發(fā)布時間：2023-06-12 16:02:09
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的專業(yè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一檔案管理專業(yè)教學存在的問題
檔案管理專業(yè)是高職院校文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的主干課程，也是文秘工作者必須掌握的基本技能。高職院校培養(yǎng)的文秘人員，是直接服務于社會的專業(yè)人員。目前社會需要文秘人員的單位既有黨政機關(guān)、大型企業(yè)，也有小型企業(yè)。在一些小型企業(yè)，文秘常常身兼數(shù)職，既是領(lǐng)導者的助手，又是檔案管理者。而小型企業(yè)的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)部資料，又有相關(guān)人事。而文秘人員只有充分了解檔案管理的規(guī)律、性質(zhì)和作用，才能有效開展自己的工作，使自己的工作有條不紊。而做到這一點，就必須要在“檔案管理專業(yè)”中學好這門課。目前，我國的檔案管理專業(yè)在教學中還存在一些問題，阻礙著該專業(yè)的發(fā)展。首先，在教學方式上，目前的檔案管理教學還存在著填鴨式的教學方式。教師在講課時，只注重理論傳授，缺少與學生的互動。更缺少學生的參與。檔案管理本來就是一件比較枯燥的工作，需要工作者的耐心和細心才能完成。這份工作性情急躁的人難于勝任。在教學中如果用枯燥的方式進行講授，很難使學生產(chǎn)生興趣。其次，是教材方面的原因。目前的檔案管理專業(yè)教材大多是本科所用教材，偏重于理論性。而高職教學的目標是偏重于實用性，學生掌握了相關(guān)技能，就要馬上投入到工作實踐中。這樣的教材就和生活嚴重背離。理論性的教材內(nèi)容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高職學生很難掌握。并且這些概念性知識在以后的實際工作中，并沒有多少使用價值。隨著計算機的普及，當前的檔案管理已經(jīng)采用電腦操作，以前的檔案管理，工作重點在管理方面，檔案制作是文秘人員的工作，但在計算機時代，檔案管理已經(jīng)成為“文檔一體化”，將文秘和檔案管理集于一身。但教材中卻沒有體現(xiàn)這一點。第三個問題是課程設(shè)置問題，目前的檔案管理課程偏重于理論學習，輕視了手工操作。檔案管理是個細心加耐心的復雜工作，在工作中需要手眼腦并用。因此這門課程需要不斷地進行訓練，才能掌握技巧，尤其是目前的“文檔一體化”，更是要以實際操作為主。如果只重視理論，將來學生走上工作崗位就會出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。第四個問題是教師存在的問題，目前檔案管理專業(yè)的教師，大多數(shù)是文檔一體化之前的教師，他們對于這種與電腦相關(guān)的檔案管理黑沒有完全適應，因此在教學中也不能將這種新操作方式傳給學生。一些學生常常在學校學不到這類知識，還是在實習階段自己通過實習，向從事這門技術(shù)的專業(yè)人員學來的。
二檔案管理專業(yè)改革的途徑探索
檔案管理專業(yè)的教學改革要從以下幾個方面做起。
（一）改善教學方式
進入新世紀以來，我國各行各業(yè)都重視對專業(yè)人才的使用。過去，一些小型企業(yè)的文秘工作，一般都是找個中學生來代替，或者是家族企業(yè)的家屬擔任。但進入新世紀以來，企業(yè)管理越來越專業(yè)化，小型企業(yè)和家族企業(yè)也步入正規(guī)化。因此文秘人員的市場需求也越來越大，在教學方式方面，要將實用型人才的培養(yǎng)放在首位，而實用性就是要強調(diào)學生的動手能力。在教學檔案管理這門課程時，要強調(diào)檔案的重要性。像我國目前就有很多與檔案有關(guān)的電視節(jié)目，如《國寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關(guān)，可以將這些內(nèi)容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學生明白檔案管理的重要性。在教學課程中，教師要鼓勵學生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關(guān)檔案，來強化他們的理論知識。
（二）改善教材內(nèi)容
高職教育是目前我國高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實用性掛鉤，編寫適用于高職學校使用的教材。增加實用性和現(xiàn)代化內(nèi)容，摒棄那些不適合時代的陳舊內(nèi)容，將動手能力作為教材的主要部分。由于目前出現(xiàn)的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關(guān)內(nèi)容，這樣，學生走上社會就會利用自己掌握的技服務于社會。
（三）課程設(shè)置的改革
在課程設(shè)置上，也要將動手能力的課程時間加大，讓學生在學習中實踐，這樣便于鞏固知識，也鍛煉了他們的實踐能力。動手能力不僅是掌握計算機技術(shù)，還要通過實習，幫助企業(yè)制作檔案，這樣才能使學習和生活聯(lián)系在一起。閉門造車式的制作不能適應社會需要。
（四）提高教師素質(zhì)
關(guān)鍵詞：教師專業(yè)化；檔案制度；內(nèi)驅(qū)力
在如何加快教師的專業(yè)化發(fā)展和如何提高專業(yè)指導作用等問題越來越受到關(guān)注的背景下，教師成長檔案以其詳實、生動的信息優(yōu)勢架起了指導者與被指導者之間、教師同伴之間溝通的橋梁。
一、創(chuàng)新教師成長檔案管理，激發(fā)教師發(fā)展內(nèi)驅(qū)力
我們?yōu)榱耸姑课唤處熈私庾约簩I(yè)成長的歷程，增強教師自我反思、主動發(fā)展的意識和能力，改變以往計劃與實際工作脫離，只關(guān)注幾個骨干教師發(fā)展的普遍現(xiàn)象，實施全新的成長擋案管理模式，以加快每一位教師的專業(yè)成長。
1.起步階段
首先，園領(lǐng)導通過與每位教師面對面細致地分析與交流，對每位教師各自的特點有了詳細的了解；其次幼兒園通過自主申報與園方推薦相結(jié)合的方式，確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業(yè)發(fā)展體系。
2.實踐措施
每學年初，每位教師根據(jù)各自選定的發(fā)展體系，結(jié)合幼兒園常規(guī)工作與特色工作內(nèi)容，制訂每學年的短期發(fā)展計劃。計劃內(nèi)容包括目標、措施、預期成果三方面。在園領(lǐng)導有針對性的引導下，每位教師根據(jù)計劃扎實地實施，并及時做好相關(guān)資料積累。
二、明確成長檔案目標，促進個性與特色協(xié)調(diào)發(fā)展
在確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業(yè)發(fā)展體系后，每位教師制訂的每學年個人發(fā)展計劃更符合自身的發(fā)展特點了，目標具體細致，措施扎實有效，成果追求不功利。每位教師把“走好每步，積累點滴”深入心中。
三、交流分享成長檔案，滿足教師發(fā)展新需求
1.進一步滿足教師個人的專業(yè)期待
在教師成長檔案中，匯集的是教師自己的一系列作品樣本，它提供了教師進步的信息，展示了教師的成就。教師在回顧自己的工作歷程、展示成就和體驗成功的同時，就會產(chǎn)生自豪感和自信心，明確自己今后努力的方向，激發(fā)內(nèi)在的潛能，從而促進自己的專業(yè)成長。
2.進一步拓展教師多元的學習信息
每個年齡段的教師都有各自的優(yōu)勢：老教師的敬業(yè)與奉獻；中年教師的干練與經(jīng)驗；年輕教師的創(chuàng)新與無畏……這些都可以通過教師參閱和了解同事的成長檔案后而感受到，并在感受的同時激發(fā)互相學習的愿望。
3.進一步提升教師的反思能力
教師經(jīng)常整理和檢視自己的成長檔案，能促使自己不斷思考自己的進步過程和方法。教師自我反思能力的提高，將有利于教師在預料自己教學行為后果的基礎(chǔ)上作出明智的決策和及時的調(diào)整，有利于克服困擾教師教育理論與實踐脫節(jié)的問題，從而促進自己的專業(yè)成長。如，“學習與反思”版面，對于特長型與骨干型教師來說，指向的是活動觀摩記錄與反思、聆聽講座與隨想等內(nèi)容。
綜上所述，教師成長檔案就是教師專業(yè)成長的記錄，它記錄著教師在專業(yè)成長過程中的收獲與困惑、感悟與感動、技能與情感、自我評價與他人評價。一個教師成長檔案就是一段教師成長歷程的縮影。教師成長檔案就是教師“工作和思想的博物館”，展示著他們的成果、經(jīng)歷和夢想。實踐證明，科學管理教師成長檔案是促進教師隊伍快速發(fā)展的有效途徑，從而達到提高保教質(zhì)量，加快幼兒園發(fā)展的目的。
（一）注重互動，強調(diào)團隊合作
這主要表現(xiàn)在兩個方面：其一，學生與教師之間的互動。即通過實驗去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點或程序，教師在課程實驗中的作用相對比較突出。其二，學生與學生之間的互動。應用文科專業(yè)大部分都是與社會管理實踐活動相關(guān)的專業(yè)，鍛煉學生之間的溝通能力、協(xié)調(diào)能力與應急反應能力成為課程實驗主要訓練的內(nèi)容。
（二）注重過程，強調(diào)經(jīng)驗積累
應用文科專業(yè)大部分課程的實驗都是對某種專業(yè)管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業(yè)課程實驗。實驗課的設(shè)置不僅要讓學生通過實驗提升自身對專業(yè)知識的掌握能力以及訓練相關(guān)專業(yè)技能，還培養(yǎng)學生對某些專業(yè)實踐活動過程的了解與感受。也就是說應用文科專業(yè)課程實驗不僅是專業(yè)知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學生了解、感受專業(yè)實踐過程的課程。
（三）注重應用，強調(diào)學以致用
與理工科專業(yè)實驗注重培養(yǎng)學生科學研究方法與敏銳科學研究視角不同的是，應用文科專業(yè)實驗的主要目的在于對學生某項專業(yè)技能的訓練與培養(yǎng)，即通過實驗、實訓和實習環(huán)節(jié)使學生具備某種專業(yè)技能，以此作為從事社會實踐，生存于社會的資本。而課程實驗則是培養(yǎng)學生這種專業(yè)技能的一個環(huán)節(jié)。因此，應用文科專業(yè)課程實驗更加注重實驗內(nèi)容的應用性與實用性。
（四）注重引導，強調(diào)躬親示范
應用文科專業(yè)的設(shè)置雖然側(cè)重于社會應用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業(yè)主要研習的是人文社會中的各種社會實踐活動和社會現(xiàn)象，因此在專業(yè)課程教學活動中更加注重教師對學生學習行為的指引與指導。教師在課程實驗過程中的角色定位是應用文科專業(yè)的特色之一，它擴大了傳統(tǒng)文科專業(yè)實驗過程中教師的作用，更加強調(diào)教師躬親示范對學生把握專業(yè)知識的引導作用。
二、應用文科專業(yè)課程實驗的設(shè)計思路
（一）以能力為導向，增加實驗課內(nèi)容的深度與廣度
首先，要對課程所涉及的實驗內(nèi)容進行拆解與細分，明確不同實驗內(nèi)容所針對的知識點與技能點，充分對實驗內(nèi)容的豐富程度與學生操作的難易度進行論證；其次，實驗內(nèi)容設(shè)計要與學生專業(yè)技能培養(yǎng)的連貫性相一致，既要符合學生專業(yè)技能養(yǎng)成的基本規(guī)律，又要遵循循序漸進的知識吸收規(guī)律；再次，注重實驗內(nèi)容的層次性，難易結(jié)合，動手和思考結(jié)合，實驗和實訓結(jié)合。筆者在設(shè)計實驗內(nèi)容過程中，充分論證了學生對專業(yè)知識把握的程度，分門別類地對實驗內(nèi)容要求、考核標準與所包含知識點進行組配，設(shè)計了5組12類共25次實驗內(nèi)容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實驗與實驗之間的銜接，打造了文件與檔案管理實驗體系，這在一定程度上增強了學生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養(yǎng)。
（二）以職業(yè)為導向，凸顯實驗的專業(yè)性與職業(yè)性
應用文科專業(yè)的設(shè)置是以社會實踐活動的職業(yè)分工為依據(jù)的，以職業(yè)標準為準繩。由此，準確的職業(yè)定位和專業(yè)的職業(yè)導向是專業(yè)課程體系建設(shè)過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實驗的設(shè)計要凸顯職業(yè)性，即實驗內(nèi)容要與職業(yè)接軌，與職業(yè)發(fā)展趨勢保持一致；其次，豐富實驗課程的授課形式，突出專業(yè)的職業(yè)特色，如實驗課程可邀請專業(yè)從業(yè)人員進行講解與指導，或?qū)嶒炚n程直接開設(shè)在專業(yè)的從業(yè)機構(gòu)，進一步提升實驗課程的仿真感；再次，定期利用實驗課程對學生的職業(yè)規(guī)劃進行指導，增強學生的專業(yè)感與職業(yè)感。
（三）以活用為導向，提高學生的專業(yè)技能
課程實驗設(shè)計要遵循“感受—理解—鞏固—應用”四階段的教學規(guī)律，并在實際教學過程中，有目的、有計劃地應用這一教學規(guī)律，使學生各種專業(yè)技能在不同課程的實驗中得到均衡和協(xié)調(diào)的發(fā)展。首先，課程實驗的設(shè)計要與理論授課內(nèi)容相互吻合，并互為補充，要引導學生在課程實驗過程中去驗證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養(yǎng)成學生專業(yè)思考能力；其次，課程實驗內(nèi)容的設(shè)計要具有實用性，能夠與職業(yè)定位相結(jié)合，突出學生專業(yè)基礎(chǔ)能力與實際操作能力的培養(yǎng)；再次，課程實驗的設(shè)計要突出學生自主創(chuàng)新能力，結(jié)合職業(yè)發(fā)展方向設(shè)計多樣化的實驗內(nèi)容，鼓勵學生在專業(yè)實踐范疇內(nèi)自主選擇安排實驗，完成實驗。
（四）以體驗為導向，培養(yǎng)學生的專業(yè)認同感
應用文科實驗要設(shè)計以專業(yè)體驗為核心的實驗內(nèi)容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學生直接與專業(yè)人士接觸、對話和工作，這種職業(yè)體驗的方式不但能夠增進學生與一線工作者的交流，更能營造課程學習的氛圍，培養(yǎng)學生的專業(yè)情感。筆者在課程實驗中增加了對黑龍江大學檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實地參觀和職業(yè)體驗的實驗內(nèi)容，學生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業(yè)魅力的認知，增強了其對檔案學專業(yè)的歸屬感。
三、應用文科專業(yè)課程實驗開發(fā)與建設(shè)的策略
（一）實景模擬，現(xiàn)場互動
應用文科實驗注重理論成果的實踐轉(zhuǎn)化，即學生通過課程實驗來體會、把握理論課講授的知識點，但傳統(tǒng)的文科實驗課程相對枯燥、呆板，實驗互動性不強，缺少一定的專業(yè)實踐的真實性與層次感。應用文科專業(yè)課程實驗的設(shè)計要注重開發(fā)學生的專業(yè)認知潛力，通過模擬專業(yè)工作現(xiàn)場或搭建實景演練場所的方式，增強實驗場景的逼真性，以此提高課程實驗的質(zhì)量。同時，教師在課程實驗過程中要積極引導學生展開互動，通過實景模擬和現(xiàn)場互動的方式，激發(fā)學生的學習熱情，提高學生理論知識的實踐轉(zhuǎn)化率。如不具備實景模擬實驗條件的課程，可采取專業(yè)實習或?qū)嵺`的替代方式融入相關(guān)課程的實驗，以此彌補課程實驗資源方面的不足。筆者在課程實驗開發(fā)與建設(shè)實踐中，嘗試搭建模擬辦公室環(huán)境，并采用學生分工協(xié)作的方式，模擬演練文書處理實驗和檔案整理實驗，非參與學生對模擬過程進行挑錯、打分的形式展開互動。
（二）豐富實驗內(nèi)容，注重課程間的銜接
在課程實驗開發(fā)與建設(shè)過程中，教師首先要對課程實驗從整體上進行把握，并分成相互獨立卻又相互聯(lián)系的單節(jié)實驗；其次，要對單節(jié)實驗之間的銜接關(guān)系進行分析，在理論授課過程中把握實驗課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學”與“檔案管理學”課程分為兩個學期開設(shè)，“文書學”課程實驗要求學生根據(jù)最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學期“檔案管理學”課程將對上學期制作的文件進行檔案整理的一系列實驗。同時筆者根據(jù)檔案管理工作的特點將“檔案管理學”課程實驗細分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實地參觀等7個專題實驗，通過前后兩個學期的實驗，學生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個人與團隊實驗穿插，注重培養(yǎng)個人能力與團隊意識
應用文科課程實驗強調(diào)學生的參與性，這種參與的形式主要表現(xiàn)在學生個體參與和團隊協(xié)作兩種。所謂個體參與，是指學生在教師的引導下自行參與實驗的過程；所謂團隊協(xié)作，是指學生以3—4人的團隊形式開展實驗的過程。應用文科實驗要結(jié)合實驗內(nèi)容，設(shè)計由個體參與和團隊協(xié)作組成的課程實驗體系，一方面通過學生個體參與，提高學生自己對知識的理解與轉(zhuǎn)化能力；另一方面通過團隊協(xié)作，提高學生的角色意識與團隊協(xié)作精神，使學生就業(yè)后能盡快適應工作團隊的環(huán)境與要求。在教學實踐過程中，筆者在學生個體參與的實驗內(nèi)容基礎(chǔ)上，開發(fā)并設(shè)計了三個團隊協(xié)作實驗，即“文件收文與發(fā)文處理實驗”“檔案鑒定與銷毀實驗”“檔案編研與出版實驗”，學生以小組形式，分工協(xié)作按照實驗要求自主設(shè)計實驗內(nèi)容，學生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會實踐
［關(guān)鍵詞］疾控機構(gòu);專業(yè)技術(shù)人員;業(yè)務檔案;管理工作
疾病預防控制機構(gòu)(以下簡稱疾控機構(gòu))是業(yè)務性很強的公益性事業(yè)單位，專業(yè)技術(shù)人員是單位的主體。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案指專業(yè)技術(shù)工作人員在疾病防治工作和學術(shù)活動過程中形成的，能動態(tài)、真實地反映本人專業(yè)知識水平、業(yè)務技術(shù)水平、科研能力等發(fā)展狀況的信息［1］。做好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作不僅能夠為個人評聘專業(yè)技術(shù)職務、疾控機構(gòu)選拔優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才提供重要依據(jù)，還能為疾控機構(gòu)質(zhì)量管理體系的良好運行提供保障，在疾病控制工作中具有重要的意義。現(xiàn)通過對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案工作的梳理，結(jié)合查閱相關(guān)資料，分析了專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作中的難點問題，并以此提出相應的思路與對策。
1專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作概述
1.1專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作的內(nèi)涵
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案是人事檔案的延續(xù)與補充，凡不屬于文書檔案，確屬反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務活動的材料，都應歸入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案的范圍，具體主要包括:個人基本情況;學歷學位證書;培訓、進修結(jié)業(yè)證書;執(zhí)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、聘書;質(zhì)量控制關(guān)鍵崗、重點崗任職批文;專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育證書與學分登記表;高層次人才證書以及各類學術(shù)組任職批文或證書;論文、論著、科研成果等。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作是對以上檔案材料的收集、整理、保管和提供利用的整個流程。其有效開展有以下優(yōu)點:①能為充分利用現(xiàn)有人才資源提供有說服力的、快速的、完整的資料;②能夠督促和促進專業(yè)技術(shù)人員提高理論知識和業(yè)務水平，為疾控機構(gòu)全面、準確、多方位培養(yǎng)各類專業(yè)技術(shù)人員提供明確的目標［2］;③有利于促進疾控機構(gòu)質(zhì)量管理體系建設(shè)，滿足社會需求和實驗室認證認可工作要求。
1.2專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作的特點
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案具有專業(yè)性、廣泛性、連續(xù)性、真實性、保密性等特點，使得其管理工作具有一些與其它檔案管理工作不同的地方:①工作內(nèi)容的協(xié)調(diào)性。這是由專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案材料的專業(yè)性、廣泛性決定的。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案的收集必須是以在業(yè)務活動中自然形成的文件材料為前提，材料的來源廣泛而且分散，它并不是僅僅產(chǎn)生某一個單位或部門，而是產(chǎn)生于與業(yè)務活動相關(guān)的所有單位或部門，因此僅靠檔案管理部門收集資料是遠遠不夠的。②工作效率的及時性。這是由專業(yè)技術(shù)工作的階段性決定的。專業(yè)技術(shù)人員從事的科研課題研究、進修學習培訓都是發(fā)生于某段時間，短則幾天，長則幾個月、幾年。從事科研工作的團隊往往都是臨時性的、來自不同的單位與部門，工作結(jié)束后，人員也就自然解散。因此，檔案管理工作對效率有較高的要求，如果檔案工作者未能對其相關(guān)材料進行及時有效地收集整理，就會增大后期檔案收集的難度，甚至導致檔案材料的損壞或散失［3］。
2專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的難點
鑒于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作的特點，原有的人事檔案管理工作方法在一定程度上并不完全適用，在具體工作中難免遇到一些困難。
2.1組織管理上，如何落實參與機制
疾控機構(gòu)的工作內(nèi)容集各項專業(yè)工作、科研探索、衛(wèi)生管理為一體，相互滲透、相互融合，疾控機構(gòu)的專業(yè)人員技術(shù)人員業(yè)務檔案都是以個人為單位進行，而每個人過往的業(yè)務經(jīng)歷都是各不相同的，內(nèi)容也是多方面的，因此資料收集過程也是多個環(huán)節(jié)共同作用的。雖然很多疾控機構(gòu)都制定了專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理辦法，并以文件形式下發(fā)以至各部門，并將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理納入中心整體質(zhì)量管理系統(tǒng)之中，明確規(guī)定了相關(guān)部門和個人有義務向人事處及時提供技術(shù)檔案歸檔資料。然而在實際中，該機制的落實情況并不樂觀。一種情況是，很多單位原先都沒有規(guī)范地歸檔，檔案處于一種零散、存入無序的狀態(tài)，查閱不方便，無專人負責，即便有專人管理，平時也無人過問和查閱，一般都是專業(yè)人員要晉升職稱或進行某項工作檢查、評審時才突擊與相關(guān)部門和個人聯(lián)系，進行收集和整理。另一種情況是專業(yè)技術(shù)人員不相信檔案管理部門，認為自已保管更安全，尤其是一些論文、著作等涉及個人重大榮譽的東西，不愿意上交保管［4～10］。
2.2檔案收集上，如何保證完整性和真實性
隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、、進修學習等，其業(yè)務檔案資料也在不斷更新當中，受3個方面的因素影響，檔案資料的完整性真實性待改善。①在資料收集方面，由于內(nèi)容繁多，其中專業(yè)年度考核、晉升考評等通過組織審查鑒定的文件材料容易收集，但有相當一部分材料，如各類學習進修情況、各類刊物發(fā)表的論文、論著、科研情況記錄等，這些需要專業(yè)技術(shù)人員個人平時積累的材料收集較為困難。②由于部分檔案管理人員業(yè)務知識欠缺，在工作上墨守成規(guī)，沒有積極性，坐等材料上門，對上交的材料不嚴格審核，以至所收集的材料不完整，不真實。③專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案保管條件簡陋，恒溫恒濕難以保障，管理人員變動頻繁，交接過程中存在疏漏等原因，也會造成檔案材料的損壞和遺失。
2.3檔案利用上，如何運用現(xiàn)代化的管理方法
要想實現(xiàn)對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案的最優(yōu)化利用，應用現(xiàn)代化的檔案管理方法非常必要。目前疾控機構(gòu)專業(yè)技術(shù)檔案仍沿用傳統(tǒng)的繁瑣、紙質(zhì)、單一的管理模式，難以對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案信息進行有效分析。
3專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理工作的對策
3.1完善信息收集制度，改進工作方式方法
①按照歸口管理的原則，建立一套完整的檔案信息收集管理制度，確定所收集信息的內(nèi)容、時間截點、數(shù)據(jù)格式，并在制度中明確各類信息的負責部門，明確各部門的職責與工作分工，使各種信息能夠準確及時的由各個負責部門完整的收集整理。②加大對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案重要性的宣傳力度，加深專業(yè)技術(shù)人員對建檔的認識和理解，使職工理解自己既是本單位專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案的形成者，又是檔案的利用者。只有職工的檔案意識提高了，才能與檔案員密切配合，按質(zhì)按量完成歸檔工作。③利用日常工作進行收集。從新進的大、中專以上畢業(yè)生入單位時就要求將其個人簡歷、學歷學位證書，英語等級證書等有關(guān)資料上交，建檔。定期向業(yè)務科室發(fā)放收集技術(shù)檔案的通知，在收集的同時，切實做好入檔登記制度。④圍繞中心工作收集。首先利用個人專業(yè)技術(shù)職稱評聘工作進行收集，其次是通過專業(yè)技術(shù)人員核工作收集年終個人總結(jié)。⑤要利用質(zhì)量管理機制促進檔案的收集。認真落實質(zhì)量控制體系細則，從明確各級的職責入手，將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案納入中心的質(zhì)量管理制度之中，納入到科室職責范圍和有關(guān)人員崗位職責之中，納入到質(zhì)量控制考核工作之中［11］。
3.2建立科學的檔案編排方案和管理原則
①建立科學又切合本單位實際的分類方案，以人建檔，組卷采取一人一卷及盒裝形式，編排先按職稱從高到低，后按姓氏分類排列。②為了避免和人事檔案沖突，凡屬人事檔案歸檔材料，如證書、聘書等，應以復印件入檔。③對所有專業(yè)技術(shù)材料進行分類后，按時間順序排列。每卷有卷內(nèi)目錄，每份材料標有目錄順序號。④專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案保管期限為50年，檔案存放于綜合檔案室，由檔案室統(tǒng)一調(diào)用。⑤對調(diào)出或調(diào)入人員，原單位應將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案轉(zhuǎn)至新單位，避免因檔案轉(zhuǎn)移還是及時產(chǎn)生“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象，防止編造、篡改檔案等行為［12］。
3.3利用信息化的手段，加強專業(yè)技術(shù)檔案的開發(fā)與利用
一、血站業(yè)務檔案的基本特點
(一)記錄種類繁多
血站業(yè)務檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸?shù)拳h(huán)節(jié)。包括獻血者個人資料，獻血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲血冰箱、離心機等重點設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測記錄，報廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等。
(二)記錄量大、面廣
隨著無償獻血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對采供血工作質(zhì)量要求提高，原始記錄越來越多，越來越細。獻血信息被各個環(huán)節(jié)反復利用，每份血液或血液成分經(jīng)過多個部門互相交接、配合完成，工作流程長、材料形成分散、數(shù)量大，使用頻率高。
(三)記錄存在高污染的隱患
原始記錄可能被污染有以下幾種情況：
1.來自工作環(huán)境的污染。帶有各種病原體的血液長時間接觸儀器、工作臺面和工作人員，而工作人員穿著防護衣，戴著手套進行工作，隨時隨手登記的原始記錄卻完露擺放在這些開放的環(huán)境中。
2.工作過程中的污染。由于穿刺、試管破損，血袋離心破裂飛濺等，造成原始記錄沾有血跡的情況時有發(fā)生，通過消毒液浸泡、酒精擦拭可以解決儀器或工作臺面上的血液污染，卻不能適用于紙質(zhì)的原始檔案。
3.醫(yī)療廢物記錄是最大的污染源。按照衛(wèi)生部質(zhì)量管理規(guī)范要求，采供血過程中的醫(yī)療廢物記錄至少保存10年以上，這些記錄包括采血用一次性針頭、一次性吸頭、報廢血液、含血液樣本的試管、一次性用品等。醫(yī)療廢物本身就是高危的感染源，在集中處置過程中，記錄需要登記、反復核對并保存，這些都形成對業(yè)務檔案工作者的隱性污染。
業(yè)務檔案工作人員長期接觸這些存在隱患的原始記錄，如果黏膜和皮膚有破損，加上檔案室?guī)旆肯鄬γ芊?，容易形成職業(yè)上的損害風險。
二、加強對經(jīng)血液傳播疾病的認識及防范
血站常規(guī)檢測項目是經(jīng)血傳播的病毒，HBV(乙肝免疫球蛋白／乙肝病毒)、HCV(丙型肝炎病毒)、HIV(人類免疫缺陷病毒)以及TP(梅毒螺旋體)等。這些病毒潛伏期通常在14天以上，多見于輸血、注射、傷口接觸等。沒有破損的皮膚和黏膜接觸血液被傳染的機會是很少的。
(一)乙肝
HBV存在于血液、體液及各種分泌液中，主要通過血液和日常生活的密切接觸而傳播。我國是乙肝高發(fā)區(qū)，被乙肝病毒感染的人高達lO％。乙肝病毒在常溫下存活期非常長，沒有特殊原因不會自行消失，在血清中30℃～32℃可保存6個月，-20℃中可保存15年。其抵抗力很強，能耐受60℃4小時及一般濃度的消毒劑。經(jīng)過100℃煮沸10分鐘、65℃10小時或高壓蒸汽消毒可以將HBV滅活。
(二)丙肝
HCV是通過輸血或血制品、血透析、單采血漿還輸血球、腎移植、靜脈注射、性傳播、母嬰傳播和家庭日常接觸等傳染引起的。丙肝分布較廣，更容易演變?yōu)槁?、肝硬化和肝癌。國?0％～90％輸血后肝炎為丙型肝炎，我國輸血后肝炎中丙型肝炎占1/3。對獻血者進行抗HCV篩查，可排除85％具有傳染性的獻血員，從而降低輸血后丙型肝炎的發(fā)病率。
HCV對一般化學消毒劑敏感，100℃5分鐘或60℃10小時、高壓蒸汽和甲醛熏蒸等均可滅活病毒。
(三)梅毒
TP通過性途徑傳播約占95％以上，也可以通過輸注血液、接吻、哺乳和接觸患者日常用品間接傳染，梅毒是人類獨有的疾病，這種厭氧菌，在體內(nèi)可長期生存繁殖，在體外卻不易生存，煮沸、干燥、肥皂水和一般的消毒劑(如升汞、石碳酸、酒精等)很容易將它殺死。
(四)艾滋病
艾滋病病毒非常脆弱，離開人體，如果暴露在空氣中，幾分鐘就會死亡。HIV不能通過空氣、一般的社交接觸或公共設(shè)施傳播。在室溫下，液體環(huán)境中的HIV可以存活15天，被HIV污染的物品至少在3天內(nèi)有傳染性。近年來，一些研究機構(gòu)證明，離體血液中HIV病毒的存活時間決定于離體血液中病毒的含量，病毒含量高的血液，在未干的情況下，即使在室溫中放置96小時，仍然具有活力。即使是針尖大小的一滴血，如果遇到新鮮的淋巴細胞，艾滋病病毒仍可在其中不斷復制，仍可以傳播。病毒含量低的血液，經(jīng)過自然干涸2小時后，活力才喪失；而病毒含量高的血液，即使干涸2～4小時，一旦放入培養(yǎng)液中，遇到淋巴細胞，仍然可以進入其中，繼續(xù)復制。所以，含有HIV的離體血液可以造成感染。盡管艾滋病病毒見縫就鉆，但是它們只能在血液和體液中活的細胞中生存，不能在空氣中、水中和食物中存活，離開了這些血液和體液，這些病毒會很快死亡。只有帶病毒的血液或體液從一個人體內(nèi)直接進入到另一個人體內(nèi)時才能傳播。在窗口期，艾滋病病毒感染者的血液檢測查不到艾滋病病毒抗體，結(jié)果呈陰性。窗口期的長短個體有差異，一般6周到6個月，平均為3個月。
HIV非常脆弱，液體中的HIV加熱到56度10分鐘即可滅活。如果煮沸，可以迅速滅活；37度時，用70％的酒精、10％漂白粉、2％戊二醛、4％福爾馬林、35％異丙醇、0.5％來蘇水和0.3％過氧化氫等消毒劑處理10分鐘，即可滅活HIV。
三、加強血站檔案工作人員的職業(yè)暴露預防的有關(guān)措施
血站采供血業(yè)務人員存在著經(jīng)血液傳播疾病的危險性被普遍認同。國內(nèi)有報道對2002-2007年313328名獻血者ALT、HBsAg、抗-HGV、抗-HIV、梅毒血液檢測陽性率平均值為1.86％，0.94％、0.77％、0.37％和0.86％，幾項總不合格率4.80％。這一數(shù)據(jù)表明，在一百名獻血者人群中，就有5人屬于經(jīng)血液傳播疾病的高危人群。而采血記錄、實驗室檢測記錄、成分制備記錄等均來源于采供血一線，收集和整理原始記錄的檔案人員同樣面臨著污染。以上任何滅活病毒的物理和化學方法，適用于物表而非紙張，檔案人員長期接觸受
污染的記錄，存在著職業(yè)暴露危險不容忽視。
(一)樹立自我防護意識
廣東屬潮濕、悶熱氣候，容易滋生細菌，特別是通風不暢的環(huán)境，室內(nèi)容易忽視的污染源。室內(nèi)流感、霉菌、塵螨等細菌病菌引起的交叉感染。蟲、霉接觸，導致皮膚過敏和呼吸道疾病。國家檔案局于2007年7月1日實施的《中華人民共和國檔案行業(yè)標準(檔案蟲霉防治一般規(guī)則)》(DA/T35-2007)，提出了對檔案蟲、霉預防除治工作規(guī)范及技術(shù)指標。作為從事采供血業(yè)務檔案的工作人員，積極參加生物安全培訓，加強防范意識，不僅要了解蟲、霉對檔案實體和人體的影響，更要正確認識經(jīng)血液傳播疾病病毒的可防可控。
(二)不斷改善檔案庫內(nèi)的環(huán)境條件
檔案庫房內(nèi)建筑、裝飾材料，如油漆涂料、黏合劑、人造板、水泥以及印刷油墨中，含二氧化硫、氮氧化物、甲醛、苯、甲苯、氡、臭氧、二氧化碳等有害物質(zhì)，若甲醛、苯等揮發(fā)性含量低于0.08mg／立方，嚴重的情況可以導致白血病。因此，庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫濕度穩(wěn)定，在室外空氣質(zhì)量較好的天氣盡量給檔案庫房通風換氣，保證庫房內(nèi)的環(huán)境質(zhì)量。
(三)養(yǎng)成良好習慣
平常加強自身的鍛煉，定期體檢。減少職業(yè)暴露危險，工作期間盡量穿工作服；勤洗手；接觸高危記錄時不要揉眼睛；皮膚有傷口時，戴一次性手套操作。
(四)建立專業(yè)檔案進庫前的消毒處理制度
目前，血站實驗室還沒有辦法檢測出原始記錄紙張上是否存在經(jīng)血液傳播病毒的依據(jù)。專業(yè)檔案進人庫房前應該進行徹底消毒，高溫、低溫以及化學方法都會嚴重影響原始記錄的紙張和字跡。除接觸相關(guān)檔案時采取戴手套等保護措施外，還可以使用物理微波和放射線輻照方法解決病毒和病菌的滅活。如安裝臭氧消毒機進行消毒處理，或者在專業(yè)科室通過紫外線照射(保持在3米的有效范圍內(nèi))對檔案進行消毒后，再進行移交。
［論文摘要］高校教學檔案建設(shè)日趨完善，但專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集尚略感不足。為了提高專業(yè)建設(shè)和教學質(zhì)量水平，應該從專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標、課程體系與結(jié)構(gòu)、科目課程、教學環(huán)節(jié)、專業(yè)素質(zhì)教育、教學環(huán)境、產(chǎn)學研合作、教學改革與建設(shè)、師資隊伍、學生素質(zhì)、學生就業(yè)、專業(yè)特色等方面加強專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集工作。
專業(yè)建設(shè)是高校教學工作的中心任務之一，是提高教學質(zhì)量的關(guān)鍵所在。論證專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)目標和培養(yǎng)規(guī)格與社會需求的符合程度，專業(yè)教學條件與專業(yè)培養(yǎng)目標的符合程度，專業(yè)實際培養(yǎng)效果與原定培養(yǎng)目標和培養(yǎng)規(guī)格的符合程度，判斷專業(yè)人才培養(yǎng)工作水平，揭示學校辦學指導思想和專業(yè)辦學特色，客觀反映學校辦學資源、條件與利用水平以及專業(yè)建設(shè)、教學改革、教學管理、人才培養(yǎng)水平。簡而言之，專業(yè)剖析著重從“三個符合度”的角度，分析評價專業(yè)建設(shè)現(xiàn)代，總結(jié)成功的經(jīng)驗，指出存在的不足，進一步理清思路，優(yōu)化方案，進而形成特色，建成精品專業(yè)。為此，高校應該抓好以下幾個方面的專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集工作。
一、專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標方面的資料的收集
專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)概況（含專業(yè)沿變、專業(yè)背景、人才培養(yǎng)情況等）；（2）專業(yè)目錄；（3）新增專業(yè)、精品專業(yè)申報材料；（4）相關(guān)行業(yè)、企業(yè)人才需求現(xiàn)狀分析及未來需調(diào)研報告等原始材料；（5）專業(yè)設(shè)置論證報告與培養(yǎng)目標調(diào)研報告；（6）專業(yè)培養(yǎng)目標（含知識、能力、素質(zhì)要求）；（7）專業(yè)實施性教學計劃；（8）專業(yè)建設(shè)年度計劃、中長期建設(shè)規(guī)劃、年度總結(jié)；（9）用人單位對專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息。
二、課程體系與結(jié)構(gòu)方面資料的收集
課程體系與結(jié)構(gòu)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）制訂專業(yè)教學計劃的原則意見；（2）教學計劃修訂的有關(guān)規(guī)定；（3）專業(yè)培養(yǎng)方案與實施性教學計劃；（4）專業(yè)建設(shè)與各項教學改革的思路與措施；（5）專業(yè)教學計劃執(zhí)行情況（含各學期進程表、教學任務書、課程表）；（6）課程體系與結(jié)構(gòu)改革情況。
三、科目課程方面資料的收集
科目課程方面資料的收集主要包括以下內(nèi)容：（1）學校關(guān)于教學大綱制定與實施的規(guī)定；（2）教學大綱、實訓大綱和考試大綱；（3）專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)課教材；（4）實驗實訓指導書；（5）CAI課件；（6）專業(yè)課程建設(shè)情況（含規(guī)劃和總結(jié)）；（7）精品課件建設(shè)情況（含規(guī)劃、總結(jié)、教案、課件、課堂教學錄相等相關(guān)資料）；（8）專業(yè)課程成果及原始資料；（9）課程實踐教學情況。
四、教學環(huán)節(jié)方面資料的收集
教學環(huán)節(jié)方面的資料收集主要包括以下內(nèi)容：（1）學校關(guān)于教學大綱制定與實施的有關(guān)規(guī)定；（2）學校關(guān)于授課計劃制定與實施的有關(guān)規(guī)定；（3）每學期授課計劃、教學進程表教學日志；（4）每門課程教案及備課筆記；（5）每學期學生考勤表；（6）每學期每門課程教學總結(jié)；（7）每學期每門課程期末試卷及試卷分析報告；（8）實驗、實訓、實習報告及總結(jié)；（9）教研室教學研究計劃、教研活動記錄和工作總結(jié)；（10）畢業(yè)論文（設(shè)計）選題目錄、選題要求、評分標準、答辯工作安排及記錄、成績分析表；（11）教學檢查記錄、學生座談會記錄、聽課評課記錄、專業(yè)教師學生測評表等。
五、專業(yè)素質(zhì)教育方面資料的收集
專業(yè)素質(zhì)教育的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學校全面實施素質(zhì)教育工作的整體方案；（2）科技文化活動的原始資料（含計劃、內(nèi)容、小結(jié)）；（3）社會實踐活動的原始資料（含計劃、過程、內(nèi)容、總結(jié)）；（4）學生社團活動的原始資料；（5）學生心理咨詢工作的原始資料；（6）向?qū)W生開設(shè)的各類學術(shù)報告、講座講稿及圖片等原始資料；（7）學生參加各類知識競賽活動，文化活動的通知、獲獎情況及證書復印件。
六、教學環(huán)境方面資料的收集
教學環(huán)境方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)實踐教學管理規(guī)章制度（2）專業(yè)可利用教學資料情況（含圖書資料、電子圖書資料、校園網(wǎng)建設(shè)及運行情況、機房、實驗室、實訓基地、教學儀器設(shè)備等）；（3）專業(yè)實驗室、實訓基地建設(shè)規(guī)劃；（4）專業(yè)實訓基地利用率、實驗開出率情況（實驗室使用情況登記表、實驗情況登記表、實習實訓情況記錄簿、教學儀器設(shè)備使用記錄、開放實驗室情況記錄表）；（5）校外實習基地協(xié)議書或校企合作協(xié)議；（6）教學經(jīng)費預算及教學經(jīng)費投入。
七、產(chǎn)學研合作方面資料的收集
產(chǎn)學研合作方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）院系產(chǎn)學研合作領(lǐng)導小組及專業(yè)指導委員會成員名單；（2）專業(yè)指導委員會工作會議紀要；（3）校企合作協(xié)議書、合同書；（4）從企業(yè)或行業(yè)聘請的兼職教學人員名單及證書，聘書復印件；（5）專業(yè)教師企業(yè)實踐鍛煉的相關(guān)資料；（6）院系教師為企業(yè)、行業(yè)開展技術(shù)培訓的通知、計劃、講稿、圖片等資料；（7）教師承擔或參與企業(yè)科研課題研究及有關(guān)技術(shù)協(xié)作、項目推廣的協(xié)議書、合同書；（8）為解決技術(shù)難題、開發(fā)新產(chǎn)品方面新創(chuàng)造出經(jīng)濟效益的證明材料、技術(shù)報告、科研任務書（結(jié)題報告）、成果鑒定證書等；（9）校企人員互兼互聘協(xié)議書、聘書及工作情況；（10）校內(nèi)外實訓基地共建協(xié)議書及資料共享方面的材料；（11）專業(yè)教師與企業(yè)（或行業(yè)）有關(guān)人員合作、論著等材料。
八、教學改革與建設(shè)方面資料的收集
教學改革與建設(shè)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)教學模式與課程改革方案，實施過程、工作總結(jié)等方面的原始資料；（2）教學方法、教學手段改革等方面的原始資料；（3）院系教學工作，教學管理文獻；（4）學生學分制實施細則；（5）學生學籍異動情況；（6）教學改革方案、實施過程、階段小結(jié)及原始資料。
九、師資隊伍方面資料的收集
師資隊伍方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）師資隊伍基本狀況（含學歷、職稱、年齡、學緣情況）；（2）教師科研、教研活動情況（含參加各類科研、教研學術(shù)會議、科研教研課程立項項目及結(jié)題報告、、出版專著、主編參編教材、獲獎情況）；（3）教學效果測評情況；（4）師資隊伍建設(shè)規(guī)劃；（5）教師培訓進修情況；（6）教學管理隊伍和學生管理隊伍情況（含培訓進修內(nèi)容、效果和經(jīng)費投入等）；（7）人才引進情況；（8）教學管理隊伍和學生管理隊伍情況（含管理人員、業(yè)績）；（9）省級、校級專業(yè)帶頭人申報材料及批復；（10）優(yōu)秀教師申報、評審及批復；（11）教學、科研骨干基本情況。
十、學生素質(zhì)方面資料的收集
學生素質(zhì)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學生畢業(yè)論文（設(shè)計）；（2）學生參加計算機、英語等級考試情況及證書復印件；（3）學生課外活動、社會實踐活動計劃、過程和總結(jié)（含文字材料、圖片資料）；（4）學生社團活動情況。
十一、學生就業(yè)方面資料的收集
學生就業(yè)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學生就業(yè)機構(gòu)及人員情況；（2）就業(yè)工作的政策文件；（3）開展就業(yè)指導與服務情況及原始資料；（4）畢業(yè)生初次就業(yè)率統(tǒng)計表和學生就業(yè)單位一覽表；（5）畢業(yè)生跟蹤調(diào)查報告及原始資料。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內(nèi)容：學籍材料、社會活動表現(xiàn)情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業(yè)的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節(jié)性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓，經(jīng)驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業(yè)的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務就業(yè)的實用權(quán)威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。
三、實行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考
加強畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關(guān)心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業(yè)生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內(nèi)容時要規(guī)范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業(yè)時，高校應把該項工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務觀念，樹立創(chuàng)新意識。
真正從服務大學生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時收集、整理學生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。
加強高素質(zhì)和復合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業(yè)務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強工作責任感和積極性。
有步驟、分重點推進畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設(shè)只是空想。因此要對各類操作設(shè)備進行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時學生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態(tài)地記錄每個大學生的成長歷程。
1 水文行業(yè)檔案電子化的特點
水文行業(yè)除與建筑、電力、機械、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財務檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機關(guān)部門正式發(fā)文的文件及各類科研項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計、招標投標過程中形成的電子文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、試驗報告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招標投標文件、設(shè)計修改等有關(guān)文件?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設(shè)計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文、驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應根據(jù)電子檔案特點，對電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。
2 水文行業(yè)電子檔案的移交
在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應同時存有相應的說明文件和電子文件目錄，說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數(shù)、歸檔時間等。
3 電子檔案的利用
根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時間。
4 水文行業(yè)檔案電子化的長處與不足
電子文件實現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產(chǎn)，同時減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。
5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案部門缺乏現(xiàn)代高端技術(shù)人才，其中，檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。要加強培訓學習，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)。
6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用
