業(yè)定期的專業(yè)知識培訓中學到有利于人力資源檔案管理發(fā)展的知識的技能。
2.4人力資源管理的信息化建設過去長期以來，人力資源檔案管理模式都維持著全封閉或者是半封閉的狀態(tài)。所以對于對于開發(fā)和利用檔案信息資源的想法，就只是想想而已，如果真正想要實現(xiàn)這個目標，還是個挑戰(zhàn)而且還很有難度。這種落后的檔案管理模式制約著檔案信息共享的步伐。而且隨著信息時代的到來，這樣傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠滿足信息社會的各種需求。所以解決人力資源檔案管理信息化的問題迫在眉睫。企業(yè)越來越凸顯出需要人力資源檔案管理的信息化建設，這樣可以大大提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，同時還能夠極大程度的提高人力資源檔案信息資源開發(fā)利用的能力，最終實現(xiàn)實現(xiàn)人力資源檔案的信息資源共享。快速發(fā)展的科學技術(shù)對社會的每個行業(yè)的發(fā)展都帶來了十分巨大的挑戰(zhàn)，所以人力資源檔案管理應該擺脫傳統(tǒng)的管理模式，更加充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)人力資源檔案管理的新形式。所以應該利用信息化建設實現(xiàn)人力資源檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，信息化的應用能夠降低人力資源檔案管理的投入成本，而且能夠極大程度的規(guī)范業(yè)務流程，提高人力資源檔案管理的基礎管理。人力資源管理信息化建設，將先進的科學技術(shù)應用到企業(yè)的人力資源管理部門，實現(xiàn)更好的管理模式。
3結(jié)語
1.1人事檔案的內(nèi)容與特點
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。對于事業(yè)單位來說，人事檔案相當重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門[1]。
1.2人事檔案管理與人力資源的關系
人事檔案管理是人力資源管理在新時代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業(yè)是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進入人力資源工作的時候我們才能選拔出最優(yōu)秀的人才，最適合的人選。同時，這些人事檔案的收集和集中，也體現(xiàn)了我國對人才和人力資源工作的重視，同時使部門和企業(yè)更好更快地發(fā)展[2]。
1.3人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀與提升意見
我國人事檔案管理的做的技術(shù)化水平還是偏低，沒有一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當?shù)痊F(xiàn)象，對此我們應該加強人事檔案管理的技術(shù)水平，提升保密工作，提升檔案的標準化和系統(tǒng)化升級，運用數(shù)字化的專業(yè)技術(shù)，提升人力資源檔案的管理水平。對此我們給出以下幾點建議，首先，企業(yè)和部門應該對人才進行深入的了解，對人才的生活檔案和技術(shù)檔案進行一步步的記錄，樹立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強技術(shù)支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學習國內(nèi)外的先進理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進步，為人才選拔打下良好基礎。
2.國內(nèi)外人力資源檔案管理給我們的啟示
2.1國外人力資源檔案管理方法
在美國，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務員等國家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業(yè)的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國有著自己獨特的途徑。凡是在政府內(nèi)的公職人員，都會經(jīng)過考核，任命，培訓，退休等步驟。而在美國的各個州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會匯總到一個叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對人才進行集中的選拔[3]。
而私人人力資源檔案管理工作則更加的復雜，私人的人力資源管理模式是企業(yè)化，私人化的。在這里，它包括了一個員工從入職到離職甚至是死亡的一切過程，這些檔案中還包括員工的社保賬號，身份賬號還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經(jīng)理對員工進行深入的了解與考察，而且檔案本身不會接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。
在法國，這種情況又有所不同，法國的公務員制度是從上到下分級的檔案記錄制度，沒有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統(tǒng)記錄了公務員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國家借鑒。
2.2國內(nèi)人力資源檔案管理的特點
我國人事檔案的存儲由幾方面組成，如任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌[4]。
【關鍵詞】小微企業(yè);人力資源;檔案管理;問題對策
企業(yè)的人力資源檔案主要是形成在企業(yè)人力資源管理活動的過程中，由特定部門機構(gòu)認定的結(jié)果;人力資源檔案歸檔的內(nèi)容具有使用價值與保存價值。其次企業(yè)人力資源管理檔案以員工個人為單位進行集中保存，為今后企業(yè)的備查歷史及參考利用，因此對于企業(yè)人力資源管理工作的順利開展具有重要的促進作用。
一、人力資源檔案管理對小微企業(yè)的意義
（一）為企業(yè)對員工的甄選與人才利用提供參考依據(jù)
人力資源檔案常被企業(yè)視為人事信息資源庫，并且可以體現(xiàn)出不同員工的技能與潛在的特質(zhì)，對了解員工的潛能以及判斷其是否具備崗位所需能力等方面，提供有效的而參考依據(jù)。其次有利于企業(yè)進行有效的人才甄選與利用，鞏固企業(yè)的人才儲備隊伍;一方面企業(yè)的人力資源檔案還可以真實地記錄并且妥善保存企業(yè)各階段的文化發(fā)展與建設情況，并以圖片、文字或?qū)嵨?、影音資料等多種形式直觀地體現(xiàn)出來，充分地推動企業(yè)的組織文化取得更大進展。
（二）更好地發(fā)揮員工潛能并提高企業(yè)檔案管理水平
企業(yè)人力資源檔案的管理工作，是根據(jù)企業(yè)員工自身的發(fā)展與需要，建立起來的，并且記錄員工不同時間段的技能、知識等信息，可以視為企業(yè)對員工
的一種全面肯定與認同，從而體現(xiàn)企業(yè)重視員工。其次有利于提升現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理的信息化水平，從而確保了檔案管理工作的有效性，使得企業(yè)對員工檔案的查詢、存儲以及借閱過程變得高效與快速。
二、現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理面臨的問題
（一）現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案的管理意識薄弱
企業(yè)中的部分人員沒有重視人力資源檔案管理工作，單純的認為企業(yè)的檔案工作就是對員工個人的信息記載，將要填寫相關的個人信息就可以了，其他的獎懲、體檢、技能等信息無關緊要。其次部分人員還認為：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)自己的工作，與自己的利益與發(fā)展沒有多大關系，因此只要做好本職工作就不用管那么多了。加上少數(shù)小微企業(yè)中更強調(diào)日常的生產(chǎn)經(jīng)營，因此導致忽視了對員工人力資源檔案的管理工作，進而使得企業(yè)上下對員工的建檔問題顯得漠不關心，不利于企業(yè)人力資源管理工作的順利開展。
（二）企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)的人才
企業(yè)的檔案管理工作效率的快慢，將對企業(yè)的人力資源工作產(chǎn)生重要影響，因此對于企業(yè)的人力資源檔案管理工作者而言，應提高管理的技能，促進企業(yè)人資工作的順利進行。然而當前國內(nèi)小微企業(yè)中的檔案管理者缺乏必要的管理知識與技能，他們只能根據(jù)自己的經(jīng)驗，對員工的檔案進行分類歸檔，因此建檔過程中出現(xiàn)較多的檔案分類不明確、資料不齊全或缺失等現(xiàn)象。此外對于檔案信息的分類日常也忽視對其的整理，導致人力資源部門調(diào)用查看相關資料時，管理者很難在短時間內(nèi)檢索出來，進而影響了工作效率。
（三）人力資源檔案管理的制度體系仍有待健全
企業(yè)中的人力資源檔案管理制度對人力資源的歸檔范圍沒有進行明確規(guī)定，而且對于檔案的登記查看流程無明確規(guī)定，更有部分小微企業(yè)直接禁止查看員工的檔案，由此不利于全面了解員工的綜合動態(tài)。此外，小微企業(yè)中人事檔案管理的建立涉及到多個部門，但是這些部門并沒有真正配合人事部門建立員工檔案，甚至漠不關心或出現(xiàn)互相推卸責任現(xiàn)象，由于缺乏人事檔案管理規(guī)章制度，由此降低了企業(yè)檔案的建立與管理效率。
（四）人力資源檔案管理水平有限
目前很多企業(yè)人力資源檔案管理水平不高，管理的方式仍然以傳統(tǒng)的手工操作管理為主，而運用先進的信息技術(shù)與智能化技術(shù)進行檔案管理的水平偏低，導致人力資源檔案管理工作質(zhì)量和效益低。其次人力資源檔案管理人員沒有專業(yè)的技術(shù)水平，也沒有專業(yè)的知識，甚至有的人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓。所以他們對于人力資源管理工作沒有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開工作就怎樣展開工作，沒有考慮工作任務，更沒有認真完成工作的態(tài)度，嚴重影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。
（五）企業(yè)中的人力資源檔案管理缺乏硬、軟件設施
小微企業(yè)的人力資源檔案管理缺乏硬件設施，企業(yè)中沒有建立人力資源檔案的設備或檔案室，而是將部分辦公桌或儲物柜作為檔案的存放地點。時間一長導致檔案出現(xiàn)霉變、檔案紙質(zhì)受到破壞、出現(xiàn)蟲蛀或人為損壞、丟失等現(xiàn)象，影響了檔案質(zhì)量和完整，同時小微企業(yè)里基本沒有專業(yè)檔案管理軟件輔助管理檔案，人力資源檔案管理潛在的價值難以得到充分挖掘，影響了企業(yè)人力資源管理工作，不利于企業(yè)檔案管理工作的順利進行。
三、有效提高現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理之措施
（一）積極轉(zhuǎn)變觀念從而提高對人力資源檔案管理的重視意識
企業(yè)的管理者應重視對人力資源檔案管理工作，讓員工加深人力資源檔案對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、對員工自身價值的意識，確保企業(yè)的人力資源檔案管理活動能夠順利融入人力資源管理活動當中。其次培養(yǎng)現(xiàn)代小微企業(yè)員工的建檔、護檔的意識，同時企業(yè)的人力資源管理工作者，也應不斷強化員工的人事檔案管理與法治意識，較好地使企業(yè)員工認識到：人力資源檔案管理工作的價值對于員工自身發(fā)展發(fā)揮的重要意義，從而不斷地強化人力資源檔案管理的意識。
（二）加大對檔案管理人才的引進并建設檔案管理人才隊伍
小微企業(yè)的人力資源檔案管理工作，要想順利的進行離不開檔案管理人才的引進與培養(yǎng)，為此企業(yè)應積極引進檔案管理專業(yè)人才，提高對檔案管理者的技能培訓，從而確保順利開展企業(yè)的人力資源檔案工作。一方面積極參加檔案行政管理部門舉辦的檔案管理知識和業(yè)務培訓活動，邀請檔案管理專業(yè)人士到企業(yè)進行業(yè)務講座或指導，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識及管理水平與能力;另一方面需要積極加強企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人才隊伍的建設工作，不斷培養(yǎng)熟悉人力資源檔案管理信息技術(shù)的綜合型人才，更好地推動現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作取得更大的進步。
（三）企業(yè)應重視檔案制度的建設并規(guī)范管理
有效且完善的人力資源檔案管理制度，是順利開展人力資源管理工作的重要基礎與保障，為此提高企業(yè)人力資源檔案管理工作。企業(yè)應該積極建立行之有效的檔案管理規(guī)章制度，體現(xiàn)管理制度的威嚴與威信，有利于較快提高檔案管理工作的時效性。此外制度還應簡明扼要，避免出現(xiàn)過于繁瑣造成人力資源檔案管理工作質(zhì)量出現(xiàn)下降;通過各項制度的制定與有效實施，從而較快地提高人力資源檔案管理工作的水平，促進企業(yè)人力資源管理工作的順利發(fā)展。
（四）充分運用先進的技術(shù)提高人力資源檔案管理的效率與水平
企業(yè)人力資源檔案的管理者應該積極學習先進的檔案管理技術(shù)，進而有效結(jié)合計算機技術(shù)開展檔案管理工作，不斷提高企業(yè)人力資源檔案管理的效率與水平。其次管理者還應善于利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，有效減少人力資源檔案管理工作的投入成本并提高管理效率;明確規(guī)范檔案管理的各業(yè)務流程，確保企業(yè)檔案管理工作成效的準確性與有效性，促進企業(yè)更好地發(fā)展。
（五）進行人力資源檔案的信息資源與數(shù)據(jù)庫的建設
確保人力資源檔案管理工作的順利開展，還需要不斷進行人力資源檔案信息資源與數(shù)據(jù)庫的建設工作，從而大大減少人力資源檔案管理的經(jīng)營與維護成本。其次建立信息資源數(shù)據(jù)庫，有利于將企業(yè)員工的檔案進行細化，進而實現(xiàn)企業(yè)人力資源檔案信息的有效整合與實時共享，避免檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)泄密、失密以及檔案信息出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象。此外還可為企業(yè)今后的保存、查閱利用等方面，提供更加全面、完整且有效的信息，最終提高企業(yè)的人力資源檔案管理工作的質(zhì)量水平。
四、結(jié)語
因此，促進現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作水平的提高，應加大完善檔案管理的制度、提高對檔案管理工作的重視與意識，同時積極引進檔案管理綜合型人才，采用先進技術(shù)方法等有效措施，促進現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作的順利開展，最終推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻
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[3] 劉琴.人事檔案管理研究綜評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011（05）.
1改革人事檔案管理措施
創(chuàng)新人事檔案管理方法：網(wǎng)絡化管理，優(yōu)化局域網(wǎng)設置，可以針對醫(yī)院的人事檔案管理應用信息化手段，通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸、通信以及掃描、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，有效實現(xiàn)醫(yī)院網(wǎng)絡設備與醫(yī)院人事管理基礎設施之間的結(jié)合，加大醫(yī)院現(xiàn)代化設備投資，能夠提升醫(yī)院人事檔案管理效率[3]。使用網(wǎng)絡信息系統(tǒng)管理人力資源檔案信息，利用歸類能力強大的計算機及存儲能力的機器人助手，可以幫醫(yī)院檔案管理者更好地整理和分類檔案信息，提高醫(yī)院檔案工作效率與準確性，使醫(yī)院檔案管理發(fā)揮更大作用，在實際應用中具備可行性。健全人事檔案管理制度：對于人事檔案管理，應健全醫(yī)院的檔案管理制度，完善管理體制。避免檔案管理職能隔離，提升醫(yī)院檔案管理環(huán)境，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，確保人事檔案管理流程運作。強化人事監(jiān)管：由于醫(yī)院內(nèi)人事數(shù)據(jù)有保密性，因此要加強醫(yī)院人事檔案管理監(jiān)管，確保數(shù)據(jù)安全。對醫(yī)院人事數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控，均衡分配醫(yī)院人力資源，節(jié)約醫(yī)院人力成本[4]。
2醫(yī)院人力資源開發(fā)實踐
人事檔案信息化管理：對于醫(yī)院人力資源開發(fā)中，強化醫(yī)院的人事檔案管理方法，有效實現(xiàn)對人力資源人事檔案的網(wǎng)絡化管理[5-6]?？梢詫崿F(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案管理流程，充分發(fā)揮在人力資源管理中人事檔案的優(yōu)勢，將醫(yī)院人事檔案管理同人力資源管理相互結(jié)合，實現(xiàn)集中一體化管理。檔案具有流動性以及醫(yī)院之間良性競爭給人才檔案管理帶來問題，紙質(zhì)檔案管理以產(chǎn)生檔案錯漏、轉(zhuǎn)遞過程丟失、檔案偽造，加大了醫(yī)院人力資源開發(fā)難度。建立全國統(tǒng)一的醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)，從而可以利用計算機技術(shù)、檢索系統(tǒng)，針對醫(yī)院提供的人事檔案材料，進行鑒別、分類，并可實現(xiàn)遠距離查閱、轉(zhuǎn)遞，提升人事檔案管理的流動性，突破傳統(tǒng)人事檔案管理弊端，拓寬人力資源開發(fā)思路，使醫(yī)院人力資源開發(fā)工作得到提升。完善人事檔案管理制度：提升人事檔案管理員的計算機水平，強化其人事管理能力。在當下的大數(shù)據(jù)時代，要求醫(yī)院人事管理應重視信息化建設，對人事管理人員以及業(yè)務科室管理人才都應該開展信息化培訓，提高他們的專業(yè)知識和信息化素質(zhì)，為醫(yī)院人事檔案管理工作打下牢固基礎[7-9]。通過對人事檔案信息的分析，能夠預測醫(yī)院人力資源需求與可能適應的供給，能夠按醫(yī)院的人才發(fā)展規(guī)劃，制定出年度人才招聘的計劃，并且能夠合理配備醫(yī)院人員。充分利用信息化軟件創(chuàng)新醫(yī)院人事管理和人才管理形式，每位員工都有屬于自己的唯一固定代碼，以此來查看醫(yī)院員工的考勤信息。在人力資源開發(fā)中，針對醫(yī)院人事檔案管理工作，應該以醫(yī)院長遠發(fā)展與人才建設為立足點，強化提升人事檔案管理現(xiàn)狀，為醫(yī)院人力資源管理工作提供服務[10]。數(shù)據(jù)庫監(jiān)管人力資源檔案：在醫(yī)院人力資源開發(fā)中，針對人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，對醫(yī)院人事大數(shù)據(jù)進行實時、準確監(jiān)控，實時監(jiān)控人事資源，降低人事管理成本。信息化的推廣能夠縮短一些基礎事件的處理時間，提升工作效率。通過分析醫(yī)院現(xiàn)有的人事信息，從而整合相關人事信息資源，做好醫(yī)院人力資源開發(fā)工作，促進醫(yī)院長遠發(fā)展目前的實現(xiàn)[11-13]。選用安全、穩(wěn)定的人事管理應用軟件，加強醫(yī)院人事管理的內(nèi)部管理模式，提高人事檔案管理人員的自我管理水平，掌握計算機系統(tǒng)，同時還要熟悉醫(yī)院各項工作內(nèi)容，通過計算機更加科學合理地進行人事檔案管理。在醫(yī)院人力資源開發(fā)中，提高大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)，要加強大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理人員計算機應用、信息網(wǎng)絡等知識和技術(shù)的培訓，強化醫(yī)院人事檔案的制作、接收方法，使醫(yī)院人力資源開發(fā)工作面向現(xiàn)代化。綜上所述，加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源開發(fā)工作，對醫(yī)院人事檔案實施網(wǎng)絡化管理，可以應用信息化網(wǎng)絡技術(shù)，整合醫(yī)院人事檔案信息，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化存儲管理，有更好的管理效率，降低差錯率，提升醫(yī)院人力資源檔案管理質(zhì)量。
作者：樸麗花 單位：延吉市醫(yī)院
（一）人事檔案管理
企業(yè)的人事檔案管理是指企業(yè)通過記錄內(nèi)部每位員工的工作信息、個人及家庭信息等主要內(nèi)容，在企業(yè)人事活動過程中記錄員工的成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及思想品德，一員工個人為單位進行保存，為企業(yè)后續(xù)的信息查詢提供方便。企業(yè)人事檔案管理的主要目標在于管理、開發(fā)及利用企業(yè)人事檔案中包含的主要信息及內(nèi)容。企業(yè)業(yè)務檔案管理流程圖如圖1所示。
（二）人力資源管理
企業(yè)的人力資源管理是指企業(yè)高層決策人員在企業(yè)宏觀發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，通過人力資源職位及人力資源戰(zhàn)略分析，依據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，在獲取相應的人力資源的基礎上，利用科學的手段，對企業(yè)的人力資源進行一定的培訓、配置、考核及激勵等，在提升企業(yè)員工綜合素質(zhì)的基礎上，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標，保證企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，企業(yè)人力資源管理的過程主要有招聘與配置、績效管理、勞?庸叵倒芾懟⑿匠曖敫＠?管理等幾個方面。
（三）人事檔案管理與人力資源管理間的關系
總的來說，企業(yè)的人力資源管理工作包括人事檔案管理工作，企業(yè)的人事檔案管理對企業(yè)的人力資源管理工作具有積極的促進作用。通過企業(yè)的人事檔案管理工作，企業(yè)可有效的了解員工，通過對員工信息的初步掌握，對企業(yè)員工進行綜合的分析，企業(yè)的績效考核工作的有效開展，以企業(yè)人事檔案管理工作的開展為基礎，企業(yè)優(yōu)秀人才的選拔工作也以企業(yè)人事檔案管理工作的開展為基礎。人事檔案管理記錄了員工詳細的資料及信息，是反映員工發(fā)展情況的關鍵信息，企業(yè)人力資源管理的核心及對象是人，企業(yè)人力資源的規(guī)劃與設計以實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標為依據(jù)，注重企業(yè)內(nèi)部人員潛力及自我價值的實現(xiàn)。企業(yè)的人事檔案管理工作具有動態(tài)性、現(xiàn)實性、機密性及真實性的特點，使企業(yè)用人過程中進行人才考查及衡量的依據(jù)，是企業(yè)實施人力資源分配過程中必不可少的環(huán)節(jié)，企業(yè)的人力資源優(yōu)化配置，必須以其人事檔案管理為依據(jù)，通過人事檔案管理進行人才優(yōu)劣的判定。
二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用
（一）有利于企業(yè)內(nèi)外部員工整體質(zhì)量的提高
企業(yè)的人力資源招聘工作主要有內(nèi)部招聘及外部招聘兩種方式，企業(yè)的內(nèi)部招聘在人才選拔過程中主要從企業(yè)內(nèi)部員工中進行選擇，而企業(yè)的外部招聘主要從高效及社會來進行企業(yè)人才的招聘，企業(yè)的內(nèi)部招聘過程中，招聘人員忽略員工自身的專業(yè)級資質(zhì)，隨意招聘老鄉(xiāng)及校友，這種現(xiàn)象造成了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，不利于企業(yè)的內(nèi)部管理，企業(yè)通過有效的人事檔案管理工作，對員工的整體資料進行詳細的分析，合理的招聘企業(yè)人員，避免人員招聘及任用過程中的違規(guī)操作現(xiàn)象，保障企業(yè)員工的質(zhì)量，企業(yè)人員的內(nèi)部招聘過程中，通過對人事檔案管理資料的分析，可實現(xiàn)合理的內(nèi)部員工選拔與任用。
（二）有利于企業(yè)人力資源規(guī)劃的開展
企業(yè)的人事檔案管理工作包括了企業(yè)內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量及人才水平等方面的綜合信息，企業(yè)通過有效的人事檔案整理工作，可有效地進行企業(yè)人才的分類，實現(xiàn)企業(yè)對人力資源存量及具體情況的了解。例如，企業(yè)的人事檔案管理部門對企業(yè)內(nèi)部員工流動及退休人員的情況進行分析，幫助企業(yè)人力資源管理部門及時把握企業(yè)內(nèi)部人才流動情況，為企業(yè)未來的人力資源規(guī)劃設計提供重要的參考信息。因此，企業(yè)人事檔案管理工作有利于企業(yè)人力資源規(guī)劃的開展，實現(xiàn)企業(yè)未來更好的發(fā)展。
（三）有利于企業(yè)開展有效的員工培訓
企業(yè)為實現(xiàn)內(nèi)部良好的運行狀態(tài)，時常要對員工進行培訓，而企業(yè)培訓的效果，在于企業(yè)是否有效了解員工的實際工作需求，這就要求企業(yè)員工培訓具有針對性，企業(yè)的人事檔案管理工作，是企業(yè)了解員工的教育背景及工作需求的主要途徑，在企業(yè)內(nèi)部的年輕員工，其具有強烈的求知欲，因此，企業(yè)應注重對其進行新知識的培訓，但年齡較大的員工一般對企業(yè)的知識培訓存在較大的抵觸心理，企業(yè)應對其開展健康保健培訓，以充分調(diào)動起工作的積極性。
（四）幫助企業(yè)開展跨地域文化管理
在企業(yè)內(nèi)部，其員工一般來自于不同的地域，企業(yè)文化存在明顯的地域特征，因此，在企業(yè)管理過程中，管理人員應注重了解并分析員工帶來的地域文化，促進企業(yè)內(nèi)部跨地域文化的管理，避免企業(yè)內(nèi)部發(fā)生文化沖突，推動企業(yè)員工間的相互了解。企業(yè)的人事檔案管理工作通過對員工籍貫及工作經(jīng)歷進行詳細的分類，分析員工的文化特質(zhì)，對員工未來工作中可能存在的問題進行預測，并提出有效的解決策略，促進企業(yè)的跨地域文化管理。例如，企業(yè)可通過安排不同文化背景的員工交流，促進員工間的合作，有效提升企業(yè)內(nèi)部的凝聚力。
（五）有利于企業(yè)對員工實行有針對性的激勵手段
企業(yè)人事檔案管理中員工的檔案資料，是企業(yè)人力資源管理工作者詳細來了解每個員工工作需求的依據(jù)，按照馬斯洛的需求層次論，企業(yè)員工具有不同的需求層次，企業(yè)通過員工檔案資料的詳細分析，就可以了解員工的現(xiàn)實需要，制定有針對性的激勵手段，有效地激發(fā)員工的工作熱情。
三、結(jié)語
【關鍵詞】人事檔案 人力資源 人力資源管理
一、人事檔案在人力資源管理中的作用
1.提供真實可靠的信息
企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息。
2.提供重要的依據(jù)
人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業(yè)決策的科學化、合理化。
3.人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
二、人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境
盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：
1.終身雇傭制的打破，使人員流動成為可能，也使用工時限短期化，人事檔案的內(nèi)容不全面，反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓方面的材料很少，給企業(yè)選才、識才帶來了不便。
2.人事檔案內(nèi)容缺少真實性。近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息。而不真實的信息導致人事部門無法正確評估職工。
3.人事檔案缺少時效性。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當事人歷史的記錄，我國的人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會再審核鑒定，新放進去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當事人近期動態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息。
4.人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現(xiàn)當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。
5.當前社會價值取向較以往發(fā)生重大變化。從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應有的價值肯定。在企業(yè)中，機構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
三、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設的最前沿。
1.充實人事檔案的內(nèi)容
在傳統(tǒng)人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。
2.增強人事檔案的真實性
真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員(如高管、專業(yè)技術(shù)人員)應更為詳盡地收集其個人信息。傳統(tǒng)的個人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。
3.加強人事檔案的時效性
人事檔案應根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
4.加強人事檔案的現(xiàn)代化管理
人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高;隨著計算機網(wǎng)絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。
5.提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識
企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務素質(zhì)是促進企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓。同時，現(xiàn)有的檔案管理人員也應當努力學習現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。
通過各種手段，如通過展覽，展現(xiàn)出檔案工作的各項職能；利用培訓班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的社會環(huán)境。
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