發(fā)布時間：2022-07-04 11:21:26
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案信息安全樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
目前，隨著我國高校檔案信息建設(shè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和開發(fā)也向著全面的方向發(fā)展。高校檔案網(wǎng)絡(luò)化為用戶帶來更大的變量，檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在的安全隱患也逐步顯露出來。例如：檔案系統(tǒng)遭到黑客攻擊導(dǎo)致功效數(shù)據(jù)信息失竊、感染病毒、系統(tǒng)癱瘓等情況，基于上述情況，解決檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性問題成為當(dāng)務(wù)之急。
1 簡述高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校使用的檔案滾落網(wǎng)絡(luò)規(guī)模屬于中小型企業(yè)網(wǎng)，其內(nèi)網(wǎng)不足50個用戶，外網(wǎng)則是依托校園網(wǎng)與Internet相互連接。高校檔案滾落軟件主要來自以下兩種形式：①學(xué)校購買商業(yè)化的檔案管理軟件；②高校檔案館與軟件技術(shù)人員聯(lián)合開發(fā)的管理軟件。高校檔案管理系統(tǒng)不管使用商業(yè)化軟件還是自主研發(fā)軟件，也都存在的安全性性存在一些不足之處。高校檔案館缺少專門負(fù)責(zé)管理專業(yè)技術(shù)人員，極易產(chǎn)生安全隱患。
1.1 人們檔案管理意識不足
人們過度依賴現(xiàn)有的操作安全機(jī)制，單純的認(rèn)為只需不泄露自己的用戶名和密碼就不會存在安全隱患。黑客可以采用字典攻擊工具、按鍵記錄器等方式獲取他人的賬戶與密碼安裝好殺毒軟件之后就認(rèn)定系統(tǒng)絕對安全，有些人不懂對殺毒軟件進(jìn)行升級和更新。過分相信防火墻，單一認(rèn)為只要設(shè)置防火墻就可安全，其實防火墻軟件自身的也存在一系列漏洞。
1.2 缺乏完善的管理制度
多數(shù)高校檔案管理部門在信息化建設(shè)方面都使用單一的安全管理模式，忽略網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)部署，為某些不法分子提供可乘之機(jī)。高校操作系統(tǒng)惡化軟件安全存在一些漏洞，黑客們?nèi)绻l(fā)現(xiàn)這些弱點，會在軟件開發(fā)商建立補(bǔ)丁或修補(bǔ)漏洞前，研制他們使用的網(wǎng)絡(luò)代碼，采用這些缺陷不斷滲透，致使高校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)丟失或網(wǎng)絡(luò)癱瘓的情況。
1.3 木馬、蠕蟲侵犯
計算機(jī)蠕蟲不會像病毒那樣自己附加至其它軟件感染用戶的程序和文件，蠕蟲常常采用受感染的系統(tǒng)文件傳輸功能，自行在網(wǎng)上進(jìn)行傳播，致使網(wǎng)絡(luò)流量不斷增加及計算機(jī)運行速度降低。有一部分蠕蟲還可以刪除文件、由受感染計算機(jī)發(fā)出文件。特洛伊木馬是一種黑客攻擊，如果電腦中上木馬， 該機(jī)器猶如一臺傀儡機(jī)，黑客可以在侵犯的電腦上下載或傳輸文件，盜取各種密碼和信息。
1.4 垃圾郵件及間諜軟件的侵犯
現(xiàn)階段，根據(jù)垃圾郵件過濾公司的相關(guān)統(tǒng)計得出，從互聯(lián)網(wǎng)發(fā)出的郵件中，每十封就有超過9封的郵件為垃圾郵件。垃圾郵件泛濫成災(zāi)，從而占用更多的網(wǎng)絡(luò)資源，嚴(yán)重影響著電子郵件通信的正常運行。如果電子郵件被制造網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客利用，就會成為殺傷力最大的病毒傳播工具。間諜軟件可以在使用者毫不知情的狀態(tài)下，在用戶電腦上安裝后門程序，用戶的隱私信息唄這些程序獲取，這些后門程序也會幫助黑客遠(yuǎn)程控制用戶電腦，黑客可以在用戶計算機(jī)上發(fā)送、接收郵件等操作。
2 完善高校檔案管理系統(tǒng)安全的措施
2.1 提升人們的安全防護(hù)意識
常言說：“防患于未然”，及早的防患可以避免計算機(jī)不遭受惡意侵害，高校設(shè)置的第一道網(wǎng)絡(luò)安全防線就是要強(qiáng)化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識。樹立安全操作意識，強(qiáng)化檔案館管理人員和用戶的責(zé)任心，在離開電腦時隨手把檔案系統(tǒng)退出，定期排查電腦存在的病毒，防止用戶名和密碼泄露。高?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全知識的培訓(xùn)，讓他們熟練掌握各種安全威脅的因數(shù)和解決措施，定期檢查網(wǎng)絡(luò)軟件是否進(jìn)行安全審計，不要把沒有保護(hù)的移動設(shè)備接入到網(wǎng)絡(luò)中，不要隨意使用來歷不明的軟件。
2.2 設(shè)置安全管理措施
高校進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理中，使用必要的安全技術(shù)之外，還應(yīng)該制定相對應(yīng)的安全管理策略：例如：設(shè)置檔案信息安全管理的等級與范圍；設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作規(guī)程和用戶訪問身份登錄制度；設(shè)置必要的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)和應(yīng)急措施。各個高校檔案館在設(shè)置安全管理策略時，必須向?qū)I(yè)人員咨詢，確保設(shè)定的策略高效、安全。
2.3 配備殺毒軟件和防火墻
殺毒軟件可有掃描計算機(jī)上的所有文件，從檔案館計算機(jī)用戶的角度來說，先要為計算機(jī)安裝一套正版的殺毒軟件，之后設(shè)置自己的掃描日程，若沒有自動的掃描日程表，可以設(shè)定一個提醒裝置，保障檔案室管理人員可以定期對計算機(jī)展開掃描，并及時更新殺毒軟件。防火墻作為檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)之前的安全衛(wèi)士，有入侵者進(jìn)入必須先穿越防火墻安全設(shè)定才能接觸到目標(biāo)計算機(jī)。一般各大高校的網(wǎng)管中心都會為本校設(shè)置一個防火墻把高校的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與Internet公用網(wǎng)絡(luò)隔開，這是高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置的第一道安全防線，如果檔案館的電腦數(shù)量有限，可以購買軟件防火墻。同時要對防火墻進(jìn)行相應(yīng)的安全設(shè)置：過濾信息報、屏蔽非信任的IP地址，禁止非信任IP訪問檔案管理系統(tǒng)。
2.4 防止垃圾郵件和反間諜軟件的入侵
想要防范垃圾郵件的入侵，不僅不能相應(yīng)自來的電子郵件，也必須保護(hù)好自己的郵件地址。同時，可以在郵件服務(wù)器、接受黑名單機(jī)器上設(shè)置垃圾郵箱鍋爐功能，采用過濾器和黑名單降低垃圾郵件出現(xiàn)的幾率，并保存合法文件?？梢栽谟嬎銠C(jī)上安全反間諜文件刪除間諜文件。
【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；信息安全；風(fēng)險
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展潮流之下，大部分高校的檔案管理也都向著現(xiàn)代化和信息化的方向前進(jìn)，原來單純的人工管理模式已經(jīng)朝著數(shù)字化的模式發(fā)展，高校的檔案也得到了更廣泛的應(yīng)用，但是這種新的應(yīng)用模式使得其中的風(fēng)險矛盾逐漸突出，如果發(fā)生的一些安全問題得不到解決，就可能產(chǎn)生很大的信息資源方面的損失，安全風(fēng)險管理的加強(qiáng)非常必要。
一、高校檔案管理信息安全的風(fēng)險類型分析
（一）制度風(fēng)險與外來風(fēng)險。
在如今的高校檔案管理信息化的改善中，還缺少比較完善的法律法規(guī)對其進(jìn)行保護(hù)和約束，也就是說高校檔案管理的數(shù)字化方面的安全性得不到一個很好的保障，有時只能使用與計算機(jī)相關(guān)的管理條例來進(jìn)行監(jiān)管，這種對檔案管理信息安全的維護(hù)缺乏專業(yè)性和針對性，這種管理現(xiàn)狀為很多的不法人員帶來了可以進(jìn)行破壞的機(jī)會，他們?yōu)榱诉_(dá)到自身的利益或者目的，會對高校中的檔案信息進(jìn)行資源竊取以及網(wǎng)絡(luò)信息的攻擊，甚至將其進(jìn)行破壞，這種行為對于高校的檔案信息的管理是非常不利的，使得信息安全無從保證。另外，除了這種制度方面的不健全之外，來自外界的風(fēng)險也對高校檔案管理的信息安全產(chǎn)生著影響，比如計算機(jī)病毒以及非法訪問等黑客的攻擊行為，病毒是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域中最大的危害內(nèi)容之一，與網(wǎng)絡(luò)信息相關(guān)的所有路徑以及終端都會受到來自病毒的威脅，而且病毒的種類還在不斷地增加，一些專門的殺毒軟件不能第一時間進(jìn)行殺毒設(shè)置，這種高難度的管理問題會造成高校檔案的丟失，非法的訪問則有可能會造成檔案信息的篡改，屬于比較嚴(yán)重的安全風(fēng)險問題。
（二）管理風(fēng)險以及信息安全評估風(fēng)險。
對于檔案管理人員而言，保密意識不夠，責(zé)任感薄弱，會對檔案管理的安全帶來不良效果，不少高校對檔案管理工作缺少充分的關(guān)注，對于檔案資料的保密性認(rèn)識也不足。在當(dāng)前檔案管理信息化的進(jìn)程中，管理者在信息技術(shù)的專業(yè)程度上并不達(dá)標(biāo)，在工作中不能嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行合理的操作，比如有的管理人員可能會因為工作的疏忽將高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的檔案管理賬號以及密碼泄露出去，而且機(jī)房管理也不嚴(yán)格，給外界不法分子的侵入提供了機(jī)會。并且，高校的信息安全評估發(fā)展也比較落后，存在比較多的安全管理風(fēng)險，高校檔案管理部門對于安全評估方面的工作重要性認(rèn)識不足，安全風(fēng)險評估的具體操作流程以及技術(shù)支持都需要進(jìn)一步改善。
二、高校檔案管理信息安全的風(fēng)險解決措施
（一）健全信息安全制度，提升檔案信息的物理安全。
高校檔案部門應(yīng)以國家檔案局所公示的信息化建設(shè)準(zhǔn)則為指導(dǎo)，以自身實際情況為依據(jù)，然后與計算機(jī)相關(guān)法規(guī)的要求制定同高校檔案管理工作相適應(yīng)的規(guī)章制度。這樣做可以很大程度上使高校檔案管理工作得到安全性與穩(wěn)定性的發(fā)展，對當(dāng)前存在的相關(guān)檔案管理安全問題進(jìn)行分析，國家應(yīng)及時制定有關(guān)的法律，讓高校的檔案管理信息化建設(shè)更加合理規(guī)范。在當(dāng)前的高校檔案管理信息安全的發(fā)展中，應(yīng)該做好相關(guān)的基礎(chǔ)性工作，盡量降低信息風(fēng)險所造成的損失，比如在信息管理設(shè)備的購入時應(yīng)該采用不同型號與廠家的設(shè)備類型，這樣可以達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)的效果，而且在檔案信息的管理中為了避免某網(wǎng)段的安全風(fēng)險影響網(wǎng)絡(luò)的全面運行，對子網(wǎng)設(shè)置使用分級、分段的物理隔離，這樣可以增強(qiáng)安全管理的強(qiáng)度。
（二）做好檔案信息安全風(fēng)險的評估工作。
增強(qiáng)高校檔案信息調(diào)研力度，對高校檔案管理的構(gòu)成進(jìn)行分析確認(rèn)，針對組織戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)類型、流程等所形成系統(tǒng)的基礎(chǔ)性建設(shè)及檔案安全需求等，進(jìn)行調(diào)研與評斷。對檔案信息資產(chǎn)的識別也是其中重要工作內(nèi)容之一，可以將相關(guān)規(guī)范作為工作開展的參考，與高校檔案管理中的實際工作程序內(nèi)容相結(jié)合，識別當(dāng)前建立的信息管理體系，比如硬件、信息采集、篩選等方面的工作，對其中資產(chǎn)的重要作用以及相關(guān)業(yè)務(wù)的信息進(jìn)行綜合性的探究，最后主要是根據(jù)其中蘊(yùn)含的價值對檔案信息資產(chǎn)進(jìn)行不同程度、層次的標(biāo)識，還應(yīng)該根據(jù)所呈現(xiàn)的資產(chǎn)詳單對面臨的安全隱患與風(fēng)險進(jìn)行詳盡的探討，按照嚴(yán)重程度對風(fēng)險進(jìn)行分類標(biāo)識與處理工作。
三、結(jié)束語
高校檔案管理在發(fā)展中也應(yīng)該逐漸地去適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的前進(jìn)趨勢，對原有的檔案管理方式進(jìn)行改變，信息化建設(shè)是其轉(zhuǎn)變的主要方向，在變化的過程中可以增強(qiáng)高校檔案管理的技術(shù)優(yōu)勢，同時管理部門也必須做好信息安全方面的管理，做好檔案管理的風(fēng)險評估工作，加強(qiáng)管理隊伍的完善，提升信息安全管理的水平，確保高校檔案管理的不斷完善和進(jìn)步。
【參考文獻(xiàn)】
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（遼寧師范大學(xué)檔案館，遼寧 大連 116029）
【摘要】本文在深刻解讀大數(shù)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校檔案信息資源特點，分析大數(shù)據(jù)對高校檔案工作者理念、檔案資源建設(shè)、檔案信息安全及檔案利用服務(wù)等方面的影響，提出在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案工作應(yīng)該樹立全歸檔意識、構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)集、建設(shè)檔案信息安全體系、挖掘檔案信息大資源，推行個性化定制化檔案信息服務(wù)等應(yīng)對策略。
關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)；高校檔案；影響分析；對策研究
基金項目：本文為2014年度遼寧省檔案局科技項目“大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源多元采集研究”（L-2014-R-12）的階段性成果之一。
作者簡介：寧燕子，研究方向為檔案信息化建設(shè)。
大數(shù)據(jù)時代的到來改變了傳統(tǒng)的IT架構(gòu)與數(shù)據(jù)存儲和利用機(jī)構(gòu)，必然也將對作為儲存信息知識、提供信息服務(wù)的高校檔案館形成沖擊與挑戰(zhàn)。因此，深刻理解大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，結(jié)合高校檔案信息資源的特點，分析大數(shù)據(jù)對檔案工作者理念的影響、對檔案信息資源建設(shè)、檔案信息安全及檔案利用服務(wù)的影響，對高校檔案館面對大數(shù)據(jù)尋求應(yīng)對與發(fā)展對策有著重要意義。
1大數(shù)據(jù)概述
近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)的深入發(fā)展，以及智能終端、社交網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字地球等信息體的普及和建設(shè)，海量的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)己經(jīng)充斥在人們?nèi)粘Ｉ畹拿總€角落，并且每天還在以驚人的速度進(jìn)行爆炸式的增長。美國互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心(IDC)指出，全球數(shù)據(jù)量已由2005年的0.15ZB增長到2010年的1.2ZB。預(yù)計未來10年，全球數(shù)據(jù)量將以40%+的速度增長，2020年全球數(shù)據(jù)量將達(dá)到35ZB，人類正在逐漸步入一個大數(shù)據(jù)時代。
1.1大數(shù)據(jù)定義
目前，大數(shù)據(jù)并沒有形成一個統(tǒng)一的定義。研究機(jī)構(gòu)Gartner的定義：大數(shù)據(jù)是指需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。維基百科的定義：大數(shù)據(jù)指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業(yè)經(jīng)營決策目的的資訊。麥肯錫的定義：大數(shù)據(jù)是指無法在一定時間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具對其內(nèi)容進(jìn)行采集、存儲、管理和分析的數(shù)據(jù)集合。IDC將大數(shù)據(jù)定義為：為更經(jīng)濟(jì)地從高頻率的、大容量的、不同結(jié)構(gòu)和類型的數(shù)據(jù)中獲取價值而設(shè)計的新一代架構(gòu)和技術(shù)。信息專家涂子沛在著作《大數(shù)據(jù)》中認(rèn)為：“大數(shù)據(jù)”之“大”，并不僅僅指“容量大”，更大的意義在于通過對海量數(shù)據(jù)的交換、整合和分析，發(fā)現(xiàn)新的知識，創(chuàng)造新的價值，帶來“大知識”、“大科技”、“大利潤”和“大發(fā)展”。從以上幾種定義，我們可以看出，大數(shù)據(jù)是信息時代出現(xiàn)的一種現(xiàn)象，一種理念，一種處理技術(shù)。
1.2大數(shù)據(jù)特征
和大數(shù)據(jù)的定義不同，對大數(shù)據(jù)的特點業(yè)界有比較統(tǒng)一的認(rèn)識。即大數(shù)據(jù)的4“V”特征。第一，數(shù)據(jù)體量巨大（Volume）。從TB級別，躍升到PB級別。物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、車聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、平板電腦、PC以及遍布地球各個角落的各種各樣的傳感器，無一不是數(shù)據(jù)來源或者承載的方式。第二，數(shù)據(jù)類型繁多（Variety）。隨著傳感器種類的增多以及智能設(shè)備、社交網(wǎng)絡(luò)等的流行，數(shù)據(jù)類型也變得更加復(fù)雜，不僅包括傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)類型，也包括以網(wǎng)頁、視頻、音頻、E-mail、文檔等形式存在的未加工的、半結(jié)構(gòu)化的和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。第三，價值密度低（Value）。數(shù)據(jù)量呈指數(shù)增長的同時，隱藏在海量數(shù)據(jù)的有用信息卻沒有相應(yīng)比例增長，反而使我們獲取有用信息的難度加大。以視頻為例，連續(xù)的監(jiān)控過程，可能有用的數(shù)據(jù)僅有一兩秒。第四，流動速度快（Velocity）。形成流式數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的重要特征，數(shù)據(jù)流動的速度快到難以用傳統(tǒng)的系統(tǒng)去處理。大數(shù)據(jù)的“4V”特征表明其不僅僅是數(shù)據(jù)海量，對于大數(shù)據(jù)的分析將更加復(fù)雜、更追求速度、更注重實效。
2高校檔案信息資源呈現(xiàn)的特點分析
2.1檔案數(shù)量龐大，增長迅速
遼寧師范大學(xué)是一所省屬重點師范類院校，學(xué)校全日制在校生人數(shù)規(guī)模在22000人左右，在職教職工人數(shù)約為1800人。以遼寧師范大學(xué)為例，學(xué)校檔案館館藏檔案總量是66286卷（件），其中綜合檔案41913卷。近4年，綜合檔案年入館量以平均每年12.5%速度增長。截至2013年6月21日，全國普通高等學(xué)校（不含獨立學(xué)院）共計2198所。各高校檔案館檔案資源總和近億卷，堪稱海量。2011-2014年，遼寧師范大學(xué)綜合檔案入館數(shù)量統(tǒng)計結(jié)果見表1。
2.2檔案種類繁多，載體類型多樣
高校檔案是高等院校內(nèi)部組織和個人在教學(xué)、科研、管理以及其它各項活動中直接形成的、對高校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同記錄方式和各種載體形態(tài)的歷史記錄。高校檔案具有形成主體多樣性，形成領(lǐng)域廣泛性的特點，因此形成了高校檔案信息資源種類繁多、載體記錄方式和載體形態(tài)多樣性的局面。如，遼寧師范大學(xué)檔案館集中統(tǒng)一保管12類檔案：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、出版物類、外事類、財會類、聲像類、實物類、教職工人事類和學(xué)生類。高校檔案的載體類型多樣，除傳統(tǒng)的紙張外，還有以感光材料為載體的檔案，如縮微檔案；以磁性材料為載體的檔案，如錄音帶、錄像帶、幻燈片等；以磁、光、電為介質(zhì)，通過計算機(jī)等設(shè)備閱讀的檔案，如，電子文檔、光盤數(shù)據(jù)庫等；以數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以計算機(jī)主機(jī)硬盤、光盤為介質(zhì)的檔案，如網(wǎng)絡(luò)信息、網(wǎng)站、網(wǎng)頁等。
2.3檔案數(shù)據(jù)資源豐富。
近年來，隨著高校校園信息化工作的推進(jìn)，高校在檔案信息化工作方面的投入也在不斷加大，數(shù)字檔案館就是檔案信息化的成果之一。檔案信息化的一個基礎(chǔ)工作是檔案信息資源的數(shù)字化，即館藏檔案目錄數(shù)字化，館藏檔案全文數(shù)字化，電子文檔收集。據(jù)統(tǒng)計截止2010年10月15日，上海交通大學(xué)檔案館館藏檔案全文數(shù)字化總量為3667404頁，數(shù)字化信息資源約為2PB。一所高校的檔案數(shù)據(jù)資源已經(jīng)達(dá)到PB級別?？上攵珖?000多所高校的檔案數(shù)據(jù)資源總量相當(dāng)可觀，內(nèi)容相當(dāng)豐富。
3大數(shù)據(jù)給高校檔案工作帶來的影響
3.1大數(shù)據(jù)對高校檔案工作者理念的影響
大數(shù)據(jù)帶給檔案工作的最大影響是對檔案工作者思維理念的沖擊。維克托·邁爾·舍恩伯格在《大數(shù)據(jù)時代》中明確指出，大數(shù)據(jù)時代最大的轉(zhuǎn)變就是，放棄對因果關(guān)系的渴求，而取而代之關(guān)注相關(guān)關(guān)系。傳統(tǒng)的邏輯性思維，考慮的是因為什么，所以必須怎樣，即由因到果的關(guān)系。而大數(shù)據(jù)思維只需要知道“是什么”，而不需要知道“為什么”。這顛覆了千百年來人類的思維慣例，對人類的認(rèn)知和與世界交流的方式提出了全新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代的到來，將從多個方面變革傳統(tǒng)的檔案思維模式。管理思維上，將推動檔案館從經(jīng)驗驅(qū)動到循數(shù)管理的轉(zhuǎn)變，用數(shù)據(jù)說話；服務(wù)思維上，檔案館的服務(wù)理念將實現(xiàn)從供給導(dǎo)向到需求導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)從資源密集型服務(wù)到服務(wù)主導(dǎo)型的轉(zhuǎn)變；業(yè)務(wù)思維上，從追尋“因果律”走向?qū)徱暋跋嚓P(guān)性”，從出現(xiàn)問題——邏輯分析——找出因果關(guān)系——提出解決方案的逆向思維模式，到收集數(shù)據(jù)——量化分析——找出相互關(guān)系——提出優(yōu)化方案的正向思維模式轉(zhuǎn)變。
3.2大數(shù)據(jù)對檔案信息資源建設(shè)的影響
迫于物質(zhì)和技術(shù)條件限制，在小數(shù)據(jù)時代我們無法對產(chǎn)生的所有成果(檔案)全部歸檔和保存，因而有必要制定一個歸檔范圍，即確定哪些要歸檔保存，哪些不需要歸檔保存；同時對歸檔保存的信息和數(shù)據(jù)要根據(jù)其價值確定不同的保管期限以節(jié)省人力和物力資源。近20年來，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的蓬勃發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以及各種傳感器的無所不在，信息技術(shù)已經(jīng)可以將一切“數(shù)據(jù)化”。在過去的50年中，數(shù)字存儲成本大約每兩年就削減一半，而存儲密度則增加了5000萬倍。在大數(shù)據(jù)背景下，“一切歸檔”的目標(biāo)已經(jīng)具備了較為成熟的技術(shù)條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代，檔案概念呈泛化趨勢，“每一條記錄都將變成具有長期保存價值的檔案，這些單位價值密度低的記錄信息將作為不可分割的整體來發(fā)揮檔案的價值”?！耙磺芯哂斜４鎯r值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物都將視為檔案，基于信息系統(tǒng)的電子文件在形成之后‘一秒鐘’即形成‘電子檔案’”。
3.3大數(shù)據(jù)對檔案信息安全的影響
數(shù)據(jù)安全的問題一直是信息安全的重要內(nèi)容，信息安全業(yè)界對于數(shù)據(jù)安全的探討從來沒有減少過，大數(shù)據(jù)時代的到來讓業(yè)內(nèi)人士更加不確定。據(jù)報道，對全球200個安全權(quán)威專家調(diào)查表明：40%的專家無法處理所收集到的海量安全數(shù)據(jù)；35%的專家沒有足夠的時間或?qū)I(yè)人員來分析他們收集的安全數(shù)據(jù)和信息。這些數(shù)字也更能直觀地說明在大數(shù)據(jù)時代，安全面臨的挑戰(zhàn)十分嚴(yán)峻。EMC信息安全事業(yè)部RSA公司的信息安全專家胡軍認(rèn)為，安全是一個基礎(chǔ)的問題，數(shù)據(jù)價值越大，數(shù)據(jù)的量越大，安全面臨的風(fēng)險就越大。大數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展到一定階段的必然結(jié)果，大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源的一個基本特征就是檔案信息的大規(guī)模數(shù)字化。數(shù)字化檔案信息具有以下特點：（1）對軟硬件系統(tǒng)的依賴性。技術(shù)的更新、軟硬件設(shè)備的升級可能會導(dǎo)致原有的信息無法識別。（2）存儲的高密度性。數(shù)字化檔案信息存儲的高密度性在我們節(jié)約館藏空間，擴(kuò)大館藏容量的同時，也對載體的保護(hù)提出了更嚴(yán)格的要求，因為任何一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)以千計的檔案信息遭到破壞。（3）信息與載體之間的可分離性。數(shù)字化檔案信息可以以非實體形式進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了數(shù)字化檔案信息的易于更改、易于復(fù)制、自由流動、易于傳輸。
3.4大數(shù)據(jù)對檔案利用服務(wù)的影響
《大數(shù)據(jù)時代》的作者維克托·邁爾·舍恩伯格認(rèn)為，“大量的數(shù)據(jù)能夠讓傳統(tǒng)行業(yè)更好地了解客戶需求，提供個性化的服務(wù)。定制化服務(wù)的關(guān)鍵是數(shù)據(jù)”。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案服務(wù)方式將發(fā)生變革，檔案利用效率將大幅提升。大數(shù)據(jù)時代的檔案利用不同于傳統(tǒng)的“你來我找”的被動式服務(wù)，也不僅是利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行制作、加工、傳播、轉(zhuǎn)換和二次開發(fā)。而是要通過對檔案信息資源挖掘、用戶信息和用戶需求進(jìn)行分析、關(guān)系洞察及趨勢預(yù)測，開展基于海量檔案數(shù)據(jù)和先進(jìn)技術(shù)分析的全息檔案資源的相關(guān)性研究，從而實現(xiàn)檔案信息資源與用戶需求的雙向理想控制。大數(shù)據(jù)時代高校檔案館會更多地開展主動推介式個性化服務(wù)。
4大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作的對策
4.1樹立全歸檔意識
所謂全歸檔，包括三個方面的含義，一是接收，做到應(yīng)收盡收。高校檔案的收集范圍應(yīng)該涵蓋管理、教學(xué)、科研、教輔、后勤保障等所有校內(nèi)單位。內(nèi)容上要注意公文與業(yè)務(wù)材料并重，不可偏頗。檔案類型上既要做到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，同時兼顧圖片、錄音、錄像、實物、數(shù)據(jù)庫、多媒體、網(wǎng)頁等多種類型。檔案的“收”要做到全流程控制，將檔案管理融入到學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)、教學(xué)管理、行政管理、學(xué)生管理等系統(tǒng)中，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、教學(xué)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)等，抓好文檔的前端控制。二是征集，做到用開放的心態(tài)面向全社會征集一切和學(xué)校相關(guān)的史料和實物。重點征集對象為學(xué)校老領(lǐng)導(dǎo)、老教授，學(xué)校知名校友。三是采集，采集網(wǎng)絡(luò)信息資源和用戶需求信息。高校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)都建設(shè)有自己的門戶網(wǎng)站，這些網(wǎng)站上了大量的教學(xué)、科研、管理、對外交流等形式多樣的信息資源，高校檔案館要積極主動采集有保存價值的信息。另外高校檔案館還要采集用戶基本信息和用戶需求信息，以備對其進(jìn)行分析，從而提供個性化服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)思想發(fā)生不小的變化，即我們已經(jīng)不再需要確定一個歸檔范圍，不再需要對其價值進(jìn)行人為的鑒定和加注標(biāo)簽。我們所要做的就是將所有的真實的記錄全部歸檔，減少人為的影響，保存檔案的原貌，還原檔案的真實，從而構(gòu)建一個基于互聯(lián)網(wǎng)的，以檔案數(shù)字資源為主體，以文本、圖片、音視頻等為形式的高校記憶數(shù)字資源庫。
4.2構(gòu)建檔案信息資源大數(shù)據(jù)集
檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時代必要的基礎(chǔ)性建設(shè)，也是發(fā)揮高校檔案館潛在價值的重要臺階，緊抓大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的契機(jī)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)跨越式發(fā)展，對高校檔案館而言，具有重要意義。具體需要做以下工作：結(jié)合高校檔案資源特點和工作實際，（1）研究制定高校檔案館館藏檔案數(shù)字化實施方案，全面啟動檔案數(shù)字化工作；（2）研究制定高校檔案館數(shù)字化建設(shè)實施方案，啟動數(shù)字檔案館建設(shè)；（3）研究制定高校檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；（4）研究制定高校電子文檔移交與接收辦法；（5）運用云技術(shù)創(chuàng)建檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)架構(gòu)，讓檔案大數(shù)據(jù)在這個平臺上運行；（6）運用云技術(shù)構(gòu)建高校檔案信息資源的大數(shù)據(jù)集。
4.3建設(shè)檔案信息安全體系
大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館的數(shù)字化館藏和虛擬館藏的比例會大大提高，檔案安全管理的重心要向數(shù)字化館藏和虛擬館藏方向傾斜。要確保數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的真實性、完整性、機(jī)密性和長期可用性。高校檔案館必須建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案信息安全防范體系。具體的安全保障措施包括以下幾個方面：（1）加大對數(shù)字化檔案信息安全法規(guī)的理論研究；（2）制定高校數(shù)字化檔案信息安全解決方案；（3）購買優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備并在運行過程中加強(qiáng)管理和維護(hù)，確保科學(xué)使用；（4）采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)等多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。如訪問控制技術(shù)、防治病毒技術(shù)和安全檢測技術(shù)、密碼技術(shù)、備份技術(shù)、仿真、遷移、再生性技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證技術(shù)、防寫技術(shù)以及數(shù)字水印技術(shù)等；（5）使用正版軟件,增強(qiáng)安全意識并做到及時升級,及時打補(bǔ)丁，同時檢查系統(tǒng)的各項設(shè)置；（6）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化；（7）加固網(wǎng)絡(luò)層端點的數(shù)據(jù)安全；（8）檔案信息數(shù)據(jù)庫異地存儲；（9）提高檔案從業(yè)人員的信息素養(yǎng)和職業(yè)道德意識。
4.4挖掘檔案信息大資源，推行個性化定制化檔案信息服務(wù)
高校檔案館擁有海量的檔案數(shù)據(jù)，同時掌握了豐富的傳統(tǒng)信息資源管理經(jīng)驗，是大數(shù)據(jù)時代的“資本擁有者”，然而這些數(shù)據(jù)目前只有極少部分得到了有效開發(fā)。如何從海量原始檔案數(shù)據(jù)中發(fā)掘出有價值的信息和知識，滿足不同檔案用戶的信息需求，將成為高校檔案館的一項重要工作。高校檔案館要綜合運用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)理統(tǒng)計、機(jī)器學(xué)習(xí)、智能算法及云計算技術(shù)對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。具體流程如下：（1）制定針對不同服務(wù)對象和服務(wù)需求的服務(wù)目標(biāo)；（2）采集用戶基本信息和用戶利用習(xí)慣信息，分析用戶檢索行為，建立用戶信息庫；（3）依據(jù)用戶潛在的檔案信息需求分析結(jié)果，檢索館藏檔案資源信息及網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)；（4）運用數(shù)據(jù)分析技術(shù)在智能數(shù)據(jù)處理平臺上對檢索出的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、整合、分析；（5）利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)和人機(jī)交互技術(shù)，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行解釋，借助高校檔案門戶網(wǎng)站、移動終端等多種手段檔案信息。
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1軟硬件投入難以滿足管理要求
由于經(jīng)費限制、管理者理念等原因，許多高校在檔案信息化管理中的軟硬件投入上遇到了重重障礙，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備和軟件難以滿足管理要求。在當(dāng)今的信息社會，檔案信息不僅是學(xué)生、學(xué)校的寶貴財富，更是社會的寶貴財富，不能認(rèn)識到這一點，就不能從根本上轉(zhuǎn)變觀念。
2服務(wù)方式和內(nèi)容開發(fā)程度不夠
學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)往往不強(qiáng)，且因循守舊，對于檔案的信息化管理缺少學(xué)習(xí)和研究，導(dǎo)致檔案服務(wù)方式和內(nèi)容開發(fā)程度嚴(yán)重不足，不能做好引導(dǎo)和檔案信息的檢索、輸出工作，難以深入到信息層面，阻礙了由檔案文獻(xiàn)到檔案信息的服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。
3檔案信息的安全存在隱患
由于技術(shù)的限制，目前檔案信息的安全問題仍然令人擔(dān)憂：
（1）網(wǎng)絡(luò)本身的開放性存在隱患，容易受到各種攻擊；
（2）電子檔案載體的安全性也存在損毀的風(fēng)險，一旦保護(hù)工作不到位，容易造成信息的丟失甚至毀滅。
二相關(guān)對策
1轉(zhuǎn)變觀念
加快軟硬件建設(shè)要全面實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的信息化管理，就必須加快軟、硬件建設(shè)，配置與管理目標(biāo)和管理內(nèi)容相適應(yīng)的軟硬件設(shè)備，主要包括計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、存儲器、服務(wù)器等。此外，還應(yīng)配備或者聘請專業(yè)研發(fā)人員根據(jù)本校實際情況，開發(fā)適合本校使用的專門的檔案利用軟件以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、便捷的操作系統(tǒng)和高可靠性的信息安全系統(tǒng)。誠然，軟硬件的投入需要不菲的經(jīng)費。這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不能再簡單地將檔案資料輸入電腦等同于檔案信息化管理，應(yīng)認(rèn)識到其重要意義，主動學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新流程。這里要重點指出的是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)做一個長遠(yuǎn)的規(guī)劃，對檔案管理做戰(zhàn)略性思考，在推進(jìn)本校檔案信息化管理方面做好總體規(guī)劃，將理論與實踐切實結(jié)合起來。如此才能產(chǎn)生加快檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)動力，進(jìn)而加大投入力度，切實保證軟硬件滿足信息化管理的目標(biāo)要求。
2加強(qiáng)培訓(xùn)
建立復(fù)合型人才隊伍復(fù)合型人才隊伍在檔案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻礙檔案管理發(fā)展的根本原因。我國目前的檔案管理人員非科班出身的人員占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日復(fù)一日的工作中丟掉了專業(yè)知識和技能，這對于檔案信息化管理十分不利，因此必須加強(qiáng)培訓(xùn)和人才引進(jìn)，建立一支復(fù)合型的檔案管理人才隊伍。檔案的信息化管理不僅需要計算機(jī)硬件、軟件人才，更需要信息加工、整合、分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護(hù)人員，而且對管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)提出了很高要求，單一的人才隊伍已經(jīng)難以滿足檔案信息化管理的要求。高校檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化管理的同時，應(yīng)建立起一支專業(yè)技術(shù)、信息綜合能力都過硬的人才隊伍，能夠嫻熟地進(jìn)行信息的轉(zhuǎn)換、存儲、輸出和利用，切實提高檔案服務(wù)效率和信息開發(fā)深度。
3內(nèi)外結(jié)合
保障檔案信息安全以上已經(jīng)提及，由于人為因素和技術(shù)因素，檔案信息面臨較大的安全隱患。要保障檔案信息的安全性，必須內(nèi)外結(jié)合，從內(nèi)因和外因著手。內(nèi)因方面，主要是指管理人員和檔案使用人員在操作時要遵循規(guī)范，增強(qiáng)檔案安全意識和保密意識，不能在檔案網(wǎng)站上隨意信息，對已的信息進(jìn)行嚴(yán)格審查和管理，杜絕泄密事件發(fā)生；此外，電子檔案信息的存儲載體，如光盤、硬盤、磁帶等必須選用質(zhì)量好、性能優(yōu)的產(chǎn)品，并按照存儲介質(zhì)的維護(hù)要求進(jìn)行細(xì)心維護(hù)，控制好濕度和溫度等，防止人為因素造成的介質(zhì)損壞。外因方面，面對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和各種破壞程序應(yīng)提起高度注意，利用訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測等多種手段進(jìn)行信息安全防范和保護(hù)。
三結(jié)語
一、就業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.信息化管理意識差
信息時代必將主宰未來發(fā)展的方向，各個行業(yè)都是如此，信息時代的進(jìn)步和發(fā)展方便了人們生活和工作，并提高了人們的生活水平，帶動了國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使促進(jìn)了科學(xué)發(fā)展觀的實現(xiàn)意義。信息化勢必會成為現(xiàn)在及未來發(fā)展的趨勢，然而還會有很多的高校，在高校就業(yè)檔案管理工作上信息化意識依然不是很高，應(yīng)用信息系統(tǒng)的效率比較低，不能及時的完成好分配的任務(wù)和工作。信息化建設(shè)，在我國的各大高校已經(jīng)有了很大成就和發(fā)展。校園網(wǎng)的建立為信息化建設(shè)提供了硬件基礎(chǔ)，信息化給師生們帶來了非常多的便利，給生活和學(xué)習(xí)提供了一個較好的環(huán)境。但是與此同時，信息化的建設(shè)或多或少的也會存在許多問題。在當(dāng)代的信息化時代很多的時候都會缺乏整合和統(tǒng)一，高校正在應(yīng)用的各個信息系統(tǒng)獨立為政，并且形成了“信息孤堡”不但阻礙了信息的共享性，也阻止了信息的傳遞。只有使用新的信息化技術(shù)手段建立統(tǒng)一的信息化平臺，才能實現(xiàn)信息化的就業(yè)檔案管理，把就業(yè)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、將信息系統(tǒng)集成化，這才實現(xiàn)信息的共享和傳遞。
2.缺乏信息化應(yīng)用人才
大家都知道，信息化的工作不是每一個人都能夠完成的，在信息化建設(shè)上，要尋找相應(yīng)的人才，才能夠有效的使信息化管理發(fā)揮出其作用。一些高校的就業(yè)工作人員，大部分年齡跨度都比較大，上有一些馬上準(zhǔn)備退休的輔導(dǎo)員，下有剛剛上任的入職教師，他們沒有重視信息化的重要性，并且他們對信息化的了解程度上根本就是參差不齊。在調(diào)查和研究結(jié)果中，我們會發(fā)現(xiàn)一些年紀(jì)較長的輔導(dǎo)員寧愿用手寫的方式填寫學(xué)生的評語，而不愿意點一下鼠標(biāo)直接在校務(wù)系統(tǒng)中打印樣式規(guī)格更好的評語報表，這樣的方式不僅僅會耽誤時間，還會大大影響就業(yè)檔案的工作開展。
3.就業(yè)檔案管理延伸性不明確
畢業(yè)生的就業(yè)檔案具有延伸性的特點，在過去的一些調(diào)查和例子中我們會發(fā)現(xiàn)，往往都已經(jīng)畢業(yè)好多年以后，還會有畢業(yè)生回到學(xué)校找檔案，這種情況經(jīng)常會發(fā)生，由于很多的高校還沒有形成自上由下的就業(yè)管理模式，使學(xué)生們在畢業(yè)后，所有的檔案都會交給就業(yè)指導(dǎo)部門來處理，造成就業(yè)指導(dǎo)部門的單一應(yīng)對。雖然說畢業(yè)生的檔案管理工作，并不只是由就業(yè)指導(dǎo)部門一個部門來完成，但是這就會形成一個斷層，使中間的環(huán)節(jié)丟失或缺失，然后各個部門互相推諉，最終沒能更好的為畢業(yè)生服務(wù)。
二、信息時代做好就業(yè)檔案管理
1.完善管理制度、提供制度保障
隨著信息時代就業(yè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，在就業(yè)檔案管理工作上信息應(yīng)用顯然越來越廣泛，其安全問題也越來越突出。在高校的一些檔案中具有很強(qiáng)的保密性，有使用權(quán)限的問題，假如檔案內(nèi)容一旦泄露，將會對畢業(yè)生和學(xué)校的隱私安全帶來威脅，而且網(wǎng)絡(luò)很容易受到黑客的攻擊等一些不安全的因素，這就要對檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題上提出更高的要求，要不斷的去完善檔案信息安全管理體制，并且要建立信息資源的安全保障體系，通過社會和相關(guān)政府部門，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，并且要嚴(yán)格的落實，從而來保障畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的安全性。要聘用一些專業(yè)技術(shù)較高的工作人員，針對學(xué)校就業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行有效的防護(hù)措施，確保檔案信息資源的安全和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運行。
2.強(qiáng)化高校檔案重要性的認(rèn)識
高校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，要及時的更新自己的觀念和思想，要認(rèn)真的認(rèn)識到就業(yè)檔案的重要性，更要認(rèn)識到信息時代就業(yè)檔案的重要性。推進(jìn)信息化建設(shè)與校園建設(shè)的同步發(fā)展，與此同時我們要強(qiáng)化全體師生人員的檔案意識，通過有目的有計劃的宣傳，逐步的確立信息化建設(shè)是促進(jìn)學(xué)校長久發(fā)展的重要保障。
3.加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且要及時的去掌握和了解信息技術(shù)的快速發(fā)展，要培養(yǎng)出一批懂技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)、精通專業(yè)的人才。信息化的建設(shè)需要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要真正的認(rèn)識到就業(yè)檔案管理的重要性，要從學(xué)校長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光來認(rèn)識到這一問題，把檔案管理的工作納入學(xué)校的工作計劃當(dāng)中。檔案管理的工作人員要進(jìn)行計算機(jī)的教育，掌握基本的操作技術(shù)，熟練使用信息化系統(tǒng)，為就業(yè)檔案管理工作奠定一個良好的基礎(chǔ)。
4.建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)資源共享
檔案網(wǎng)站的建設(shè)其主要包括，工作人員的職能分工、明確各個部門，各工作人員的職責(zé)。保障學(xué)生的信息安全，建立身份認(rèn)證系統(tǒng)，防范不法分子竊取相關(guān)的信息，系統(tǒng)的開發(fā)要求指針對畢業(yè)生和相關(guān)部門的開放，從而保障學(xué)生信息安全。不斷的完善檔案資源信息，要做信息的真實、準(zhǔn)確、無誤、避免出現(xiàn)錯誤等情況。利用服務(wù)的信息為用戶提供咨詢服務(wù)，實現(xiàn)信息資源的共享，提高服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)效率。
三、就業(yè)檔案管理保障體系
第一：高校要對學(xué)生們進(jìn)行檔案教育，提高所有學(xué)生們的檔案意識。與此同時要明示學(xué)生在學(xué)習(xí)期間學(xué)生們的各種信息都會錄入到個人的就業(yè)檔案，從而更進(jìn)一步的引導(dǎo)學(xué)生不能違規(guī)亂紀(jì)。
第二：高校的決策機(jī)構(gòu)要給予一些畢業(yè)生相關(guān)政策的扶持和支持，積極有效的做好學(xué)生和教工就業(yè)檔案管理引導(dǎo)工作，突出該工作的價值和意義。
第三：要大力有效的宣傳畢業(yè)生的就業(yè)檔案優(yōu)勢，讓用人的企業(yè)和單位公眾的了解就業(yè)檔案和熟悉就業(yè)檔案，并以就業(yè)檔案來招聘學(xué)生和評價學(xué)生。
只有得到就業(yè)市場的任用和普及，才能使高校就業(yè)檔案工作開展下去，才能為更多的學(xué)生提供更多的就業(yè)信息服務(wù)。
關(guān)鍵詞：高校檔案 信息化 信息安全 信息開發(fā)
檔案作為一種重要的信息資源，它的價值逐漸被社會所認(rèn)同，檔案的信息化己經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。高校檔案信息化是指:通過一切有效的手段和途徑，把潛在于檔案中的信息資源挖掘出來，形成用戶便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以之為媒介，進(jìn)一步強(qiáng)化高校檔案信息的社會效益。從黨和國家明確提出的"以信息化帶動工業(yè)化"，到國家檔案局提出的"以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)"，檔案信息化已經(jīng)成為信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。
目前，高校檔案發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理水平不斷提高，多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)己廣泛應(yīng)用在學(xué)校工作的各個方面。高?？焖侔l(fā)展的各項工作，也需要有與其協(xié)調(diào)發(fā)展，先進(jìn)、科學(xué)、高效的檔案管理，高校若想提高自己在社會發(fā)展中的地位，就必須采用信息化的方式管理檔案。
1 高校檔案信息化建設(shè)的必要性
信息資源的價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度，相比較而言，用現(xiàn)代化管理手段存儲的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更高的社會效益。所以，檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，也是全面提升檔案工作社會化服務(wù)能力的重要手段，為了使檔案工作與社會發(fā)展同步，檔案部門也必須大力推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。
我校根據(jù)自治區(qū)職業(yè)教育發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)過多校合并，專業(yè)整合，開發(fā)研究并舉，擴(kuò)大招生規(guī)模、改善辦學(xué)條件，提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)院管理取得了好的成績。檔案管理從原始的紙質(zhì)檔案向信息化的轉(zhuǎn)變發(fā)展。經(jīng)過檔案管理信息化的具體實踐和體會，將發(fā)現(xiàn)的問題和解決的辦法總結(jié)出來，供商榷。
2 檔案信息化過程中存在的問題
2.1 隱私權(quán)的保護(hù)
作為歷史的記錄，檔案中的許多內(nèi)容涉及個人隱私，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用時也使隱私權(quán)保護(hù)呈現(xiàn)出新的特點，這從客觀上，要求我們對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中隱私權(quán)的保護(hù)問題，進(jìn)行深入的探討，并結(jié)合檔案管理法律法規(guī)，逐漸認(rèn)識和形成有效的隱私權(quán)保護(hù)方法。
2.2 侵犯知識產(chǎn)權(quán)
伴隨著信息復(fù)制技術(shù)尤其是檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的開發(fā)利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系日益密切:一方面，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，如果保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，檔案的開發(fā)利用就要進(jìn)人適度的開發(fā)，在有序狀態(tài)下運行。另一方面，如果不從開發(fā)利用的角度來考慮保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，勢必制約和限制了開發(fā)利用檔案信息資源的范圍、程度和時間，使檔案信息資源的價值不能最有效地得到開發(fā)和利用。
檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)為生存環(huán)境的，由于網(wǎng)絡(luò)管理跨越現(xiàn)實世界的時空障礙，成為一個沒有國界、沒有地域差別的"網(wǎng)絡(luò)空間"，很難對其進(jìn)行有效的控制，而且一些網(wǎng)絡(luò)使用者、網(wǎng)絡(luò)工作者和檔案管理人員對檔案信息中的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識淡薄，對知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律、法規(guī)不甚了解，這就勢必造成不少檔案知識產(chǎn)權(quán)的流失。所以，如何在保護(hù)的基礎(chǔ)上做好開發(fā)，既保護(hù)檔案知識產(chǎn)權(quán)所有者的利益，又能為全校最大程度地提供檔案信息，就成了我們檔案人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)所面臨的首要現(xiàn)實問題。
2.3 檔案信息安全被威脅
實現(xiàn)檔案管理和檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，檔案信息安全問題是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案事業(yè)發(fā)展所面臨的新挑戰(zhàn)之一。由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有的共享性、開放性和復(fù)雜性等特征，使其很容易遭到來自各方面的安全威脅，檔案信息隨時可能受到破壞和攻擊。這些破壞因素在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中一般是指:因為偶然的因素或者惡意的攻擊而使網(wǎng)絡(luò)安全遭到破壞、數(shù)據(jù)遭到更改、信息遭到泄露，在實際環(huán)境中，則是指硬件的損毀、系統(tǒng)軟件或應(yīng)用軟件的缺陷、電腦病毒、黑客的攻擊等等。這諸多因素都直接威脅著網(wǎng)絡(luò)和信息的安全，所以，如何保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)能夠連續(xù)、可靠、正常地運行就成了至關(guān)重要問題。
2.4 管理人員素質(zhì)問題
目前檔案館普遍存在著人員少、文化素質(zhì)低的現(xiàn)象。特別是檔案管理人員多數(shù)不是專職檔案員，無暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低。檔案信息化建設(shè)是一項全新的工作，需要既懂信息技術(shù)又懂檔案管理
知識的復(fù)合型人才。人才的缺乏，將極大地制約檔案信息化的發(fā)展，沒有一只高技能的檔案管理人員隊伍，再好的計算機(jī)設(shè)備也難已發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
3 改進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施
3.1 高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，其他部門也要大力支持 高校檔案工作是為教學(xué)、科研、黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和其他部門的大力支持。在人員選用上，需要技術(shù)過硬、思想覺悟高的檔案專業(yè)工作人員，在硬件物資上，劃撥必耍的經(jīng)費，購買符合學(xué)校發(fā)展需要的軟件和硬件設(shè)施。此外，還需制定專門、合理的檔案管理制度。
關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案信息化；安全防護(hù)
在互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更顯開放性與共享性，給網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案管理帶來諸多安全風(fēng)險，因此，要重視檔案信息安全建設(shè)，制定全方位的應(yīng)對策略，推動檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”的內(nèi)涵
“互聯(lián)網(wǎng)+”是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其內(nèi)涵不受“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”的限制，而是在各領(lǐng)域都有體現(xiàn)。互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新性、包容性和適應(yīng)性都非常強(qiáng)，商業(yè)模式豐富，“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展是聯(lián)合各種信息技術(shù)的發(fā)展模式，在經(jīng)濟(jì)機(jī)構(gòu)發(fā)展轉(zhuǎn)型中占據(jù)著重要地位，是目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新方向Ⅲ?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的主要特征就是運用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息提取，在工業(yè)、商業(yè)等不同行業(yè)中融合發(fā)展。
二、安全建設(shè)是推動檔案信息化的必然要求
（一）安全建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案信息化發(fā)展的根本。對于檔案事業(yè)的發(fā)展，信息化技術(shù)的引用以及“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，促使檔案事業(yè)具備了全新的時代活力，檔案工作的價值是為社會各個機(jī)構(gòu)和部門提供信息支持和基礎(chǔ)，在整個國家發(fā)展規(guī)劃中意義巨大。立足“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，各個行業(yè)和領(lǐng)域?qū)n案資源的要求不斷提升，尤其是查詢以及借閱方面的需要不斷擴(kuò)大，因此，檔案信息化建設(shè)成為影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要指標(biāo)。
（二）安全建設(shè)是社會各個領(lǐng)域檔案信息化的基礎(chǔ)。對于檔案信息化建設(shè)而言，其周期性較長，涉及諸多方面信息，如資金、技術(shù)等，安全性要求較高。一旦缺乏安全保障措施，導(dǎo)致檔案信息的傳播彰顯隨意性，在根本上阻礙檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。檔案安全保障工作，要從檔案實體和信息安全兩個角度出發(fā)，對檔案安全的基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，構(gòu)建完善的檔案安全防范機(jī)制，切實提升檔案安全建設(shè)的高效化。
三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化安全建設(shè)的措施
3.1規(guī)范現(xiàn)有的工作體系
高校檔案信息化的管理工作要根據(jù)相關(guān)的法律標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，但是目前我國在檔案信息化管理方面的法律法規(guī)還存在一定的不足。因此，想要實現(xiàn)檔案信息化安全建設(shè)，從國家角度來講，要解決現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)中存在的問題，尤其是要規(guī)范檔案信息化管理，確定相應(yīng)的檔案信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并不斷指導(dǎo)地方實踐工作。對于高校以及檔案管理部門來說，雖然無法對法律法規(guī)體系的建設(shè)與完善起到一定的作用，但是在相關(guān)法律法規(guī)完善之前，高校以及檔案管理部門要以自身實際情況為基礎(chǔ)，建立檔案信息化工作細(xì)則，從而完成標(biāo)準(zhǔn)化改革。具體包括以下幾方面。首先不斷規(guī)范信息化的標(biāo)準(zhǔn)。以信息工程、相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及情報學(xué)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化處理，做好電子檔案的存檔以及紙質(zhì)檔案備份。這樣即使后續(xù)電子檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或者外界因素導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)問題，還可以將原始的紙質(zhì)文件整理出來與電子檔案進(jìn)行對照，進(jìn)行再次掃描與保存，從而為后續(xù)的檔案查閱工作帶來更多的便利。其次，規(guī)范檔案信息管理工作以及檔案管理系統(tǒng)平臺購置標(biāo)準(zhǔn)，在有資質(zhì)的供應(yīng)商之間進(jìn)行仔細(xì)挑選并對其進(jìn)行嚴(yán)格約束，保證供應(yīng)商提供的硬軟件服務(wù)能夠滿足自身應(yīng)用需求，同時，還要確保使用過程中檔案信息化的安全條件。最后，要規(guī)范檔案信息安全的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理部門內(nèi)部制定完善且統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而保證檔案信息化管理以及服務(wù)工作“有法可依”，一旦出現(xiàn)檔案安全問題，可以以此為依據(jù)來追溯問題的根源所在，并制定相應(yīng)的問題處理方式。
3.2建立完善的檔案信息管理制度
想要保證高校檔案信息化安全建設(shè)能夠順利進(jìn)行，那么就要建立內(nèi)部的安全信息管理制度，并及時將信息制度落實在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設(shè)中的制度隱患主要體現(xiàn)在以下幾個方面：檔案管理權(quán)限不夠規(guī)范、檔案網(wǎng)絡(luò)具有開放性、對移動存儲設(shè)備等管理不夠嚴(yán)格。針對以上三個方面可以制定相應(yīng)的管理制度，例如，針對檔案權(quán)限管理問題，就要以軟件層面為入手點來解決，第一要保證檔案信息終端網(wǎng)絡(luò)平臺能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用；第二，要確保檔案信息化的相關(guān)軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應(yīng)的管理系統(tǒng)，避免其他沒有訪問權(quán)限的用戶訪問檔案信息。而對于檔案網(wǎng)絡(luò)開放性的問題，相關(guān)人員要確保電子檔案平臺以及管理內(nèi)部信息在與互聯(lián)網(wǎng)連接時，必須經(jīng)過相應(yīng)的防火墻才能聯(lián)入，并且內(nèi)部信息終端在連接網(wǎng)絡(luò)時要謹(jǐn)慎選擇，防止隨意連接外部網(wǎng)絡(luò)而為檔案數(shù)據(jù)帶來一定安全隱患的情況發(fā)生，并嚴(yán)格禁止檔案管理內(nèi)部人員在工作的過程中按自己主觀意識任意連接網(wǎng)絡(luò)，從而有效避免在沒有任何安全措施的情況下檔案內(nèi)部信息被隨意竊取。同時，針對移動設(shè)備管理不夠嚴(yán)格的問題，要及時建立相應(yīng)的移動設(shè)備管理制度，避免員工將個人的存儲設(shè)備連接檔案管理終端，引發(fā)網(wǎng)絡(luò)木馬病毒入侵的情況，從而有效保護(hù)了校園電子檔案的安全。
3.3加強(qiáng)對工作人員的安全意識與能力教育
加強(qiáng)對員工檔案安全意識以及工作能力方面的教育，從而實現(xiàn)對檔案信息化內(nèi)部人員的約束。對于信息化技術(shù)人員來講，需要及時轉(zhuǎn)變自身觀念，要有居安思危的意識，不斷提高自己在信息安全方面的技術(shù)，保證在相關(guān)檔案管理軟件出現(xiàn)問題而其供應(yīng)商又無法及時趕到的情況下，能夠利用自身的技術(shù)，有效控制并解決出現(xiàn)的安全問題以及安全隱患，避免事態(tài)朝著嚴(yán)重化的方向發(fā)展，保證高校檔案信息的安全，為高校將損失降到最小。對于檔案管理工作人員來講，需要加強(qiáng)對員工檔案信息化安全方面的教育，例如，可以針對頻發(fā)的安全問題、信息化安全易出現(xiàn)的幾種風(fēng)險、錯誤的檔案系統(tǒng)使用方法以及信息化安全建設(shè)不到位產(chǎn)生的危害等方面對員工進(jìn)行綜合性的教育，從而增強(qiáng)檔案管理人員的檔案信息化安全意識，并不斷規(guī)范自身行為，養(yǎng)成良好的檔案信息系統(tǒng)使用習(xí)慣。
3.4加強(qiáng)對檔案信息化相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)
雖然一般檔案信息化系統(tǒng)所使用的硬件與軟件由系統(tǒng)供應(yīng)商提供與設(shè)計，并且在日常檔案管理工作中并不會對其進(jìn)行頻繁的管理，但是仍需要在供應(yīng)商提供檔案信息化系統(tǒng)前向其描述使用需求。一般來講，軟件的安全需求一般包含對檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器的防護(hù)、軟件功能權(quán)限的分類、用戶權(quán)限的劃分、信息資源使用權(quán)限的劃分、軟件誤操作的保護(hù)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防火墻等；而硬件的安全需求主要包含用于保護(hù)檔案信息化系統(tǒng)正常運行的設(shè)備、硬件防火墻、較為正規(guī)的路由器以及對連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的接入限制等。
結(jié)語
在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，很多信息安全都受到了威脅，在技術(shù)、管理、法律等不同層面都需要進(jìn)行監(jiān)管，必須要加強(qiáng)安全管理意識。在檔案信息化的安全建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，提高了檔案管理的工作效率，信息檢索速度更快，精確度更高，推動了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但與此同時，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也帶來了一些挑戰(zhàn)，在進(jìn)行檔案信息化安全建設(shè)時，要采取有效對策提高安全性和保密性，確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息化的安全發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：民辦高校；檔案管理；信息化建設(shè)
我國民辦高等教育歷經(jīng)20余年的發(fā)展，民辦高校檔案是其發(fā)展歷程中最真實、最直接的記錄，是學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)生管理等各項工作統(tǒng)計信息資料的直接來源。民辦高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，當(dāng)務(wù)之急，民辦高校檔案事業(yè)必須要適應(yīng)時代和社會的發(fā)展，因此，提高檔案信息服務(wù)水平是發(fā)展新時期檔案業(yè)務(wù)工作的必然選擇。
一、民辦高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題
檔案信息化建設(shè)本身就是一項管理多學(xué)科、多部門、多方面資料匯總的系統(tǒng)工程。同時檔案信息化的快速發(fā)展也帶動了民辦高校檔案工作的迅速發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化水平的全面提高。當(dāng)前，民辦高校檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性和緊迫性已得到充分認(rèn)可并付諸于實際行動。經(jīng)過近十年的發(fā)展，民辦高校檔案部門普遍使用計算機(jī)管理檔案，逐步對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，不斷探索電子文件管理的新模式，檔案信息化建設(shè)成效顯著。
與此同時，我們也應(yīng)該清醒地看到，目前部分民辦高校檔案信息建設(shè)仍存在許多問題急需解決：一是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施工作不夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)設(shè)施工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但現(xiàn)在不少民辦高校的各類檔案的著錄細(xì)則相容性差，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二是數(shù)字信息資源受到限制，對電子文件的歸檔意識不強(qiáng)。民辦高校檔案信息化建設(shè)偏向于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理，注重掃描紙質(zhì)檔案，甚少考慮電子文件的歸檔和有效管理。三是檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)完全沒有從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，所建的數(shù)據(jù)庫大多數(shù)為條目數(shù)據(jù)庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查詢，無法滿足用戶的多種需求。四是檔案專業(yè)人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息化管理首先要有較高專業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員［2］。五是檔案信息安全保障有待加強(qiáng)。令人擔(dān)憂的是，目前由于檔案專業(yè)人員和技術(shù)條件的限制，許多民辦高校檔案部門安全保密意識薄弱，安全防護(hù)性能較低。只能采取在服務(wù)器上安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)或設(shè)置訪問權(quán)限的方式防止中毒，避免黑客攻擊。而一旦系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)丟失將會造成難以估量的損失。從民辦高校目前狀況看，檔案管理部門缺乏檔案專業(yè)人員，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，即便引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分利用，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。
二、推進(jìn)民辦高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的對策
自從《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》正式以來，標(biāo)志著信息化從國家戰(zhàn)略的高度全面實施。當(dāng)前，各領(lǐng)域各行業(yè)信息化建設(shè)非常普遍，大規(guī)模的信息網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的運用已全面啟動，這標(biāo)志著我國信息化建設(shè)面臨難得的戰(zhàn)略發(fā)展機(jī)遇［3］。民辦高校檔案部門應(yīng)該充分抓住機(jī)遇，努力探討加快民辦高校檔案信息建設(shè)的對策，實現(xiàn)檔案工作的跨越式發(fā)展。
1.加大民辦高校投入力度，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)
民辦高校檔案信息化首先要從硬件方面配備到位，適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高各類檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。在此基礎(chǔ)上建設(shè)和完善數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使檔案網(wǎng)絡(luò)成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。要促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案管理應(yīng)用軟件的技術(shù)和水平，確保檔案信息正常交換，為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造良好的條件。
2.加快民辦高校檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)電子文件管理
民辦高校為了能夠更好地實現(xiàn)檔案信息的資源共享，學(xué)校檔案部門首先要利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過掃描錄入、數(shù)碼處理等方式有針對性地選擇對紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等館藏各類檔案數(shù)字化，擴(kuò)大數(shù)字信息資源共享。另外借助于校園網(wǎng)絡(luò)，接收各個部門形成的有保存價值的文本類、圖像、數(shù)據(jù)庫及相關(guān)程序等電子文件，為數(shù)字檔案館的建立奠定基礎(chǔ)［4］。針對電子文件的收集根據(jù)學(xué)科特點和文件類型來統(tǒng)一進(jìn)行，學(xué)校的各種重要機(jī)密文件、各部門管理系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，形成時即可直接上傳至檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，定期再集中和紙質(zhì)文件一起整理歸檔到檔案部門，這樣就能更有效地保證了電子文件及時完整地歸檔。
3.建設(shè)高質(zhì)量的民辦高校檔案信息數(shù)據(jù)庫
目前，部分民辦高校檔案大都是以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行保存，隨著數(shù)字信息化的發(fā)展，需要將傳統(tǒng)意義上的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。而檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就成為決定信息水平高低的決定因素，檔案信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和內(nèi)容決定著共享資料的能力和水平。建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，是檔案信息資源開發(fā)利用的重點，也是實施電子檔案科學(xué)管理的必要條件。在建設(shè)過程中要按照一定的程序。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，采集文件級目錄數(shù)據(jù)，建設(shè)館藏的檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，然后形成目錄數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立各種專門檔案目錄數(shù)據(jù)庫。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，最后形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群，方便用戶使用，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高，質(zhì)量逐步提升。
4.加強(qiáng)民辦高校檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)
人才是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，高素質(zhì)的專業(yè)人才將為檔案工作帶來新的活力。檔案專業(yè)人員的素質(zhì)是指檔案專業(yè)人員的品質(zhì)、能力、條件等的總稱，是他們完成任務(wù)的保障［5］。另外民辦高校檔案部門可以通過引進(jìn)檔案專業(yè)人才或有計劃地組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修，使其充分掌握計算機(jī)信息技術(shù)的新知識，檔案信息的獲取、運用信息工具、檔案信息的鑒定、評估和檔案信息的加工提煉能力，充分發(fā)揮檔案專業(yè)人員的專長，提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。
5.采取有效措施，保障民辦高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全
首先是檔案信息網(wǎng)絡(luò)運行安全。主要是通過各種計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、密碼技術(shù)和信息安全技術(shù)，保護(hù)檔案信息的機(jī)密性、完整性和真實性。其次是上網(wǎng)檔案信息的安全。因此，學(xué)校檔案部門要經(jīng)常組織檔案專業(yè)人員進(jìn)行安全知識和操作技術(shù)方面的培訓(xùn)，避免因非法操作造成數(shù)據(jù)損壞或丟失。對上網(wǎng)信息要嚴(yán)格把關(guān)，對于非公開的檔案信息不得上外網(wǎng)，防止失密、泄密事件的發(fā)生。
三、民辦高校檔案管理信息化建設(shè)新的研究方向
1.從實際出發(fā)，建立民辦高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫及高校檔案在線服務(wù)平臺
在民辦高校檔案信息化建設(shè)過程中，檔案機(jī)構(gòu)可以建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案集中存儲于一個共享的數(shù)據(jù)庫中，這樣，各民辦高校的檔案機(jī)構(gòu)之間可通過權(quán)限分配來使用數(shù)據(jù)庫中的信息。另外，在建立民辦高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上構(gòu)建高校檔案信息網(wǎng)站，這樣可以將民辦高校檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案用戶提供在線檔案利用服務(wù)，檔案用戶也可以根據(jù)需要進(jìn)行檔案信息的選擇。當(dāng)然民辦高校檔案數(shù)據(jù)庫的建立和檔案在線服務(wù)平臺的構(gòu)建，一方面簡化了檔案利用的手續(xù)，節(jié)約了檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)成本；另一方面，也方便了檔案用戶的利用，提高了民辦高校檔案信息的利用效率。
2.從長遠(yuǎn)考慮，構(gòu)建民辦高校檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)體系
檔案如何充分利用一直是一個焦點話題。民辦高校檔案機(jī)構(gòu)在信息化過程中應(yīng)主動向用戶提供檔案服務(wù)，在檔案的開發(fā)利用上，檔案機(jī)構(gòu)借助現(xiàn)代的計算機(jī)管理系統(tǒng)來分析用戶的需求，來評估利用的結(jié)果。這樣，需要建立完善的查詢科學(xué)檢索體系，可從不同的角度、方位，快速準(zhǔn)確地把檔案信息展現(xiàn)給利用者，增強(qiáng)利用者對檔案信息的了解，最大限度滿足各方面對信息查詢的需求，使檔案信息的價值得到真正體現(xiàn)。
四、結(jié)束語
總之，信息技術(shù)的發(fā)展推動了檔案信息化建設(shè)，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。我們既要認(rèn)識到民辦高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對它的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。因此，民辦高校應(yīng)積極為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，創(chuàng)新思路，采取有力措施，掌握新方法、新技術(shù)，緊跟時代的步伐，使檔案事業(yè)不斷向前推進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
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