發(fā)布時間：2023-07-18 16:40:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案如何管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】高校 檔案 現(xiàn)代化管理 檔案管理 檔案工作
【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674－4810（2012）02－0041－01
一 目前高校檔案管理中存在的問題
1．對檔案的重視程度不夠
各級管理層面上的檔案意識薄弱，對歸檔和建檔的意義重視不夠，高校各教學院（系）及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān)，但許多基層單位并沒有制訂和執(zhí)行檔案的歸檔細則，缺乏規(guī)范化操作程序。檔案管理人員的服務(wù)意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于對檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認識，導致歸檔材料的不齊全或不完整。還有的在辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案材料嚴重丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。
2．歸檔內(nèi)容程式化，不符合時展需求，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性
高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢，使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加，檔案內(nèi)容也日趨復雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標不明確，檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標準，檔案處理不科學。由此導致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范化程度不高，歸檔材料不齊，難以全面反映學校的教學管理水平和教學質(zhì)量。
3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人的現(xiàn)實情況，導致檔案管理的不完整。
4．經(jīng)費不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差
檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專項經(jīng)費，一是用于檔案庫房設(shè)備的不斷完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件；二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學校過分強調(diào)科研建設(shè)，科研經(jīng)費比重大，不重視檔案工作，對檔案事業(yè)的經(jīng)費投入不足，有的高校根本沒有把檔案工作經(jīng)費列入規(guī)劃行列中，即使列入了規(guī)劃，所占比例也很少。
5．對檔案工作的宣傳不夠，群眾參與意識薄弱
由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會上影響不大，知名度不高，很多人對檔案不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益，還沒有被廣大群眾所認識。
針對以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，如何做好高校檔案管理工作，是目前亟待解決的問題。
二 對策
1．利用現(xiàn)代化管理手段，開展科學全新檔案管理新局面，建立網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)管理機構(gòu)現(xiàn)代化
高校的優(yōu)勢在于具有完善的校園網(wǎng)，各部處為了工作的需要紛紛建立了本部門的主頁，網(wǎng)絡(luò)已真正成為了各類信息的傳遞中心。要充分利用合校后的有利條件，利用計算機網(wǎng)絡(luò)開發(fā)出各類可行的軟件系統(tǒng)，在網(wǎng)上建立檔案館檔案信息收存網(wǎng)站，內(nèi)容涵蓋高校所有所需存檔的材料，目的是讓學校有關(guān)人員可隨時將相應(yīng)的資料，通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館提供內(nèi)容全面、語言簡練的信息，使學校檔案工作人員在接收各類存檔材料時，起到監(jiān)督和檢查的作用。
2．運用高新技術(shù)，實現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化
現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學化和高效率，高校檔案管理應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)化，高校檔案館應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)檔案計算機管理，建立檔案編號系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計算機開發(fā)更多、更好的檔案管理軟件，達到信息交流網(wǎng)絡(luò)化，咨詢業(yè)務(wù)智能化，檔案管理標準化，檔案工作程序化。
三 提高高校檔案管理工作人員的知識能力
1．精于檔案管理專業(yè)知識檔案
檔案管理工作看似簡單，但實際上卻是一個具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性的工作。一個合格的檔案管理人員不僅要透徹了解自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學習相關(guān)的理論知識，提高自己的工作能力。
2．檔案管理人員必須具備廣博的知識
檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣博的知識，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，并要有一定的基礎(chǔ)進行書寫編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認，檔案管理的效果和意義也會大打折扣。
關(guān)鍵詞：高校 檔案 管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2014）04-0026-02
普通高等學校是教學、科研和培養(yǎng)人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是學校歷史的真實記錄，能完整、準確地反映學校的建設(shè)與發(fā)展過程，是高校行政管理工作的一個重要組成部分，也是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作需要，也是發(fā)展社會主義教育的重要工作之一。
高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類：科技檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案。高校檔案真實地反映了學校各個時期的面貌，對于學校編史修志，和行政管理、教學、科研、維護學校或師生員工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，對于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)具有很高的開發(fā)利用價值。
高校檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一，高校檔案質(zhì)量是衡量學校管理水平的重要標準之一。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務(wù)。但目前高校檔案管理工作普遍存在一些問題，阻礙了檔案管理工作的正常、有序發(fā)展，下面，我就當前高校檔案管理工作中存在的問題和對策談?wù)勛约旱恼J識。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
1.領(lǐng)導檔案意識不強
長期以來一些學校領(lǐng)導片面的認為高等學校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作重視不夠，很少將學校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作未給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力；領(lǐng)導忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴重影響了檔案管理工作的順利發(fā)展。
2.檔案管理制度不健全
近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現(xiàn)象，喪失了部分利用價值。如有些單位教學檔案記錄缺項，學校領(lǐng)導聽課卻沒有聽課記錄；學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。如有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高、隊伍不穩(wěn)定
改革開放和社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作急需一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。
目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時間較為固定沒有機動性等，導致檔案管理工作人員在心理上產(chǎn)生了不平衡的心態(tài)，對于本職工作有種逆反，不愿意長期安于現(xiàn)狀。這樣就造成了檔案管理工作當中缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，導致檔案管理隊伍出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象。
4.院校合并等造成檔案管理難度大
近十幾年來，我國高校在布局上面進行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學化發(fā)展的方向。目前很多高等院校是經(jīng)過合并或是建設(shè)了新校區(qū)，高校不管是在建校面積還是學生數(shù)量等都有較大的規(guī)模，而且不同校區(qū)位置距離太遠，加上之前在管理當中出現(xiàn)的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問題出現(xiàn)。
5.檔案管理方式落后
高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。
6.檔案利用率偏低
高校檔案館擁有數(shù)量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識不強，許多人認為檔案沒用，甚至不知道有檔案機構(gòu)；二是管理方式落后，檔案利用效率偏低；三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務(wù)不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學校的教學、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會需要提供服務(wù)，檔案工作就不會存在，也不可能得到發(fā)展，檔案管理也無從談起。由此可見，充分地認識檔案管理工作、提高檔案的利用率、進一步加強檔案的服務(wù)意識具有十分重要的意義。
二、做好高校檔案管理工作對策
1.強化檔案意識
首先是要轉(zhuǎn)變高校領(lǐng)導者的思想觀念。校級領(lǐng)導是學校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強加對學校檔案工作的指導是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學校領(lǐng)導對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。因此加強檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導者檔案意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導，要把檔案工作納入領(lǐng)導者的議事日程。其次，要建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導體制和工作機構(gòu)。如建立高校檔案館、成立校級檔案工作委員會等，加強領(lǐng)導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，同時將檔案工作納入高校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學校教學，科研等工作的發(fā)展同步前進。
2.建立健全高校檔案管理制度
應(yīng)根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質(zhì)量和管理水平的標準之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領(lǐng)導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴密的層層監(jiān)督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。通過制度建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，才能對檔案進行實時控制。
3.加強檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
加強檔案隊伍建設(shè)，建設(shè)一支適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化需要的、素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、穩(wěn)定的檔案人才隊伍，可以從以下四個方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責任意識；二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育和培訓的機會，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力；三是建立健全人才引進制度，制定特殊優(yōu)惠政策和措施，積極引進政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、學歷層次高、具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和技能的檔案專業(yè)人員；四是加強兼職檔案人員隊伍建設(shè)，為兼職檔案人員設(shè)置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進激勵機制，充分調(diào)動他們的積極性。
4.加強檔案編研工作，實現(xiàn)信息共享
檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學校的各項工作提供準確的、系統(tǒng)的檔案史料。這些檔案史料從不同側(cè)面反映學校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗、指導工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足社會多方面的需要。
5.提高信息化管理水平，提供更好的服務(wù)
關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化
一、高校檔案管理的重要意義
首先，高校檔案是學校成立發(fā)展的一個記錄，是最原始的文件。高校檔案開始于學校的成立，經(jīng)歷了學校發(fā)展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經(jīng)歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學校的特點和規(guī)律，對于總結(jié)學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據(jù)。學校檔案記錄了學校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經(jīng)驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現(xiàn)?？傊?，學校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經(jīng)驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結(jié)，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進行，高校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點。首先，高校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學活動外，現(xiàn)在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內(nèi)容，這些反映教學過程和學生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學活動，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)輔導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。高校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設(shè)、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現(xiàn)在學校開始走產(chǎn)學研結(jié)合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現(xiàn)的新特點，在檔案管理上必然要采取對應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
二、高校檔案管理存在的問題
（一）資料歸檔缺乏重視，網(wǎng)絡(luò)安全有隱患
隨著學校教學和科研活動增加，以及學校管理工作進一步細化，目前需要歸檔的資料越來越多，包括學生戶籍資料、教學資料、科研資料、基建資料等等，檔案資料成倍增加。但是很多部門對資料歸檔不夠重視，一些資料沒有及時歸檔，甚至被遺漏，直到有需要的時候才發(fā)現(xiàn)沒有歸檔。另外，目前高校辦公自動化程度進一步提高，檔案信息很大一部分都是電子文檔，數(shù)字化的資料已經(jīng)成為檔案信息的重要組成部分。但是目前對于電子文件的管理還沒有明確要求，數(shù)字化的檔案管理工作沒有被足夠重視，很多先進的管理技術(shù)沒有被采用，現(xiàn)在的數(shù)字化僅僅停留在電子版文件上。除此以外，網(wǎng)絡(luò)安全也給檔案信息管理留下了隱患?，F(xiàn)在高校都有校園網(wǎng)，多數(shù)電子文件都會存儲在個人計算機和學校服務(wù)器上，檔案管理也是依托學校的服務(wù)器。但是校園網(wǎng)的安全卻存在隱患，各種軟件病毒經(jīng)常會導致小范圍的網(wǎng)絡(luò)故障，一些集體性的校園活動，例如專業(yè)考試報名、評教活動等等，都有可能導致服務(wù)器癱瘓，這給檔案資料帶來了極大威脅，對學校管理、個人信息以及科研成果都是一種威脅。
（二）檔案資料缺乏規(guī)范性，增加歸檔負擔
目前對于紙質(zhì)版文件的歸檔基本已經(jīng)有了明確的規(guī)范，相對而言是比較成熟的。但是由于資料電子化和數(shù)字化速度非?？?，而且各級辦公單位都樂于辦公自動化，極大減輕了工作量，導致檔案資源進一步數(shù)字化。校園網(wǎng)的建設(shè)也是學校各級單位之間的信息通道更加通暢，也使學校與上級單位，例如教育廳等聯(lián)系更加緊密與方便，現(xiàn)在很多文件的都是通過網(wǎng)絡(luò)，文件下達和上傳都是利用網(wǎng)絡(luò)，這樣也進一步促進信息交流數(shù)字化。但是無論是學校之間的文件交換還是上下級之間的下達上傳，目前都沒有明確的規(guī)范，很多文件在歸檔時也沒有統(tǒng)一處理，而且對于電子文件也沒有明確的標準，造成歸檔不規(guī)范。電子檔案不僅僅包括了傳統(tǒng)的電子版文件，還包括一些聲音圖片和視頻文件，這些也都沒有統(tǒng)一的標準?，F(xiàn)在高校對于這些歸檔資料的處理有很大的隨意性，造成很多文件在需要的時候無法使用，存檔也就沒有實際的意義。
（三）檔案管理忽視檔案的利用
目前高校的檔案資料多是行政性的，基本上是為了上級的決策服務(wù)，檔案資料作為一種信息資源被極大的浪費掉了。檔案資源僅僅服務(wù)學校和政府機關(guān)，就限制了其社會功能的發(fā)揮。而檔案管理部門長期堅持的上門才被服務(wù)的態(tài)度一直備受詬病。反觀一些發(fā)達國家的學校檔案，一部分作為公開文件對社會公布，作為監(jiān)督內(nèi)容。而一些學術(shù)性的資料在法律允許范圍內(nèi)無償提供給學生，而且多數(shù)資料可以在指定的網(wǎng)絡(luò)查看，或者在檔案室輕松拿到。，而不像國內(nèi)高校，查看檔案還需要各級領(lǐng)導的批示。檔案本身也是一種信息資源，僅僅保存在檔案館里是一種極大的資源浪費。除此以外，檔案管理隊伍建設(shè)一直都是老大難問題。
三、提升高校檔案管理質(zhì)量的措施
（一）加強領(lǐng)導的重視
檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭取領(lǐng)導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務(wù)學校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項目。
（二）完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規(guī)章制度，導致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴格要求工作流程?？梢耘c學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。
（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導安排，而且很少對工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工得不到升遷機會，很少有員工主動提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊伍。
（四）提高檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置和技術(shù)手段
高校檔案資源要實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計算機管理檔案信息的必由之路。現(xiàn)在高校都普遍配備了計算機等現(xiàn)代設(shè)備，但大多數(shù)高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應(yīng)用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統(tǒng)僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍需工作人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內(nèi)目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們在吸納信息的時空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
參考文獻
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關(guān)鍵詞 高校;檔案工作;以人為本
中圖分類號C93 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708(2010)25-0054-01
科學發(fā)展觀對社會主義各項事業(yè)的建設(shè)都具有指導意義,科學發(fā)展觀的核心是以人為本。具體運用到高校檔案管理工作,我們更應(yīng)秉持以人為本的原則,發(fā)展好高校檔案的管理工作。
1 以檔案形成者為本
以檔案形成者為本,是做好高校檔案工作的前提和基礎(chǔ)。高校檔案來源于高校師生員工在工作、學習中形成的各類材料。它以文字、圖表等不同形式記錄著高校招生、教學、科研和管理活動。高校師生員工是檔案的主要利用者和受益者。所以,高校檔案工作的前提和基礎(chǔ),是以高校師生員工為本。為實現(xiàn)檔案工作的目的和促進檔案工作的發(fā)展,檔案管理部門應(yīng)該把滿足檔案使用者的需要作為一切工作的起點和歸宿。只有這樣,才能促進檔案工作的科學發(fā)展。高校檔案的保存不是為了館藏,其目的在于檔案的利用。保存沒有實際或潛在利用價值的材料是毫無意義的,檔案工作的根本出發(fā)點和最終落腳點應(yīng)是滿足師生員工的工作、學習和生活需要。與此同時,檔案工作對師生員工需求的滿足程度,直接影響到師生員工的檔案積累、歸檔意識的形成與提高。這些意識又會反過來影響檔案工作的開展和發(fā)展。如果高校檔案工作很好的滿足了廣大師生員工的利用需求,對解決事關(guān)他們切身利益的問題有所幫助,那么他們就會了解檔案和檔案工作的價值并給予重視。這樣,高校師生員工在平時的工作、學習和生活中會更加注重檔案材料的形成、積累和歸檔,這對推動檔案工作的開展和發(fā)展,成就檔案工作的良性循環(huán)意義重大。
檔案管理部門應(yīng)為師生員工提供便利的查閱、利用檔案的條件和途徑,以滿足他們的需要。應(yīng)在高校建立完備的檔案工作網(wǎng)絡(luò),以便更好的收集檔案材料,更好的聯(lián)系和溝通檔案材料形成者。
2 以檔案管理者為本
以檔案管理者為本,是做好檔案工作的關(guān)鍵。知識和人才是發(fā)展的核心,尤其在知識經(jīng)濟時代,面對競爭激烈的社會環(huán)境,為保持檔案事業(yè)的進步與發(fā)展,檔案管理者隊伍建設(shè)十分重要。檔案管理者肩負著檔案的接收、管理、提供服務(wù)、信息開發(fā)等諸多責任,不僅要建造和維護檔案信息庫,而且起著溝通和連接檔案信息資源與利用者的重要作用。因而,建設(shè)一支具有高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案管理者隊伍是高校檔案管理事業(yè)健康發(fā)展的根本保證。為此,檔案管理部門應(yīng)以人為本,給檔案管理者創(chuàng)造更好的學習、培訓、工作和生活條件,給檔案管理者創(chuàng)造良好的成長環(huán)境。逐步改變檔案管理者隊伍低學歷、高年齡的局面,充分引進高學歷的專門人才從事檔案管理工作。對待自己和檔案工作,檔案管理者必須堅持發(fā)展的觀點,不斷充實和完善自己。檔案管理者應(yīng)居安思危,不斷適應(yīng)形式的變化。
首先,檔案管理者要進一步解放思想,更新觀念,提高創(chuàng)新能力,要打破常規(guī),超越傳統(tǒng),勇于創(chuàng)新。檔案管理者應(yīng)具備科學的思維和態(tài)度,總結(jié)和掌握高校檔案工作中的規(guī)律。在工作方法上也要注意創(chuàng)新,要把上級要求和學校具體相結(jié)合,理論聯(lián)系實際,歸納和提煉科學有效的工作方法;其次,檔案管理者應(yīng)有意識的提高自身專業(yè)素質(zhì),提高自身現(xiàn)代化檔案管理能力。努力學習和掌握信息化管理的知識和技能,做到能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的形勢。要培養(yǎng)解決實際問題的能力,將以人為本的科學發(fā)展觀貫徹到高校檔案管理中來。在檔案管理工作中運用新理論新技術(shù),并結(jié)合實際情況,把握形勢變化,創(chuàng)造新的方法解決新的問題。此外,高校檔案管理者必須圍繞培養(yǎng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的高素質(zhì)人才展開工作,不斷提高服務(wù)能力,把師生員工的需求和滿意度作為衡量檔案工作的標準。從而實現(xiàn)檔案工作為師生服務(wù),為教學和科研服務(wù),為社會服務(wù)的功能。
3 以檔案操作者為本
以檔案操作者為本,是做好檔案工作的起點和歸宿。操作是檔案的價值,不能進行操作的材料不能稱之為檔案。正因為檔案操作是檔案工作的最終目的和價值所在,是檔案工作的最終落腳點,所以做好檔案利用工作體現(xiàn)著檔案管理部門的自身價值,這也是檔案管理者的職責所在。只有把檔案利用工作擺到檔案工作的核心地位,才能確立和提高檔案管理部門的地位和價值,才能使檔案工作或得發(fā)展。在宣傳檔案的利用價值的過程中,宣傳檔案工作,贏得廣大師生員工的認可,培養(yǎng)他們的檔案意識。這有助于檔案工作的開展和發(fā)展,有助于檔案工作中各個環(huán)節(jié)的良性循環(huán)。說到底,就是要求檔案管理部門以檔案利用者為本,做好檔案管理工作。這是因為在利用檔案的過程中,檔案利用者的滿意度直接關(guān)系到檔案價值的實現(xiàn),進而影響人們對人們檔案工作的認可度。這種認可在一定程度上決定著檔案部門和檔案管理者在高校的地位和影響力,尤其是檔案利用者或檔案形成者居于關(guān)鍵地位時,這種影響更為明顯。檔案管理部門和檔案管理者在高校中的地位和影響力會反過來影響檔案工作的開展和發(fā)展,這種效應(yīng)顯而易見。所以,從某種意義上來說,對檔案利用者需求的滿足,不僅關(guān)系到利用者的個人利益,而且在更大層面上關(guān)系到檔案管理部門、學校乃至社會的利益。這種“一榮俱榮,一損俱損”的內(nèi)在關(guān)聯(lián)會在長期的檔案管理工作中顯現(xiàn)出來。
參考文獻
[1]秦捷英.試論高校檔案管理工作[J].湖北廣播電視大學學 報,2010(2).
關(guān)鍵詞：高職院校；兩地辦學；檔案；管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：
黨的十報告中提到建設(shè)學習型、服務(wù)型、創(chuàng)新型的執(zhí)政黨。作為高職院校的檔案管理人員，如何做好兩地辦學后的學校檔案管理工作，為構(gòu)建和諧校園、為全校師生做好服務(wù)工作是我們面臨的新問題。前幾年教育體制改革，高校擴招、兩地辦學、幾校合并成為高校改革的重要模式。一塊牌子，兩地辦學可滿足辦學之需，開拓發(fā)展空間，擴大辦學規(guī)模和服務(wù)領(lǐng)域，提升學校競爭力，為學校未來發(fā)展帶來機遇，同時也給檔案收集、管理和利用等工作帶來了影響。面對這些新問題，兩地辦學后學校檔案管理部門應(yīng)采取行之有效的措施，確保檔案工作順利進行，更好地為學校發(fā)展服務(wù)。
1.兩地辦學后學校檔案工作存在的問題
1.1兩地辦學期間形成的文件材料和單地辦學的檔案材料存在散失現(xiàn)象。在兩地辦學期間，人們關(guān)注的更多是通過機構(gòu)和人員的調(diào)整來實現(xiàn)人、財、物等資源重新優(yōu)化配置，而對檔案部門及其檔案的特殊性認識不清，工作不穩(wěn)定，工作不能按常規(guī)辦理，給檔案部門的收集和管理工作增加了難度，甚至在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，導致一些珍貴檔案材料該移交的沒有移交或丟失，影響檔案的完整性。
1.2難以做到集中管理。根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定：“對學校分立或合并，其檔案應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W校檔案管理部門統(tǒng)一保管”。而事實上，兩地辦學的學校校區(qū)處在不同地理位置，兩地辦學過程中由于面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生住宿保障等一系列問題，加之兩地辦學前檔案管理水平、人員素質(zhì)不同，使兩地辦學后檔案難以做到集中管理。
1.3兩地辦學后檔案工作網(wǎng)絡(luò)不暢通。兩地辦學后人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導和檔案人員發(fā)生了變化，新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)因校區(qū)辦學、管理上的分散性、兼職檔案人員與綜合檔案管理人員之間聯(lián)系困難等因素使新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在不暢通等一系列實際問題。
1.4檔案管理隊伍不穩(wěn)定，影響檔案工作的日常維護。現(xiàn)今整個社會環(huán)境人才流動成了一個大趨勢，這是經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，但是檔案管理隊伍的人才流動卻嚴重影響到日常管理工作，大多數(shù)人員還來不及上手就換工作崗位，導致許多應(yīng)及時歸檔的材料累積，最后甚至流失，造成檔案的不完整。
1.5檔案利用受限。長久以來，檔案主要是為各級領(lǐng)導決策，為機關(guān)各部門工作提供參考服務(wù)，而為教學服務(wù)科研服務(wù)則相對較弱。一些檔案利用受地域的限制，利用面變狹窄，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。而且目前多數(shù)高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層上，游離于先進信息技術(shù)之外，雖然配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄著錄，檔案利用無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，更談不上在網(wǎng)上查閱利用檔案。管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。
2.兩地辦學后如何管理學校檔案工作
2.1制訂科學的檔案管理制度，做到依法管檔。重新制訂適應(yīng)本單位檔案管理制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道運行，是兩地辦學后高職院校做好檔案工作的關(guān)鍵。一是要用制度規(guī)范檔案工作；二是用制度保障檔案管理工作，確保檔案工作有序開展。
2.2增強檔案意識，自覺維護檔案的齊全完整。檔案文件材料未能及時收集歸檔的重要原因是部分領(lǐng)導及教職工思想不夠重視。因此，兩地辦學后高職院校將強化檔案意識作為做好檔案工作的重要前提。通過學習檔案法律、法規(guī)、制度與宣傳工作，增強各級領(lǐng)導、廣大教職工的檔案意識，使之充分意識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展和重要條件，是不可再生和替代的信息資源。因而動員廣大教職工根據(jù)《檔案法》的要求，自覺維護檔案的完整與安全，積極支持學校檔案部門的工作，使重要的、具有保存價值和文件材料及時歸檔，便于檔案的集中保管和利用。
2.3合理配備、增加檔案人員，加強檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。建設(shè)一支忠誠事業(yè)、精通業(yè)務(wù)、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員隊伍，是兩地辦學后高職院校檔案管理工作擺脫困境的重要保障。對此，首先建立好檔案室的工作隊伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，力求這支隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面都比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次大力加強檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，使校內(nèi)的資源充分共享。檔案工作涉及到學校各個部門、各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。兩地辦學后，要根據(jù)高職院校檔案工作的發(fā)展需求，建立新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確兩校區(qū)檔案工作的分管領(lǐng)導、各立卷部門分管負責人及兼職檔案人員，加強業(yè)務(wù)培訓，以此提高檔案員的工作水平。
2.4明確檔案工作目標。一方面是明確檔案工作目標，即明確檔案工作總的發(fā)展方向，可以根據(jù)總目標，不斷消除偏離目標的因素，通過避部優(yōu)化，使具體工作的開展有利于促進總目標的實現(xiàn)；另一方面，明確檔案工作止標，便于加強日常管理，有利于調(diào)動檔案人員的積極性。根居確定的新目標，進一步加強自身建設(shè)，提升自身綜合素質(zhì)，完善各種配套的管理措施，并注重調(diào)查研究，不斷解決檔案工作中出現(xiàn)的新問題，促進檔案管理工作的健康發(fā)展。
2.5不斷創(chuàng)新、提高檔案利用的方法和技術(shù)。檔案部門長期以來所提供的諸如閱覽服務(wù)、提供復制件、制發(fā)證明材料、檔案編研服務(wù)、參考咨詢服務(wù)等傳統(tǒng)服務(wù)方式，為滿足檔案利用者的各類利用需求提供服務(wù)。但在現(xiàn)代化技術(shù)比較發(fā)達的當下，傳統(tǒng)的利用方式方法已難以滿足檔案用戶的需要，檔案利用需提供多樣性。為了更好地滿足檔案利用者的檔案需求，高職院校應(yīng)該根據(jù)社會發(fā)展需求，適時推出特色服務(wù)項目，以滿足特定檔案利用者的需求。如加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡，開通寬帶互聯(lián)網(wǎng)、電腦查閱、電話服務(wù)等工作，做到主動提供服務(wù)，千方百計為師生提供方便，這樣做不僅使檔案利用范圍擴大了，查找速度加快了，利用者可享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)，而且利用效果十分明顯。
3.總結(jié)
21世紀，機遇與挑戰(zhàn)并存，若不能及時把握機遇，發(fā)展的腳步便會滯后，因此，兩地辦學的高職院校檔案管理工作應(yīng)面對改革的新形勢，立足跨區(qū)域辦學的現(xiàn)狀，采取積極有效措施，促進檔案工作新里程。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 利用 校學
一、提高對檔案管理工作重要性的認識
1、加強意識，建立機構(gòu)
檔案工作首先要得到學校領(lǐng)導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學習與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。
2、加強檔案管理觀念工作是服務(wù)于現(xiàn)實的需要
學校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應(yīng)當多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動自己聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值。檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。
二、學校檔案的分類及管理制度
學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。
文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學校領(lǐng)導進行決策、總結(jié)工作、制定計劃的可靠信息資料。
教學檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質(zhì)量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設(shè)備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是衡量一個學校辦學水平的標志，又是進行教學活動和教學科研不可缺少的依據(jù)和參考評比。
基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，有規(guī)可循，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，增強檔案管理工作的縝密性，避免無序化?？梢哉f檔案的準確分類和健全的管理制度對促進學校檔案工作科學化、規(guī)范化建設(shè)具有重要作用。
三、健全學校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法
1、學校檔案的收集
學校檔案材料是領(lǐng)導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
2、學校檔案的整理
整理工作是檔案管理基礎(chǔ)工作中的主要環(huán)節(jié)，要強化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補充，應(yīng)嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學、學籍、財會、基建、聲像六大類和各項活動過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性；按照學校檔案的來源時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，使之保持其系統(tǒng)性，便于學校檔案的安全保管和方便利用。
3、學校檔案的鑒定
檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學校檔案鑒定的主要任務(wù)是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進行審查，以區(qū)分重點，使學校有價值的重要檔案得到重點保護，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學校檔案鑒定要堅持按內(nèi)容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復雜的學校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。
4、學校檔案的保管
檔案保管工作是檔案工作的一項重要的基礎(chǔ)工作。學校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會的不利因素對學校檔案的損毀，切實保護學校檔案的完整和安全，不斷提高學校檔案管理的科學性。學校檔案保管要堅持“以防為主，防治結(jié)合”的方針。
5、學校檔案的統(tǒng)計
要以表冊、數(shù)字的形式，揭示學校檔案與檔案工作的有關(guān)情況。其主要內(nèi)容包括學校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況；認真填報上級教育行政部門印發(fā)的有關(guān)統(tǒng)計報表。
6、學校檔案的利用
學校檔案信息資源開發(fā)與利用，堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好后勤服務(wù)工作，強化學校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務(wù)。
7、努力實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化
關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理
1 高?；üこ虣n案的內(nèi)容
（一）綜合性文件。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料等。
（二）土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
（三）竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程、強電弱電工程、通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。
2 高?；n案管理中存在的主要問題
（一）管理制度不嚴格，缺少制度保障。雖然國家頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機制和調(diào)控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。
（二）檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量不高。在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理意識不強，基建存在許多問題上。首先，歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復印件，不追朔原件、蓋章都不全、失去原有作用。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一。個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。另外，還有竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關(guān)責任人審核簽署漏缺嚴重，竣工圖章不符規(guī)格，存檔圖紙不全和被嚴重磨損，不能真實準確反映工程實體的實際情況。不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人詢問才得已糾正，其中設(shè)計變更、施工記錄等散失最為常見。
（三）紙字檔案利用存在弊端?；n案的材料套數(shù)多及復雜性，在長期利用中提供檔案原件和復印件時，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個項目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個項目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。
（四）“人才短板”成為基建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。目前大多數(shù)高校都在進行“新校區(qū)”建設(shè)，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴重不足，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應(yīng)能在了解基建工作流程的基礎(chǔ)上，掌握文字信息處理技能和熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因為“新校區(qū)”建設(shè)工程浩大，沒有相應(yīng)地信息化管理手段易導致資料的遺失，這一點普遍存在于建設(shè)單位和施工單位。
3 高?；n案管理的對策
（一）完善基建檔案管理各項規(guī)章制度，是做好基建工程檔案歸檔的前提。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到 “有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度 化前提。高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進行約束和指導。堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確管理職責，深化職能，落實到人，嚴格按照基建檔案的管理程序做好每一個工作環(huán)節(jié)。
（二）增強檔案歸檔意識，提高基建部門歸檔檔案的質(zhì)量是關(guān)鍵。做好基建檔案管理工作必須要建立以基建處（室）為責任主體的組織機構(gòu)，明確基建檔案管理人員職責?；ㄌ帲ㄊ遥┳鳛榛ü芾碚吆突n案形成者，應(yīng)有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。從基建工程初始就與建立檔案同步進行；工程建設(shè)過程要與竣式材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。提前介入隨時跟蹤項目進度，減少檔案材料分散時間，達到每階段工程完成及時收集歸檔。
（三）加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐，實現(xiàn)基建檔案的信息化是目標。隨著辦公自動化和計算機網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對高?；n案收集的質(zhì)量、查找利用上都提出了更高的要求。怎樣把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應(yīng)順應(yīng)時代的需求，加大設(shè)備配備上的投入力度，添置和更新計算機、工程復印機、掃描儀等硬件設(shè)施，是進行高校基建檔案信息化管理的前提。引進配備合適的檔案信息管理軟件和計算機專業(yè)技術(shù)人員是保障。加快對基建檔案綜合性文件；土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件；竣工圖進行數(shù)字掃描轉(zhuǎn)換工作，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化和利用現(xiàn)代化。
（四）加強基建隊伍建設(shè)，提高專業(yè)化管理水平是保障。首先對于專業(yè)性強的管理崗位，逐步實行持證上崗制度。加強對專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓。對重要崗位應(yīng)實行輪崗制，基建部門負責人應(yīng)實行5年一輪崗，基建部門內(nèi)部的其他工作人員也要創(chuàng)造條件，定時進行崗位輪換。其次是引進高層次、高技能、創(chuàng)新性和復合型計算機管理人才，推動高?；n案數(shù)字化、信息化進程。
總之，基建檔案是高校的寶貴財富，是高?；窘ㄔO(shè)工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)。因此，我們作為檔案的管理者，必須把嚴好質(zhì)量關(guān)，維護基建檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使{校檔案為我們國家的經(jīng)濟發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，做出更大貢獻。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；現(xiàn)狀；措施
辦公室檔案管理工作在一個單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門工作的開展具有直接的聯(lián)系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項活動的順利開展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，改善和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和智能化管理，有利于促進檔案管理工作跟上時展的步伐。
1 辦公室檔案管理存在的問題
1.1 管理意識淡薄，管理方式落后
我國辦公室檔案管理人員的管理意識淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進行管理工作，對檔案管理的重要性認識不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對日常資料的保存和搜集相對欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時展的步伐。
1.2 管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高
現(xiàn)在培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人員不能適應(yīng)社會的發(fā)展，管理人員的管理專業(yè)知識欠缺，所以提高管理人員的專業(yè)知識和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個信息化的時代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時代的發(fā)展步伐，運用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。
1.3 辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強
隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類越來越復雜，因此對管理人員的要求也隨之提高。針對不同時段、不同種類的檔案信息，要進行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的技術(shù)還不完善，許多設(shè)施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時，檔案管理行政機構(gòu)沒有合理規(guī)劃檔案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中處于隨機狀態(tài)，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。
2 如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率
2.1 健全辦公室檔案的現(xiàn)代化管理體系
在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個重要的管理方面，同時兩個方面具有密切的聯(lián)系，因此在管理的過程中，這兩項工作內(nèi)容需要結(jié)合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進行檔案的管理，有利于促進單位辦公室檔案管理的體系化。
2.2 增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
現(xiàn)階段，單位對檔案管理工作重要性的認識還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴重的滯后性，對辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對辦公室檔案管理規(guī)范化的認識需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進行完善，并需要滿足社會發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責任制強化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業(yè)意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。
2.3 加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能
現(xiàn)階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，大部分是兼職，對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進行管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓和培養(yǎng)，從而增強檔案管理人員的專業(yè)理論知識和技能，從而提高檔案專業(yè)化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動的參與到檔案專業(yè)的培訓活動，從而提高專業(yè)檔案管理技能；其次，還需要提高對檔案管理工作的責任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上和對檔案管理專業(yè)人才的要求前提下，對單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到較大的提高。
2.4 強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作。
結(jié)束語
綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用?？梢酝ㄟ^辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而促進辦公室檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
參考文獻
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