序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。

第1篇

國內(nèi)一些老牌高校，特別是重點(diǎn)高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊(duì)伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺(tái)學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個(gè)人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個(gè)全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點(diǎn)高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，力求使網(wǎng)頁設(shè)計(jì)更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進(jìn)、網(wǎng)站功能更加實(shí)用。

2扎實(shí)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源

成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實(shí)檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來源。為此，要扎實(shí)做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括：通過檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運(yùn)行手段，對部分或者全部外包的形式對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進(jìn)行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫，并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強(qiáng)特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個(gè)館藏機(jī)構(gòu)的價(jià)值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實(shí)現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達(dá)到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴(kuò)大網(wǎng)站的影響力。

3充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺(tái)

目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可讓全校師生和社會(huì)各界通過互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，各立卷歸檔單位實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺(tái)等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價(jià)值電子文件的接收與管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實(shí)時(shí)歸檔。

4積極運(yùn)用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能

第2篇

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題

高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法，成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾恚蛉耸聶n案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應(yīng)把握的幾個(gè)問題

合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。

1強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問題，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個(gè)方面均無從談起。因此，建設(shè)一支忠誠事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

4確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢

第3篇

（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個(gè)學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術(shù)誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個(gè)高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計(jì)的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會(huì)導(dǎo)致將來網(wǎng)絡(luò)化對接時(shí)存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲(chǔ)安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨(dú)立的不同個(gè)體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實(shí)性，也能在出現(xiàn)問題的時(shí)候，第一時(shí)間內(nèi)找出責(zé)任人。

（五）缺少風(fēng)險(xiǎn)評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對所需內(nèi)容進(jìn)行生動(dòng)、快捷地咨詢。

（二）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個(gè)方面著手：一是成立專門負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并積極探索電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。

（四）強(qiáng)化電子檔案的安全管理和保護(hù)，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗(yàn)證技術(shù)。身份驗(yàn)證技術(shù)又稱身份識(shí)別技術(shù)，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗(yàn)證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送時(shí)，發(fā)方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護(hù)好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網(wǎng)的非法訪問，也可以防止單位局域網(wǎng)對外網(wǎng)的不安全操作。訪問控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過濾等功能來來實(shí)現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實(shí)現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過自身起中介作用而保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測技術(shù)有進(jìn)攻識(shí)別等功能。

第4篇

目前高校教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀很不樂觀，主要表現(xiàn)在：意識(shí)淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時(shí)，缺乏時(shí)效性；管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化。再結(jié)合筆者在高校的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理方面存在的問題，同時(shí)對這些問題進(jìn)行深入的思考，進(jìn)而產(chǎn)生一個(gè)設(shè)想，就是研究開發(fā)高效、安全、簡便的管理系統(tǒng)。筆者通過調(diào)查、研究分析，對、SQLServer2005數(shù)據(jù)庫管理進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、研究，進(jìn)一步研究、開發(fā)科學(xué)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。

2相關(guān)內(nèi)涵界定

所謂教師業(yè)務(wù)檔案，通常情況下是指教師個(gè)人在教育、教學(xué)和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價(jià)值，通過這些材料記錄可以進(jìn)一步反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績等。教師業(yè)務(wù)檔案一方面可以真實(shí)地反映教師的個(gè)人情況，另一方面可以展現(xiàn)學(xué)校的整體素質(zhì)、師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平等，為高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)、教育教學(xué)改革、職稱評審、學(xué)校各項(xiàng)評估等工作提供了真實(shí)可靠的依據(jù)。

3系統(tǒng)功能需求分析

對于高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統(tǒng)管理員。其中，教師的功能表現(xiàn)為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時(shí)可以對本人的登錄密碼進(jìn)行修改。對于系統(tǒng)管理員來說，其功能需求主要表現(xiàn)為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠注冊新用戶，并且可以對用戶進(jìn)行刪除操作等。對于教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲(chǔ)教師信息，并且教師可以添加、更新個(gè)人的信息，同時(shí)可以設(shè)定和修改密碼；對于管理員來說，能夠?qū)?shù)據(jù)庫進(jìn)行更新、刪除、添加等操作。在設(shè)計(jì)方面，利用模塊化方式對管理系統(tǒng)進(jìn)行處理，將整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)功能劃分為若干個(gè)模塊，通過對模塊進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計(jì)，完成系統(tǒng)的修改與更新，同時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。根據(jù)需求分析該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了以下功能模塊：教師個(gè)人信息、任課信息、科技項(xiàng)目信息、論文信息、著作信息、社會(huì)兼職信息、學(xué)術(shù)團(tuán)體兼職信息、國內(nèi)進(jìn)修學(xué)習(xí)信息、出國（境）學(xué)習(xí)工作信息、專家信息、教師教學(xué)工作量、教師業(yè)務(wù)考評信息、教師實(shí)踐經(jīng)歷和管理工作信息。

4系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路

高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)基于B/S體系結(jié)構(gòu)，真正實(shí)現(xiàn)零客戶端。采用瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的分層體系結(jié)構(gòu)開發(fā)設(shè)計(jì)該系統(tǒng)，無需安裝相應(yīng)的客戶端，進(jìn)而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數(shù)據(jù)的安全性與交互性，系統(tǒng)采用SQLServer2005，對數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存、檢索和維護(hù)等管理。該系統(tǒng)具有良好的兼容性，同時(shí)能夠容納大量的專業(yè)知識(shí)，在安全性、準(zhǔn)確性、運(yùn)行速度等方面表現(xiàn)得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。前臺(tái)的開發(fā)工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開發(fā)語言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開發(fā)平臺(tái)具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略性，Microsoft公司所有的編程語言的開發(fā)環(huán)境被框架統(tǒng)一起來，并且可以創(chuàng)建、配置和運(yùn)行Web服務(wù)以及Windows平臺(tái)，可以很好地連接SQLServer2005。它以構(gòu)件化方式進(jìn)行開發(fā)，統(tǒng)一了接口，并且訪問簡單、升級容易、易擴(kuò)充等，在一定程度上迎合了當(dāng)今IT技術(shù)的發(fā)展方向。在傳統(tǒng)的客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上研究開發(fā)出B/S (Browser/Server)模式的三層架構(gòu)模式，這一模式具有嚴(yán)格的分層定義，首先對整個(gè)軟件系統(tǒng)進(jìn)行分解，將其分成相對簡單的小分塊，每一層只實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)相應(yīng)層的功能，相鄰層對應(yīng)的功能模塊通過相互調(diào)用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統(tǒng)功能利用三層架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)，在一定程度上為系統(tǒng)提供一個(gè)可行性方案，對于程序設(shè)計(jì)人員來說，可以方便地將該方案轉(zhuǎn)換為實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)功能的B/S模式，這一計(jì)算方式由傳統(tǒng)的C/S發(fā)展起來。對應(yīng)于三層架構(gòu)的多層結(jié)構(gòu)，其含義是一樣的，只是細(xì)節(jié)有所不同。三層分別是：表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層。三層之間的關(guān)系主要表現(xiàn)為：通過訪問數(shù)據(jù)庫操作層提供的接口，業(yè)務(wù)邏輯層可以對數(shù)據(jù)庫操作層進(jìn)行訪問，對于同樣的數(shù)據(jù)庫操作層來說，訪問數(shù)據(jù)庫訪問層則是通過訪問數(shù)據(jù)庫訪問層提供的接口來實(shí)現(xiàn)，對于客戶端來說，通過界面層對業(yè)務(wù)邏輯層進(jìn)行訪問。在三層架構(gòu)之間派生類去實(shí)現(xiàn)接口，對派生類的方法和屬性進(jìn)行調(diào)用，并且三層之間可以相互調(diào)用。

5結(jié)束語

第5篇

高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進(jìn)程，以其材料的原始性和真實(shí)性而具有重要的史料價(jià)值，是高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對高校檔案的管理也應(yīng)該提升到關(guān)乎大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業(yè)素養(yǎng)才能勝任此項(xiàng)工作，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展和社會(huì)需要。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是:長期以來，我國大部分高校的檔案部門在檔案的知識(shí)管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉(zhuǎn)或者是特殊安置的非專業(yè)人員和兼職人員，大多沒有受過檔案專業(yè)的訓(xùn)練，更有甚者其基本的文化程度還沒有達(dá)到要求，保證高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化就不能落到實(shí)處。所以，造成高校檔案管理質(zhì)量低下，甚至亂象頻生的現(xiàn)象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)水平以及學(xué)術(shù)研究能力，是對高校檔案進(jìn)行知識(shí)管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識(shí)技能標(biāo)準(zhǔn)有哪些呢?邁克爾•庫克在《培訓(xùn)檔案和文件管理人員的國際標(biāo)準(zhǔn)》一文中說:“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標(biāo)管理、數(shù)據(jù)庫管理、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)方法、預(yù)算和成本利潤分析等，這些知識(shí)是任何一位合格的專業(yè)檔案人員所具備的?！?/p>

這是邁克爾•庫克在20世紀(jì)末期對所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當(dāng)時(shí)間進(jìn)入到21世紀(jì)的今天，對高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求也發(fā)生了不少變化，尤其是對高校檔案管理人員的知識(shí)化要求更高。這也是21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化背景下社會(huì)發(fā)展對高校檔案知識(shí)管理的新要求。具體到我國高校這個(gè)層面，高校檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變固有的工作觀念，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要充當(dāng)高校檔案的保管者、大學(xué)歷史文化的守護(hù)者，更應(yīng)該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務(wù)者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡單事務(wù)，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、編輯學(xué)、寫作學(xué)以及計(jì)算機(jī)、外語等基礎(chǔ)知識(shí)，因此，檔案人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積累豐富的知識(shí)，提高對檔案文獻(xiàn)的研究分析能力，提高對檔案材料的鑒別能力，提高語言文字讀寫能力，提高計(jì)算機(jī)操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，不具備相應(yīng)的文化知識(shí)修養(yǎng)以及學(xué)術(shù)研究能力，則無法正確認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，高校檔案文化資源的開發(fā)和文化管理也不可能真正實(shí)現(xiàn)。

二、高校檔案知識(shí)管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

(一)知識(shí)組織對高校檔案館而言，知識(shí)組織是檔案管理人員對檔案資源進(jìn)行知識(shí)管理的方式。潘連根曾經(jīng)講過:“對數(shù)字檔案館而言，知識(shí)組織就是通過知識(shí)挖掘?qū)︷^藏文檔信息進(jìn)行精簡、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在文檔信息中的有用知識(shí)單元，并對其進(jìn)行集合組織的過程?！保?］這段話說明:檔案管理人員是高校檔案知識(shí)組織的主體，通過他們的知識(shí)化的組織行為給予檔案以知識(shí)化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無可比擬的歷史性和真實(shí)性，是高校發(fā)展歷程的見證，具有豐富的文化、知識(shí)、思想、歷史內(nèi)涵，是高校在進(jìn)行大學(xué)文化建設(shè)的重要資源。可以說，對人物檔案文化性的集合組織，是表現(xiàn)大學(xué)文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對其進(jìn)行充實(shí)和完善時(shí)，要針對高校人物的不同家庭情況，首先要重點(diǎn)組織易分散、易損毀和遺失的資料，進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、編研、保存，這一過程實(shí)質(zhì)上就是一項(xiàng)對檔案資源的知識(shí)組織過程。高校檔案的知識(shí)組織工作的發(fā)揮無疑也取決于主管高校檔案的行政干部領(lǐng)導(dǎo)水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識(shí)素養(yǎng)和水平?jīng)Q定了高校檔案知識(shí)組織的質(zhì)量。事實(shí)上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應(yīng)時(shí)宣傳和完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依然堅(jiān)守著傳統(tǒng)的檔案管理思想，對檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識(shí)組織管理水平，更不能為本校的高校大學(xué)文化建設(shè)做出任何貢獻(xiàn)，對這種浪費(fèi)資源的行為，應(yīng)該積極加以改正。新時(shí)期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本校實(shí)際，突出檔案管理者的知識(shí)組織作用，強(qiáng)化檔案管理者的知識(shí)素養(yǎng)，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時(shí)，還要考慮到檔案信息的大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在此前提下進(jìn)行一定程度的分類組織、分專題組織、分行業(yè)組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現(xiàn)知識(shí)組織優(yōu)越性的分類、整理和編研的環(huán)節(jié)。

(二)知識(shí)開發(fā)如果說知識(shí)組織是對檔案資源進(jìn)行的分類管理和整合規(guī)劃，那么，知識(shí)開發(fā)就是在知識(shí)組織的基礎(chǔ)上，通過對檔案的知識(shí)資源的深加工，有目的、有針對性的創(chuàng)造出社會(huì)和個(gè)人所需要的知識(shí)解決方案和知識(shí)產(chǎn)品。因此，知識(shí)開發(fā)同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養(yǎng)和水平，更需要較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務(wù)于所在高校的建設(shè)需要。高校所進(jìn)行的獨(dú)具特色的大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)文化戰(zhàn)略，其目的是增強(qiáng)大學(xué)的文化影響力和提高大學(xué)在國內(nèi)和國外競爭力。大學(xué)文化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學(xué)建設(shè)的一切領(lǐng)域和層面，但是其精髓在于培育大學(xué)的靈魂和精神支柱，即大學(xué)精神。大學(xué)精神是是大學(xué)文化的核心，在大學(xué)的生存發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，大學(xué)文化建設(shè)的關(guān)鍵是從大學(xué)的歷史發(fā)展中提煉自己的大學(xué)精神。高校檔案記錄了高校進(jìn)行教學(xué)、科研工作的全部內(nèi)容，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)大綱、教師情況、招生情況、學(xué)籍成績等內(nèi)容。對這些檔案材料進(jìn)行總結(jié)、提煉，可以為大學(xué)教育理念和大學(xué)精神的形成和明晰，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展走向提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對高校檔案的知識(shí)開發(fā)就是每一個(gè)高校必須要高度重視并切實(shí)實(shí)行的重要的工作。

(三)知識(shí)傳播高校檔案工作不僅肩負(fù)著保存記憶、資政育人的責(zé)任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚(yáng)文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識(shí)傳播環(huán)節(jié)中，首先要向?qū)W生和社會(huì)公眾宣傳高校的核心價(jià)值觀。價(jià)值觀具有濃郁的時(shí)代特征，是高校一切工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿，可以說是大學(xué)文化建設(shè)的重中之重。其次要宣傳高校的辦學(xué)理念。辦學(xué)理念是高校的發(fā)展規(guī)劃、歷史使命和大學(xué)精神的主要表現(xiàn)。最后要塑造大學(xué)的形象。大學(xué)形象是大學(xué)文化本質(zhì)的外部顯現(xiàn)，是通過高校長期的建設(shè)、由高校所有的精神文化和物質(zhì)文化綜合形成的現(xiàn)實(shí)存在。這種通過宣傳由社會(huì)公眾所賦予的大學(xué)形象無疑會(huì)在高校競爭中處于重要的地位。高校檔案具有真實(shí)性、直觀性和歷史性的特點(diǎn)，是高校文化向內(nèi)部和外部進(jìn)行知識(shí)傳播的重要媒介、有效形式和載體。經(jīng)過知識(shí)組織和知識(shí)開發(fā)之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開發(fā)等方式來體現(xiàn)，不僅有助于學(xué)生和社會(huì)關(guān)注高校的辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)質(zhì)量及教育改革成果，向?qū)W生和社會(huì)展示大學(xué)形象，而且將是提升大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)影響力的有效措施。此外，通過高校檔案的知識(shí)傳播，把大學(xué)文化資源發(fā)揚(yáng)光大，延續(xù)大學(xué)文脈，傳承大學(xué)文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責(zé)任。因此，高校檔案的知識(shí)傳播對于高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神的弘揚(yáng)，對全社會(huì)的文化貢獻(xiàn)具有十分重要的作用。

(四)知識(shí)服務(wù)“公共檔案館”是近年來隨著檔案館服務(wù)功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現(xiàn)的。檔案館的公共性是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的迫切需要?！懊嫦蛏鐣?huì)，面向公眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，改變傳統(tǒng)官方機(jī)構(gòu)為現(xiàn)代的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度的開發(fā)利用，是現(xiàn)代綜合檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路?！保?］高校檔案館作為全國檔案館的的一個(gè)分支，毫無疑問也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務(wù)，還要為社會(huì)和所有需要的公民服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會(huì)的關(guān)注，為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)就成為了高校檔案館的重要責(zé)任?！爸R(shí)服務(wù)不僅滲透和凝聚了檔案專業(yè)人員的知識(shí)積累和專業(yè)貢獻(xiàn)，也彌補(bǔ)了利用者的知識(shí)空缺?！保?］因此，高校檔案的知識(shí)服務(wù)應(yīng)該以管理人員對檔案的知識(shí)創(chuàng)造為前提，使這種經(jīng)過知識(shí)加工后的知識(shí)資源在高校與社會(huì)各界建立聯(lián)系時(shí)，可以極大地增強(qiáng)高校的知名度、美譽(yù)度，提高高校的社會(huì)影響力。加強(qiáng)高校檔案公共服務(wù)功能，提升高校檔案的知識(shí)服務(wù)能力，首先要強(qiáng)化知識(shí)服務(wù)意識(shí)，重視和把握社會(huì)需求及其發(fā)展趨勢。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務(wù)性的傳統(tǒng)觀念，積極面向未來，主動(dòng)對接各種對高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，使全社會(huì)共享對高校檔案的知識(shí)開發(fā)成果。

三、結(jié)語

第6篇

1.1樹立檔案信息化意識(shí)，完善檔案工作條件

對于高校來說，對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時(shí)也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時(shí)幫助檔案管理人眼樹立信息化意識(shí)，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。

1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平

在組織開展學(xué)生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對此，高校可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，對現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。

1.3建立健全工作機(jī)制，對多媒體檔案實(shí)施規(guī)范化管理

高校利用多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案實(shí)施管理的過程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。

2結(jié)論

第7篇

（一）對地方高校圖書館檔案管理工作重視程度不高。

很多高校圖書館未設(shè)專人負(fù)責(zé)圖書檔案工作，而是將此工作交由各辦公室，對此項(xiàng)工作的專業(yè)化和制度化要求的程度不夠。一般辦公室的工作人員少、工作繁雜，往往意識(shí)不到圖書檔案的重要性，因此對日常統(tǒng)計(jì)以及文書處理等沒有形成保管意識(shí)；業(yè)務(wù)部門的部分工作人員認(rèn)為檔案工作由辦公室負(fù)責(zé)，因此會(huì)疏忽對圖書檔案的管理工作；圖書館領(lǐng)導(dǎo)一般將檔案管理視為業(yè)務(wù)工作的附屬品，也很少去研究，因此這項(xiàng)工作大都遭遇了邊緣化，往往給圖書館檔案存檔造成缺失和混亂。

（二）缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理人員。

眾所周知，在目前知識(shí)經(jīng)濟(jì)和日益信息化的高校教育環(huán)境中，作為知識(shí)導(dǎo)航員的圖書館檔案管理人員，他們的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、文化知識(shí)水平、吸收、整合、傳達(dá)信息的能力等，已經(jīng)成了地方高校圖書館發(fā)展的重要構(gòu)件[1]。然而我國地方高校圖書館檔案管理人員群體現(xiàn)狀，卻不容樂觀，比如沿海發(fā)達(dá)的浙江省，其全省高校圖書館檔案管理專業(yè)人員群體中，有碩士以上學(xué)歷者占2.49%，本科學(xué)歷占35.90%，本科以下者為61.61%，其中高級職稱者只占10.78%，中級職稱占41.86%，中級職稱以下則占47.36%。

（三）檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程十分緩慢。

目前伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)等新興媒體的普及程度的升高，我國使用手機(jī)上網(wǎng)的網(wǎng)民已有2.77億，網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)民中的普及率達(dá)到了98.1%，其他如QQ、MSN等手機(jī)通訊工具使用率達(dá)到了61.5%。而高校的師生幾乎個(gè)個(gè)是網(wǎng)民。如今還有相當(dāng)一部分高校仍舊以紙型文獻(xiàn)為圖書館檔案材料，尚未使用電子文獻(xiàn)的模式，電子文獻(xiàn)的引進(jìn)速度非常緩慢，因此在信息化程度如此發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)無法滿足師生及社會(huì)的需求了。除此之外，一些高校盡管是將館藏的文獻(xiàn)資源實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但是檔案文獻(xiàn)的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的圖書文獻(xiàn)所進(jìn)行的信息資源開發(fā)，使得圖書館內(nèi)的業(yè)務(wù)發(fā)展非常的不平衡。

（四）圖書館檔案管理的專業(yè)化和科學(xué)化不足。

1.圖書館的館藏檔案的結(jié)構(gòu)不合理。從檔案的種類結(jié)構(gòu)看，很多高校圖書館中館藏文書的檔案所占的比重是比較大的，特色檔案是相對較少的，比如說業(yè)務(wù)檔案。從檔案的載體看，紙質(zhì)的檔案所占的比重比較大，其他載體的數(shù)量和種類相對來說比較少的。而且從檔案管理今后的發(fā)展趨勢看，現(xiàn)在高校圖書館中檔案收藏的結(jié)構(gòu)以及內(nèi)容已無法適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)的發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。

2.圖書館的檔案留檔的隨意性較大，還沒有具體的存檔要求和管理制度。歸檔不夠合理，分類不夠科學(xué)，各個(gè)科室分類歸檔時(shí)大多根據(jù)自己本科室的習(xí)慣和特點(diǎn)進(jìn)行，有的檔案資料甚至是沒有編號(hào)和目錄并被隨意存放。檔案外在形式不規(guī)范，不利于裝訂，不利于查閱。沒有統(tǒng)一的檔案管理方法，也缺乏檔案集中存放的意識(shí)，更沒有委派專人進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

3.檔案價(jià)值尚未進(jìn)行科學(xué)的鑒定。高校圖書館的檔案一般都存在一定的價(jià)值，因此在進(jìn)行管理時(shí)，需要進(jìn)行科學(xué)的鑒定，以便區(qū)別對待。盡管這點(diǎn)是比較重要的，但是現(xiàn)在還是有一部分高校并沒有重視。對檔案資源的準(zhǔn)確性、價(jià)值大小等鑒定工作也沒有進(jìn)行，對不同檔案的不同保管期限沒有規(guī)定，導(dǎo)致高校館藏的檔案文獻(xiàn)雜亂堆積。

二、地方高校圖書館檔案管理的優(yōu)化途徑

（一）優(yōu)化高校圖書館檔案管理的基礎(chǔ)條件。

1.提高圖書館檔案管理人員素質(zhì)。正如上文所提及的，地方高校圖書館能否“做好讀者服務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究工作，不斷促進(jìn)圖書館事業(yè)的極大發(fā)展，其關(guān)鍵在于是否具有一支能適應(yīng)當(dāng)前文獻(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要的整體素質(zhì)高、人員結(jié)構(gòu)合理”的管理隊(duì)伍。筆者認(rèn)為，如要做好這方面的工作，我們必須展開如下三個(gè)方面的工作：其一，應(yīng)建設(shè)一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍。吸納并接收具有學(xué)歷高和專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的圖書館檔案管理人才，且盡量避免人員隨意調(diào)動(dòng)。同時(shí)，地方高校的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視本校人員的專業(yè)培養(yǎng)和專業(yè)教育，最好能在一定時(shí)期內(nèi)，能使圖書館檔案管理人員都能得到相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)技能的訓(xùn)練。只有這樣，地方高校方能保持一支相對穩(wěn)定，專業(yè)能力較強(qiáng)的圖書館檔案管理群體。其二，應(yīng)當(dāng)更新工作方法和工作理念。面臨著日益信息化的高校校園和社會(huì)發(fā)展環(huán)境，我們的管理人員應(yīng)不斷更新觀念，通過不斷學(xué)習(xí)，來掌握更多的網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用技巧。其三，高校圖書館所收藏的檔案均具有很重要的意義，檔案管理是一項(xiàng)很嚴(yán)肅的工作，因此要對檔案管理人員的進(jìn)行思想教育，提高他們的政治覺悟，促進(jìn)他們的綜合素質(zhì)全面提高。

2.利用先進(jìn)設(shè)備，發(fā)揮數(shù)字儲(chǔ)備功能。目前高校圖書館正面臨著一場全方位的技術(shù)革新———數(shù)字圖書館，圖書館的檔案管理理應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化的大潮，進(jìn)入數(shù)字化管理的新時(shí)代。盡管地方高校由于多種因素和條件的限制和制約，不可能大規(guī)模地進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)。但為了日后的圖書館發(fā)展能有一個(gè)廣闊的空間，地方高校在圖書館檔案管理的硬件建設(shè)要有一定的前瞻性，應(yīng)建立“一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)”，我們應(yīng)最大限度地考慮到地方高校全體師生和外界社會(huì)的訪問需求。與此同時(shí)，地方高校圖書館在硬件建設(shè)上，雖主要集中在多媒體信息閱覽室、電子書刊和電子文本信息的整理與收集，以及高性能的圖書館服務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)等三個(gè)方面，但圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也是不容忽視的，只有如此，地方高校才可能在檔案管理方面避免出現(xiàn)力不從心的尷尬困境。

（二）強(qiáng)化對圖書館檔案管理的制度和科學(xué)管控。

1.優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)。高校圖書館應(yīng)該對館藏的一些歷史性的檔案資料引起足夠的重視，并對這些資料進(jìn)行整理以及收集。這是由于這些歷史性的檔案資料記錄了高校圖書館從一開始建館到現(xiàn)在的所有的重要活動(dòng)以及重大事件，是非常重要的文字材料，對于后人研究圖書館和本校的發(fā)展歷程來說，具有非常重要的意義。但是由于這些歷史檔案資料都比較分散及零碎，在日常工作中，很難被人們重視起來。再加上整理這些材料的難度非常大，很容易被故意忽略。圖書館領(lǐng)導(dǎo)一定要重視起來，投入更多的人力以及時(shí)間對這部分資料進(jìn)行整理。除此之外，非文字資料也是非常重要的，像一些音像制品、電子檔案以及實(shí)物等有認(rèn)知價(jià)值和佐證的意義。因此負(fù)責(zé)圖書館檔案管理的辦公室工作人員需要根據(jù)現(xiàn)代媒介多樣化的特點(diǎn)，將音像制品、重要照片、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯以及刻錄光盤等資料歸檔進(jìn)圖書館的檔案管理系統(tǒng)。這是因?yàn)檫@些檔案均為高校圖書館檔案完整性以及系統(tǒng)性的重要憑據(jù)。

2.制定嚴(yán)密的檔案保管制度，并委派專人對其進(jìn)行管理。建立館藏檔案嚴(yán)格的保密制度，各方人員均不可擅自提高檔案的利用范圍，管理人員不可以擅自把檔案中所記錄的保密內(nèi)容泄露出去；建立館藏檔案鑒定制度，確立館藏檔案的鑒定規(guī)范，成立由專家組成的鑒定小組，鑒定檔案的等級，判定保管的年限，并整理好檔案，并將其中的經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案挑出來，然后向上級相關(guān)部門進(jìn)行匯報(bào)，獲準(zhǔn)即可銷毀；設(shè)立館藏檔案嚴(yán)密的立卷歸檔制度，避免保存價(jià)值比較高的文件毀壞或者是遺失。其中立卷需要做到案卷的裝訂整齊美觀、保管的期限劃分準(zhǔn)確、標(biāo)量確切簡明、目錄頁碼清晰、排列順序正確、書面材料規(guī)范。

3.科學(xué)地鑒定整理館藏檔案。對需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行逐一的鑒定，將性質(zhì)以及價(jià)值不同的檔案分別區(qū)別開來，然后通過檔案的重要程度以及價(jià)值大小來進(jìn)行檔案的歸檔存放。這樣不但有利于檔案存放的科學(xué)合理，能夠節(jié)省存放的空間，還能夠節(jié)約管理的費(fèi)用，而且利于檔案的使用及開發(fā)。

第8篇

(一)存在問題

1．思維觀念脫節(jié)長期以來，社會(huì)上普遍認(rèn)為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓(xùn)與教育，致使其檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動(dòng)，觀念與時(shí)代的脫節(jié)帶來的是行動(dòng)短板。進(jìn)入信息化社會(huì)以來，環(huán)境與市場需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機(jī)制在高校開啟了探索之路，服務(wù)與競爭意識(shí)成為市場制勝的法寶，因此，轉(zhuǎn)變思路、更新觀念、適應(yīng)形勢的要求成為必然。

2．知識(shí)結(jié)構(gòu)單一受知識(shí)水平和技術(shù)能力的影響，檔案管理人員工作只會(huì)進(jìn)行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業(yè)人員知識(shí)老化、結(jié)構(gòu)單一、學(xué)歷水平虛高及性別結(jié)構(gòu)失調(diào)等導(dǎo)致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術(shù)的人員匱乏。

(二)改進(jìn)路徑

1．更新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量認(rèn)清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強(qiáng)檔案意識(shí)和強(qiáng)化服務(wù)的理念，用高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平、高起點(diǎn)的服務(wù)意識(shí)和高層次的服務(wù)質(zhì)量，全心全意為人民服務(wù)。主動(dòng)適應(yīng)動(dòng)態(tài)服務(wù)，拓展利用服務(wù)渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)高校人事檔案管理人員的憂患意識(shí)、競爭意識(shí)、科技化意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理和法律意識(shí)，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)。

2．樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹立人本理念，注重機(jī)制創(chuàng)新，從控制向服務(wù)轉(zhuǎn)變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉(zhuǎn)變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應(yīng)，樹立績效理念;注重對人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅(jiān)持以人為本，努力實(shí)現(xiàn)個(gè)人的自身價(jià)值。打造人文化管理機(jī)制，創(chuàng)新人事管理改革和建設(shè)思路，建立科學(xué)的考核評價(jià)機(jī)制和有效的激勵(lì)與競爭機(jī)制，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

3．創(chuàng)新思維，提升素質(zhì)首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強(qiáng)、專業(yè)化水平高的檔案管理隊(duì)伍。這就必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，提高檔案管理人員的預(yù)測能力，為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項(xiàng)的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括理論知識(shí)素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識(shí)的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握分析處理技術(shù)，編制有關(guān)軟件。高校應(yīng)加大高層次統(tǒng)計(jì)人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機(jī)制急需科學(xué)發(fā)展

應(yīng)盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化開放式管理，積極實(shí)行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉(zhuǎn)變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場革命，要實(shí)施柔性管理，就要把提高素質(zhì)作為柔性管理的必備條件，從而達(dá)到柔性與剛性管理有機(jī)結(jié)合、寬嚴(yán)相濟(jì)。

(一)存在問題

1．管理意識(shí)滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，尤其對于信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，這就導(dǎo)致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)相對落后，大多是重管理，輕服務(wù)，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動(dòng)日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)資源共享，無法有效實(shí)行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進(jìn)路徑

1．創(chuàng)新服務(wù)，轉(zhuǎn)換角色需求決定服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建立科學(xué)的考核評價(jià)機(jī)制，就必須轉(zhuǎn)變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識(shí)導(dǎo)航員與信息咨詢專家轉(zhuǎn)換，從信息文獻(xiàn)提供者向信息組織管理專家轉(zhuǎn)換，檔案管理員應(yīng)教授和訓(xùn)練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應(yīng)對人事檔案信息的各項(xiàng)需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。

2．剛?cè)嵯酀?jì)，科學(xué)發(fā)展柔性管理的本質(zhì)是一種“以人為中心”的管理，采用非強(qiáng)制方式和手段，在人們心目中產(chǎn)生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兊淖杂X行動(dòng)，它強(qiáng)調(diào)的是在尊重人、重視人、理解人的基礎(chǔ)上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎(chǔ)上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，沒有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實(shí)施，實(shí)施柔性管理，必須堅(jiān)持剛?cè)嵯酀?jì)，才能相得益彰、相互促進(jìn)。人事檔案管理工作是一種奉獻(xiàn)性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，這就要求管理者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，以平易近人的服務(wù)態(tài)度對待用戶，并與之進(jìn)行友好溝通，體現(xiàn)服務(wù)至上的理念，保證檔案服務(wù)更具針對性、特色性、實(shí)用性。統(tǒng)計(jì)有助于實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學(xué)校人事決策提供科學(xué)保障和依據(jù)，保證“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段實(shí)現(xiàn)信息化，加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)人事信息的共享。對人事信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，加強(qiáng)開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。

三、環(huán)境服務(wù)有待完善創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，沒有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的、先進(jìn)的設(shè)備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺(tái)，營造符合人性化服務(wù)環(huán)境，來適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代要求，進(jìn)而滿足多元化用戶的個(gè)性化需求。

(一)存在問題

1．基礎(chǔ)投入不足隨著信息數(shù)字化的來臨，高校人事檔案建設(shè)相形見絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡陋，多數(shù)達(dá)不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內(nèi)，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2．技術(shù)裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現(xiàn)了技術(shù)與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進(jìn)程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應(yīng)升級人事檔案的信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，購買電腦、空調(diào)等，增設(shè)檔案庫房，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備及管理軟件，及時(shí)建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進(jìn)路徑

1．加大信息化建設(shè)投入力度物質(zhì)基礎(chǔ)是項(xiàng)目建設(shè)的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學(xué)校要加強(qiáng)對信息化管理基建的重視，完善計(jì)算機(jī)的硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的嚴(yán)格要求，啟用標(biāo)準(zhǔn)配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2．打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺(tái)面對電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨(dú)善其身。檔案管理數(shù)字化平臺(tái)意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴(yán)格管理權(quán)限，認(rèn)真維護(hù)數(shù)據(jù)庫。為此，應(yīng)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，建立人事管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺(tái)發(fā)展進(jìn)程中，由于對技術(shù)因素的過度強(qiáng)調(diào)，也出現(xiàn)了人文關(guān)懷失落的問題，因此，構(gòu)建信息化管理高效平臺(tái)應(yīng)掌握好技術(shù)因素和人文因素的平衡點(diǎn)，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結(jié)語